Как да създадете excel файл без . Създаваме Excel документи от заготовки (шаблони)

програма Microsoft Excel 2007 - една от двете най-популярни програми в пакета Microsoft офис. Най-популярният, разбира се, Майкрософт Уърд . Съвсем наскоро, повечето последна версияпрограмата беше Excel 2003, но сега се появиха и 2007, и 2010 Excel. Обмисли, как работа в excel 2007. Тази програма е предназначена за създаване на таблици, представяне на серии от числа във визуална форма с помощта на диаграми и графики. Също Програма Microsoft ExcelИзползва се за извършване на изчисления и изпълнение на математически задачи с много различна сложност: от опростяване на рутинни математически операции до извършване на най-сложните изчисления. Най-важното е, че всичко това може да се направи съвсем просто и не са необходими специални познания.

Програмата Microsoft Excel работи с файлове. Всеки файл е вид книга, състояща се от листове, където всеки лист е таблица. В клетките на тези таблици можете да въвеждате различни данни: букви, обозначения, думи, цифри. Тези данни могат да се сортират, копират, преместват. Можете да извършвате и други операции с данни: текстови, логически, математически... Данните могат да бъдат представени и във визуална форма - с помощта на графики и диаграми.

Създайте Excel файл

Кликнете върху бутона Започнетев долния ляв ъгъл на компютъра изберете Всички програми, намирам Microsoft офис(ако го имате инсталиран), кликнете върху него, изберете Microsoft Office Excelи стартирайте с двойно щракване.

След това, за да създаване на excel файл, щракнете върху големия кръгъл бутон с квадратчета вляво горен ъгъл. В прозореца, който се показва, изберете Запази като. Компютърът ще отвори нов прозорец със съдържанието на вашия компютър, в който ще изберете папка, в която да запазите вашия файл. В редица Име на файл, където името е по подразбиране книга 1, поставете курсора и напишете име за вашия бъдещ Excel файл. Не е необходимо да пишете разширението - то ще бъде поставено в името автоматично. В прозореца отдолу, където Тип файл, напусни Работна книга на Excel.

Докато работите върху файла, периодично го запазвайте, така че ако компютърът ви се срине или замръзне, работата ви няма да бъде загубена. За следващи записвания натиснете отново кръглия бутон и изберете

Структурата на Excel файла. Листи

Excel файл- вид книга, която се състои от листове. Можете да превключвате между листове, като щракнете върху съответния лист по-долу или върху стрелките НапредИ обратновляво от разделите на листа (в долната част на работния прозорец на програмата). В една книга може да има много листове, те дори може да не се виждат изобщо и тогава можете да превключвате между тях само с помощта на стрелки.

Всеки Excel лист - отделна маса. Иконата вдясно от разделите на листа ви позволява да вмъквате нови листове. Листовете също могат да се преименуват, изтриват, преместват. За да направите това, или щракнете с десния бутон върху името на листа. и изберете желаната операция в прозореца или в менюто У домаизберете елементите: Insert - Вмъкване на лист, Delete - Изтриване на лист, Format - Преименуване на лист, Format - Преместване или копиране на лист. Можете също да пренаредите листове, като плъзнете раздела на листа надясно или наляво.

Сега, след като научихте как да създавате Excel файлове, Помислете за работа с таблици и клеткив тази програма.

Можете да получите по-подробна информация в секциите "Всички курсове" и "Полезни програми", които можете да получите чрез Горно менюсайт. В тези раздели статиите са групирани по теми в блокове, съдържащи най-подробната (доколкото е възможно) информация по различни теми.

Споделянето в Microsoft Excel дава възможност на множество потребители да работят върху един и същи файл наведнъж. Десет до двадесет души различни компютриедновременно въвеждане на някои данни в един документ. Където се намира определена информация, работят определени формули.

„Основен потребител“ има възможност за проследяване на дейностите работна група, добавяне/премахване на членове, редактиране на непоследователни промени. Как да настроите съвместна работав Excel.

Характеристики на работа със споделен файл

Не всички задачи могат да се изпълняват в споделена работна книга на Excel.

• Създаване на Excel таблици.
• Създавайте, променяйте или преглеждайте сценарии.
• Изтриване на листове.
• Обединяване или разделяне на клетки.
• Работа с XML данни (импортиране, добавяне, актуализиране, изтриване и др.).

Изход: деактивиране общ достъп– изпълнете забранена задача – разрешете отново достъпа.

Споделянето ограничава редица други задачи за участниците:

Как да споделя Excel файл?

Първо определяме коя книга ще „отворим“ за редактиране от няколко участници наведнъж. Ние създаваме нов файли го напълни с информация. Или отворете съществуващ.

1. Отидете в раздела "Преглед". Диалогов прозорец за достъп до книга.
2. Контрол на достъпа до файлове – редактиране. Поставете отметка в квадратчето до „Разрешаване на няколко потребители да променят файла едновременно“.
3. Отидете до инструмента за подробности, за да настроите опции за редактиране за много потребители.
4. Натискаме OK. Ако споделяме нова книга, избираме заглавие за нея. Ако споделянето е предназначено за съществуващ файл, щракнете върху OK.
5. Отворете менюто на Microsoft Office. Изберете командата "Запиши като". Избираме файловия формат за запазване, който ще "отиде" на всички потребителски компютри.
6. Изберете мрежов ресурс като място за запис / мрежова папка, която ще бъде открита от кандидат-участниците. Кликнете върху „Запазване“.

внимание! Не можете да използвате уеб сървър, за да запазите споделен файл.

1. Раздел Данни. "Връзки".
2. Редактиране на връзки / Редактиране на връзки. Ако няма такъв бутон, в листа няма свързани файлове.
3. Отидете в раздела „Състояние“, за да проверите съществуващите връзки. Бутонът OK показва, че връзките работят.

Отваряне на споделена книга

1. Отворете менюто на Microsoft Office.
2. Кликнете върху "Отвори".
3. Изберете обща книга.
4. Когато книгата е отворена, щракнете върху Бутон Microsoftофис. Отидете в раздела „Опции на Excel“ (в долната част на менюто).
5. "Чести са" - " Персонална настройка" - "Потребителско име". Въведете идентификационна информация (име, псевдоним).

Всичко. Можете да редактирате информация, да въвеждате нова информация. Спестете след работа.

Случва се, когато отворите работна книга на Excel със споделяне на файлове, да се появи записът „Файлът е заключен“. Запазването е неуспешно. Следващият път, когато го отворите, се оказва, че споделянето е забранено. Възможни причинипроблеми:

1. Една и съща част от документа се редактира от няколко потребители. Например, те въвеждат различни данни в една клетка. Получава се запушване.
2. Докато използвате споделен файл, се поддържа регистър на промените (кой е влязъл, кога, какво е направил). Книгата расте. Започва да се "проваля".
3. Премахна един от потребителите, но досега не му е казано за това. Тогава блокирането може да се появи само на неговия компютър.

Какво може да се направи, ако споделянето на файлове е блокирано:

1. Изчистете или изтрийте регистъра на промените.
2. Почистете съдържанието на файла.
3. Отменете и след това активирайте отново споделянето.
4. Отворете xls работна книга в OpenOffice. И отново го запазете в xls.

Забелязва се, че записът „Файлът е заключен“ се появява по-рядко в най-новите версии Excel.

Как да изтриете потребител

1. В раздела "Рецензия" отворете менюто "Достъп до книгата".
2. В секцията „Редактиране“ виждаме списък с потребители.
3. Изберете име и щракнете върху Премахване.

Уверете се, че потребителите са готови с файла, преди да го изтриете.

Как да изключите режима на споделяне в Excel

1. Раздел "Преглед" - "Корекции" - "Открояване на корекции".
2. Задайте опциите "Корекции". Във времето - "всичко". Квадратчетата за отметка срещу „Потребител“ и „В диапазона“ не са отметнати. Напротив, „правете промени в отделен лист“ – разходи. Натиснете OK.
3. Отваря се регистърът на промените. Може и да се спаси.

За да изключите споделянето на файлове в Excel, в раздела Преглед щракнете върху Споделяне на книга и премахнете отметката от квадратчето до Разрешаване на няколко потребители да променят файла.

В списъка трябва да остане само един потребител - вие.

Здравейте приятели. Днес ще ви кажа как да създадете Excel файл, да отворите съществуващ, да го запишете и затворите.

Всяка работна книга на Excel се съхранява в отделен файл. Ето защо е много важно да можете да обработвате правилно файловете. Тук ще опиша няколко начина за извършване на действия с документи. Съветвам ви да опитате всеки и да изберете кой е най-удобен или може би ще използвате много от тях.

Всички изчисления в този блог са от Microsoft Office 2013. Ако използвате различна версия, някои команди и прозорци може да изглеждат малко по-различно, но общото им значение се запазва. Ако не сте намерили описаните инструменти във вашата версия на програмата - попитайте в коментарите или чрез формата обратна връзка. Определено ще отговоря на вашите въпроси.

Създаване на Excel документ

Ако програма Excelоще не си отворил, щракнете върху иконата на MS Excel на работния плот или в менюто Започнете. След зареждане на Excel ще се появи стартов прозорец с избор на шаблони. За да създадете нов документ, щракнете върху един от тях или изберете Празна книга.

Стартов прозорец на Excel

Ако MS Excel вече работи, за създаване на:

1. Натиснете клавишната комбинация Ctrl+N. След щракване веднага ще бъде създадена нова работна книга
2. Изпълнете команда за лентаФайл - Създаване. Изпълнението му ще доведе до отваряне на началния прозорец, където можете да създадете файл от шаблон или празна книга.

Как да отворите екселски документ

Ако Excel вече не работиза да отворите създадения файл, намерете го в Windows Explorerи кликнете два пъти върху него. Ще се стартира MS Excel и документът, който сте избрали, веднага ще се отвори.

Ако програмата вече работи, има няколко начина за отваряне работна книга:

Ако изберете местоположението Компютър - Преглед в прозореца Отвори, ще се отвори прозорец Explorer, където можете да изберете филтъра за файла, който се отваря, както и метода на отваряне:

• Отворете– отваря избрания Excel файл за редактиране
• Отворено за четене- отваря файла без възможност за редактиране
• Отворете като копие- създава дубликат на документа и го отваря с възможност за редактиране
• Отворете в браузъра– ако се поддържа, отваря работната книга в интернет браузър
• Отворете в защитен изглед- отваря документа с помощта на защитен изглед
• Отворете и възстановете– програмата ще се опита да възстанови и отвори файл, който е бил затворен необичайно без запис

Отваряне на файл от диск

Запазване на Excel документ

Въпреки че Microsoft Excel има добри инструментиавтоматично запазване и възстановяване на данни, препоръчвам ви да си създадете навика да запазвате работната си книга от време на време, дори ако не сте приключили работата по нея. Най-малкото ще се чувствате по-уверени, че резултатите от работата ви няма да бъдат загубени.

1. Използвайте клавишната комбинация Ctrl+S
2. Използвайте клавишната комбинация Shift+F12 или F12 (за да запазите документа под ново име)
3. Щракнете върху Запазване в панела бърз достъп
4. Изпълнете командата на лентата File - Save или File - Save As (ако искате да запазите книгата като нов документ)

Ако записвате вашата работна книга за първи път, някоя от тези команди ще отвори прозореца Запиши като, където можете да изберете местоположението за запис, типа на файла и името на файла. За да направите това, щракнете върху бутона Преглед.

Ако сте запазили документа преди, програмата просто ще запази файла върху последната запазена версия.

Как да затворите работна книга на Excel

Когато работата с файла приключи, по-добре е да го затворите, за да го освободите. системна памет. Можете да го направите по следните начини:

• Кликнете върху кръста(x) в горния десен ъгъл на прозореца на програмата
• Изпълни командаФайл - Затвори
• Кликнете два пъти върху иконатасистемно меню в горния ляв ъгъл на прозореца
  Икона на системното меню на Excel
• Използвайте клавишните комбинации Ctrl + W или Alt + F4

Ако има незапазени промени във файла в момента на затваряне, програмата ще попита какво трябва да се направи:

• Запазване- запазете всички промени и затворете документа
• Не запазвай– затворете работната книга без запис
• Отказ- не затваряйте файла
  Затваряне на работна книга на Excel

Това са всички начини за работа с Excel файлове. И в следващата публикация ще ви покажа как да настроите автоматично запазване за вашата работна книга. Ще се видим!

Като част от първия материал Excel 2010 за начинаещи ще се запознаем с основите на това приложение и неговия интерфейс, ще научим как да създаваме електронни таблици, както и да въвеждаме, редактираме и форматираме данни в тях.

Съдържание

• Въведение
• Интерфейс и управление
• Въвеждане и редактиране на данни
• Форматиране на данни
• Формат на клетъчни данни
• Заключение

Въведение

Мисля, че няма да сгреша, ако кажа, че най-популярното приложение, включено в пакета Microsoft Office, е тестовият редактор (процесор) на Word. Има обаче друга програма, без която всеки офис работник рядко прави. Microsoft Excel (Excel) се отнася за софтуерни продуктинаречени електронни таблици. СЪС използвайки Excel, във визуална форма, можете да изчислявате и автоматизирате изчисленията на почти всичко, от вашия личен месечен бюджет до сложни математически и икономико-статистически изчисления, съдържащи големи количества масиви от данни.

Един от Основни функцииелектронни таблици е възможността за автоматично преизчисляване на стойността на всички желани клетки, когато съдържанието на една от тях се промени. За да визуализирате получените данни, на базата на групи от клетки можете да създавате различни видове диаграми, осеви таблиции карти. В същото време електронните таблици, създадени в Excel, могат да се вмъкват в други документи, както и да се записват в отделен файл за по-късна употреба или редактиране.

Обаждането на Excel просто като „електронна таблица“ би било донякъде неправилно, тъй като тази програма има огромни възможности и по отношение на функционалността и набора от задачи това приложение може би може да надмине дори Word. Ето защо, като част от поредицата материали на Excel за начинаещи, ще се запознаем само с основните характеристики на тази програма.

Сега, след края на уводната част, е време да се заемем с работата. В първата част на цикъла, за по-добро усвояване на материала, като пример, ще създадем редовна таблица, отразяваща разходите на личния бюджет за шест месеца от този тип:

Но преди да започнем създаването му, нека първо да разгледаме основните елементи на интерфейса и контролите на Excel, както и да поговорим за някои от основните концепции на тази програма.

Интерфейс и управление

Ако вече сте запознати с Word редактор, тогава разбирането на интерфейса на Excel не е трудно. В крайна сметка се основава на същото Панделка, но само с различен набор от раздели, групи и команди. В същото време, за да се разшири работната зона, някои групи от раздели се показват само когато е необходимо. Можете също така да свиете изцяло лентата, като щракнете двукратно върху активния раздел с левия бутон на мишката или като натиснете клавишната комбинация Ctrl + F1. Връщането му на екрана се извършва по същия начин.

Струва си да се отбележи, че в Excel за една и съща команда може да има няколко начина да я извикате наведнъж: чрез лентата, от контекстното меню или с помощта на комбинация от горещи клавиши. Познаването и използването на последното може значително да ускори работата в програмата.

Контекстното меню е чувствително към контекста, т.е. съдържанието му зависи от това какво прави потребителят този момент. Контекстното меню се извиква чрез натискане на десния бутон на мишката върху почти всеки обект в MS Excel. Това спестява време, тъй като показва най-често използваните команди за избрания обект.

Въпреки такова разнообразие от контроли, разработчиците отидоха по-далеч и предоставиха на потребителите в Excel 2010 възможността да правят промени във вградените раздели и дори да създават свои собствени с онези групи и команди, които се използват най-често. За да направите това, щракнете Кликнете с десния бутонмишката върху произволен раздел и изберете елемент Персонализиране на лентата.

В прозореца, който се отваря, в менюто вдясно изберете желания раздел и щракнете върху бутона Създаване на разделили За създаване на група, а в лявото меню желаната команда, след което щракнете върху бутона Добавете. В същия прозорец можете да преименувате съществуващи раздели и да ги изтриете. За да отмените погрешни действияима копче Нулиране, който връща настройките на разделите към първоначалните.

Също така могат да се добавят най-често използваните команди Лента с инструменти за бърз достъпразположен в горния ляв ъгъл на прозореца на програмата.

Можете да направите това, като щракнете върху бутона Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп, където е достатъчно да изберете желаната команда от списъка и ако необходимата не е в него, щракнете върху елемента Други команди.

Въвеждане и редактиране на данни

Файловете, създадени в Excel, се наричат ​​работни книги и имат разширение "xls" или "xlsx". От своя страна работната книга се състои от няколко работни листа. Всеки работен лист е отделна електронна таблица, която при необходимост може да бъде свързана помежду си. Активната работна книга е тази, с която работите в момента, например тази, в която въвеждате данни.

След стартиране на приложението автоматично се създава нова книга с име "Book1". По подразбиране работната книга се състои от три работни листа, наречени „Лист1“ до „Лист3“.

Работното поле на Excel листа е разделено на множество правоъгълни клетки. Клетките, обединени хоризонтално, съставляват редове, а обединените вертикално съставляват колони. За да може да изучава голямо количество данни, всеки работен лист на програмата има 1 048 576 реда, номерирани с цифри и 16 384 колони, маркирани с букви от латинската азбука.

Така всяка клетка е пресечната точка на различните колони и редове на листа, образувайки свой собствен уникален адрес, състоящ се от буквата на колоната и номера на реда, към който принадлежи. Например името на първата клетка е A1, защото е в пресечната точка на колона "A" и ред "1".

Ако приложението е активирано Лента с формули, който се намира непосредствено отдолу Панделка, след това вляво от него е Поле за имекъдето се показва името текуща клетка. Тук винаги можете да въведете името на желаната клетка, за бърз преходНа нея. Тази функция е особено полезна в големи документи, съдържащи хиляди редове и колони.

Също така, за да видите различни области на листа, лентите за превъртане са разположени отдолу и отдясно. В допълнение, движете се около работния Области на ExcelМожете да използвате клавишите със стрелки.

За да започнете да въвеждате данни в желаната клетка, тя трябва да бъде избрана. За да отидете до желаната клетка, щракнете върху нея с левия бутон на мишката, след което тя ще бъде заобиколена от черна рамка, така нареченият индикатор за активна клетка. Сега просто започнете да пишете на клавиатурата и цялата информация, която въвеждате, ще се появи в избраната клетка.

Когато въвеждате данни в клетка, можете да използвате и лентата с формули. За да направите това, изберете желаната клетка, след което щракнете върху полето на лентата с формули и започнете да пишете. В този случай въведената информация ще се покаже автоматично в избраната клетка.

След като завършите въвеждането на данни, натиснете:

• Клавишът "Enter" - следващата активна клетка ще бъде клетката по-долу.
• Клавишът "Tab" - клетката отдясно ще стане следващата активна клетка.
• Кликнете върху която и да е друга клетка и тя ще стане активна.

За да промените или изтриете съдържанието на която и да е клетка, щракнете двукратно върху нея с левия бутон на мишката. Преместете мигащия курсор на желаното място, за да направите необходимите редакции. Подобно на много други приложения, клавишите със стрелки, "Del" и "Backspace" се използват за изтриване и извършване на корекции. Ако желаете, всички необходими редакции могат да бъдат направени в лентата с формули.

Количеството данни, които ще въвеждате в клетка, не е ограничено до видимата й част. Тоест клетките на работното поле на програмата могат да съдържат както едно число, така и няколко абзаца текст. Всяка клетка на Excel може да съдържа до 32 767 цифрови или текстови знака.

Форматиране на клетъчни данни

След като въведете имената на редовете и колоните, получаваме таблица със следния вид:

Както може да се види от нашия пример, няколко имена на разходни позиции „излязоха“ извън границите на клетката и ако съседната клетка (клетки) също съдържа някаква информация, тогава въведеният текст се припокрива частично от нея и става невидим. А самата маса изглежда доста грозна и непрезентабилна. В същото време, ако отпечатате такъв документ, сегашната ситуация ще продължи - ще бъде доста трудно да се разглоби в такава таблица какво е какво, както можете да видите сами от фигурата по-долу.

Да направя документ с електронна таблицапо-спретнати и по-красиви, често трябва да променяте размера на редовете и колоните, шрифта на съдържанието на клетката, нейния фон, подравняване на текста, добавяне на граници и др.

Първо, нека подредим лявата колона. Преместете курсора на мишката до границата на колони "A" и "B" в реда, където се показват имената им. Когато промените курсора на мишката на характерен символ с две различно насочени стрелки, натиснете и задръжте левия клавиш, плъзнете появилата се пунктирана линияв желаната посока, за да разширите колоната, докато всички имена се поберат в една клетка.

Същите действия могат да се извършват и с низ. Това е един от най-лесните начини за преоразмеряване на височината и ширината на клетките.

Ако трябва да зададете точните размери на редове и колони, след това в раздела У домав група клеткиИзбери предмет формат. В менюто, което се отваря, с помощта на командите Височина на редаИ Ширина на колонатаможете да зададете тези параметри ръчно.

Много често е необходимо да промените параметрите на страз от няколко клетки и дори цяла колона или ред. За да изберете цяла колона или ред, щракнете съответно върху името й в горната част или върху номера й вляво.

За да изберете група от съседни клетки, оградете ги с курсора, задръжте левия бутон на мишката. Ако е необходимо да изберете разпръснати полета на таблицата, след това натиснете и задръжте клавиша "Ctrl", след което щракнете върху необходимите клетки с мишката.

След като вече знаете как да изберете и форматирате няколко клетки наведнъж, нека центрираме месеците в нашата таблица. В раздела има различни команди за подравняване на съдържание в клетки У домав група с говорещо име подравняване. В същото време за клетка от таблица това действие може да се извърши както спрямо хоризонталната посока, така и спрямо вертикалата.

Оградете клетките с имената на месеците в заглавката на таблицата и щракнете върху бутона Подравнете центъра.

В група Шрифтраздел У домаМожете да промените вида на шрифта, размера, цвета и стила: получер, курсив, подчертан и т.н. Има и бутони за промяна на границите на клетките и цвета на запълването им. Всички тези функции ще ни бъдат полезни за допълнителна промяна на външния вид на таблицата.

И така, като начало, нека увеличим шрифта на колоните и имената на колоните на нашата таблица до 12 пункта и също така да го направим получер.

Сега изберете първо горния ред на таблицата и го задайте на черен фон, а след това в лявата колона на клетки от A2 до A6 - тъмно синьо. Можете да направите това с помощта на бутона Цвят на запълване.

Може би сте забелязали, че цветът на текста в горен редсе слива с цвета на фона, а в лявата колона имената се четат зле. Нека поправим това, като променим цвета на шрифта с бутона Цвят на текстана бяло.

Също така с помощта на вече познатата команда Цвят на запълванепридадохме на фона на редовете с четни и нечетни числа различен син нюанс.

За да не се сливат клетките, нека да им определим граници. Дефинирането на границите се извършва само за избраната област на документа и може да се направи както за една клетка, така и за цялата таблица. В нашия случай изберете цялата таблица, след което щракнете върху стрелката до бутона Други границивсички в една и съща група Шрифт.

Менюто, което се отваря, показва списък с бързи команди, с които можете да изберете да показвате желаните граници на избраната област: долна, горна, лява, дясна, външна, всички и т.н. Той също така съдържа команди за ръчно рисуване на граници. В най-долната част на списъка е Други границикоето ви позволява да зададете по-подробно необходимите параметри на границите на клетките, които ще използваме.

В прозореца, който се отваря, първо изберете вида на границата (в нашия случай тънка плътна), след това нейния цвят (ще изберем бяло, тъй като фонът на таблицата е тъмен) и накрая онези граници, които трябва да бъдат показани (ние избрахме вътрешни).

В резултат на това се използва набор от команди само от една група Шрифтпреобразихме грозното външен видтаблиците в доста представителен вид и сега, като знаете как работят, ще можете да измислите свои собствени уникални стилове за проектиране на електронни таблици.

Формат на клетъчни данни

Сега, за да завършим нашата таблица, е необходимо да форматираме правилно данните, които въвеждаме там. Спомнете си, че в нашия случай това са парични разходи.

Във всяка от клетките на електронната таблица можете да въведете различни видоведанни: текст, числа и дори графики. Ето защо в Excel има такова нещо като "клетъчен формат на данни", който служи за коректна обработка на въведената от вас информация.

Първоначално всички клетки имат Общ формат, което им позволява да съдържат както текстови, така и числови данни. Но имате право да промените това и да изберете: числови, парични, финансови, процентни, дробни, експоненциални и формати. Освен това има формати за дата, час, пощенски кодове, телефонни номера и номера на персонала.

За клетките в нашата таблица, съдържащи имената на нейните редове и колони, общият формат (който е зададен по подразбиране) е доста подходящ, тъй като те съдържат текстови данни. Но за клетки, в които се въвеждат бюджетни разходи, паричният формат е по-подходящ.

Изберете клетките в таблицата, съдържащи информация за месечните разходи. На лентата в раздел У домав група Номерщракнете върху стрелката до полето Числен формат, след което ще се отвори меню със списък на основните налични формати. Можете да изберете елемент Паричниточно тук, но за по-пълен преглед ще изберем най-долния ред Други числови формати.

В прозореца, който се отваря, имената на всички числови формати, включително допълнителни и в центъра, различни настройкитяхното показване.

Като изберете валутния формат, в горната част на прозореца можете да видите как ще изглежда стойността в клетките на таблицата. Точно под моно задайте броя на десетичните знаци за показване. Така че стотинките не претрупват полетата на таблицата, задаваме стойността тук на нула. След това можете да изберете валутата и да покажете отрицателни числа.

Сега нашата учебна маса, най-накрая прие окончателния си вид:

Между другото, всички манипулации, които направихме с таблицата по-горе, тоест форматирането на клетките и техните данни, могат да бъдат извършени с помощта на контекстното меню, като щракнете с десния бутон върху избраната област и изберете Формат на клетка. В прозореца, който се отваря със същото име, има раздели за всички операции, които разгледахме: Номер, подравняване, Шрифт, ГраницаИ запълвам.

Сега, в края на работата в програмата, можете да запазите или резултата. Всички тези команди са в раздела Файл.

Заключение

Вероятно много от вас ще се запитат: „Защо да създавате този вид електронна таблица в Excel, когато всичко това може да се направи в Word с помощта на готови шаблони?“ Така е, само за извършване на всякакви математически операции върху клетки в текстов редакторневъзможен. Почти винаги въвеждате информацията в клетките сами, а таблицата е просто визуално представяне на данните. Да, и обемните таблици в Word не са много удобни за правене.

В Excel е обратното, таблиците могат да бъдат произволно големи и стойностите на клетките могат да бъдат въведени ръчно или автоматично изчислени с помощта на формули. Тоест тук масата действа не само като нагледен материал, но и като мощен изчислителен и аналитичен инструмент. Освен това клетките могат да бъдат свързани не само в рамките на една таблица, но и да съдържат стойности, получени от други таблици, разположени на различни листове и дори в различни книги.

Как да направите таблица "умна" ще научите в следващата част, в която ще се запознаем с основните изчислителни възможности на Excel, правилата за конструиране на математически формули, функции и много други.

За да създадете Excel документот шаблон, трябва да създадете или отворите работна книга в MS Excel. След това отидете в раздела Файл и щракнете върху нов ред.

На екрана ще се появи прозорец с шаблони. IN това менюима както отделни документи, така и папки с различни шаблони. За да изберете шаблон, просто щракнете върху съответната икона, след което го изтеглете и той ще се отвори в нов документ.

Шаблони в Excel

По принцип шаблоните на документи в Excel са изградени върху таблици, така че са добри за информация под формата на списъци, графики, структурирани документи. Тук можете да намерите различни графики, формуляри за попълване, ценови листи, списъци със задачи.

Шаблоните в Excel са добри, защото вече са проектирани. Самите документи имат цветови акценти и други настройки, които биха ви отнели много време, ако правите документ от нулата. Също така е удобно да качвате такива шаблони, например в Word, тъй като областите на документите са ограничени и не изискват допълнителни настройкипод формата на скриване на допълнителни клетки.

В допълнение, таблиците имат персонализирани клетки, с които можете да манипулирате данни и да извършвате бързо търсене.

Някои шаблони са доста специфични и могат да бъдат наистина полезни, например има шаблони за музикална хартия, милиметрова хартия, различни списъци и графици на уроци. Такива шаблони могат да се използват не само в ежедневието, но и на работа.

Най-полезни/интересни шаблони в MS Excel 2010:

1. милиметрова хартия


2. ноти


3. семейно дърво


4. карта за пропуск на служител


5. график на уроците на учителя


6. таблица с резултатите от състезанието


7. Адресната книга


8. календари


9. инвентарен списък


10. списък на собствеността


11. домашно приготвени


12. сметки


13. списък със задачи по проекта


14. ценова листа


15. график на разговорите


16. диаграма на кръвното налягане


17. дневник за отсъствие на служител


18. плановик за хранене


19. бюджет на събитието

Актуализирани шаблони можете да намерите на

Задачата за създаване на еднократен Excel файл в 1C или организиране на постоянен обмен на данни между тези програми възниква за повечето счетоводители. Можете да го разрешите сами с помощта на прости команди и кодове или - в по-сложни ситуации - с помощта на специалисти.

Работа с таблици в Excel и 1C

Програмата 1C до версия 8 имаше много ограничена функционалност за работа с таблици. Поради това много потребители предпочитат, а собствениците на версия 1C 7.7 все още предпочитат да запазят файла 1C с разширение .xls, за да го променят след това в по-удобен Excel. Този метод ви позволява да използвате силни странидвете програми и извършване на необходимите изчисления в най-удобната среда.

Единственото нещо, което трябва да имате предвид, са малки несъответствия таблични формати. И така, редакторът на таблици на Microsoft възприема въвеждането на дробно число само ако има разделител под формата на запетая (1,5, например). Ето защо, преди да заредите таблица от 1C, заменете другите разделители (наклонена черта или точка) със запетаи. В противен случай редакторът на електронни таблици няма да може да извършва изчисления с дробни числа, а понякога дори няма да ги възприема като такива, а ще ги конвертира в дати.

Има и обратния проблем, когато 1C не "разбира" константи Програми на Microsoftи ги отпечатва като числа. За да ги преведете обратно в параметри, трябва да отидете на помощ или отстраняване на грешки редактор на електронни таблиции намерете там числено изражение на различни константи.

Качване на файл в Excel

Най-лесният начин да създадете Excel файл в 1C е да поставите документа в режим на печат и след това да го запишете в разширението на таблицата .xls. * трябва да се замени с името на файла. По аналогия с този метод, вместо печатна формаможете да покажете данните в оформлението и да ги запишете в разширение на таблица.

Друг начин е използвайки OLEи съответните кодове:

Отворете документ:

• Book=Excel.WorkBooks.Open(PathToFile).

Създайте нов файл:

• Изключение

  Доклад(Описание на грешка() + "Excel не е инсталиран на този компютър!");

• Край на опита;

  Book=Excel.WorkBooks.Add().

Изберете лист:

• Sheet=Book.WorkSheets(SheetNumber).

Качване на файл в 1C

Сега нека да разгледаме как да прехвърляме данни от таблица на Microsoft към 1C отново с помощта на OLE:

Получаване на достъп от 1C до работещо приложение Excel:

• Excel= CreateObject("Excel.Application");

  Изключение

  Доклад(ErrorDescription() + "Excel не е инсталиран на този компютър!");

• EndTry.

С последващ достъп до:

• конкретен документ:

  • Book=Excel.WorkBooks.Open(PathToFile);

    Пътят до файла - пълен пъткъм файла на Excel;

• Sheet=Book.WorkSheets(SheetName);

• Стойност=Лист.Клетки(Номер на ред,Номер на колона).Стойност.

За да не претоварвате паметта и процесора на компютъра, след изпълнение на необходимите команди трябва да изпълните кода Excel.Quit(); Това ще прекрати приложението.

Ако имате затруднения с използването на кодовете, квалифицирани консултанти винаги са готови да ви помогнат. Експертите могат да ви помогнат да разрешите проблема с преместването на голямо количество данни или организирането на постоянен обмен на данни между две приложения. Необходимите операции ще бъдат отстранени грешки на програмно ниво.

Защо да работите, ако някой вече е свършил работата вместо вас?

Този въпрос е валиден за типични документи на Excel, които вече са разработени от Microsoft. Нека да разгледаме как можете да използвате предоставените шаблони в Excel.

За достъп до шаблоните на документи, инсталирани с Office, трябва:

1. В раздела Файл изберете командата Нов.
2. В групата Налични шаблони изберете елемента Примерни шаблони (фиг. 1) и посочете шаблона, който харесвате (въпреки че има доста предварително инсталирани шаблони. Няма нещо специално, на което да спре окото).
3. Щракнете върху бутона Създаване, в резултат на което ще бъде създадена нова работна книга на Excel въз основа на избрания от вас шаблон.

Бих искал да отбележа, че обичайното офис документи(Word и Excel) също се създават на базата на шаблони за вградени услуги.

Последните се вземат за основа всеки път, когато се създава нов документ. Искате да промените настройките отново създадени документи? Променете основния шаблон.

Например, няма повече сила да гледате шрифта Calibri, 11, инсталиран по подразбиране. Омръзна ни да го сменяме всеки ден на Calibri, 12, който радва окото. Как да оправя нещата? Много просто!!!

За да направите това, просто инсталирайте в just отворен документжеланите настройки и ги запазете под име CSC (това е шаблонът на Excel по подразбиране), като изберете в полето File type стойността - шаблон на ексел (фиг. 2).

В допълнение към описаните, можете да използвате и шаблоните, намиращи се на уебсайта на Microsoft (при условие, че компютърът е свързан към интернет).

За да изтеглите шаблон от уебсайта на Microsoft, трябва:

1. Таб Файлизберете екип Създавайте.
2. В група Офис шаблониизберете група от шаблони, които представляват интерес - наличните шаблони в тази група ще бъдат показани в областта за преглед.
3. Изберете с мишката шаблона, който планираме да изтеглим на компютъра си, например Разписание(фиг. 3) и натиснете бутона Изтегли.

След изтегляне шаблонът ще се отвори в работен лист на Excel (фиг. 4) под формата на готова таблица с някои данни. Ако е необходимо, те трябва да бъдат заменени със собствени стойности или попълнени в съответните клетки. И на стената ще има красота за вашето дете, за да не поглеждате всеки път в дневника.

Здравейте приятели. Днес ще ви кажа как да създадете Excel файл, да отворите съществуващ, да го запишете и затворите.

Всяка работна книга на Excel се съхранява в отделен файл. Ето защо е много важно да можете да обработвате правилно файловете. Тук ще опиша няколко начина за извършване на действия с документи. Съветвам ви да опитате всеки и да изберете кой е най-удобен или може би ще използвате много от тях.

Всички изчисления в този блог са от Microsoft Office 2013. Ако използвате различна версия, някои команди и прозорци може да изглеждат малко по-различно, но общото им значение се запазва. Ако не сте намерили описаните инструменти във вашата версия на програмата, попитайте в коментарите или чрез формата за обратна връзка. Определено ще отговоря на вашите въпроси.

Създаване на Excel документ

Ако все още не сте отворили Excel, щракнете върху иконата на MS Excel на работния плот или в менюто Започнете. След зареждане на Excel ще се появи начален прозорец с . За да създадете нов документ, щракнете върху един от тях или изберете Празна книга.

Ако MS Excel вече работи, за създаване на:

1. Натиснете клавишната комбинация Ctrl+N. След щракване веднага ще бъде създадена нова работна книга
2. Изпълнете команда за лентаФайл - Създаване. Изпълнението му ще доведе до отваряне на началния прозорец, където можете да създадете файл от шаблон или празна книга.

Как да отворите екселски документ

Ако Excel вече не работиза да отворите създадения файл, намерете го в Windows Explorer и щракнете двукратно върху него. Ще се стартира MS Excel и документът, който сте избрали, веднага ще се отвори.

Ако програмата вече работи, има няколко начина да отворите работна книга:

Ако изберете местоположение в прозореца Отвори Компютър - Преглед, ще се отвори прозорец на Explorer, където можете да изберете филтъра на файла, който да отворите, както и метода на отваряне:

• Отворете– отваря избрания Excel файл за редактиране
• Отворено за четене- отваря файла без възможност за редактиране
• Отворете като копие- създава дубликат на документа и го отваря с възможност за редактиране
• Отворете в браузъра– ако се поддържа, отваря работната книга в интернет браузър
• Отворете в защитен изглед- отваря документа с помощта на защитен изглед
• Отворете и възстановете– програмата ще се опита да възстанови и отвори файл, който е бил затворен необичайно без запис

Запазване на Excel документ

Въпреки че Microsoft Excel има добри инструменти за автоматично запазване и възстановяване на данни, препоръчвам ви да си създадете навика да записвате работната си книга от време на време, дори ако не сте приключили работата по нея. Най-малкото ще се чувствате по-уверени, че резултатите от работата ви няма да бъдат загубени.

1. Използвайте клавишната комбинация Ctrl+S
2. Използвайте клавишната комбинация Shift+F12 или F12 (за да запишете документа под ново име)
3. Щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп
4. Изпълнете команда за лента Файл - Запазване, или Файл - Запиши като(ако искате да запазите книгата като нов документ)

Ако записвате вашата работна книга за първи път, някоя от тези команди ще отвори прозореца Запиши като, където можете да изберете местоположението за запис, типа на файла и името на файла. За да направите това, щракнете върху бутона Преглед.

Ако сте запазили документа преди, програмата просто ще запази файла върху последната запазена версия.

Как да затворите работна книга на Excel

Когато приключите с файла, най-добре е да го затворите, за да освободите системна памет. Можете да го направите по следните начини:

Ако има незапазени промени във файла в момента на затваряне, програмата ще попита какво трябва да се направи:

Това са всички начини за работа с Excel файлове. И в следващата публикация ще разгледам как работи вашата работна книга. Ще се видим!