Създаване на календар в Microsoft Excel. Персонал в Excel Таблица с график в Excel

Радващо е, че Microsoft Corporation прави всичко възможно да ни посрещне наполовина, предоставяйки абсолютно свободен достъпкъм техните офис продукти за мобилни устройства. Следователно можете да използвате мощния инструментариум на Excel доста удобно на вашия висок iPhone, iPad и големи джаджи с Android.

Не забравяйте, че предложените шаблони могат да бъдат персонализирани според вашите нужди, както и отпечатани, ако предпочитате хартия пред екрана. Но преди да предприемете корекциите, прочетете и работете в Excel. С такова богатство от знания, това могъщо чудовище не се страхува от вас!

1. Списък със задачи

И най-умната глава с бистър ум и здрава памет ще се провали някой ден и ще забравиш нещо. Добре е, ако купувате храна за рибки, пожелавате на свекърва си Честит ден на майката или поливате теменужките на половинката си. Те ще бълбукат, съскат и грачат, а съвестта ви ще остане чиста. Но какво ще стане, ако не плащате за основния елемент - интернет? Ще се срамувате да се погледнете в огледалото. И в онзи злополучен ден ще се пречупите и ще обещаете да направите списъци със задачи. Междувременно ще бъдете измъчвани от избора между, опитайте се да започнете с прост.

Възлагайте задачи, определяйте техния приоритет, поставяйте краен срок, избирайте отговорно лице, наблюдавайте напредъка и оставяйте бележки, без да напускате Excel. Шаблонът вече е конфигуриран за бързо сортиране по дата, важност, статус и други параметри.

2. Бюджет за пътуване

Теоретично дори най-нереалистичното (и в същото време пълноценно) пътуване може да мине без финансови инвестиции от ваша страна. За да направите това, трябва да привлечете поддръжка, да намерите безплатни места за посещение и да работите малко. Такива успехи придружават само опитни пътници с доста късмет. Въпреки че има какво да крият, дори те трябва да търсят няколко монети за обаждане, за да докладват на майка си за здравето си. Следователно всяко движение извън границите на местоживеенето е съпроводено с предварително планиране и бюджетиране. И за да не се налага да цапате листове хартия и безкрайно да въртите и обръщате числата, предлагаме да се обърнете за помощ.

В допълнение към самото изчисление, шаблонът може да показва прогнозните разходи под формата на кръгова диаграма. Разбиването на парите по категории в процентно изражение ще стане ясно кое разходно перо е най-ненаситното.

3. Инвентарен списък

Какво обединява пожар, наводнение, кражба и идването на роднини на гости "за една седмица"? Точно така, голяма вероятност да загубите целостта на собствеността си.

Такава е човешката природа, че жабата се удушава не само заради факта, че сте загубили чорапите на баба си, а поради факта, че като цяло не можете да си спомните всичките си натрупани вещи. В такива неблагоприятни ситуации той ще ви помогне. И в допълнение към това, няма да е излишно да направите снимка на вашите имения с цялото съдържание.

Като оставим настрана шегите, можете да посъветвате шаблона на онези хора, които отдават жилища под наем. Когато приемате гости за дълъг период на настаняване, не забравяйте да ги запознаете с акта за опис срещу подпис. Ще ви послужи добре при изгонване на наематели.

4. Списък с контакти

Колкото и да се опитва технологичният прогрес, той не е в състояние да победи "динозаврите", които не искат да знаят за съществуването подръчни инструментиорганизиране на вашите контакти. дневници, тетрадкии само парчета хартия - всичките. Обикновено в такива случаи казват, че гърбавият гроб ще го оправи (здравей, съпруга!). Но нека не се отказваме и да намерим компромисен вариант -.

Имейл списъкът с вашите контакти е добър най-малко поради две причини: лесно се споделя и лесно се сортира с Excel. Ето защо няма да е излишно да имате неговия резервен вариант, дори и за тези, които напълно се доверяват.

5. Диаграма на Гант

Добрата руска традиция да се ръкувате, да пропускате аванса, да се отпуснете и да вършите работата през нощта преди отчетния ден е доста рискована бизнес техника, която значително влияе върху качеството. Само планирането, разбиването на задачите на етапи и спазването на график може да спаси репутацията ви.

Диаграмата на Гант е популярен вид стълбови диаграми (стълбови диаграми), които се използват за илюстриране на план, график на работа за даден проект.

Разбира се, силата на Excel ви позволява да създавате тези много . Тяхната силна страна е видимостта и достъпността.

И дори ако нямате собствен бизнес, опитайте да планирате ремонт в апартамента си, да се подготвите за приемане или да използвате метода на Гант. Ще оцените силата на инструмента.

6. Родословно дърво

Короната на сватбеното тържество - битката - ще върви според правилния сценарий само ако ясно разделите противоположните страни на „наши“ и „те“. И не само алкохолът, но и баналното невежество на вашите роднини може да ви попречи да разберете ситуацията.

Разбира се, причината за създаването не е най-добрата, има много повече. Ако шаблонът няма смисъл за вас, преминете към примерния лист, който показва родословното дърво на Кенеди.

7. График на дежурствата

„Пропуските в паметта“ са с човечеството от началото на разпределението на задълженията. Заболяването е особено характерно за детството. Именно малчуганите по-често от техните майки и бащи забравят да измият чиниите, да приберат играчките и да изхвърлят боклука. Заболяването се лекува без използване на лекарства: достатъчно е да разпечатате седмично и да напишете под него предполагаемите наказателни мерки.

Въведете имената на домакинството в клетките на шаблона, като разпределите работата по дни от седмицата преди и след обяд. И не забравяйте да закачите разпечатката на най-популярното място в апартамента - хладилника. Сега никой няма да се позовава на тяхната забрава.

8. Дневник за поддръжка

Един ден, след много години експлоатация на автомобила, може да останете с впечатлението, че в колата не е останала нито една родна част. Освен портиера, разбира се – той е свят и неприкосновен. Наистина ли е? Отговор може да бъде получен само ако сте си създали навик да записвате всяко негово действие. Поддръжкав специални . Освен това шаблонът предоставя възможност за изчисляване на общата сума на разходите, свързани с ремонта на автомобила.

9. Дневник на километража

Ако Илон Мъск беше роден в необятността на Съветския съюз, ние вече щяхме да караме електрически автомобили с ниско ниво на пътни разходи. Но кого шегувам, това нямаше да се случи. Илон отдавна щеше да си разби челото в стената на бюрокрацията и да се напие.

Следователно собствениците на автомобили по старомодния начин превъртат пред очите си течащите долари под мигащите номера на бензиностанцията. Но човешката природа е склонна бързо да забравя всички лоши неща, предпазвайки ви от мисли за сапун и въже. Разбира се, преувеличавам, но защо не разберете колко пари харчите за постоянно зареждане? И това е лесно да се направи с.

Въведете показанията на одометъра, броя напълнени литри и тяхната цена във формуляра и ще изчислите цената на един километър пробег. Подобна функционалност е реализирана в мобилни приложения, например за Android.

10. Дневник

Само членовете на обществото, живеещи на принципа "сутринта пил - денят свободен", списъкът на случаите завършва с отварянето на близкия магазин. Останалите понякога трябва да се въртят не по-лошо от катерица в колело, упорито спазвайки ограничен период от време. И за да не забравят списъка си с планове в объркването, хората предпочитат да го поправят в . Предложеният шаблон е добър с това, че ви позволява да разделите всеки работен час на 15-минутни сегменти.

Когато създавате таблици с определен тип данни, понякога трябва да използвате календар. Освен това някои потребители просто искат да го създадат, отпечатат и използват за домашни цели. Програма на Microsoft Office ви позволява да вмъкнете календар в таблица или работен лист по няколко начина. Нека да разберем как може да стане това.

Всички календари, създадени в Excel, могат да бъдат разделени на две големи групи: обхващащи определен период от време (например година) и вечни, които сами по себе си ще бъдат актуализирани до текущата дата. Съответно подходите за тяхното създаване са малко по-различни. Като алтернатива можете да използвате предварително направен шаблон.

Метод 1: създайте календар за годината

Първо, нека да разгледаме как да създадем календар за определена година.

1. Разработваме план, как ще изглежда, къде ще бъде поставен, каква ориентация да има (пейзаж или портрет), определяме къде ще бъдат написани дните от седмицата (отстрани или отгоре) и решаваме други организационни въпроси.
2. За да направите календар за един месец, изберете област, състояща се от 6 клетки на височина и 7 клетки на ширина, ако решите да напишете дните от седмицата отгоре. Ако ги напишете отляво, тогава, съответно, обратното. Да бъдеш в раздела "У дома", щракнете върху бутона на лентата "Граници"разположен в кутията с инструменти "Шрифт". В списъка, който се показва, изберете елемента "Всички граници".



3. Регулирайте ширината и височината на клетките, така че да заемат квадратна форма. За да зададете височината на линията, щракнете върху клавишната комбинация Ctrl+A. Така целият лист е избран. След това извикайте контекстното меню, като щракнете с левия бутон на мишката. Изберете артикул "височина на линията".

   

   Отваря се прозорец, в който трябва да зададете желаната височина на линията. Ако за първи път извършвате такава операция и не знаете какъв размер да зададете, задайте го на 18. След това щракнете върху бутона Добре.

   

   Сега трябва да зададем ширината. Щракваме върху панела, на който имената на колоните са посочени с буквите на латинската азбука. В появилото се меню изберете елемента "Ширина на колоната".

   

   В прозореца, който се отваря, задайте желания размер. Ако не знаете какъв размер да зададете, можете да поставите цифрата 3. Кликнете върху бутона Добре.

   

   След това клетките на листа ще станат квадратни.

4. Сега, над разчертания шаблон, трябва да запазим място за името на месеца. Изберете клетките, които са над реда на първия елемент за календара. В раздела "У дома"в кутията с инструменти "Подравняване"щракнете върху бутона .
5. Дните от седмицата записваме в първия ред на календарния елемент. Това може да стане с помощта на автоматично попълване. Можете също така да форматирате клетките на тази малка електронна таблица по ваш вкус, така че да не се налага да форматирате всеки месец поотделно. Например, можете да попълните колоната за неделя с червен цвят и да направите текста на реда, съдържащ имената на дните от седмицата, удебелен.



6. Копирайте елементите на календара за още два месеца. В същото време не забравяйте, че обединената клетка над елементите също влиза в областта за копиране. Вмъкваме ги в един ред, така че между елементите да има разстояние от една клетка.



7. Сега изберете всички тези три елемента и ги копирайте надолу още три реда. Така трябва да има общо 12 елемента за всеки месец. Направете разстоянието между редовете две клетки (ако използвате портретна ориентация) или една (ако използвате пейзажна ориентация).



8. След това в обединената клетка пишем името на месеца над шаблона на първия елемент от календара - "Януари". След това предписваме за всеки следващ елемент неговото име на месеца.



9. На последния етап поставяме датите в клетките. В същото време можете значително да намалите времето, като използвате функцията за автоматично довършване, която е разгледана в отделен урок.

Метод 2: Създаване на календар с помощта на формула

Но въпреки това предишният метод на създаване има един съществен недостатък: ще трябва да се прави отново всяка година. В същото време има начин да вмъкнете календар в Excel с помощта на формула. Той ще се актуализира всяка година. Нека да видим как може да стане това.

1. В горната лява клетка на листа вмъкнете функцията:
   ="Календар за " & ГОДИНА(ДНЕС()) & " година"
   Така създаваме заглавие на календара с текущата година.



2. Ние рисуваме шаблони за календарни елементи на месечна база, точно както направихме в предишния метод с преминаваща промяна в размера на клетките. Можете веднага да форматирате тези елементи: запълване, шрифт и т.н.



3. На мястото, където трябва да се показва името на месеца "януари", въведете следната формула:
   =ДАТА(ГОДИНА(ДНЕС()),1,1)

   

   Но, както можете да видите, на мястото, където трябва да се показва само името на месеца, е зададена датата. За да промените формата на клетката на правилният вид, щракнете с десния бутон върху него. IN контекстно менюИзбери предмет „Формат на клетка...“.

   

   В прозореца за форматиране на клетки, който се отваря, отидете на раздела "номер"(ако прозорецът е отворен в друг раздел). В блока « Числови формати» маркирайте елемента "Дата на". В блока "Тип"изберете стойност "Март". Не се притеснявайте, това не означава, че клетката ще има думата „март“, тъй като това е само пример. Кликнете върху бутона Добре.



4. Както можете да видите, името в заглавката на календарния елемент е променено на „Януари“. В заглавката на следващия елемент вмъкнете друга формула:
   =ДАТА(B4;1)
   В нашия случай B4 е адресът на клетката с име "януари". Но във всеки случай координатите могат да бъдат различни. За следващия елемент вече не се отнасяме към „януари“, а към „февруари“ и т.н. Форматираме клетките по същия начин, както беше в предишния случай. Вече имаме имената на месеците във всички елементи на календара.



5. Трябва да попълним полето за дата. Избираме в елемента календар за януари всички клетки, предназначени за въвеждане на дати. Въведете следния израз в лентата за формули:
   =ДАТА(ГОДИНА(D4),МЕСЕЦ(D4),1-1)-(ДЕЛНИЦА(ДАТА(ГОДИНА(D4),МЕСЕЦ(D4),1-1))-1)+(0:1:2:3 :4:5:6)*7+(1;2;3;4;5;6;7)
   Натиснете клавишната комбинация на клавиатурата Ctrl+Shift+Enter.



6. Но, както можете да видите, полетата бяха пълни с неразбираеми числа. За да приемат желаната от нас форма. Ние ги форматираме за датата, както направихме по-рано. Но сега в блока "Числови формати"изберете стойност "Всички формати". В блока "Тип"формат трябва да се въведе ръчно. Просто поставихме писмо там. "Д". Кликнете върху бутона Добре.



7. Вмъкваме подобни формули в календарни елементи за други месеци. Само сега, вместо адреса на клетка D4 във формулата, ще трябва да запишете координатите с името на клетката на съответния месец. След това извършваме форматиране по същия начин, както беше обсъдено по-горе.



8. Както можете да видите, подреждането на датите в календара все още не е правилно. Един месец трябва да има от 28 до 31 дни (в зависимост от месеца). В нашия случай във всеки елемент има и числа от предходния и следващия месец. Те трябва да бъдат премахнати. Приложимо за тези цели условно форматиране.

   Ние произвеждаме в блока на календара за януари избора на клетки, които съдържат числа. Кликнете върху иконата "Условно форматиране"поставен върху лентата в раздела "У дома"в кутията с инструменти "Стилове". В списъка, който се показва, изберете стойността „Създаване на правило“.

   

   Отваря се прозорецът Създаване на правило за условно форматиране. Изберете тип „Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате“. В съответното поле въведете формулата:
   =И(МЕСЕЦ(D6)1+3*(ЧАСТЕН(РЕД(D6)-5,9))+ЧАСТЕН(КОЛОНА(D6),9))
   D6 е първата клетка от разпределения масив, който съдържа датите. Във всеки случай адресът му може да е различен. След това кликваме върху бутона "Формат".

   

   В прозореца, който се отваря, отидете на раздела "Шрифт". В блока "цвят"изберете бяло или цвят на фона, ако имате цветен фон на календара. Кликнете върху бутона Добре.

   

   Връщайки се към прозореца за създаване на правило, щракнете върху бутона Добре.



9. Използвайки подобен метод, ние извършваме условно форматиране спрямо други елементи на календара. Само вместо клетка D6 във формулата ще трябва да посочите адреса на първата клетка от диапазона в съответния елемент.



10. Както можете да видите, числата, които не са включени в съответния месец, са се слели с фона. Но освен това уикендът се сля с него. Това е направено нарочно, тъй като клетките, съдържащи броя на почивните дни, ще бъдат запълнени с червено. Избираме зони в януарския блок, датите в които се падат събота и неделя. В същото време изключваме тези диапазони, в които данните са били специално скрити чрез форматиране, тъй като те се отнасят за друг месец. На лентата в раздел "У дома"в кутията с инструменти "Шрифт"щракнете върху иконата „Цвят за запълване“и изберете червено.

    

    Правим точно същата операция с други елементи на календара.



11. Нека направим селекция текуща датав календара. За целта отново ще трябва да форматираме условно всички елементи на таблицата. Този път избираме вида на правилото „Форматиране само на клетки, които съдържат“. Като условие задайте стойността на клетката да е равна на текущия ден. За да направим това, поставяме формулата в съответните полета (показани на илюстрацията по-долу).
    =ДНЕС()
    Във формата за запълване изберете всеки цвят, който се различава от общия фон, например зелен. Кликнете върху бутона Добре.

    

    След това клетката, съответстваща на текущия номер, ще бъде зелена.

12. Задайте име "Календар за 2017" в средата на страницата. За да направите това, изберете целия ред, съдържащ този израз. Кликнете върху бутона „Сливане и центриране“на лентата. Това име може да бъде допълнително форматирано по различни начини за обща представяемост.

Като цяло работата по създаването на "вечния" календар е завършена, въпреки че все още можете да извършвате различни козметични работи по него дълго време, редактиране външен видпо ваш вкус. Освен това ще бъде възможно да се отделят например празниците.

Метод 3: използване на шаблон

Тези потребители, които все още нямат достатъчно познания за Excel или просто не искат да отделят време за създаване на уникален календар, могат да използват готов шаблон, изтеглен от Интернет. В мрежата има доста такива шаблони и не само броят, но и разнообразието е голямо. Можете да ги намерите, като просто въведете съответната заявка във всеки търсачка. Например, можете да зададете следната заявка: „календар шаблон на ексел».

Забележка: IN най-новите версиипакет Microsoft офисогромен избор от шаблони (включително календари) е интегриран в софтуерни продукти. Всички те се показват директно при отваряне на програмата (а не конкретен документ) и за по-голямо удобство на потребителите са разделени на тематични категории. Тук можете да изберете подходящ шаблон, а ако няма такъв, винаги можете да го изтеглите от официалния уебсайт.

Всъщност такъв шаблон е готов календар, в който трябва да въведете само празници, рождени дни или други важни събития. Например, такъв календар е шаблон, който е показан на изображението по-долу. Това е напълно готова за употреба маса.

Можете да използвате бутона за запълване в раздела Начало, за да попълните различни цветове на клетките, които съдържат дати, в зависимост от тяхната важност. Всъщност цялата работа с такъв календар може да се счита за завършена и можете да започнете да го използвате.

Разбрахме, че календар в Excel може да се направи по два основни начина. Първият от тях включва изпълнението на почти всички действия ръчно. Освен това календарът, изработен по този начин, ще трябва да се актуализира всяка година. Вторият метод се основава на използването на формули. Тя ви позволява да създадете календар, който ще се актуализира сам. Но за да приложите този метод на практика, трябва да имате повече знания, отколкото когато използвате първия вариант. Познанията в областта на приложение на такъв инструмент като условно форматиране ще бъдат особено важни. Ако вашите познания в Excel са минимални, тогава можете да използвате готов шаблон, изтеглен от интернет.

Раздели: Училищна администрация

Тази статия представя опита на научната организация на труда на заместник-директора по учебната работа, основана на използването на информационни технологии.

Описанието ще представлява интерес и практическа стойност за тези, които биха искали да използват ИКТ в работата си, но нямат възможност да придобият завършена програма ARM е главен учител. За организиране на автоматизирано работно място (AWS) за заместник-директора по учебната работа беше използван популярният софтуерен пакет „Office“, по-специално Excel.

1. Работа с графика

Графикът е една от трудоемките задачи в работата на директора. Тази задача, поради много обективни причини, не може да бъде напълно автоматизирана поради инсталирането на много условия и ограничения, които често си противоречат. Това се дължи и на липсата на класни стаи и на недостатъчния брой учители (в много случаи изкуствено създаден, защото ако един учител работи на 18 часа, децата му ще останат гладни) и пренаселеността на класовете и др. Всеки, който някога е правил график, е запознат с тези проблеми и знае, че те се решават главно не чрез желязната логика на математиката, а чрез логиката на намиране на компромиси и отклонения от изискванията на правилата.

Въз основа на гореизложеното задачата за пълно автоматизиране на планирането не е поставена.

Програмата, базирана на електронни таблици на Excel, ви позволява частично да автоматизирате процеса на планиране, да контролирате правилността и качеството на графика. Осъзнавайки, че обемът на статията не ми позволява да се спра на характеристиките на програмата Excel, но желая тази статия да бъде прочетена не само от хора, които владеят компютърните технологии, но и от тези, за които тя може да стане истинска помощ в тяхната работа, управление към действие, ще обясня накратко какво е „Excel“.

Основният документ на тази програма е работна книга, състояща се от листове, представени под формата на работни листове или листове с диаграми, които могат да бъдат копирани, сортирани, прехвърляни.

Работната тетрадка е електронен еквивалент на папка - класьор. Името на всеки лист се показва в раздел в долната част на работната книга. Работният лист е решетка от редове и колони. Всяка клетка се образува от пресичането на ред и колона и има свой собствен уникален адрес или връзка. Например клетката в пресечната точка на колона B и ред 5 има адрес B5. Тези адреси се използват при писане като текстова информация, както и математически и логически формули или препратки към клетки.

Помислете за работа с графика в тази програма.

Създава се шаблон за планиране.

На първия лист е формуляр за график за учители (вижте фрагмент от график 1).

Вляво - имената на учителите, предметите, натовареността, в горната част - дните от седмицата, разделени на уроци (всяка клетка се състои от две - за класа и кабинета.) Поставяме часовете, офис се попълва автоматично, подчинявайки се на логическата формула, записана в него, чиято същност може да се изрази приблизително по следния начин - ако клетката вляво е празна, то записът не се прави, в противен случай стойността на класната стая, присвоена на тази учителят е заместен, записва се в отделна колона в края на таблицата с графика.

Разписанието за учениците по класове, което се намира вдясно на същия лист, се попълва автоматично, т.е. името на предмета се вмъква в клетката на класа, посочена в съответната клетка на разписанието за учители (вижте фрагмент от графика 2). При попълване на разписанието за учители е възможно един и същи час да бъде записан по погрешка от няколко учители. Само първият предмет ще бъде включен в разписанието на ученика. За навременно откриване на грешки в графика има допълнителна линия, който автоматично изчислява броя на часовете според графика на учителя. Ако цифрата съвпада с посочения брой уроци, тогава всичко е правилно. Ако в списъка с артикули има едно количество, а числото по-долу показва друго, тогава трябва да потърсите грешка. Има възможност и за подаване на звуков сигнал.

По този начин, когато попълвам графика за ученици, изключвам рутинната работа по пренаписване на графика, а по-късно, при отпечатване, тази програмави позволява да отпечатате графика в различни мащаби, въз основа на размера на кабината, местоназначението и т.н.

Когато започнете да работите с графика в тази програма, е плашещо, че не можете да видите целия график. Попълвайки графика ръчно, трябва да прокарате очите си върху листа. Тази програма има функция за фиксиране на области, която ви позволява да видите фрагмента, необходим за работа на екрана, и да го подчертаете с цветове по време на работа.

Друга функция е да коригира графика според санитарните и хигиенни стандарти.

С помощта на макро - микропрограма, която ви позволява да извършвате операции автоматично, в графика за учениците, класните стаи се променят на точки, съответстващи на даден предмет, тяхната сума се изчислява за всеки ден от седмицата за класове и всичко това е обобщено в таблица под графика, която ви позволява да оцените графика от гледна точка на хигиената (вижте фрагмент от графика 3).

Програмата позволява по-голяма яснота или доставка на графика до SES за изграждане на графики с помощта на „Съветника за диаграми“ (вижте диаграма 1).

Програмата ви позволява да автоматизирате изпълнението на значителна част от работата, освобождава ви от пренаписване, позволява бързо да анализирате графика по отношение на спазването на санитарните и хигиенните стандарти, да представяте резултатите от анализа в графична форма, да мащабирате изходния документ , коригирайте графика и извършвайте работа на високо графично ниво.

2. Работа с графика и дневника за пропуснати и заменени уроци.

Книгата за отчитане на работното време се състои от листове с образци за ведомост, авансово плащане, допълнителен график и др., в зависимост от спецификата на учебното заведение.

Вторият етап от работата е попълване на графите в шаблоните: персонален номер, трите имена, предмет, седмични часове, проверка на бележници, ръководство на класа. Тази работа се извършва в началото на учебната година с последващи корекции през цялата година. Останалите колони на графика за време се попълват непосредствено преди месечното изпращане на графика.

Журнал за пропуснати и заменени уроци.

Когато изготвям график за представяне в счетоводството, използвам помощни таблици, намиращи се в същата книга или в отделен файле регистър на пропуснатите и заместените уроци, където заместените уроци се изчисляват автоматично с помощта на осеви таблици.

При попълване на данни за пропуснати и заменени уроци в обобщени таблици автоматично се генерира обобщение на пропуснатите уроци (учител, брой пропуснати уроци, в кой клас и др.) и аналогично за заместените уроци. Това улеснява и ускорява попълването на отчетната карта (вижте фрагмент 4 - отчетна карта; таблици № 1, 2 - отчитане на пропуснати и заменени уроци).

Когато попълвате графика, програмата ви позволява да работите едновременно с различни листове и различни файлове.

3. Работа с таксуване

Подготовка този документвинаги отнема много време и е свързано главно с пренаписване. Листовете, върху които трябва да работите са много големи, не са удобни за работа и съхранение. Броенето и проверката на часовете отнема много време, тук това става на машина. За да изчисли такова фактуриране, счетоводителят изчислява на машината, като въвежда формули. През годината, когато таксуването се променя, можете да използвате функцията за копиране, като елиминирате работата по пренаписване и завършвате работата по-бързо.

4. Работа с обобщен лист за напредъка на учениците.

Удобен размер на формата. Можете да представите графично резултатите от академичното представяне. Програмата ви позволява да автоматизирате изчисленията.

Организацията на работа с помощта на информационни технологии позволява да се подобри културата на работа, качеството и дизайна на изходния информационен продукт, да се интензифицира работата на главния учител.

Ускоряването на обработката на информация става възможно благодарение на създаването на база данни, съхранение, коригиране и бързо извличане на информация.

Значително се подобрява културата на проектиране на работа, става възможно представянето на документация в текстови и графични версии, в необходимия за работа мащаб.

Намалява се обемът на извършване на монотонна работа, базирана на пренаписване на информация и извършване на незначителни промени чрез автоматизиране на процесите на актуализиране на информация, създаване и използване на шаблони.

Статията нямаше за цел да опише всички възможности за използване на компютърни технологии в работата на главния учител. Акцентът е върху практическото решаване на няколко неотложни задачи, изпълнявани в ежедневната работа на главния учител, отговарящ за планиране, фактуриране, разписание и др.

В работата си използвам тази технологияот 1997 г. съм готов да помогна на всеки, който се интересува.

Описание

Представеният график ви позволява да разпределите работната сила през месеца и деня, така че да получите еднакво натоварване на отдела през цялото време на работа.

Моля, имайте предвид, че разглежданият вариант не е каноничен и може да изисква допълнения за конкретни бизнес задачи. Но може да се използва и като готово решениеи е тестван в един от руски компании, където ефективността на изпълнението му на моменти надвишава разходите.

Целта на тази статия е да демонстрира прехода от интуитивно планиране на персонала към по-смислено.

Структура

Файлът с графика се състои от един лист, който съдържа:

• Списък на служителите;
• График;
• Информационна таблица и графики.

Списък на служителите

Списъкът на служителите започва като обикновен списък и завършва с фразата "край на списъка". Това се прави специално, така че когато добавяте нов служител, случайно да не загубите правилния набор от формули в информационната таблица.

вкл. при добавяне нова линияза служител изберете точно реда с фразата „край на списъка“.

График

Работните смени на служителите се определят от часове, изписани с тире, например "9-18". Часовете са посочени в 24-часов формат и могат да имат нула пред тях, т.е. смени "7-16", "07-16" и "07-016" са еквивалентни, въпреки че се препоръчва да се използва първата опция, т.к. той е най-четливият.

Графикът се определя за всеки служител на определен ден, т.е. ако трябва да зададете нощна смяна, например от 21.00 до 9.00 на следващия ден, тогава в един ден трябва да посочите "21-00", а в следващия "00-09".

Ако смените са посочени в грешен ред, това ще доведе до неправилно преброяване в информационната таблица и не непременно до грешка. Пример за неправилна заповед за смяна е "15-07".

Информационна таблица

Информационната таблица показва резултатите за всеки ден и за всеки час от деня и съдържа следната информация:

• „Работещи служители” – показва максималния брой едновременно работещи служители на ден или на час;
• „Prod. на служител" - показва средната производителност на служител на ден (за ден) и средната производителност на служител за определен час. Изразява се в количество (клиенти, обаждания, анкети, писма и др.). Производителността на служител на час се задава ръчно, на база специфична статистика на отдела;
• „Обща производителност” – показва сумата от производителността на всички служители;
• "Прогноза за натоварване" - показва прогнозата за натоварване за всеки ден и час. Прогнозата се извършва ръчно, на базата на специфичната статистика на отдела и се изразява в количество (клиенти, обаждания, анкети, писма и др.);
• „Коефициент на натоварване“ – изразява се в проценти и се посочва ръчно за всеки час. Показва колко натоварен трябва да е отделът, за да се извършва работата без пропуски, закъснения и извънреден труд;
• "Зареждане" - показва натовареността на отдела с текущия график или дава грешка "err";
• "Коефициент на отклонение" - задава се в проценти и показва допустимото отклонение от нормата на натоварване. Полетата на реда за зареждане имат условно форматиране, което ви помага да проследите проблемните области във вашия график. Например, ако натоварването е в рамките на нормалното отклонение на натоварването, тогава клетката се маркира в зелено. Ако товарът надвишава скоростта на отклонение нагоре или се генерира грешка, клетката се маркира в червено. Ако натоварването надвишава скоростта на отклонение надолу, тогава клетката се маркира в синьо.

Наличните графики (по две за всеки ден) ясно демонстрират покритието на натоварването на отдела по неговата производителност и отклонението от нормата на натоварване за всеки час от деня.

За по-добро разбиране на графиките и задаване на всички параметри, използвайте съветите в края на тази статия.

1. Какъв е минималният брой служители, които трябва да работят едновременно?

Това е необходимо, защото ако някой от служителите загуби временна работоспособност, тогава няма да има нужда от спешен избор на заместник.

2. Как правилно да се определи представянето на служител?

Производителността на служителите може да бъде измерена различни начини. Всичко зависи от приоритета на целите.

Ако е необходимо да се покрие натоварването на отдела възможно най-точно, тогава е по-добре да се определи личната производителност за всеки служител, т.к. служител с опит и стажант ще имат различна ефективност. Ако искате да използвате този подход, премахнете съюза от клетките, съдържащи пълното име на служителите, и въведете в освободената колона количествен показателпроизводителност на служителите. След това в информационната таблица, в реда „Обща производителност“, заменете формулата, като приложите функцията SUMIF(), като използвате работната таблица на служителите.

Подходът, описан по-горе, ви позволява да видите как отделът ще работи най-тясно, но има своите недостатъци: необходимостта от създаване на допълнителна статистика за анализ; трудността при наблюдение и определяне на причините за неуспехи в ефективността на отдела; насамвсе още не ви позволява да определите точно представянето на даден служител в зависимост от различни ситуации:

• служителят работи след ваканция;
• ефективността на работа преди и след обедната почивка може да варира значително;
• ефективността варира в зависимост от вида на натоварването (клиенти с различни въпроси, различна трудоемкост на задачи, които не са от един и същи вид и т.н.).

По-лесен начин за измерване на производителността е средната производителност на отдела за предходния период. Ако пълното покритие на входящия товар не е толкова важно и позволява отклонения, тогава е по-добре да използвате стандарт за ефективност, към който трябва да се стремят всички служители. Когато планирате графика си, вземете предвид малък коефициент на приспадане за стажанти, служители, които са се върнали от ваканция и т.н. Също така не забравяйте, че производителността може да се променя по различно време на деня и че служителите си правят почивки.

Използването на последния метод опростява контрола, тъй като степента на изпълнение се определя за всеки и в случай на отклонения работата със служителите се извършва индивидуално.

3. Как да се определи скоростта на натоварване и степента на отклонение?

Коефициентът на натоварване често е трудно да се определи веднага, често може да се направи само емпирично, като се използват различни видове статистики и анализи, наблюдения отвън, лични проучвания и др. Освен това за всеки отделен тип скоростта на зареждане е уникална, но има точки, на които искаме да обърнем внимание:

• Не използвайте 100% скорост на натоварване като такова натоварване осигурява огромен стрес за служителите, което в крайна сметка ще доведе до „изгаряне на работа“ и съответно увеличаване на текучеството на персонала;
• Имайте предвид, че натоварването може да не идва постепенно, а на „вълни“. Например натоварването на отдела от 20 клиента в определен час може да означава, че първите 5 пристигат през първите 30 минути, а следващите през последните 30 минути, създавайки чакане, което може да продължи до края на часа или да се премести към следващите часове, увеличавайки натоварването им и някои клиенти може да искат да се свържат по-късно;
• Емпирично определете при какви натоварвания показателите за ефективност на отдела не се променят много и съответстват на желаните параметри, така че ще получите диапазон от стойности на натоварване, където средната стойност от този диапазон ще бъде нормата, а останалите от същия диапазон ще бъде приемливо отклонение.

График за изтегляне

• Следващ >

Ако материалите на сайта са ви помогнали, моля, подкрепете проекта, за да мога да го доразвия.

На нашия уебсайт можете да изтеглите, попълните и отпечатате шаблона за училищен график ( разписание за попълване). За ваше удобство сме подготвили няколко опции, като страници и пейзажни версии в Word файловеи Excel (Word и Excel).

График на звънеца за уроци от 45 минути.

Ако вашето училище има различни часове на почивка, винаги можете да редактирате изтегления файл.

Графикът се променя през цялата година, така че е много удобно да попълните нашите шаблони с вашите данни и да отпечатате на обикновен лист А4. Съветваме ви да добавите нашия сайт към любимите си.

График Word Template № 1 (минималистичен, пагиниран)

Текстов файл на графика на часовете в таблицата, в Word форматОт понеделник до петък, 7 учебни часа. Лист А4, черно-бял.

График Word шаблон № 2 (посочващ времето на уроците и почивките). Страница.

Текстов файл с графика на часовете в таблицата, във формат Word от понеделник до петък, 7 учебни часа. Посочване на часа на уроците и междучасията. Лист А4, черно-бял.

График Word шаблон № 3 (посочващ времето на уроците и почивките). Пейзаж.

Текстов файл с графика на часовете в таблицата, във формат Word от понеделник до петък, 7 учебни часа. Посочване на часа на уроците и междучасията. A4 пейзажен лист, Черно и бяло.

График на уроците в Excel шаблон #1. Страница.

Файл с разписание на уроците в таблица, във формат Excel от понеделник до петък, 7 учебни часа. Посочване на часа на уроците и междучасията. Лист А4, черно-бял.