Към пакета с приложения Microsoft Officeв допълнение към Outlook има и такива общи приложения като текстов редактор на Word, електронен Excel таблици, приложение за изготвяне на електронни PowerPoint презентации и приложение за работа с бази данни на Access.

Всички тези приложения са независими и самодостатъчни, но съвместното им използване разкрива наистина неограничени възможности в организацията на офис работата. Използването на Outlook заедно с други приложения, включени в Microsoft Office, ви позволява да:

• създавайте съобщения, като използвате пълната мощ на текста редактор на думи. В сравнение със сравнително слабите (макар и достатъчни) функции, предоставени от лентата за формат на Outlook, Word може да създава пълноценни документи, които се отличават с разнообразие от стилове и шаблони за дизайн, съдържащи вградени обекти и т.н. Взаимодействието между Outlook и Word ще бъдат обсъдени в първия раздел на тази глава. Освен това този раздел ще обхване общ инструмент за всички приложения на Office - разпределение по маршрута;
• създавайте съобщения, като използвате пълната мощност на редактора на електронни таблици на Excel. Създадената таблица може лесно да бъде изпратена не само като прикачен файл, но и запазена като съобщение. Тази възможност ще бъде обсъдена във втория раздел на тази глава. Освен това в този раздел ще говорим за общ инструмент за всички приложения на Microsoft - поставяне на документи в споделена папка;
• създаване на срещи за участие в електронна конференция, провеждана с помощта на PowerPoint. Създаването на електронна конференция е пряко свързано с използването на горното приложение Microsoft NetMeeting. (Вижте раздел 11.5 „Мрежова среща“).Работата на PowerPoint с Outlook ще бъде обсъдена в третия раздел;
• създавайте съобщения с помощта на Microsoft Access, способен да се свързва с отдалечена база данни за показване на информация. Споделянето на Outlook и Access ви позволява бързо да експортирате и импортирате данни от папки на Outlook в таблици на Access. Тази възможност ще бъде обсъдена в четвъртия и последен раздел на тази глава.

Outlook и Word

Взаимодействието между Outlook и Word е може би най-типичният пример съвместна работа. Вече споменах по-горе, че като редактор на съобщения потребителят може да посочи Майкрософт Уърд.

Пример 18.1. Word като редактор на съобщения

(Използва се в Outlook)

> Инструменти > Съобщение за параметри

Използвайте Microsoft Word като редактор на съобщения

Използвайте Microsoft Word, за да четете съобщения с форматиран текст

Като пример за това как да използвате Word, помислете за създаване на съобщение, съдържащо къдрав тексти диаграма, показваща структурата на тази книга.

Създайте съобщение с помощта на Word

Има два начина да създадете съобщение с помощта на Word:

• Стартирайте приложението Word, създайте документ и изберете команда > Файл > Изпрати > Съобщение.
• Директно в приложението Outlook, като изберете командата > Действия > Ново съобщение чрез > Microsoft Word (фиг. 18.1).

Както можете да видите от фигурата, същността на съобщението не се е променила, полетата за въвеждане на получатели и темата на съобщението са останали, подписът и панелът са добавени автоматично рисуване(Чертеж), но лентата с инструменти е значително обогатена Форматиране(форматиране).

Ориз. 18.1. Outlook съобщение(редактор на Microsoft Word)

Вмъкване на художествен текст

Така че нека първо създадем хубаво заглавие за нашата публикация, използвайки WordArt обект.

Пример 18.2. Вмъкване на WordArt

> Вмъкване > Чертеж > WordArt

Изберете желан стилнадписи ОК

Текст:= структура на книгатаУдебелен OK

(Панел за форматиране) Центрирано

В резултат на нашите действия ще се появи красиво проектиран текст с жълто градиентно запълване в центъра (фиг. 18.2).

За промяна на свойствата този обектМожете да използвате бутоните на едноименната лента с инструменти. В нашия случай нека променим цвета на запълване от жълт на син.

Ориз. 18.2. WordArt текст в съобщение

Ориз. 18.3. Диалогов прозорец Методи за пълнене

Пример 18.3. Промяна на свойствата на WordArt обект

(В лентата с инструменти на WordArt)

WordArt формат Цвят и линии

Методи за запълване с цвят...

градиент

Едноцветен Цвят1 Син

Тип люк от центъра

Опции (Фигура 18.3)

Вмъкване на диаграма

Следващата стъпка, която обмисляме, е вмъкването на диаграма, между другото, което е едно от нововъведенията в Word.

Пример 18.4. Вмъкване на диаграма

> Вмъкване > Органиграма...

Изберете типа диаграма (фиг. 18.4)

Ориз. 18.4. Диалогов прозорец Библиотека с диаграми

В тялото на съобщението ще се появи мъниче, показващо избраната диаграма. Но тя се състои от един „корен“ и само три „клона“, докато тази книга има четири части. Нека добавим друг клон и променим стила на диаграмата.

Пример 18.5. Добавяне на клон към диаграма

(Маркирайте корена на диаграмата)

(В панела Org Chart) Add Shape

Автоматичен формат

Изберете релефен градиент в стил на диаграма

Сега остава да въведете текста на графиката. За да направите това, щракнете веднъж с левия бутон на мишката върху един от късовете на диаграмата и въведете съответния текст. Крайният вариант на съобщението, редактиран и форматиран с помощта на Word, е показан на фиг. 18.5.

Ориз. 18.5. Крайната версия на съобщението

След като съобщението е създадено, остава да попълните полетата На кого(Това) и Предмет(Тема), след което натиснете бутона Изпратете(Изпрати).

Коментирайте

Тъй като нашето съобщение се запазва и изпраща в HTML формат, част от форматирането може да бъде загубено или променено. Имайте това предвид, когато създавате съобщения в Word! Понякога е по-добре просто да прикачите съобщения, които сте създали като прикачен файл.

Отново припомняме, че ние само обмисляме общ принципсътрудничество между Outlook и други приложения на Office. В допълнение към вмъкването на обекти (които са много повече от два), има и форми, рамки, стилове, таблици, полета ... Списъкът е безкраен. Светът на приложенията на Microsoft Office е широк и наистина многофункционален. Научете го паралелно с Outlook и други съществуващи приложения. В крайна сметка пътят ще бъде овладян от ходенето ...

Изпращане на документ по маршрут

Изпращане на документ по маршрута(Маршрутизиране) се отнася за изпращане на документ по имейл до колеги в определена последователност. Последователността на разпределение се нарича път на документа.

След като получи документа, адресатът може да направи своите промени и коментари и да изпрати документа по-нататък по маршрута. В края на маршрута, след като документът бъде прегледан от всички получатели, посочени в списъка за маршрутизиране, можете да поискате връщането на документа или да посочите потребителя, за когото е предназначен, например ръководителя на проекта.

Пример 18.6. Изпращане на документ по маршрут

> Файл > Отвори... (отворете необходимия документ)

> Файл > Изпрати > По маршрута. . .

Нашатирев Антон То

Моховиков Олег То

Текст на съобщението:= Уважаеми колеги! Прочетете приложения документ и изкажете своите мнения и коментари по написаното. Благодаря ви предварително, Егор Усаров.

на свой ред

Връщане в края

Проследяване на състоянието

Изпратете

Коментирайте

По време на изпълнението на тази програма може да видите диалогови прозорциСигурност на Outlook предупреждава за подправяне на трети страни и достъп до данните на Outlook. В този случай винаги се съгласявайте да разрешите достъп (все пак това искане идва от вашите действия и вие го очаквате).

Назначеният маршрут може да бъде прикачен към документа, за да го изпратите не веднага, а да го направите по-късно. За да направите това, на последната стъпка от програмата трябва да натиснете бутона Добавете(Добавяне на фиш).

> Файл > Изпращане > Следваща дестинация...

Изпрати документ Nashatyrev Anton

За да откажете да изпратите документа по маршрута и да прекъснете връзката с маршрута, трябва да щракнете върху бутона ясно(ясно).

Да се ​​върнем към примера. След натискане на бутона Изпратете(Маршрут), автоматично ще бъде създадено съобщение с текста, посочен в полето Текст на съобщението(Текст на съобщението) и с прикачен документ за изпращане (фиг. 18.6). Да приемем, че първият адресат (в нашия пример това е Антон Нашатирев) е конфигуриран отговорно, т.е. той няма да остави полученото съобщение без надзор или да го изтрие, без да го прочете, но ще му отговори правилно: той ще прочете не само съобщението относно пощенския списък, но и самия прикачен документ, и не само да го прочетат, но и да добавят своите желания и коментари към него и след това да го изпратят на следващия кореспондент. Нека се опитаме да проследим как се случва.

За да отвори самия препратен документ, получателят трябва само да щракне два пъти върху иконата на прикачения документ в съобщението. Освен това, по обичайния начин, получателят прави своите промени в документа. В края на работата той трябва да изпрати документа по-нататък по маршрута.

>Файл>Изпращане>Следваща дестинация...

Изпрати документ "Олег Моховиков"

Ориз. 18.6. Съобщение за разпространение на документи

Какво ще стане след това? Първо съобщението ще бъде изпратено до следващия получател в пощенския списък - Олег Моховиков. Той ще може да прочете документа с вече направени промени и да направи свой собствен. Второ, първоначалният подател ще бъде уведомен, когато документът се движи през пощенския списък, тъй като диалоговият прозорец Маршрут(Routing Slip) беше отметнато Проследяване на състоянието(Проследяване на състоянието).

Ако всичко е наред, документът ще бъде популяризиран в пощенския списък, докато не бъде изчерпан целият пощенски списък на този документ. Последният получател в маршрута ще бъде подканен да върне модифицирания документ на инициатора на разпространението и по този начин кръгът ще бъде затворен.

За да ускорите процеса, можете да изпратите документа не един по един, а всички наведнъж. В този случай е отговорност на изпращача да обедини промените.

Outlook и Excel

От самото начало на книгата, когато създаваме съобщение, ние си поставихме за цел да предадем не просто текст, а таблица като основна част на съобщението. Използването на инструменти на Excel улеснява решаването не само на проблема с вмъкването на таблици, но и на свързани компоненти (например диаграми на Excel).

Като пример за това как Outlook и Excel работят заедно, помислете за изпращане на съобщение, съдържащо таблица, показваща броя на страниците за всяка част от книга, и диаграма на Excel, която графично показва процента на всяка част от книгата.

Създаване на съобщение с помощта на Excel

Както при Word, има два начина за създаване на съобщение. Но ако в Word сме избрали втората опция (създаване на съобщение от Outlook), сега нека да разгледаме изпращането на таблица директно от приложението Excel.

Ориз. 18.7. Outlook съобщение (редактор Microsoft Excel)

Пример 18.9. Създаване на съобщение с помощта на Excel

> Файл > Изпрати > Съобщение

Включване на текущия лист в тялото на съобщението

Тема:= Статистика

Въведение:= Тази публикация съдържа...

Коментирайте

В полето Въведение потребителят може да въведе текстово съобщение (коментар) пред таблицата.

Както бе споменато по-горе, ще обмислим изпращането на таблицата, показана на фиг. 18.10. На този етаптаблицата съдържа само текст и няма допълнително форматиране.

Работа с маса

Преди да изпратите съобщение, съдържащо таблица, е желателно да го форматирате: маркирайте заглавието, подчертайте границите и т.н. Но функциите на Outlook ви позволяват не само да форматирате таблицата, но и да работите върху нейната логика. В Пример 18-10 добавихме друг ред, „Общо“, съдържащ сумата от всички страници в книгата, и след това стилизирахме таблицата по съответния начин.

Ако текстът на съобщението не се побира в клетката, границите му могат да бъдат раздалечени. За да направите това, преместете показалеца на мишката до кръстовището с името или номерацията на клетките (показателят ще приеме формата на двустранна стрелка) и, като държите натиснат левия бутон на мишката, преместете границите на колоната или реда до необходимото разстояние.

Пример 18.10. Работа с електронна таблица на Excel

(редактиране)

A6:= Обща сума

Wb AutoSum (форматиране)

А1:Вб (Избира се чрез задържане на левия бутон на мишката)

> Форматиране > Автоматичен формат...

Ориз. 18.8. Форматирано съобщение с електронна таблица на Excel

Коментирайте

В допълнение към използването на автоматичен стил, можете да приложите допълнително форматиране с помощта на бутоните на едноименната лента с инструменти.

Вмъкване на диаграма на Excel

Следващата стъпка, която демонстрира силата на Excel и използването на това приложение с Outlook, е да създадете диаграма, която представя данните в работния лист във визуална графична форма.

Пример 18.11. Поставете Диаграми на Excel

> Вмъкване > Диаграма… Стандартно

Тип кръгъл

Заглавие на диаграмата:= Outlook в оригинал

Подписи за споделяне на данни

Ориз. 18.9. Изградена диаграма

Коментирайте

Ако не бяхме избрали диапазона A2:B6 преди стартирането на диаграмата, можехме да го зададем по-късно, във втората стъпка на съветника за диаграми. В този случай не е необходимо ръчно въвеждане сложна формулав полето Обхват на данните. Достатъчно е да изберете желания диапазон на работния лист с мишката, докато диалоговият прозорец на съветника ще се свие, за да не пречи на селекцията, и формулата ще се появи автоматично.

След като поставите диаграма, тя може да се припокрие с използваната таблица. За да прехвърлите диаграма, достатъчно е да я изберете и като задържите левия бутон на мишката, я плъзнете на желаното място.

Сега нека се обърнем директно към самата диаграма. Всички елементи се показват ясно и красиво, с изключение на самия кръг с данни, който се оказа много малък. За да увеличите площта на чертане на диаграмата, трябва да кликнете върху невидимия квадрат, в който са вписани кръгът и текстовите обяснения (фиг. 18.9). Ще се появи квадратна кутия с дръжки за избор в ъглите. Закачете тези дръжки и плъзнете, разтягайки полето за избор, докато кръгът стане с необходимия ви размер.

И така, съобщението е напълно готово за изпращане, остава да въведете адреса на получателя на съобщението и да натиснете бутона Изпратете лист(Изпратете този лист).

От особен интерес е как нашето съобщение ще бъде показано на потребителя, защото, първо, то се конвертира в HTML формат, и второ, не всеки получател може да има инсталиран Excel. След като изпратите и получите съобщения, отидете на Vпапка входяща кутия(Входящи) и отворете създаденото съобщение (фиг. 18.10).

Ориз. 18.10. Получено съобщение с таблица и диаграма

Първо, както можете да видите, текстът, въведен в полето Въведение(Въведение) предшества масата и е отделена от нея с лента. Второ, форматът на таблицата се запазва. И накрая, нашата гордост - диаграмата напълно съвпада със създадената (формат, данни и т.н.). Единственото нещо, което липсва, е липсата на подпис, тъй като създадохме нашето съобщение от Excel, а не от Outlook. Този недостатък може да бъде коригиран чрез изпълнение на командата преди изпращане > .Insert > Signature > Regards.

Пример 18.12. Поставете подпис

> Вмъкване > Подпис > Поздрави

Коментирайте

Най-общо казано, понякога е необходимо допълнително редактиране и форматиране на съобщенията, ако не е необходимо. След като създаде таблица (с помощта на Excel), потребителят винаги може да отвори съобщението и да го редактира: вмъкнете подпис или редица допълнителни коментари, както и добавете фон, добавете снимка и т.н.

Папка за обмен

Работата с папки на Exchange е толкова обща за всички приложения на Office, колкото и маршрутизираното разпространение. Същността на тази функция е да поставите активния документ в публичните папки на сървъра на Microsoft Exchange. По този начин потребителят, като че ли, отваря достъп до този документвсички участници работна група.

Пример 18.13. Изпращане в папка Exchange

> Файл > Изпращане > Папка за обмен...

Изберете папка < Общая папка>

След като документът бъде поставен в споделената папка, всеки от потребителите може да го отвори, като щракне върху съответната връзка в прозореца за преглед на информация (фиг. 18.11).

Outlook и PowerPoint

Microsoft PowerPoint е универсален инструмент за подготовка на презентации. След като създаде презентация, потребителят може да я покаже като локален компютъри направете онлайн презентация за цялата работна група. Презентацията на PowerPoint се предава в HTML формат и следователно е необходим само браузър, за да я видят участниците Internet Explorer 4.0. По този начин презентацията може да се проведе както в рамките на компанията, така и между членове на малка група, разположена в различни места. Броят на участниците не е ограничен, но ако в презентацията участват повече от 16 слушатели, за провеждането й трябва да се използва специална сървърна зала. Microsoft приложение netshow сървър.

Проблемът с всяка среща е планирането й. Разбира се, за да се проведе конференция, освен желанието на лектора е необходимо и съгласието на участниците. В случай на редовна конференция, участието на всички участници се потвърждава от факта, че всички те се събират заедно и приблизително по едно и също време в стаята, определена за конференцията. Водещият може да насрочи електронна конференция на PowerPoint като всяка друга среща с помощта на Outlook.

Ориз. 18.12. Презентация и диалогов прозорец Планирайте излъчване на презентация

Пример 18.14. Планиране на излъчване PowerPoint презентации

> Слайдшоу > Излъчване на живо > Настройка и график...

Описание:= „Microsoft Outlook 2002 Оригинален“(Фиг. 18.12)

Параметри… Настройки за излъчване (фиг. 18.13)

Режим на дисплея с възможност за промяна на размера

Присвояване...

Въведете или изберете име:< участници в презентацията

Задължително

Изпратете

(Ще се появи диалогов прозорец, който ви уведомява, че излъчването е планирано)

Ориз. 18.13. Диалогов прозорец Опции за излъчване

Коментирайте

Превключватели Само звук(само аудио) и Видео и звук(Видео и аудио) има смисъл да се инсталира, ако компютърът на водещия е оборудван с микрофон и видеокамера, а компютрите на участниците са оборудвани с оборудване за възпроизвеждане на аудио и видео последователности. В нашия пример ние не предполагаме това, така че квадратчето за отметка е отметнато Не(Нито един).

Автоматично попълненият формуляр за среща (фиг. 18.14) е идентичен с тези, обсъдени по-рано, Вижте Глава 2, Календар, и Глава 10, Работа в екип в Outlook.

Коментирайте

Единственото задължително условие за пряко излъчване на презентация пред широка публика е компютърът да е свързан към мрежа (глобална или локална). Допълнителни функциине може да се използва, ако техническите условия не го позволяват.

След съгласуване на времето и състава на участниците, можете да преминете директно към самата демонстрация.

Ориз. 18.14. Форма за среща

Пример 18.15. Представяне на живо предаване

> Слайдшоу > Излъчване на живо > Старт на излъчване...

Когато провежда насрочена конференция, домакинът на презентацията планира да я излъчи с помощта на интерфейса за планиране на среща в Outlook 2002. В определеното време на компютърните екрани на участниците ще се появи прозорец за напомняне за среща, на който участникът ще види бутон, след натискането на който ще се зареди уводната страница на презентацията (Фиг. 18.15 ). Управлява прехода на презентацията на презентатора на слайдове. На екраните на компютрите на участниците слайдовете се показват по същия начин, както при нормално слайдшоу.

Ориз. 18.15. Главна страница на прякото предаване на презентацията

По време на презентация присъстващите могат да водят лични дискусии, да задават въпроси на презентатора и да получават отговори по имейл чрез Outlook.

Outlook и Access

Microsoft Access е универсална система за управление на бази данни, а Outlook е универсална система за управление на информация. Въз основа на тези определения е естествено да се предположи, че тези приложения имат някакви средства за обмен на информация помежду си. Но в допълнение към обмена на информация, Outlook, подобно на Word или Excel, може да създава съобщения с помощта на Инструменти на Microsoftдостъп. Само че в този случай тези инструменти не са в сферата на форматиране или редактиране, а в сферата на предоставяне на данни за изпращане-публикуване.

В този раздел ще разгледаме пример за импортиране на информация от адресна книга на Outlook в база данни на Access, както и създаване на съобщение, съдържащо новоимпортираната информация.

Обмен на информация

Първо отворете Access и създайте база данни. След това нашата цел ще бъде да създадем таблица, съдържаща данни от адресната книга на Outlook.

Пример 18.16. Импортиране на данни от Outlook към Access

> Файл > Външни данни > Импортиране...

Тип файл на Outlook (Съветникът за импортиране на Exchange/Outlook ще стартира автоматично)

> Адресни книги > Адресна книга с контакти на Outlook

В новата таблица

(На тази стъпка се предлага да се определят параметрите на импортираните данни, за да разберете дали изобщо е необходимо да ги импортирате)

Той внася

Импортиране в таблица:= Контакти

Ориз. 18.16. Таблица на Microsoft Access с импортирани данни

След импортиране, както се очаква, Access ще се покаже нова маса Контакти,съдържаща информация от адресната книга на Outlook. Резултатът от импортирането е показан на фиг. 18.16.

Работа със страницата с данни за достъп

Помислете за следния пример. Да кажем, че един от участниците в проекта е създал база данни, чиято информация е интересна и може би необходима за други членове на екипа. Има няколко решения за тази задача, но ние ще се съсредоточим върху опцията за изпращане на съобщение, съдържащо страница с данни за достъп. Всъщност съобщението просто съдържа HTML страница с ActiveX обект, който се свързва с базата данни и показва данните.

Пример 18.17. Създайте съобщение с Access Data Page

> Действия > Ново съобщение чрез... > Microsoft Office > Страница с данни на Microsoft Access

(Отваря Access със съветник Нова страницадостъп до данни)

Конструктор

Избор на източник на данни:=< База данни>

След извършените процедури ще се отвори страница с решетка с данни. Така че, на първо място, трябва да поставите информационни полетакоито ще бъдат на страницата. За да направите това, плъзнете необходимите полета върху решетката на таблицата и заменете името й, например с Контакти.След това въведете името на получателите на съобщението и щракнете върху бутона Изпратете копие.

Преди да изпрати съобщение, потребителят може да види как то ще бъде показано на получателя. За да направите това, изберете команда > Файл > предварителен прегледуеб страници. Ще се отвори уеб браузър със заредената страница, която ще се покаже по същия начин на получателя на съобщението.

Ориз. 18.23. Уеб страница с данни от Access

Използване на бутоните Назад и Напред,можете да навигирате в данните от таблицата Контакти.Също така, когато зададете подходящите параметри за достъп, можете да редактирате таблицата (добавяне или изтриване на записи), организиране на филтриране на данни и т.н. Но това вече е извън обхвата на тази книга.

Резюме

И така, в тази глава разгледахме как Office и Outlook могат да работят заедно. Наистина, работата с Outlook, заедно с инструментите, предоставени от Word, Excel, PowerPoint и Access, ви позволява да създавате богати съобщения и да организирате по-удобен обмен на информация и достъп до нея.

• дума.Форматиране на съобщение. Използване на Wordкато редактор по подразбиране. Раздаване на документа по маршрута.
• Excel.Създайте публикация с таблица и диаграма. Поставяне на документи в публичните папки на Exchange сървъра.
• PowerPoint.Организирайте онлайн среща, за да покажете презентация.
• достъп.Импортиране на данни от Outlook към Access. Създайте съобщение, съдържащо страница с данни за достъп.

В зависимост от версията на Word или Outlook, която използвате, можете да вмъквате и добавяте различни обекти (като PDF файлове, диаграми или работни листове на Excel) или имейл съобщение към документ на Word чрез свързване или вграждане. За да вмъкнете обект, в таб ПоставетеНатисни бутона Предмет.

Вмъкване на нов обект

Да създам нов файлЗа да поставите в документ на Word или имейл съобщение:

Съвет:

Информация в раздела Резултатопределя се от избрания тип обект и състоянието на квадратчето за отметка като икона(инсталиран или не). Тази информация ще ви помогне да решите какво точно трябва да вмъкнете и под каква форма.

За да промените данните във вмъкнат обект, щракнете двукратно върху него.

Свържете или вградете съществуващ файл

За да свържете или вградите вече създаден обект:

Вградени обекти и свързани обекти

Вградени обектистават част от файла на Word или имейл съобщението и след като бъдат поставени, вече не са свързани с оригиналния файл.

Свързани обекти може да се актуализира при промяна изходен файл. Свързаните данни се съхраняват в изходния файл. IN Word файлили имейл съобщение (целеви файл), само местоположението на изходния файл се съхранява и се показва изглед на свързаните данни. Ако размерът на файла има значение, използвайте свързани обекти.

MS Word предоставя редица клавишни комбинации, за да ускорите работата на вашия офис. Ако трябва да използвате много MS Word, тогава е силно препоръчително да научите някои полезни клавишни комбинации - Това ще ви помогне да работите бързо. можете да щракнете ctrl+bза удебеляване на текста, Ctrl+Uза да направите текста подчертан. Тези клавишни комбинации работят във всички части на Microsoft Office като MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint и др.

По подразбиране обаче MS Word не предоставя пряк път за зачертаване на команда.Дори ако зачертаването е често използвана команда, изненадващо е, че Microsoft не е създала клавишни комбинации за зачертаване.Но хубавото е, че можем да персонализираме MS Word, за да създадем такава комбинация от клавиши за бърз достъп. Днес ще ви науча как да инсталирате бърз начинза да направите текста зачертан.

Какво е зачертано?

Понякога в документ не ви трябва определен текст, но не искате да го изтриете. В такива случаи можете да зачертаете текста. Част от текст ще остане в документа за по-късна употреба (и дори за по-късно включване), но в същото време зачертаването ще покаже на читателя, че текстът вече не е подходящ. Изглежда нещо подобно: зачертано

Как да настроите прекия път за зачертаване в MS Word

Ще трябва да извършите следния процес само веднъж и след това ще можете да зачеркнете текста, като натиснете избраната клавишна комбинация.

Отворете всеки документ на MS Word.Можете дори да отворите празен документ, и.

Натиснете Ctrl+Dза да отворите диалоговия прозорец Шрифт. Този прозорец показва опциите за форматиране на шрифта.

Сега натиснете Ctrl+Altи задръжте двата клавиша натиснати натиснете клавиша плюсна цифровата клавиатура (Numpad).

Курсорът ще се промени на карамфил с формата на карамфил. Освободете клавишите Ctrl + Alt и щракнете върху опцията Зачертаване в диалоговия прозорец Шрифт (показан като червен кръг на изображението по-горе).

Ще се отвори диалоговият прозорец Персонализиране на клавиатурата. Поставете курсора в полето Отпечатване на нови етикети на ключи натиснете клавишната комбинация, която искате да зададете, за да зачеркнете опцията. Сложих го Ctrl+Shift+S... Можете също да го инсталирате така. Поставете курсора вътре Натиснете - нов ключпряк пъти натиснете Ctrl+Shift+S.

MS Word автоматично ще улови клавишите, които натискате. Можете да използвате произволна комбинация от Shift, Alt, Ctrl и клавишс писмо.Ако натиснете клавишна комбинация, която вече е присвоена на друга команда, MS Word ще ви покаже тази информация. По-добре да не презаписвате съществуващия пряк път. Ctrl + Shift + е добра комбинация.

Кликнете върху бутона Назначаванеза да зададете прекия път за зачертаване.

Сега, за да проверите дали работи или не, напишете нещо във вашия документ на MS Word. Изберете текста и натиснете Ctrl + Shift + S (или каквато комбинация изберете). Избраният текст веднага ще бъде зачеркнат.

Надявам се, че сте намерили този малък съвет за настройка зачеркнат етикетв MS Word полезно. Ако имате някакви въпроси по тази тема, не се колебайте да ме зададете чрез секцията за коментари на тази страница. Ще се постарая да ви бъда полезен. Благодарим ви, че използвате TechWelkin!

Word, Outlook и Internet Explorer са може би най-често използваните програми персонален компютър. Почти всички собственици на компютри знаят как да работят с тези приложения, но повечето от тях са запознати само с малка част от техните възможности. Следователно загубите от неефективното използване на тези програми са много високи. Надяваме се, че съветите по-долу ще ви помогнат да работите по-бързо и да спестите ценно време.

Слово

Сравнете документите един до друг

Вероятно сте се сблъсквали с проблема с трудността при сравняване на две версии на един и същи документ. Word 2003 въведе възможността за сравняване на документи в режим един до друг, което ви позволява да извиквате два документа наведнъж и да ги превъртате едновременно и поотделно, сравнявайки определени секции от два документа.

Отворете два документа и изберете команда Прозорец => Сравнете рамо до рамо с... Ако имате само два отворени документа, те ще бъдат сравнени, в противен случай програмата ще ви помоли да изясните кои документи трябва да бъдат сравнени.

Появява се плаващ панел за управление на документи (фиг. 1). Натискането на левия бутон променя режима на превъртане (включва/изключва режима на едновременно превъртане), а десният бутон ви позволява да върнете позицията на прозореца до позицията, от която сте започнали да сравнявате документите.

Уеб страници с минимум излишни тагове

Когато записвате уеб страници или изпращате електронни съобщенияв HTML формат с помощ от Microsoft Word, към документа се добавят допълнителни тагове, които ще ви позволят да използвате цялата функционалност на Word за по-нататъшна работас документ.

За да намалите размера на уеб страница и имейл съобщение в HTML формат, можете да запазите данните в специален филтриран формат (филтриран HTML) в този случай ненужните тагове ще бъдат премахнати.

Ако отворите уеб страница, записана във филтриран HTML режим в Word, част от функционалността за по-нататъшно редактиране на този документ може да бъде загубена. Например списъци с водещи символи и номерирани списъци ще бъдат показани, но възможността да ги променяте с помощта на Word ще бъде загубена.

Следователно трябва да използвате филтрирания HTML режим само на последния етап преди директен превод в HTML.

Всички елементи на сайта в един файл

Word 2003 въведе възможността за запазване на всички елементи на уеб сайт, включително текст и графики, в един файл. За да използвате тази възможност, просто изпълнете командата Запази катои изберете елемент уеб страница с един файл. В този режим се извършва капсулиране, което позволява например да изпратите целия уеб сайт като имейл съобщение или прикачен файл към електронна поща. Този форматподдържа се в Internet Explorer 4.0 и по-нови версии.

Как да добавите заглавие (заглавие) към уеб страница

Заглавието се появява в заглавната лента в горната част на прозореца и също, например, в хронологията на сърфирането на уеб браузъра. Ако някой запази връзка към вашата уеб страница, заглавието на заглавието се появява в личния списък на списъка с любими на лицето. За да зададете заглавието, е необходимо да изпълните командата Файл => Запазване като уеб страница, щракнете върху надписа Промяна на заглавието(фиг. 2) и въведете желаното име.

Как да оптимизирате уеб страници за определен браузър

Като запазите документ на Word като уеб страница, можете да го оптимизирате за определен браузър.

Изпълнете командата Инструменти => Опциии в панела със същото име изберете раздела Общ, а в него панела Уеб опцияс. В раздела Браузърив полето Хората, които разглеждат тази уеб страница, ще използватизберете желаната версиябраузър (фиг. 3). В списъка Настроикиактивирайте (или деактивирайте) изброените функции.

Повторно използване на функцията Format Painter

Когато щракнете върху иконата Format Painter(формат за копиране), форматирането на текста на областта, където се намира курсорът, се копира. Сега, ако изберете някоя област от текста, Format Painter прилага горното форматиране към нея.

Много потребители са запознати с тази функция, но това, което повечето не знаят е, че ако щракнете двукратно върху иконата Format Painter, можете да приложите отново копирания формат толкова пъти, колкото е необходимо, и тази функция ще бъде активна, докато клавишът Esc не бъде натиснат.

Запазване на всички/Затваряне на всички

Ако държите клавиш за преместванепри избора на артикул Файлово меню V Word програма, съставът на менюто се променя. Вместо близосе появява функция Затвори всички, но вместо това Запазване — Запази всичко(фиг. 4).

Линия без куршум

Докато създавате списък с водещи символив Word често възниква ситуация, когато е необходимо да оставите следващия абзац без куршум. За да направите това, натиснете клавишната комбинация Shift+Enter. На следващия ред, когато щракнете Въведете, новият ред отново ще бъде с топче.

Например:

Как да използвате правилното форматиране при поставяне

В случай на копиране на текст от документ в Word, последният автоматично прехвърля текста с форматирането, извършено в документа, от който е направено копието. За да може вмъкнатият текст да има същото форматиране като документа на Word, използвайте командата Редактиране => Специално поставяне => Неформатиран текст(фиг. 5).

Форматиране с интелигентен етикет

След като поставите текст в което и да е приложение на Office, щракването върху интелигентния етикет отваря меню с избор на типове форматиране, включително следните опции:

• Keep Source Formatting това ще запази формата, който текстът е имал в изходния документ;
• Форматиране на съвпадение на местоназначението вмъкнатите данни ще бъдат форматирани според дизайна на документа, в който е направено вмъкването (фиг. 6).

Как да добавите описание към вашия Word документ

Свойствата на документа са информацията, която Microsoft Word ви позволява да добавите към всеки документ. Това полезна функциямалко хора го използват, но междувременно с негова помощ можете да добавите цял набор от описания и инструкции, което ще бъде особено ценно, ако работите в екип. За да добавите описание на Word документ, трябва да извикате панела Document Properties с помощта на командата Файл => Свойства(фиг. 7).

Бърз достъп до избрани документи

Искате ли да имате бърз достъпна ред Word документи? Няма нищо по-лесно! Изпълнете командата Изглед => Ленти с инструменти => Персонализиране, изберете раздела Команди, глава Вградени менютаи плъзнете иконата работавърху панела, както е показано на фиг. 8.

Сега да добавя текущ документв менюто Работа, просто го отворете и щракнете върху елемента Добавяне към работното меню(фиг. 9) текущият документ ще бъде добавен към менюто. Можете да го премахнете с помощта на клавишната комбинация Ctrl+Alt+ минус.

Вмъкване на ред в документа

Искате ли да отделите абзац с линия? Натиснете клавиша тире три пъти и натиснете Въведетеи ще получите тънка линия. Натиснете клавиша за долна черта три пъти и натиснете Въведетевземете дебела линия. И когато натиснете клавиша със знака за равенство три пъти и Въведетеще получите двойна линия.

Калкулатор в Word

Знаете ли, че към панела на Word може да се добави калкулатор?

Изпълнете командата Изглед => Ленти с инструменти => Персонализиране => раздел Командии поставете иконата Tools Calculate на лентата с инструменти (фиг. 10). Сега, като напишете някакъв израз, изберете го и натиснете бутона Инструменти Изчисли, можете да получите резултата (фиг. 11).

За да замените израз с резултат от преброяване, натиснете клавишната комбинация ctrl+v.

Непрекъснато увеличение

За да промените мащаба на документа, натиснете клавиша ctrlи използвайте колелцето на мишката, за да увеличите, докато получите необходимо разрешение. Това е много по-удобно от достъпа до менюто.

Outlook

Контролирайте спам филтъра в Outlook 2003

IN пощенски клиент Microsoft Outlook 2003 има вграден спам филтър, който е предназначен да отсява нежеланите съобщения и да ги поставя в отделна папка.

Въпреки това, тази папка трябва да се проверява и наблюдава от време на време, така че полезен имейл да не бъде разпознат като спам.

Филтърът в Microsoft Outlook 2003 анализира формалните атрибути на съобщението и тялото му. Когато анализира формалните атрибути на съобщение, филтърът използва черни и бели списъци.

Ако получите нежелан имейл, щракнете върху него Кликнете с десния бутонмишката и в падащото меню (фиг. 12) изпълнете командата Нежелана поща => Добавете подател към списъка с блокирани податели. Имейл съобщения от абонати, които са поставени в Списък с блокирани податели, ще бъдат блокирани и изпратени в папката Папка за нежелана поща.

Ако, напротив, програмата погрешно постави писмото, от което се нуждаете, в папката Папка за нежелана поща, добавете този потребител към Бял списъкпо команда Добавете подател към списъка с безопасни подателиоттук нататък няма да бъде блокиран.

Редовни съобщения в Outlook 2003

Способността на Outlook 2003 да сортира пощата по дискусия ( Преглед => Подреждане по => Разговор) ви позволява бързо да преглеждате съобщения и бързо да изтривате нежелана поща. Организирайте прегледа на пощата по горния начин (фиг. 13) и ще видите, че има верига от по-ранни писма за много теми. Този методпоказването на кореспонденция улеснява намирането и изтриването на остарели писма.

Запазете документи, където искате

Когато получите съобщение с прикачен файл и искате да го запишете на диск, по подразбиране Outlook ви подканва да запишете прикачения файл в папка Моите документи. Ако записвате прикачени файлове на различно място, ще трябва да променяте дестинацията всеки път. Добавянето на пряк път към папката ще помогне за ускоряване на процеса. Моите документи, изпращане в желаната папка.

Internet Explorer

Как да ограничим достъпа на децата до нежелани интернет ресурси

Ако сте изправени пред задачата да ограничите достъпа на децата до нежелани уеб ресурси, тогава с помощта на Internet Explorer 6 можете да зададете парола за достъп до такива ресурси, както и да напишете списък с разрешени и забранени сайтове. За да се въведе забрана за неконтролиран достъп до интернет ресурси в

Internet Explorer, изпълнете командата Инструменти => Интернет опциии изберете раздела Съдържание(фиг. 14).

Бутон за активиране Включии в панела, който се показва, изберете раздела са често срещани. В този раздел използвайте функцията Създай парола. Отсега нататък достъпът до забранени ресурси ще изисква парола.

Променете размера на шрифта в IE

Просто, но много полезен съвет. Не всички уеб страници предлагат оптимални размери на шрифта и ръчкането с настройките на шрифта всеки път е досадно. Натиснете клавиш ctrl, а чрез движение на колелцето на мишката можете да увеличите или намалите размера на шрифта на показвания текст.

Отворете връзката в нов прозорец

Какво да направите, ако не искате да напускате текущата страница, но в същото време искате да видите връзката към нея? При щракване върху URL адресзадръжте ключа Shiftв този случай страницата ще се отвори в нов прозорец.

Как да промените началната страница

Някои програми задават страницата си като начална страница. За да промените страницата, от която трябва да започне прегледът, трябва да изпълните командата Tools => Internet Options и в раздела Начална страница(фиг. 15) посочете желания адрес или изберете артикул С празен.

URL бързо набиране

Ако URL адресът, който трябва да въведете в адресната лента, е www.name.com, тогава просто трябва да въведете това име и да натиснете клавишната комбинация Ctrl+Enter.

Бърза навигация между уеб страници

Бързото придвижване между множество уеб страници се извършва удобно чрез задържане на клавиш Shiftи колелце на мишката.