Как да подпиша Word файл с електронен подпис. Поставяне на подпис в MS Word документ

Работя в Майкрософт Уърдс файлове, които трябва да бъдат потвърдени, одобрени, подписани, знаете, че те трябва да бъдат разпечатани и занесени на определено лице за проверка. Или давате електронната версия за проверка и след това чувате, че всичко е наред и трябва да я разпечатате и да я донесете отново. Но подобни действия могат да бъдат избегнати.

В тази статия ще разберем как можете да подпишете документ, създаден в Word, с електронен цифров подпис или EDS. Разгледайте различните му опции: създайте го на видим ред или просто го добавете към файла.

Как да направите ред за вмъкване на електронен подпис в Word

Първо, нека да разгледаме как да вмъкнем желания ред в Word.

Отворете необходимия документ. След това поставете курсора там, където искате да вмъкнете региона.

Можете да напишете някакъв текст, например „Одобрено:“, и с нова линиявмъкнете празни редове.

След това отидете в раздела „Вмъкване“, в групата „Текст“ щракнете върху стрелката до бутона „Линия на подписа“и изберете от списъка „Линия за подпис Microsoft Office» .

В следващия прозорец се съгласяваме с написаното там и натискаме „OK“.

Ще се отвори прозорецът с настройки. В него попълнете всички предложени полета. Въведете данните за лицето, което ще подпише: неговото име, длъжност, адрес електронна поща. Можете да промените инструкциите или да оставите предложения текст. Поставете отметка в квадратчето „Покажи датата...“и щракнете върху OK.

В резултат на това ще получим следния ред. Тук ще трябва да се подпише лицето, чиито данни са посочени под него. Можете да отпечатате документа и да го занесете за проверка или можете да накарате този човек да се подпише директно в Word, като добави електронен подпис към посоченото поле.

Ако не е необходимо да добавяте подобен ред, тогава можете сами да направите ред в Word желан типи желана дължина. Използвайте инструкциите за това, като щракнете върху връзката.

Как да подпишете файл с цифров подпис

Ако към вашия документ е добавен ред, за който писах по-горе, тогава нека да разберем как да вмъкнем нещо в него.

Първо прочетете текста и се уверете, че всичко в него е правилно. След това щракнете с десния бутон върху областта и изберете от контекстно меню"Знак" .

В следващия прозорец щракнете върху „OK“.

Цифров електронен подпис в Word може да бъде различен вид. В предложения прозорец, в полето срещу кръста, можете просто да напишете вашето фамилно име и инициали. И можете да добавите изображение с вашата ръкописна версия или личен печат към това поле.

Нека да разгледаме втория вариант. За да направите това, трябва да се подпишете на листа и да сканирате картината или можете да я снимате на камерата. Основното е, че резултатът е изображение, запазено на компютър с вашата картина или печат.

Когато правите изображение с картина, щракнете върху този прозорец „Избор на снимка“.

Намерете нарисувана картина на вашия компютър, изберете я и щракнете върху „Избор“.

В прозореца ще се появи необходимото изображение. Името също ще бъде добавено сметкас който е подписан документът. Щракнете върху Подписване.

Потвърдете създаването на подпис.

След като файлът бъде подписан, в горната част ще се появи информационен ред, който този документ „Маркирано като окончателно“и възможността за редактиране ще бъде ограничена. В лентата на състоянието също ще се появи икона.

Като щракнете върху него, вдясно ще се отвори зоната "Подписи". Тук можете да видите кой друг трябва да подпише - те ще бъдат показани в блока. Ако текстът вече има надписи, те ще бъдат показани в блока "Валиден".

Като щракнете върху стрелката до подписа, можете да изберете един от елементите от падащото меню: състав, конфигурация или изтриване.

Ако сте отворили подписан документ и искате да промените нещо в него, след като щракнете върху бутона „Редактирайте въпреки това“ще се появи прозорец с предупреждение, че след това всички подписи ще бъдат изтрити.

Ако сте се съгласили с изтриването, ще се отвори следният прозорец.

След като подписите бяха премахнати, те изчезнаха от текста и в съответните полета, а в зоната вдясно вече са в блока.

За да подпишете отново, можете направо от падащия списък до правилният човекщракнете върху „Подписване“. След това следвайте всички стъпки по-горе.

Как да подпиша целия документ

Можете да направите това по малко по-различен начин. В същото време в текста няма да бъде добавен ред с данните на подписалото лице. Избраният файл просто ще бъде маркиран по определен начин и възможността за редактиране ще бъде загубена.

За да вмъкнете такъв невидим EDS, отидете в раздела "Файл", след това в "Подробности". Следващ клик „Защита на документа“и изберете от списъка „Добавяне на цифров подпис“.

Кликнете върху "OK" в прозореца, който се показва.

В прозореца за потвърждение щракнете върху „OK“.

Сега файлът ще бъде подписан и в раздела "Файл" - "Подробности" можете да видите кой точно.

Освен това в горната част ще се покаже информационен ред, че е маркиран като окончателен и не може да се редактира, в противен случай всички подписи ще бъдат изтрити. В района вдясно в блока "Валиден"можете да видите кой е одобрил, докато в самия текст няма да има съответен ред.

Малко потребители знаят, че продуктите на Microsoft Office могат да работят с EDS (електронен цифров подпис). Тази функция ви позволява да подписвате документи на Word или Excel по електронен път и да ги изпращате по пощата. Такъв подписан документ е еквивалентен на хартиен вариант с подпис и печат.

Това значително опростява обмена между заинтересовани страни и организации. Тъй като няма нужда да носите хартиени версии или да ги изпращате по пощата.

Но при използване на EDSза подписване на електронни документи много често има различни проблеми. Те могат да се появят поради проблеми със самия офис. Между другото, имам цял раздел, посветен на него, има много статии, в които описах различни проблеми и техните решения, които възникват при работа с Microsoft Office, препоръчвам да го прочетете, ще бъде много полезно. Днес ще говорим за две от най-често срещаните от тях.

За работа е по-добре винаги да използвате лицензиран софтуер, това важи за Microsoft Office и CryptoPro. Ако офисът е достатъчно скъп, има методи за решаване на проблема. Тогава цената на CryptoPro е приемлива.

Има много причини, поради които могат да възникнат тези грешки. В моя случай първата грешка възникна след първоначалната настройка. Това е инсталацията на CryptoPro, инсталацията на EDS сертификата. И първият опит за подписване на документа. Втората грешка се появи след преиздаване на сертификата съгласно новия GOST 2012. Имаше само едно решение за тези проблеми.

За подобряване на знанията за работа с електронни ключовеПрепоръчвам да прочетете тук. От него ще научите как да копирате сертификата от частен ключот регистъра до медиите. И тук казах как да разреша проблемите с дългото отваряне на хранилището за сертификати.

Първата грешка, която може да се появи при опит за подписване на документ, е „Алгоритъмът за криптиране не е инсталиран на този компютър“.

И второто „Не може да се добави подпис към документа, ако за подписване се използва смарт карта, трябва да се уверите, че четецът на смарт карти е инсталиран правилно.“

Двете най-чести грешки при работа с цифрови подписи в Microsoft Office

И така, какво да правя, ако има проблеми. На първо място, трябва да инсталирате продукта CryptoPro Office Signature. Тази програма ви позволява да създавате и проверявате електронен подпис Microsoft документиофис.

Отиваме на сайта, изтегляме програмата и я инсталираме. Ако имате затруднения с инсталирането, има подробни инструкции.

След инсталирането рестартирайте Microsoft Office. Отиваме в елемента от менюто „Файл“, в примера използвам Microsoft Office 2016. Тези продукти имат вграден механизъм за работа с EDS. След като инсталирате CryptoPro Office Signature, трябва да се появи допълнителен елемент специално от CryptoPro. Ако по-рано трябваше да отидете в елемента „Защита на документи“ и да изберете „Добавяне на цифров подпис“ там. Сега избираме „Добавяне на електронен подпис (CryptoPro)“ и се опитваме да подпишем.

След извършените действия документът трябва да бъде успешно подписан. В повечето случаи програмата CryptoPro Office Signature помогна да се отървете от тези грешки. Ако все още не можете да подпишете документа и възникнат различни грешки, пишете в коментарите и ще се радвам да помогна.

Подписването на файлове с помощта на цифров подпис е станало обичайно за предприемачите. Но все пак много начинаещи имат въпрос как да подпишат документ на Word с EDS. Най-често, когато трябва да работим с EDS, се сблъскваме с MS Office. Но първо си струва да разберете какъв е този елемент в компютърните документи.

Това понятие включва виртуален обект, с помощта на който е възможно да се установи самоличността на автора, който го е създал. Съответно, това помага да се гарантира надеждността и целостта цифров файл. В зависимост от това кой цифров подпис използвате, ще можете да проследявате и последващи промени в съдържанието на отчета с този модерен инструмент за защита на авторските права. Ето защо си струва да знаете как да направите електронен подпис в Word.

Електронното удостоверяване като стандартна процедура

Преди да разберете как да подпишете EDS word документ, първо си струва да го създадете. След това ще последва създаването на реда за подпис и едва след това ще се появи самият подпис.

В зависимост от софтуера, който използвате, процесът на подписване на Word файл може да има някои разлики, но същността остава същата. Помислете за последователността от действия, която се препоръчва за версия 2007 на програмата.

За да добавите необходимия ред в Microsoft Office, трябва:

1. Преместете курсора, така че да е на мястото, където искате да вмъкнете реда, съдържащ вашия компютърен подпис.
2. Отворете прозореца "Вмъкване" и щракнете върху групата "Текст". След това курсорът се задържа до колоната на менюто "Подпис". Изберете и щракнете върху Ред за подпис на Microsoft Word.
3. След това ще трябва да направите настройки в прозореца, който се отваря, тоест да посочите информация за лицето, което подписва файла.
4. Ако е необходимо, може да се наложи да създадете друг ред, за да посочите допълнителен подпис (придържайки се към горните точки).

Специален случай: Насочване на ред

За да подпишете ред, ще трябва да изберете реда за директно въвеждане на цифров подпис. За извършване на действие като подписване електронен документ EDS, трябва да отворите прозореца „Подпис“ и да предприемете някое от следните действия:

• Изберете желаното име до X.
• Също така, когато щракнете върху функцията "Избор на снимка", можете да приложите изображението на вашия EDS.
• При условие, че използвате таблетен компютър, ще имате възможност да добавите ръкописен подпис.
• Ако сте инсталирали специален софтуер за цифрови подписи, можете просто да кликнете върху бутона „Абониране“.
• Ако се чудите как иначе можете да подпишете цифрово документ на Word, има още една опция, за която трябва да знаете. Можете да станете създател на невидим подпис, който няма да се показва. Но ако отворите реда "Подпис", който се намира в долната част на екрана в лентата на състоянието, тогава той ще се покаже.

В допълнение към информацията как да подпишете електронен документ, трябва да знаете за специално разработения за тази цел софтуер, чиято задача е да контролира сертификати от цифров тип и да извършва крипто операции. Такъв софтуер може да улесни процеса на подписване на файлове с цифров удар. Предимството на тази програма е, че може да се използва за подписване на файлове с различни формати, както и архиви или файлови пакети. С негова помощ е възможно да се постави и подобрен и допълнителен EDS.

Когато е необходимо да подпишете документ с помощта на EDS, често имаме работа с документи на MS Office.

Нека разгледаме по-отблизо процедурата за подписване на такива файлове и след това да преминем към по-редки формати на електронни документи.

Какво е електронен подпис на документи?

Това е електронен обект, който помага за установяване на авторство и проверка на автентичността и целостта на цифров документ.

В зависимост от вида на използвания EDS, това модерно съоръжениезащитата на електронната информация ще помогне да се потвърди авторството и да се проследят промените, направени в документа след подписването му.

Стандартна процедура

За да подпишете документ с помощта на EDS, първо трябва да създадете текста на документа, след това да добавите реда за подпис и самия подпис.

Процедурата за подписване на документ може да се различава в зависимост от използвания софтуер. Помислете за стандартната процедура, препоръчана за файлове на седмата версия на MS Office.

За да добавите ред за подпис към файл на MS Office, трябва:

• Поставете курсора на мястото в подписания документ, където искате да добавите реда EDS.
• В раздела „Вмъкване“ изберете групата „Текст“, след което преместете курсора до реда „Ред за подпис“ от падащото меню и изберете „Ред за подпис на Microsoft Office“.
• Настройте подписа в съответния диалогов прозорец (въведете информация за лицето, което подписва документа).
• Ако е необходимо, създайте ред за друг подпис, като следвате трите стъпки по-горе.

За да подпишете ред на документ, е необходимо да изберете самия ред за въвеждане на EDS. За да подпишете документ с помощта на EDS, моля, свържете се с диалогов прозорецПодпишете и направете едно от следните неща:

• въведете името си до иконата X (ще бъде добавена печатна версия на EDS);
• възможно е също така да използвате изображение на вашия ръкописен подпис (щракнете върху бутона „Избор на изображение“);
• ако използвате компютър таблет, Можете да добавите свой собственоръчен подпис (въведете името си до X);
• ако използвате специален софтуер за EDS, просто щракнете върху бутона „Подписване“.

Можете също така да създадете невидим подпис, който не се вижда в съдържанието на документа, но може да се покаже, като щракнете върху реда „Подпис“, разположен в лентата на състоянието в долната част на екрана.

Електронен подпис на документи: не може да бъде по-лесно!

Подписването на HTML-XML- и PDF-документи се основава на принципа, описан по-горе с някои изменения. За да подпишете документ в HTML формат, трябва да създадете скрито скрито поле в съответната форма. Но работата в уеб браузър е максимално опростена за потребителя на EDS.

Следователно всичко, което трябва да направите, е да попълните формуляра и да натиснете бутоните Подписване и Изпращане. Системата ще свърши останалото.

XML документът е подписан като обикновен файл на Office. Най-активната работа с файлове във формат XMLdsig се извършва с подкрепата на програмата CryptoARM и Microsoft приложения Office InfoPath 2003.

Надежден крипто асистент

С помощта на специален софтуер, предназначени за извършване на крипто операции и контрол цифрови сертификати, значително опростява процедурата за подписване на документи с помощта на EDS.

CryptoARM е най-често срещаната програма за такива криптооперации в ОНД. В допълнение към криптиране и сигурно съхранение на данни, той предоставя широки възможностиза да подпишете бързо и удобно документ с помощта на EDS:

• можете да подпишете не само отделен файл, но също и пакет от файлове или архиви;
• можете да използвате както прост, така и подобрен електронен подпис;
• възможно е да се създаде не само първичен, но и допълнителен (подпис на документ от две или повече лица) и удостоверяващ (окончателен подпис на документ от служител с по-висок ранг) EDS;
• при работа с MS Office документи (Word, Excel, PowerPoint) е възможно използването на видим и невидим електронен подпис. Подпишете документ с EDSвъзможно по два начина. Ако трябва да се добавят два или повече подписа към файл, се използват видими линии за подпис, за да се намали рискът от грешки. Ако документът е подписан от едно лице, се използва невидим електронен подпис;
• CryptoARM също така ви позволява да предоставите на лицето, подписващо документа, инструкции (използвайте полето Инструкции за подписващия), да добавите коментар към самия подписал (отметнете съответното поле), да покажете датата на подписване на документа;
• ограничението за размера на подписаните файлове се определя от изключителното количество свободна памет на вашия компютър;
• Неограничен брой файлове могат да се обработват едновременно.

За осигуряване на правната легитимност на документите в PDF форматизползва се програмата “CryptoPro PDF”. Използва се за подписване на документи. Adobe AcrobatИ Adobe ReaderВерсия 7 и по-нова.

Днес разгледахме различни стратегии за подписване на цифрови документи, създадени в най-разпространените електронни формати.

Благодаря ви много, Михаил, всичко беше направено бързо и най-важното беше ясно за мен ... Откакто намерихме взаимен език. Бих искал да поддържам връзка с вас в бъдеще. Надявам се на ползотворно сътрудничество.

Олеся Михайловна - генерален директор LLC "VKS"

От името на Държавното унитарно предприятие "Севастополско авиационно предприятие" изказваме нашата благодарност за професионализма и ефективността на вашата компания! Пожелаваме на вашата компания по-нататъшен просперитет!

Гускова Лилия Ивановна - управител.СУЕ "САП"

Благодаря ти, Майкъл, за помощта с дизайна. Много квалифициран служител +5!

Надя Шамилевна - Предприемач IP Аношкина

От името на фирма "АКБ-Авто" и от свое име, изразявам своята благодарност към вас и всички служители на вашата компания за продуктивна и висококачествена работа, чувствително отношение към изискванията на клиентите и ефективност при изпълнение на поръчаната работа .

Насибулина Алфира - старши мениджър"АКБ-Авто"

Искам да благодаря на консултанта Михаил за отличната работа, навременните и пълни консултации. Той е много внимателен към проблемите и въпросите на клиента, бързо разрешава най-трудните ситуации, които ми се струват. Удоволствие е да се работи с Майкъл!!! Сега ще препоръчам вашата компания на моите клиенти и приятели. Да, и консултантите по техническа поддръжка също са много учтиви, внимателни, помогнаха да се справят с трудната инсталация на ключа. Благодаря ти!!!

Олга Севостьянова.

Придобиването на ключа се оказа много лесно и дори приятно. Много благодаря за съдействието на управителя Майкъл. Обяснява неща, които са сложни и масивни за разбиране, кратко, но много ясно. Освен това се обадих на горещата линия безплатна линияи онлайн, заедно с Михаил оставиха заявка. Получих ключа след 2 работни дни. Като цяло го препоръчвам, ако спестявате време, но в същото време искате да имате разбиране какво купувате и за какво плащате. Благодаря ти.

Левицки Александър КонстантиновичСамара

Лични благодарности на консултанта Михаил Владимирович за бързата консултация и работата по ускореното получаване на сертификата ES. По време на предварителната консултация се избира оптималният комплект индивидуални услуги. Крайният резултат е незабавен.

Стоянова Н.Л. - Главен счетоводител LLC "SITECRIME"

Благодаря за оперативна работаи експертна помощ! Много се зарадвах на съвета!

Дмитрий Фомин

LLC "Expert System" благодари на консултанта Михаил за бързата работа! Желаем растеж и просперитет на вашата компания!

Суханова М.С. - ОценителООО "Експертна система", Волгоград

Благодаря на консултанта, който се представи като Михаил, за ефективността в работата с клиенти.

Пономарев Степан Генадиевич

Много благодаря на консултанта Михаил за съдействието при получаване на EDS. За бърза работа и консултации по въпроси, възникнали в процеса на регистрация.

Леонид Некрасов

Фирмата, представлявана от консултант Михаил, прави невъзможното! Ускорете акредитацията за по-малко от 1 час! Заплащане при извършване на услугата. Мислех, че това не се е случило. С пълна отговорност мога да ви посъветвам да се обърнете към Центъра за издаване на електронен подпис.