Автоматична настройка на дата и час в excel. Как бързо да вмъкнете текуща дата и час в Excel

Автоматична настройка на дата и час в excel. Как бързо да вмъкнете текуща дата и час в Excel
Автоматична настройка на дата и час в excel. Как бързо да вмъкнете текуща дата и час в Excel
24.07.2021

Програма Excelот Microsoft Corporation е мощен процесор, което улеснява ежедневната работа на много потребители с големи количества таблични данни. Но дори опитни специалисти, които работят с тази програма в продължение на много години, понякога се губят пред необходимостта да вмъкнат текущата дата и час в клетка на работен лист. Това се дължи главно на факта, че функцията "Дата", която би било логично да се използва, за да получите желани стойности, изпълнява съвсем различна задача. В тази статия ще ви разкажем за различните видове дати, използвани в Excel, как да ги получите и как да ги използвате.

Типове дати

Excel разглежда две опции за стойността "Днешна дата". Първата е фиксирана стойност текуща датаи време, съхранено на персонален компютърпотребител. Веднъж въведена в работен лист, стойността няма да се промени независимо от промяната в действителната дата и час. Кога може да е необходима тази опция? Има много отговори, например, когато съхраняваме датата на наемане или уволнение на служител, въвеждаме датата, на която стоките са пристигнали в склада. Тези стойности трябва да са статични, защото не се променят с времето.

Вторият вариант на стойността "Дата текуща" е динамична, променлива, актуализирана. Най-честата употреба на тази опция е като стойност за дата и час в ъгъла на работен лист, като част от надписа „Днес, 14 май 2017 г.“. Тази опцияшироко използвани във формули, например за изчисляване колко дни са изминали от определена дата. По този начин служителят по персонала може да разбере дали изпитателният срок на служител е приключил, а складовият служител ще провери дали партидата стоки е изтекла.

Разбира се, динамичната дата и час в Excel са много полезни, но има много важен нюанс: няма непрекъснато актуализиране на тези стойности. Въведената стойност ще се промени, когато работната книга се отвори отново, когато се изпълни макрос и когато се изчислят различни формули. Ако просто оставите работната книга отворена и не направите нищо от горното, датата и часът ще останат същите, както сте въвели веднъж. Но веднага щом отворите отново книгата или преизчислите формулата, стойностите ще бъдат актуализирани.

Помислете как да вмъкнете тези два типа дати в Excel.

Датата е фиксирана, не е актуализирана

Стойността на Excel „Днешна дата“ може да бъде получена чрез просто натискане на Ctrl и „;“. Просто застанете върху желаната клетка в работния лист и веднага, докато държите натиснат клавиша Ctrl, натиснете знака точка и запетая. Текущата дата ще се появи в клетката в кратък формат, например 14.05.2017 г.

За да вмъкнете час, изпълнете подобна операция: задръжте натиснат клавиша Ctrl, натиснете и задръжте Shift и също натиснете точка и запетая. Всичко. Текущият час се въвежда във формат "часове: минути".

Както можете да видите, много е лесно да вмъкнете текущата дата с фиксиран формат в Excel. Единственото неудобство е, че на повечето клавиатури, които нямат допълнителни бутони, трябва да преминете към английската подредба.

Датата е динамична, актуализирана

Текущата дата в актуализирания формуляр се задава в Excel с помощта на формули. Вариант две:

  • Формулата "= ДНЕС ()" ви позволява да получите стойностите на текущата дата.
  • Формулата "=TODATE()" ви позволява да получите текущата дата и час.

Тези функции нямат аргументи и стойностите, получени чрез използването им, се актуализират всеки път, когато формулите се преизчисляват/копират/влачат или листът се отваря отново.

За да въведете дата в Excel, използвайте знаците "/" или "-". За да въведете час, използвайте ":" (двоеточие). Можете да въведете дата и час в една клетка.

Забележка:Цифрите в тази статия показват дати във формата на Съединените щати и редица други страни, където първо идват месеците, а след това дните. Типът формат зависи от вашия регион. Тук можете да получите Допълнителна информацияотносно форматите за дата и час.

ГОДИНА, МЕСЕЦ, ДЕН

За да получите годината на дадена дата, използвайте функцията ГОДИНА(ГОДИНА):

ГОДИНА(A1)
=ГОДИНА(A1)

Забележка:Използвайте функции МЕСЕЦ(МЕСЕЦ) и ДЕН(ДЕН), за да получите месеца и деня на датата.

Функция ДАТА

Забележка:функция ДАТА(ДАТА) приема три аргумента: година, месец и ден. Excel знае, че 6+2=8 е август. Както знаете, август има 31 дни, така че програмата преминава към следващия месец (23 август + 9 дни = 1 септември).

Текуща дата и час

За да получите текущата дата и час, използвайте функцията ДНЕС(СЕГА):

СЕГА()
=СЕГА()

Забележка:Използвайте функцията ДНЕС(ДНЕС), за да получите само текущата дата. За да получите само текущия час, използвайте следната формула (не забравяйте да приложите формата на часа към клетката):

ДНЕС()-ДНЕС()
=СЕГА()-ДНЕС()

ЧАС, МИНУТИ, СЕКУНДИ

За да върнете часовника, използвайте функцията ЧАС(ЧАС):

ЧАС (A1)
=ЧАС(A1)

Забележка:Използвайте функции МИНУТИ(МИНУТА) и СЕКУНДИ(SECOND), за да върне съответно минути и секунди.

Функция ВРЕМЕ

За да добавите часове, минути и/или секунди, използвайте функцията ВРЕМЕ(ВРЕМЕ):

ВРЕМЕ(ЧАС(A1)+2;МИНУТИ(A1)+10;СЕКУНДИ(A1)+70)
=ВРЕМЕ(ЧАС(A1)+2,МИНУТА(A1)+10,СЕКУНДА(A1)+70)

Забележка: Excel ще добави 2 часа, 10+1 = 11 минути и 70-60 = 10 секунди.

За работа с дати в Excel в секцията с функции е дефинирана категорията "Дата и час". Нека да разгледаме най-често срещаните функции в тази категория.

Как Excel борави с времето

Excel третира датата и часа като нормално число. Електронната таблица преобразува такива данни, като приравнява деня към едно. В резултат на това стойността на времето е част от единицата. Например 12.00 е 0.5.

Електронната таблица преобразува стойността на датата в число, равно на броя на дните от 1 януари 1900 г. (така са решили разработчиците) до дадената дата. Например при преобразуване на датата 13.04.1987 г. се получава числото 31880. Тоест от 01.01.1900 г. са минали 31 880 дни.

Този принцип е в основата на изчисляването на данните за времето. За да намерите броя на дните между две дати, достатъчно е да извадите по-ранната от по-късния период от време.

Пример за функция ДАТА

Конструиране на стойност за дата чрез съставянето й от отделни числови елементи.

Синтаксис: година; месец, ден.

Всички аргументи са задължителни. Те могат да бъдат зададени като числа или препратки към клетки със съответните цифрови данни: за година, от 1900 до 9999; за месец - от 1 до 12; за деня - от 1 до 31.

Ако аргументът Day е зададен на по-голямо число (от броя на дните в определения месец), тогава допълнителните дни ще се прехвърлят към следващия месец. Например, като посочим 32 дни за декември, ще получим 1 януари като резултат.

Пример за използване на функцията:

Да поставим голямо количестводни за юни:

Примери за използване на препратки към клетки като аргументи:

Функция RAZDAT в Excel

Връща разликата между две дати.

Аргументи:

  • начална дата;
  • крайна дата;
  • код, обозначаващ единиците за изчисление (дни, месеци, години и др.).

Начини за измерване на интервали между дадени дати:

  • за извеждане на резултата в дни - "d";
  • в месеци - "m";
  • в години - "y";
  • в месеци без години - "ym";
  • в дни, без месеци и години - "мд";
  • в дни без години - "yd".

В някои версии на Excel, когато използвате последните два аргумента ("md", "yd"), функцията може да върне грешна стойност. По-добре е да използвате алтернативни формули.

Примери за работа на функцията RAZDAT:

Във версията на Excel 2007 тази функция я няма в справочника, но работи. Въпреки че е по-добре да проверите резултатите, т.к възможни са грешки.

Функция YEAR в Excel

Връща годината като цяло число (от 1900 до 9999), което съответства на дадената дата. В структурата на функцията има само един аргумент - датата в числов формат. Аргументът трябва да бъде въведен с помощта на функцията ДАТА или да представлява резултат от оценяване на други формули.

Пример за използване на функцията YEAR:

Функция MONTH в Excel: пример

Връща месеца като цяло число (от 1 до 12) за дадена дата в цифров формат. Аргументът е датата от месеца за показване в цифров формат. Дати в текстов форматфункцията се справя неправилно.

Примери за използване на функцията MONTH:

Примери за функции DAY, WEEKDAY и WEEKDAY в Excel

Връща деня като цяло число (между 1 и 31) за дадена дата в цифров формат. Аргументът е датата от деня, която трябва да се намери, в цифров формат.

За да върнете поредния номер на деня от седмицата за посочена дата, можете да приложите функцията WEEKDAY:

По подразбиране функцията счита неделята за първи ден от седмицата.

За да покажете поредния номер на седмицата за определената дата, използвайте функцията WEEKNOME:

24 май 2015 г. се пада на 22-та седмица от годината. Седмицата започва в неделя (по подразбиране).

Като втори аргумент е посочено числото 2. Следователно формулата приема, че седмицата започва в понеделник (втория ден от седмицата).

За да посочите текущата дата, използвайте функцията TODAY (няма аргументи). За да покажете текущия час и дата, използвайте функцията NOW().

Една от най-търсените групи оператори при работа с Excel електронни таблициса функции на дата и час. С тяхна помощ можете да извършвате различни манипулации с временни данни. Датата и часът често се записват при регистриране на различни регистрационни файлове на събития в Excel. Обработката на такива данни е основната задача на горните оператори. Нека да видим къде можете да намерите тази група функции в интерфейса на програмата и как да работите с най-популярните формули на този блок.

Функционалната група за дата и час е отговорна за обработката на данни, представени във формат на дата или час. В момента има повече от 20 оператора в Excel, които са включени в този блок от формули. С пускането на нови версии на Excel броят им непрекъснато се увеличава.

Всяка функция може да бъде въведена ръчно, ако знаете нейния синтаксис, но за повечето потребители, особено неопитни или с не по-високи от средните познания, е много по-лесно да въвеждат команди чрез представената графична обвивка Съветник за функциипоследвано от преминаване към прозореца с аргументи.


Освен това, Съветник за функцииможе да се активира чрез избиране на клетка от листа и натискане на клавишната комбинация Shift+F3. Има и опция за превключване към раздела "Формули", където на лентата в групата с настройки на инструмента „Библиотека с функции“трябва да се щракне върху бутона "Вмъкване на функция".

Има възможност за преминаване към прозореца с аргументи на конкретна формула от групата "Дата и час"без да активирате главния прозорец на съветника за функции. За да направите това, преминете към раздела "Формули". Щракване върху бутона "Дата и час". Намира се на лентата в групата инструменти „Библиотека с функции“. Списъкът с налични оператори в тази категория е активиран. Изберете този, който е необходим за изпълнение на задачата. След това се премества в прозореца с аргументи.

ДАТА

Една от най-простите, но в същото време популярни функции на тази група е операторът ДАТА. Той показва дадената дата в числова форма в клетката, където е поставена самата формула.

Аргументите му са "година", "месец"И "ден". Характеристика на обработката на данни е, че функцията работи само с интервал от време не по-рано от 1900 г. Следователно, ако като аргумент в полето "година"задайте например 1898, тогава операторът ще покаже неправилна стойност в клетката. Естествено, като аргументи "месец"И "ден"числата са съответно от 1 до 12 и от 1 до 31. Препратките към клетки, съдържащи съответните данни, също могат да действат като аргументи.

За да въведете ръчно формула, използвайте следния синтаксис:

ДАТА (година; месец; ден)

Оператори, близки до тази функция по стойност ГОДИНА, МЕСЕЦИ ДЕН. Те показват в клетката стойност, съответстваща на тяхното име, и имат един аргумент със същото име.

РАЗДЪТ

Един вид уникална функция е операторът РАЗДЪТ. Той изчислява разликата между две дати. Неговата особеност е, че този оператор не е в списъка с формули Помощници за функции, което означава, че стойностите му винаги трябва да се въвеждат не през графичния интерфейс, а ръчно, като се придържат към следния синтаксис:

РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ(начална_дата, крайна_дата, единица)

От контекста става ясно, че като аргументи "начална дата"И "Крайна дата"появяват се датите, разликата между които искате да изчислите. Но като аргумент "Мерна единица"има специфична единица за измерване на тази разлика:

  • Година(г);
  • Месец (m);
  • Ден(г);
  • Разлика в месеците (YM);
  • Разлика в дните без години (YD);
  • Разлика в дните без месеци и години (MD).

МРЕЖИ ДНИ

За разлика от предишния оператор, формулата МРЕЖИ ДНИизброени Помощници за функции. Неговата задача е да преброи работните дни между две дати, които са дадени като аргументи. Освен това има още един аргумент - "Почивни дни". Този аргумент не е задължителен. Показва броя на празниците за периода, който се изследва. Тези дни също се изваждат от общото изчисление. Формулата изчислява броя на всички дни между две дати, с изключение на събота, неделя и онези дни, които потребителят посочи като официални празници. Аргументите могат да бъдат както самите дати, така и препратки към клетките, в които се съдържат.

Синтаксисът изглежда така:

NETWORKDAYS(начална_дата, крайна_дата, [празници])

ДНЕС

Оператор ДНЕСинтересно с това, че няма аргументи. Той показва текущите дата и час, зададени на компютъра в клетката. Имайте предвид, че тази стойност няма да се актуализира автоматично. Той ще остане фиксиран по време на създаването на функцията, докато не бъде преизчислен. За да преизчислите, просто изберете клетката, съдържаща функцията, поставете курсора в лентата с формули и щракнете върху бутона Въведетена клавиатурата. Освен това в настройките му може да се активира периодично преизчисляване на документи. Синтаксис ДНЕСтакива:

ДНЕС

Операторът е много подобен на предишната функция по своите възможности. ДНЕС. То също няма аргументи. Но клетката не показва моментна снимка на датата и часа, а само една текуща дата. Синтаксисът също е много прост:

ДНЕС()

Тази функция, подобно на предишната, изисква преизчисляване за актуализиране. Преизчисляването се извършва по абсолютно същия начин.

ВРЕМЕ

Основната задача на функцията ВРЕМЕе изходът към посочената клетка, зададена от аргументите за време. Аргументите на тази функция са часове, минути и секунди. Те могат да бъдат посочени както като числови стойности, така и като връзки, сочещи към клетките, в които се съхраняват тези стойности. Тази функция е много подобна на оператора ДАТА, само за разлика от него показва дадените показатели на времето. Стойност на аргумента "Гледам"могат да бъдат зададени в диапазона от 0 до 23, а аргументите за минути и секунди могат да бъдат от 0 до 59. Синтаксисът е:

ВРЕМЕ (часове, минути, секунди)

В допълнение, отделни функции могат да бъдат наречени близки до този оператор. ЧАС, МИНУТИИ СЕКУНДИ. Те показват стойността на индикатора за време, съответстващ на името, което се задава от един аргумент със същото име.

DATEVALUE

функция DATEVALUEмного специфичен. Не е предназначен за хората, а за програмата. Неговата задача е да преобразува запис на дата в обичайната му форма в единичен цифров израз, наличен за изчисления в Excel. Единственият аргумент за тази функция е датата като текст. Освен това, както в случая с аргумента ДАТА, само стойности след 1900 се обработват правилно. Синтаксисът изглежда така:

DATEVALUE (дата_като_текст)

ДНЕВНА СЕДМИЦА

Операторска задача ДНЕВНА СЕДМИЦА– изведе в посочената клетка стойността на деня от седмицата за посочената дата. Но формулата не показва текстовото име на деня, а неговия пореден номер. Освен това началната точка на първия ден от седмицата е зададена в полето "Тип". Например, ако зададете това поле на "1", тогава неделя ще се счита за първи ден от седмицата, ако "2"- понеделник и т.н. Но това не е задължителен аргумент, ако полето не е попълнено, тогава се счита, че обратното броене започва от неделя. Вторият аргумент е самата дата в цифров формат, поредният номер на деня, който искате да зададете. Синтаксисът изглежда така:

DAYWEEK(Дата_в_числов_формат, [Тип])

NOMWEEK

Целта на оператора NOMWEEKе индикация в дадена клетка от номера на седмицата за датата на въвеждане. Аргументите са действителната дата и типа на върнатата стойност. Ако с първия аргумент всичко е ясно, тогава вторият изисква допълнително обяснение. Факт е, че в много европейски страни, според стандартите ISO 8601, първата седмица от годината е седмицата, в която се пада първият четвъртък. Ако искате да кандидатствате тази системаброене, тогава в полето тип трябва да поставите число "2". Ако предпочитате обичайната референтна система, където първата седмица от годината е тази, която се пада на 1 януари, тогава трябва да поставите номер "1"или оставете полето празно. Синтаксисът на функцията е:

NUMWEEK(дата, [тип])

СПОДЕЛИ ГОДИНА

Оператор СПОДЕЛИ ГОДИНАправи споделено изчисление на сегмента от годината между две дати за цялата година. Аргументите на тази функция са тези две дати, които са границите на периода. Освен това тази функция има незадължителен аргумент "основа". Той определя как се изчислява денят. По подразбиране, ако не е посочена стойност, се взема американският метод за изчисление. В повечето случаи е точно така, така че най-често този аргумент изобщо не трябва да се попълва. Синтаксисът приема следната форма:

FRACTION(начална_дата, крайна_дата, [основа])

Преминахме само през основните оператори, съставляващи групата функции "Дата и час"в Excel. Освен това има повече от дузина други оператори от същата група. Както можете да видите, дори функциите, които описахме, могат много да улеснят потребителите да работят със стойности във формати като дата и час. Тези елементи ви позволяват да автоматизирате някои изчисления. Например, като въведете текущата дата или час в посочената клетка. Без овладяване на управлението на тези функции не може да се говори за добро познаване на Excel.

Най-простият и бърз начинвъведете текущата дата или час в клетката - това е да натиснете комбинацията от горещи клавиши CTRL + ";" (текуща дата) и CTRL+SHIFT+";" (текущо време).

Много по-ефективно е да използвате функцията TODAY(). В крайна сметка, той не само задава, но и автоматично актуализира стойността на клетката всеки ден без намеса на потребителя.

Как да поставите текуща дата в excel

За да вмъкнете текущата дата в Excel, използвайте функцията TODAY(). За да направите това, изберете инструмента "Формули" - "Дата и час" - "ДНЕС". Тази функцияняма аргументи, така че можете просто да въведете в клетката: "=TODAY()" и да натиснете ENTER.

Текуща дата в клетка:

Ако е необходимо стойността не само на текущата дата, но и на времето да се актуализира автоматично в клетката, тогава е по-добре да използвате функцията „=TODATE()“.

Текущата дата и час в клетката.



Как да зададете текуща дата в Excel на горни и долни колонтитули

Вмъкването на текущата дата в Excel се осъществява по няколко начина:

  1. Чрез задаване на параметри на горния и долния колонтитул. Предимството на този метод е, че текущата дата и час се поставят на всички страници едновременно.
  2. Използване на функцията TODAY().
  3. Използване на комбинацията от горещи клавиши CTRL+; – за настройка на текущата дата и CTRL+SHIFT+; – за настройка на текущия час. Недостатъкът е този методстойността на клетката няма да се актуализира автоматично до текущите стойности при отваряне на документа. Но в някои случаи липсата на данни е предимство.
  4. СЪС използвайки VBAмакроси, използващи функции в програмния код: Date();Time();Now() .

Горните и долните колонтитули ви позволяват да зададете текущата дата и час в горната или долната част на страниците на документа, който ще бъде изведен на принтера. В допълнение, горният и долният колонтитул ни позволяват да номерираме всички страници на документа.

За да направите текущата дата в Excel и пагинацията с горни и долни колонтитули, направете следното:


Горните и долните колонтитули ни позволяват да правим повече от просто задаване на дати и номера на страници. Можете също така да добавите място за подпис на лицето, отговорно за доклада. Например, нека редактираме лявото Долна частстраници в областта на заглавката.

Ако работите с данни, базирани на времето, може да се наложи да вмъкнете няколко дати в таблицата. Например, в приложение за проследяване на продажби можете да въведете поредица от дати за тримесечие, като се уверите, че сте пропуснали датите, които попадат в почивните дни, разбира се.

Използване на автоматично довършване

Повечето ефективен методвъведете няколко дати, което не изисква никакви формули - чрез функцията автоматично пълнене. Въведете първата дата и след това плъзнете манипулатора за попълване на клетка, докато натискате десния бутон на мишката. Отпуснете бутона на мишката и изберете командата от контекстното меню Попълнете по месеци(фиг. 108.1).

В някои ситуации трябва да въведете две дати, преди да използвате функцията за автоматично довършване. Например, ако трябва да въведете дати, които са последователни понеделници, трябва да въведете първите две дати в поредицата. След това изберете и двете дати, щракнете с десния бутон и изберете в контекстно менют. Попълнете по дни.

Използване на формули

Друг начин за въвеждане на поредица от дати се основава на използването на формули. Предимството на формулата (вместо функцията за автоматично довършване) е, че можете да промените първата дата и всички останали ще бъдат актуализирани автоматично. Въведете начална дата в клетка и след това използвайте формули (копирайте надолу в колоната), за да създадете допълнителни дати. Да предположим, че в следващите примери въведете първата дата в поредицата в клетка A1 и формулата в клетка A2. След това можете да копирате тази формула надолу в колоната толкова пъти, колкото е необходимо.

За да генерирате поредица от дати, разделени от седем дни, използвайте тази формула: =A1+7 .

За да създадете поредица от дати, разделени от един месец, използвайте следната формула: =ДАТА(ГОДИНА(A1),МЕСец(A1)+1,ДЕН(A1))

За да създадете поредица от дати, разделени от една година, използвайте тази формула: =ДАТА(ГОДИНА(A1)+1;МЕСец(A1);ДЕН(A1)

За да създадете поредица, която включва само дни от седмицата (всички дни с изключение на събота и неделя), използвайте следната формула. Предполага се, че датата в клетка A1 не е празник: =IF(WEEKDAY(A1)=6,A1+3,A1+1) . Тази формула връща сериен номердати, така че трябва да форматирате клетките за показване на дати.