A pályázati csomaghoz Microsoft iroda az Outlook mellett olyan elterjedt alkalmazások is vannak, mint a Word szövegszerkesztő, elektronikus Excel táblázatok, egy alkalmazás elektronikus PowerPoint prezentációk készítésére és egy alkalmazás adatbázisokkal való munkavégzéshez Hozzáférés az adatokhoz.

Mindezek az alkalmazások önállóak és önellátóak, de együttes felhasználásuk valóban korlátlan lehetőségeket nyit meg az irodai munka megszervezésében. Az Outlook más Microsoft Office alkalmazásokkal együtt történő használata lehetővé teszi a következőket:

• üzeneteket hozhat létre a szöveg teljes erejével szószerkesztő. Az Outlook formátumsávjának viszonylag gyenge (bár elégséges) szolgáltatásaihoz képest a Word teljes értékű dokumentumok létrehozására képes, amelyek különböző stílusokkal és tervezési sablonokkal különböztethetők meg, amelyek beágyazott objektumokat stb. tartalmaznak. Az Outlook és a Word interakciója fejezet első részében lesz szó. Ezen túlmenően ez a rész egy közös eszközt tartalmaz az összes Office-alkalmazáshoz - elosztás az útvonalon;
• üzeneteket hozhat létre az Excel táblázatszerkesztő teljes erejével. Az elkészített táblázat egyszerűen elküldhető nem csak csatolt fájlként, hanem üzenetként is elmenthető. Erről a lehetőségről a fejezet második részében lesz szó. Ezen túlmenően, ebben a részben az összes alkalmazás közös jellemzőiről fogunk beszélni Microsoft eszköz - dokumentumok elhelyezése megosztott mappában;
• találkozókat hozhat létre a PowerPoint segítségével lebonyolított elektronikus konferencián való részvételhez. Az elektronikus konferencia létrehozása közvetlenül kapcsolódik a fenti Microsoft NetMeeting alkalmazás használatához. (Lásd a 11.5 „Háló találkozó” részt). A PowerPoint Outlookkal való munkavégzéséről a harmadik részben lesz szó;
• segítségével üzeneteket hozhat létre Microsoft Access, amely képes csatlakozni egy távoli adatbázishoz információk megjelenítéséhez. Az Outlook és az Access megosztása lehetővé teszi az adatok gyors exportálását és importálását az Outlook mappáiból Access-táblázatokba. Erről a lehetőségről a fejezet negyedik és utolsó szakaszában lesz szó.

Outlook és Word

Az Outlook és a Word interakciója talán a legjellemzőbb példa közös munka. Fentebb már említettem, hogy üzenetszerkesztőként a felhasználó megadhatja Microsoft Word.

18.1. példa. A Word üzenetszerkesztőként

(Outlook-ban használva)

> Eszközök > Paraméterek Üzenet

A Microsoft Word használata üzenetszerkesztőként

A Microsoft Word használatával olvassa el a gazdag szöveges üzeneteket

A Word használatára vonatkozó példaként fontolja meg egy olyan üzenet létrehozását, amely tartalmazza göndör szövegés a könyv szerkezetét bemutató diagram.

Hozzon létre üzenetet a Word használatával

Kétféleképpen hozhat létre üzenetet a Word használatával:

• Indítsa el a Word alkalmazást, hozzon létre egy dokumentumot, és válassza a parancs > Fájl > Küldés > Üzenet parancsot.
• Közvetlenül az Outlook alkalmazásban a parancs kiválasztásával > Műveletek > Új üzenet a > Microsoft Word használatával (18.1. ábra).

Az ábrán látható módon az üzenet lényege nem változott, a címzettek megadására szolgáló mezők és az üzenet tárgya megmaradtak, az aláírás és a panel automatikusan hozzáadásra került Rajz(Rajz), de az eszköztár érezhetően gazdagodott Formázás(formázás).

Rizs. 18.1. Outlook üzenet(Microsoft Word szerkesztő)

Szúrjon be művészi szöveget

Tehát először hozzunk létre egy szép címet a bejegyzésünknek egy WordArt objektum segítségével.

Példa 18.2. WordArt beszúrása

> Beszúrás > Rajz > WordArt

Válassza ki a szöveg stílusát OK

Szöveg:= könyv szerkezete Félkövér OK

(Formázás panel) Középre helyezve

Cselekedeteink eredményeként egy szépen megtervezett szöveg jelenik meg, középen sárga színátmenetes kitöltéssel (18.2. ábra).

Tulajdonságok megváltoztatásához ezt a tárgyat Használhatja az eszköztár azonos nevű gombjait. Esetünkben változtassuk a kitöltés színét sárgáról kékre.

Rizs. 18.2. WordArt szöveg üzenetben

Rizs. 18.3. Párbeszéd ablak Töltési módok

18.3. példa. WordArt objektum tulajdonságainak módosítása

(A WordArt eszköztáron)

WordArt formátum színek és vonalak

Színes kitöltési módszerek…

gradiens

Egyszínű Color1 Blue

Sraffozás típusa középről

Opciók (18.3. ábra)

Szúrjon be egy diagramot

A következő lépés, amit fontolgatunk, egy diagram beszúrása, ami a Word egyik újítása.

18.4. példa. Szúrjon be egy diagramot

> Beszúrás >Szervezeti diagram…

Válassza ki a diagram típusát (18.4. ábra)

Rizs. 18.4. Párbeszéd ablak Diagramtár

Az üzenet törzsében megjelenik egy csonk, amely megjeleníti a kiválasztott diagramot. De egy "gyökérből" és csak három "ágból" áll, míg ez a könyv négy részből áll. Adjunk hozzá egy másik ágat, és változtassuk meg a diagram stílusát.

18.5. példa. Elágazás hozzáadása a diagramhoz

(Kiemelje ki a diagram gyökerét)

(A Szervezeti diagram panelen) Alakzat hozzáadása

Automatikus formázás

Válasszon egy diagramstílusú dombormű színátmenetet

Most már be kell írnia a diagram szövegét. Ehhez kattintson egyszer a bal egérgombbal az egyik diagramcsonkra, és írja be a megfelelő szöveget. Az üzenet Word segítségével szerkesztett és formázott végleges változata a 2. ábrán látható. 18.5.

Rizs. 18.5. Az üzenet végleges változata

Az üzenet létrehozása után hátra van a mezők kitöltése Kinek(Az) és Tantárgy(Tárgy), majd nyomja meg a gombot Küld(Küld).

Megjegyzés

Mivel üzenetünket HTML formátumban mentjük és küldjük el, előfordulhat, hogy a formázás egy része elveszik vagy megváltozik. Ezt tartsa szem előtt, amikor üzeneteket hoz létre a Wordben! Néha jobb, ha az általad létrehozott üzeneteket mellékletként csatolja.

Ismét emlékeztetünk arra, hogy csak fontolgatjuk általános elv együttműködés az Outlook és más Office alkalmazások között. Az objektumok beszúrása mellett (amiből kettőnél jóval több van), vannak még formák, keretek, stílusok, táblázatok, mezők... A lista végtelen. A Microsoft Office alkalmazások világa széles és valóban többfunkciós. Tanulja meg párhuzamosan az Outlookkal és más meglévő alkalmazásokkal. A végén az utat a gyaloglás fogja uralni...

Dokumentum küldése útvonalon

Dokumentum küldése az útvonalon(Útválasztás) egy dokumentum e-mailben történő elküldésére utal a belföldi kollégáknak bizonyos sorrend. Az elosztási sorrendet ún dokumentum útvonalat.

Az irat kézhezvételét követően a címzett megteheti változtatásait, észrevételeit, és továbbküldheti az iratot az útvonalon. Az útvonal végén, miután a dokumentumot az útválasztási listában megadott összes címzett megtekintette, kérheti a dokumentum visszaküldését, vagy megadhatja azt a felhasználót, akinek szánják, például projektmenedzser.

18.6. példa. Dokumentum küldése útvonalon

> Fájl > Megnyitás... (nyissa meg a kívánt dokumentumot)

> Fájl > Küldés > Az útvonal mentén. . .

Nashatirev Anton To

Mokhovikov Oleg To

Üzenet szövege:= Tisztelt Kollégák! Olvassa el a mellékelt dokumentumot, és fejtse ki véleményét, észrevételeit a leírtakkal kapcsolatban. Előre is köszönöm, Egor Usarov.

viszont

Vissza a végén

Nyomvonal állapota

Küld

Megjegyzés

A program végrehajtása során láthatja párbeszédpanelek Az Outlook biztonsági figyelmeztetései harmadik felek manipulálására és az Outlook-adatokhoz való hozzáférésre. Ebben az esetben mindig fogadja el a hozzáférés engedélyezését (végül is ez a kérés az Ön cselekedeteiből származik, és Ön ezt elvárja).

A hozzárendelt útvonal a dokumentumhoz csatolható, hogy ne azonnal, hanem később megtegye. Ehhez a program utolsó lépésében meg kell nyomni a gombot Hozzáadás(Csúsztatás hozzáadása).

> Fájl > Küldés > Következő cél…

Dokumentum küldése Nashatyrev Anton

A dokumentum útvonalon való elküldésének megtagadásához és az útvonal teljes leválasztásához kattintson a gombra Egyértelmű(egyértelmű).

Térjünk vissza a példához. A gomb megnyomása után Küld(Útvonal), automatikusan létrejön egy üzenet a mezőben megadott szöveggel Üzenet szövege(Üzenetszöveg), és egy csatolt elküldendő dokumentummal (18.6. ábra). Tételezzük fel, hogy az első címzett (példánkban ez Anton Nashatirev) felelősségteljesen van beállítva, azaz nem hagyja felügyelet nélkül a kapott üzenetet, vagy nem törli azt anélkül, hogy elolvasná, hanem megfelelően válaszol: nem csak az üzenetet olvassa el. a levelezőlistáról, hanem magáról a csatolt dokumentumról, és ne csak olvassa el, hanem fűzze hozzá kívánságait, észrevételeit, majd küldje el a következő levelezőnek. Próbáljuk meg követni, hogyan történik.

A továbbított dokumentum megnyitásához a címzettnek csak duplán kell kattintania az üzenetben a csatolt dokumentum ikonjára. Továbbá a szokásos módon a címzett módosítja a dokumentumot. A munka végén tovább kell küldenie a dokumentumot az útvonalon.

>Fájl>Küldés > Következő cél…

"Oleg Mokhovikov" dokumentum küldése

Rizs. 18.6. Dokumentumterjesztési üzenet

Mi lesz ezután? Először az üzenetet a következő címzettnek küldik el a levelezőlistán - Oleg Mokhovikovnak. Képes lesz elolvasni a dokumentumot a már végrehajtott változtatásokkal, és elkészítheti a sajátját. Másodszor, az eredeti feladó értesítést kap, amikor a dokumentum mozog a levelezőlistán, mivel a párbeszédpanel Útvonal(Routing Slip) ellenőrzése megtörtént Nyomvonal állapota(A pálya állapota).

Ha minden rendben van, a dokumentum felkerül a levelezőlistára mindaddig, amíg a dokumentum teljes levelezőlistája ki nem fogy. Az útvonal utolsó címzettje felkérést kap, hogy küldje vissza a módosított dokumentumot a terjesztés kezdeményezőjének, így a kör bezárul.

A folyamat felgyorsítása érdekében a dokumentumot nem egyenként, hanem egyszerre küldheti el. Ebben az esetben a feladó felelőssége a változtatások összevonása.

Outlook és Excel

Már a könyv elején, az üzenetalkotás során azt a célt tűztük ki magunk elé, hogy ne csak szöveget, hanem egy táblázatot is átadjunk az üzenet törzseként. Az Excel eszközök használatával nem csak a táblázatok beszúrása, hanem a kapcsolódó összetevők (például Excel diagramok) is egyszerűen megoldhatók.

Példaként az Outlook és az Excel együttmûködésére érdemes lehet olyan üzenetet küldeni, amely a könyv egyes részeinek oldalszámát bemutató táblázatot és egy Excel-diagramot tartalmaz, amely grafikusan megjeleníti a könyv egyes részeinek százalékos arányát.

Üzenet létrehozása Excel segítségével

A Word-hez hasonlóan itt is kétféleképpen hozhat létre üzenetet. De ha a Wordben a második lehetőséget választottuk (üzenet létrehozása az Outlookból), akkor most nézzük meg a táblázat közvetlen küldését az Excel alkalmazásból.

Rizs. 18.7. Outlook üzenet (szerkesztő Microsoft Excel)

Példa 18.9. Üzenet létrehozása Excel segítségével

> Fájl > Küldés > Üzenet

Az aktuális munkalap belefoglalása az üzenettörzsbe

Tárgy:= Statisztika

Bevezetés:= Ez a bejegyzés tartalmazza...

Megjegyzés

A Bevezetés mezőben a felhasználó szöveges üzenetet (megjegyzést) írhat be a táblázat elé.

Ahogy fentebb említettük, fontolóra vesszük az ábrán látható táblázat elküldését. 18.10. Tovább ezt a szakaszt a táblázat csak szöveget tartalmaz, és nincs további formázása.

Munka asztallal

Táblázatot tartalmazó üzenet elküldése előtt célszerű formázni: jelölje ki a címsort, húzza alá a szegélyeket stb. Az Outlook szolgáltatásai azonban nem csak a táblázat formázását teszik lehetővé, hanem a logikán is dolgozhatnak. A 18-10. példában hozzáadtunk egy „Összesen” sort, amely a könyv összes oldalának összegét tartalmazza, majd ennek megfelelően alakítottuk ki a táblázatot.

Ha az üzenet szövege nem fér el a cellában, a szegélyek elmozdíthatók. Ehhez vigye az egérmutatót a cellák nevével vagy számozásával ellátott csomópontra (a mutató kétfejű nyíl formájában lesz), és a bal egérgombot lenyomva tartva mozgassa az oszlop vagy sor határait. a szükséges távolságra.

Példa 18.10. Munka Excel-táblázattal

(Szerkesztés)

A6:= Teljes

Wb AutoSum (Formázás)

А1:Вб (Válassza ki az egér bal gombjának lenyomva tartásával)

> Formátum > Automatikus formázás...

Rizs. 18.8. Formázott üzenet Excel-táblázattal

Megjegyzés

Az automatikus stílus használata mellett további formázást is alkalmazhat az eszköztár azonos nevű gombjaival.

Illesszen be egy Excel diagramot

A következő lépés, amely bemutatja az Excel erejét és ennek az alkalmazásnak az Outlookkal való használatát, egy diagram létrehozása, amely a munkalapon lévő adatokat vizuális grafikus formában ábrázolja.

Példa 18.11. Beszúrás Excel diagramok

> Beszúrás > Diagram… Normál

Típus Kör

Diagram címe:= Outlook eredetiben

Adataláírások megosztása

Rizs. 18.9. Épített diagram

Megjegyzés

Ha nem választottuk volna ki az A2:B6 tartományt a diagram indítása előtt, beállíthattuk volna később, a Chart Wizard második lépésében. Ebben az esetben nem szükséges manuálisan beírni összetett képlet az Adattartomány mezőben. A munkalapon elég az egérrel kiválasztani a kívánt tartományt, miközben a varázsló párbeszédpanelje összecsukódik, hogy ne zavarja a kijelölést, és automatikusan megjelenik a képlet.

A diagram beillesztése után átfedheti a használt táblázatot. Egy diagram átviteléhez elegendő azt kijelölni, és az egér bal gombját lenyomva tartva a kívánt helyre húzni.

Most térjünk közvetlenül magára a diagramra. Minden elem tisztán és szépen jelenik meg, kivéve magát az adatkört, amely nagyon kicsinek bizonyult. A diagram ábrázolási területének növeléséhez kattintson arra a láthatatlan négyzetre, amelybe a kör és a szöveges magyarázatok vannak beírva (18.9. ábra). Megjelenik egy négyzet alakú mező, melynek sarkaiban kijelölő fogantyúk találhatók. Akassza be ezeket a fogantyúkat, és húzza ki a kijelölődobozt, amíg a kör el nem éri a kívánt méretet.

Tehát az üzenet teljesen készen áll az elküldésre, csak be kell írnia az üzenet címzettjének címét, és meg kell nyomnia a gombot Lap elküldése(Küldje el ezt a lapot).

Külön érdekesség, hogy az üzenetünk hogyan jelenik meg a felhasználó számára, mert egyrészt HTML formátumba konvertálják, másrészt előfordulhat, hogy nem minden címzettnek van telepítve az Excel. Üzenetek küldése és fogadása után lépjen a következőre: V mappát beérkező levelek(Beérkezett üzenetek) és nyissa meg a létrehozott üzenetet (18.10. ábra).

Rizs. 18.10. Üzenet érkezett táblázattal és diagrammal

Először is, amint látja, a mezőbe beírt szöveg Bevezetés(Bevezetés) a táblázat elé kerül, és egy sáv választja el tőle. Másodszor, a táblázat formátuma megmarad. És végül a büszkeségünk - a diagram teljesen megegyezik a létrehozott diagrammal (formátum, adatok stb.). Az egyetlen dolog, ami hiányzik, az az aláírás hiánya, mivel az üzenetünket Excelből hoztuk létre, nem az Outlookból. Ezt a hiányosságot úgy lehet kijavítani, hogy a parancsot a küldés előtt lefuttatja > .Beszúrás > Aláírás > Üdvözlettel.

Példa 18.12. Aláírás beszúrása

> Beszúrás > Aláírás > Üdvözlettel

Megjegyzés

Általánosságban elmondható, hogy néha szükség van az üzenetek további szerkesztésére és formázására, ha nem szükséges. A táblázat létrehozása után (a Excel használatával) a felhasználó bármikor megnyithatja és szerkesztheti az üzenetet: szúrhat be egy aláírást vagy számos további megjegyzést, valamint hátteret, képet stb.

Exchange mappa

Az Exchange-mappákkal való munka minden Office-alkalmazásban ugyanolyan általános, mint az irányított terjesztés. Ennek a szolgáltatásnak az a lényege, hogy az aktív dokumentumot a Microsoft Exchange szerver nyilvános mappáiba helyezzük. Így a felhasználó, úgymond, megnyitja a hozzáférést ez a dokumentum minden résztvevő munkacsoport.

18.13. példa. Küldje el az Exchange mappába

> Fájl > Küldés > Exchange Mappa…

Válasszon egy mappát < Общая папка>

Miután a dokumentum a megosztott mappába került, minden felhasználó megnyithatja azt az információmegjelenítő ablakban a megfelelő hivatkozásra kattintva (18.11. ábra).

Outlook és PowerPoint

A Microsoft PowerPoint egy sokoldalú prezentáció-előkészítő eszköz. A prezentáció létrehozása után a felhasználó megjelenítheti a prezentációt helyi számítógép, és készítsen online prezentációt a teljes munkacsoport számára. A PowerPoint prezentáció HTML formátumú, ezért csak egy böngésző szükséges ahhoz, hogy a résztvevők megtekinthessék internet böngésző 4.0. Így a prezentáció lebonyolítható a cégen belül és egy kis csoport tagjai között is különböző helyeken. A résztvevők száma nincs korlátozva, de ha több mint 16 hallgató vesz részt az előadáson, akkor a lebonyolításhoz speciális Microsoft NetShow Server szerver alkalmazást kell használni.

Minden találkozó problémája a tervezés. A konferencia megtartásához természetesen az előadó kívánságán túl a résztvevők hozzájárulása is szükséges. Rendszeres konferencia esetén valamennyi szereplő részvételét igazolja, hogy mindannyian együtt és megközelítőleg egy időben gyűlnek össze a konferencia számára kijelölt teremben. Az előadó úgy ütemezhet be PowerPoint e-konferenciát, mint bármely más találkozót az Outlook használatával.

Rizs. 18.12. Bemutató és párbeszédpanel Ütemezze be a közvetített bemutatót

18.14. példa. A műsorszórás tervezése PowerPoint prezentációk

> Diavetítés > Élő közvetítés > Beállítás és ütemezés…

Leírás:= "Eredeti Microsoft Outlook 2002"(18.12. ábra)

Paraméterek… Műsorszórási beállítások (18.13. ábra)

Kijelző mód Átméretezhető

Hozzárendelni...

Írjon be vagy válasszon egy nevet:< az előadás résztvevői

Kívánt

Küld

(Megjelenik egy párbeszédpanel, amely értesíti, hogy a közvetítés be van ütemezve)

Rizs. 18.13. Párbeszéd ablak Közvetítési lehetőségek

Megjegyzés

Kapcsolók Csak hang(Csak hang) és Videó és hang(Video és Audio) akkor van értelme telepíteni, ha az előadó számítógépe mikrofonnal és videokamerával, a résztvevők számítógépe pedig hang- és képsorozatok reprodukálására alkalmas berendezéssel. Példánkban ezt nem feltételezzük, ezért a jelölőnégyzet be van jelölve Nem(Egyik sem).

Az automatikusan kitöltött értekezlet űrlap (18.14. ábra) megegyezik a korábban tárgyaltakkal, Lásd: 2. fejezet, Naptár, és 10. fejezet, Csapatmunka az Outlookban.

Megjegyzés

Egy prezentáció széles közönség számára történő élő közvetítésének egyetlen előfeltétele, hogy a számítógép csatlakozzon egy (globális vagy helyi) hálózathoz. További jellemzők nem használható, ha a műszaki feltételek ezt nem teszik lehetővé.

A résztvevők időpontjának és összetételének egyeztetése után közvetlenül folytathatja a bemutatót.

Rizs. 18.14. Találkozó űrlap

18.15. példa. Élő közvetítés bemutatója

> Diavetítés > Élő közvetítés > Adás indítása…

Ütemezett konferencia megtartásakor a prezentáció házigazdája azt tervezi, hogy az Outlook 2002 értekezletütemező felületén keresztül sugározza azt. A megadott időpontban a résztvevők számítógépe képernyőjén megjelenik egy értekezlet-emlékeztető ablak, amelyen a résztvevő egy gombra, amelyre kattintás után betöltődik az előadás bemutatkozó oldala (18.15. ábra). Kezeli a diabemutatók átmenetét. A résztvevők számítógép képernyőjén a diák ugyanúgy jelennek meg, mint egy normál diavetítésnél.

Rizs. 18.15. A bemutató élő közvetítésének főoldala

Az előadás során a résztvevők privát beszélgetéseket folytathatnak, kérdéseket tehetnek fel az előadónak, és válaszokat kaphatnak e-mailben az Outlookon keresztül.

Outlook és Access

A Microsoft Access egy univerzális adatbázis-kezelő rendszer, az Outlook pedig egy univerzális információkezelő rendszer. E definíciók alapján természetes az a feltételezés, hogy ezek az alkalmazások rendelkeznek bizonyos eszközökkel egymás közötti információcserére. De az információcsere mellett az Outlook, mint a Word vagy az Excel, képes üzeneteket létrehozni a használatával Microsoft eszközök hozzáférés. Csak ebben az esetben ezek az eszközök nem a formázás vagy szerkesztés, hanem a küldéshez-közzétételhez szükséges adatszolgáltatás területén vannak.

Ebben a részben egy példát tekintünk meg az Outlook-címjegyzékből származó információk Access-adatbázisba történő importálására, valamint az újonnan importált információkat tartalmazó üzenet létrehozására.

Információcsere

Először nyissa meg az Access-t, és hozzon létre egy adatbázist. Ezt követően az Outlook címjegyzékéből származó adatokat tartalmazó táblázat elkészítése lesz a célunk.

18.16. példa. Adatok importálása az Outlookból az Accessbe

> Fájl > Külső adatok > Importálás…

Outlook fájltípus (Az Exchange/Outlook importálási varázsló automatikusan elindul)

> Címjegyzékek > Outlook névjegyek címjegyzéke

Az új táblázatban

(Ennél a lépésnél javasolt meghatározni az importált adatok paramétereit, hogy kiderüljön, szükséges-e egyáltalán importálni)

Ő importál

Importálás táblába:= Kapcsolatok

Rizs. 18.16. Microsoft Access tábla importált adatokkal

Az importálás után, ahogy az várható volt, megjelenik az Access új asztal Kapcsolatok, információkat tartalmaz az Outlook címjegyzékéből. Az importálás eredménye az ábrán látható. 18.16.

Munka a hozzáférési adatlappal

Tekintsük a következő példát. Tegyük fel, hogy a projekt egyik résztvevője létrehozott egy adatbázist, amelynek információi érdekesek, és talán szükségesek is a többi csapattag számára. Több megoldás is létezik erre a feladatra, de mi a hozzáférési adatlapot tartalmazó üzenet küldésének lehetőségére összpontosítunk. Valójában az üzenet egyszerűen egy HTML oldalt tartalmaz egy ActiveX objektummal, amely csatlakozik az adatbázishoz, és megjeleníti az adatokat.

18.17. példa. Hozzon létre üzenetet az Access Data Page segítségével

> Műveletek > Új üzenet a következővel... > Microsoft Office > Microsoft Access adatoldal

(Megnyitja az Access-t egy varázslóval Új oldal adat hozzáférés)

Konstruktőr

Adatforrás kiválasztása:=< Adatbázis>

Az elvégzett eljárások után megnyílik egy adatrácsot tartalmazó oldal. Tehát először is el kell helyezni információs mezők az lesz az oldalon. Ehhez húzza a szükséges mezőket a táblázat rácsára, és cserélje ki a nevét, például erre Kapcsolatok. Ezután írja be az üzenet címzettjeinek nevét, és kattintson a gombra Küldj másolatot.

Üzenet elküldése előtt a felhasználó láthatja, hogyan jelenik meg a címzett számára. Ehhez válassza a parancs > Fájl > lehetőséget előnézet weboldalak. Megnyílik egy webböngésző a betöltött oldallal, amely ugyanúgy megjelenik az üzenet címzettje számára.

Rizs. 18.23. Weboldal az Access adataival

A gombok használatával Vissza és tovább, navigálhat a táblázat adatai között Kapcsolatok. Ezenkívül a megfelelő hozzáférési paraméterek megadásakor szerkesztheti a táblát (rekordokat adhat hozzá vagy törölhet), megszervezheti az adatszűrést stb. De ez már túlmutat ennek a könyvnek a keretein.

Összegzés

Tehát ebben a fejezetben megvizsgáltuk, hogyan működhet együtt az Office és az Outlook. Valójában az Outlook program, valamint a Word, Excel, PowerPoint és Access által biztosított eszközök lehetővé teszik gazdag üzenetek létrehozását, valamint kényelmesebb információcsere és hozzáférés megszervezését.

• szó.Üzenet formázása. Word használata alapértelmezett szerkesztőként. A dokumentum kiosztása az útvonalon.
• Excel. Hozzon létre egy bejegyzést táblázattal és diagrammal. Dokumentumok elhelyezése az Exchange szerver nyilvános mappáiban.
• PowerPoint. Szervezz online találkozót prezentáció bemutatásához.
• hozzáférés. Adatok importálása az Outlookból az Accessbe. Hozzon létre egy hozzáférési adatlapot tartalmazó üzenetet.

A Word vagy az Outlook használt verziójától függően különféle objektumokat (például PDF-eket, diagramokat vagy Excel-munkalapokat) vagy e-mail üzenetet szúrhat be és adhat hozzá egy Word-dokumentumhoz hivatkozás vagy beágyazás használatával. Objektum beszúrásához a lapon Beszúrás nyomja meg a gombot Egy tárgy.

Új objektum beszúrása

Készíteni új fájl Beillesztés Word-dokumentumba vagy e-mail üzenetbe:

Tanács:

Információk a részben Eredmény a kiválasztott objektumtípus és a jelölőnégyzet állapota határozza meg mint ikon(telepítve vagy nem). Ez az információ segít eldönteni, hogy pontosan mit és milyen formában kell beillesztenie.

Egy beszúrt objektum adatainak módosításához kattintson rá duplán.

Létező fájl csatolása vagy beágyazása

Már létrehozott objektum csatolása vagy beágyazása:

Beágyazott objektumok és kapcsolódó objektumok

Beágyazott objektumok részévé válnak a Word-fájlnak vagy e-mail üzenetnek, és a beillesztés után többé nem kapcsolódnak az eredeti fájlhoz.

Kapcsolódó objektumok váltáskor frissíthető forrás fájl. A csatolt adatok a forrásfájlban tárolódnak. BAN BEN Word fájl vagy e-mail üzenet (célfájl), csak a forrásfájl helye kerül tárolásra, és a kapcsolódó adatok nézete jelenik meg. Ha a fájl mérete számít, használjon csatolt objektumokat.

Az MS Word számos billentyűkódot biztosít az irodai munka gyorsabbá tételéhez. Ha sokat kell használnia az MS Word-et, akkor erősen ajánlott, hogy tanuljon meg néhány hasznos billentyűparancsot – ez segít a gyors munkavégzésben. kattinthatsz ctrl+b félkövérré tenni a szöveget, Ctrl+U hogy a szöveget aláhúzzuk. Ezek a billentyűparancsok a Microsoft Office minden részében működnek, például az MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint stb.

Az MS Word azonban alapértelmezés szerint nem biztosítja parancsikon egy parancs áthúzására. Még ha az áthúzás gyakran használt parancs is, meglepő, hogy nem a Microsoft hozta létre billentyűparancsok az áthúzáshoz. De az a jó, hogy testre szabhatjuk az MS Word-t egy ilyen billentyűkombináció létrehozásához. Ma megtanítom, hogyan kell telepíteni gyors út hogy a szöveg áthúzható legyen.

Mi az az áthúzás?

Néha egy dokumentumban nincs szükség bizonyos szövegekre, de nem is akarja törölni. Ilyen esetekben áthúzhatja a szöveget. Egy szövegrész a dokumentumban marad későbbi felhasználás céljából (és akár későbbi beillesztéshez is), ugyanakkor az áthúzás megmutatja az olvasónak, hogy a szöveg már nem releváns. Valahogy így néz ki: áthúzva

Az Áthúzott parancsikon beállítása az MS Wordben

A következő műveletet csak egyszer kell elvégeznie, majd ezt követően a kiválasztott billentyűkombináció megnyomásával kihúzhatja a szöveget.

Nyissa meg bármelyik MS Word dokumentumot. Akár kinyithatod is üres dokumentum, és.

Nyomja meg a Ctrl+D billentyűkombinációt a Betűtípus párbeszédpanel megnyitásához. Ez az ablak a betűtípus formázási beállításait mutatja.

Most nyomja meg a Ctrl+Altés mindkét billentyűt lenyomva tartva nyomja meg a plusz billentyűt a numerikus billentyűzeten (Numpad).

A kurzor egy szegfű alakúra változik. Engedje el a Ctrl + Alt billentyűket, és kattintson az Áthúzás lehetőségre a Betűtípus párbeszédpanelen (a fenti képen piros körként látható).

Megnyílik a Billentyűzet testreszabása párbeszédpanel. Helyezze a kurzort a mezőbe Kulcs új címke nyomtatásés nyomja meg azt a billentyűkombinációt, amelyet át akar húzni az opciónál. felraktam Ctrl+Shift+S... Telepítheti így is. Helyezze be a kurzort nyomja meg - új kulcs parancsikonés nyomja meg a Ctrl+Shift+S billentyűkombinációt.

Az MS Word automatikusan rögzíti a lenyomott billentyűket. A Shift, Alt, Ctrl és a billentyűk bármilyen kombinációját használhatja Val vel levél. Ha olyan billentyűkombinációt nyom meg, amely már hozzá van rendelve valamilyen más parancshoz, az MS Word megjeleníti ezt az információt. Jobb, ha nem írja felül a meglévő parancsikont. A Ctrl + Shift + jó kombináció.

Kattintson a gombra Kinevez az áthúzott billentyűparancs beállításához.

Most, hogy ellenőrizze, működik-e vagy sem, írjon be valamit az MS Word dokumentumába. Jelölje ki a szöveget, és nyomja meg a Ctrl + Shift + S billentyűket (vagy a választott kombinációt). A kijelölt szöveg azonnal át lesz húzva.

Remélem megtaláltad ezt a kis beállítási tippet áthúzott címke MS-ben Hasznos szó. Ha bármilyen kérdése van ezzel a témával kapcsolatban, kérjük, tegye fel nekem az oldal megjegyzések részében. Minden erőmmel azon leszek, hogy segítsek neked. Köszönjük, hogy a TechWelkint használja!

A Word, az Outlook és az Internet Explorer valószínűleg a leggyakrabban használt programok személyi számítógép. Szinte minden számítógép-tulajdonos tudja, hogyan kell dolgozni ezekkel az alkalmazásokkal, de legtöbbjük képességeiknek csak egy kis részét ismeri. Következésképpen e programok nem hatékony használatából eredő veszteségek nagyon magasak. Reméljük, hogy az alábbi tippek segítségével gyorsabban dolgozhat, és értékes időt takaríthat meg.

Szó

Hasonlítsa össze a dokumentumokat egymás mellett

Valószínűleg találkozott már azzal a problémával, hogy ugyanazon dokumentum két verziójának összehasonlítása nehézkes. A Word 2003 bevezette a dokumentumok egymás melletti összehasonlításának lehetőségét, amely lehetővé teszi, hogy egyszerre két dokumentumot hívjon meg, és görgesse azokat egyidejűleg és külön-külön, összehasonlítva két dokumentum egyes szakaszait.

Nyisson meg két dokumentumot, és válassza ki a parancsot Ablak => Hasonlítsa össze egymás mellett.... Ha csak két dokumentum van nyitva, akkor azokat összehasonlítja, ellenkező esetben a program meg fogja kérni, hogy tisztázza, mely dokumentumokat kell összehasonlítani.

Megjelenik egy lebegő panel a dokumentumok kezelésére (1. ábra). A bal gomb megnyomása megváltoztatja a görgetési módot (be-/kikapcsolja az egyidejű görgetési módot), a jobb gombbal pedig visszaállíthatja az ablak pozícióját arra a pozícióra, ahonnan a dokumentumok összehasonlítását elkezdte.

Weboldalak minimális redundáns címkékkel

Weboldalak mentésekor vagy küldésekor elektronikus üzenetek HTML formátumban a Microsoft Word használatával további címkéket adnak a dokumentumhoz, amelyek lehetővé teszik a Word összes funkciójának használatát további munka dokumentummal.

A HTML formátumú weblap és e-mail üzenet méretének csökkentése érdekében az adatokat speciális szűrt formátumban (szűrt HTML) mentheti el, ebben az esetben a felesleges címkék eltávolításra kerülnek.

Ha a Wordben szűrt HTML módban mentett weboldalt nyit meg, a dokumentum további szerkesztéséhez szükséges funkciók egy része elveszhet. Megjelennek például a felsorolásjeles listák és a számozott listák, de elvész a Word használatával történő módosításuk lehetősége.

Ezért a szűrt HTML módot csak az utolsó szakaszban használja, mielőtt közvetlenül HTML-be fordítaná.

A webhely összes eleme egy fájlban

A Word 2003 bevezette a lehetőséget, hogy a webhely minden elemét, beleértve a szöveget és a grafikát is, egyetlen fájlba mentse. A használat érdekében ez a lehetőség, csak futtassa a parancsot Mentés máskéntés válassza ki az elemet egyetlen fájl weboldal. Ebben a módban beágyazás történik, amely lehetővé teszi például a teljes webhely elküldését e-mail üzenetként vagy mellékletként email. Ez a formátum támogatja az Internet Explorer 4.0 és újabb verzióiban.

Cím (cím) hozzáadása egy weboldalhoz

A cím megjelenik az ablak tetején lévő címsorban, és például a webböngésző böngészési előzményeiben is. Ha valaki elment egy hivatkozást az Ön weboldalára, akkor a cím címe megjelenik a személy kedvenceinek listájában. A cím beállításához a parancs végrehajtásával kell Fájl => Mentés weboldalként, kattintson a feliratra Cím módosítása(2. ábra), és írja be a kívánt nevet.

Weboldalak optimalizálása egy adott böngészőhöz

Egy Word-dokumentum weblapként való mentésével optimalizálhatja azt egy adott böngészőhöz.

Hajtsa végre a parancsot Eszközök => Beállításokés az azonos nevű panelen válassza ki a lapot Tábornok, és benne a panel Web opció s. A lapon Böngészők mezőben Azok, akik megtekintik ezt a weboldalt, használni fogják válassza ki kívánt verziót böngésző (3. ábra). Listázott Lehetőségek engedélyezze (vagy tiltsa le) a felsorolt ​​szolgáltatásokat.

A Format Painter funkció újrafelhasználása

Amikor rákattint az ikonra Formátumfestő(másolási formátum), annak a területnek a szöveges formázása kerül másolásra, ahol a kurzor található. Most, ha kiválasztja a szöveg bármely területét, a Format Painter a fenti formázást alkalmazza rá.

Sok felhasználó ismeri ezt a funkciót, de a legtöbben nem tudják, hogy ha duplán kattint a Format Painter ikonra, akkor a másolt formátumot annyiszor alkalmazhatja újra, ahányszor szükséges, és ez a funkció az Esc billentyű lenyomásáig aktív lesz. sajtolt.

Összes mentése/Összes bezárása

Ha tartod Shift gomb tétel kiválasztásakor Fájl menü Wordben megváltozik a menü összetétele. Ahelyett Bezárás funkció jelenik meg Összes bezárása, de ehelyett Megment — Összes mentése(4. ábra).

Vonal golyó nélkül

Alkotás közben pontozott lista Wordben gyakran adódik olyan helyzet, amikor a következő bekezdést golyó nélkül kell hagyni. Ehhez nyomja meg a billentyűkombinációt Shift+Enter. A következő sorban, amikor rákattint Belép, az új sor ismét golyóval lesz.

Például:

Hogyan használjuk a megfelelő formázást beillesztéskor

Szöveg másolása esetén a dokumentumból a Wordbe, ez utóbbi automatikusan olyan formázással viszi át a szöveget, amely abban a dokumentumban történt, amelyről a másolat készült. Ahhoz, hogy a beszúrt szöveg ugyanolyan formázású legyen, mint a Word-dokumentum, használja a parancsot Szerkesztés => Speciális beillesztés => Formázatlan szöveg(5. ábra).

Formázás intelligens címkével

Szöveg bármely Office-alkalmazásba történő beillesztése után az intelligens címkére kattintva megnyílik egy menü, amelyen választható formázási típusok közül választhat, beleértve a következő lehetőségeket:

• Forrásformázás megtartása Ez megőrzi azt a formátumot, amely a szövegnek a forrásdokumentumban volt;
• Match Destination A beszúrt adatok formázása annak a dokumentumnak a kialakítása szerint történik, amelybe a beillesztés történik (6. ábra).

Leírás hozzáadása a Word-dokumentumhoz

A Dokumentum tulajdonságai az az információ, amelyet a Microsoft Word lehetővé tesz az egyes dokumentumokhoz való hozzáadással. Ez hasznos funkció kevesen használják, de közben a segítségével leírások és instrukciók egész sorát adhatja hozzá, ami különösen akkor lesz értékes, ha csapatban dolgozol. Egy Word-dokumentum leírásának hozzáadásához a paranccsal meg kell hívnia a Dokumentum tulajdonságai panelt Fájl => Tulajdonságok(7. ábra).

Gyors hozzáférés a kiválasztott dokumentumokhoz

Akarsz-e gyors hozzáférés egy sorra Word dokumentumok? Nincs is könnyebb! Hajtsa végre a parancsot Nézet => Eszköztárak => Testreszabás, válassza ki a lapot Parancsok, fejezet Beépített menükés húzza az ikont munkaábrán látható módon a panelen. 8.

Most hozzá kell tenni aktuális dokumentum a Munka menüben nyissa meg, és kattintson az elemre Hozzáadás a munka menühöz(9. ábra) az aktuális dokumentum bekerül a menübe. A billentyűparancs segítségével eltávolíthatja Ctrl+Alt+Mínusz.

Sor beszúrása a dokumentumba

Szeretnél egy bekezdést egy sorral elválasztani? Nyomja meg háromszor a kötőjel gombot, majd nyomja meg a gombot Belépés vékony vonalat kapsz. Nyomja meg háromszor az aláhúzás gombot, majd nyomja meg a gombot Belép vastag vonalat kap. És amikor háromszor megnyomja az egyenlőségjel billentyűt és a Belép dupla sort kapsz.

Számológép Wordben

Tudta, hogy a Word panelhez számológép is hozzáadható?

Hajtsa végre a parancsot Nézet => Eszköztárak => Testreszabás => Parancsok lapés helyezze az Eszközök Számítás ikont az eszköztárra (10. ábra). Most egy kifejezés beírásával, kijelölésével és az Eszközök Számítás gomb megnyomásával megkaphatja az eredményt (11. ábra).

Ha egy kifejezést a számlálás eredményére szeretne lecserélni, nyomja meg a billentyűkódot ctrl+v.

Folyamatos zoom

A dokumentum léptékének megváltoztatásához nyomja meg a gombot ctrlés használja az egér görgőjét a nagyításhoz, amíg el nem éri szükséges engedélyt. Ez sokkal kényelmesebb, mint a menü elérése.

Outlook

A spamszűrő szabályozása az Outlook 2003-ban

BAN BEN levelező kliens A Microsoft Outlook 2003 beépített spamszűrővel rendelkezik, amely a nem kívánt üzenetek kiszűrésére és egy külön mappába helyezésére szolgál.

Ezt a mappát azonban időnként ellenőrizni és figyelni kell, hogy a hasznos e-maileket ne ismerje fel spamként.

A Microsoft Outlook 2003 szűrője elemzi az üzenet formális attribútumait és törzsét. Az üzenet formális attribútumainak elemzésekor a szűrő fekete-fehér listákat használ.

Ha kéretlen e-mailt kap, kattintson rá Jobb klikk egérrel és a legördülő menüben (12. ábra) hajtsa végre a parancsot Levélszemét => Feladó hozzáadása a blokkolt feladók listájához. A behelyezett előfizetők e-mail üzenetei Letiltott feladók listája, blokkolva lesz, és a mappába küldi Levélszemét mappa.

Ha éppen ellenkezőleg, a program tévedésből a szükséges betűt a mappába helyezi Levélszemét mappa, adja hozzá ezt a felhasználót a Fehér lista parancsra Adja hozzá a feladót a Biztonságos feladók listájához ezentúl nem lesz blokkolva.

Szálas üzenetek az Outlook 2003-ban

Az Outlook 2003 azon képessége, hogy megbeszélés szerint rendezze a leveleket ( Nézet => Elrendezés szerint => Beszélgetés) lehetővé teszi az üzenetek gyors megtekintését és a kéretlen levelek gyors törlését. Szervezze meg a levelek áttekintését a fenti módon (13. ábra), és látni fogja, hogy számos témában van egy korábbi levelek lánca. Ez a módszer a levelezés megjelenítése megkönnyíti az elavult levelek megtalálását és törlését.

Mentse el a dokumentumokat a kívánt helyre

Ha mellékletet tartalmazó üzenetet kap, és azt lemezre szeretné menteni, az Outlook alapértelmezés szerint felkéri, hogy mentse a mellékletet egy mappába. Saját dokumentumaim. Ha a mellékletfájlokat más helyre menti, minden alkalommal módosítania kell a célhelyet. Parancsikon hozzáadása a mappához segít felgyorsítani a folyamatot. Saját dokumentumaim, elküldi a kívánt mappába.

internet böngésző

Hogyan lehet korlátozni a gyermekek hozzáférését a nem kívánt internetes forrásokhoz

Ha azzal a feladattal kell szembenéznie, hogy korlátozza a gyermekek hozzáférését a nem kívánt webes erőforrásokhoz, akkor az Internet Explorer 6 használatával jelszót állíthat be az ilyen erőforrásokhoz való hozzáféréshez, valamint megírhatja az engedélyezett és tiltott webhelyek listáját. Az internetes forrásokhoz való ellenőrizetlen hozzáférés betiltása érdekében

Internet Explorer, futtassa a parancsot Eszközök => Internetbeállításokés válassza ki a lapot Tartalom(14. ábra).

Aktiválás gomb Bekapcsolés a megjelenő panelen válassza ki a lapot Gyakoriak. Ezen a lapon használja a függvényt Hozzon létre egy jelszót. Mostantól a tiltott forrásokhoz való hozzáféréshez jelszó szükséges.

Módosítsa a betűméretet az IE-ben

Egyszerű, de nagyon hasznos tanácsokat. Nem minden weboldal kínál optimális betűméretet, és a betűkészlet-beállításokkal való minden alkalommal való babrálás fárasztó. Nyomja meg a gombot ctrl, és az egérgörgő mozgatásával növelheti vagy csökkentheti a megjelenített szöveg betűméretét.

Link megnyitása új ablakban

Mi a teendő, ha nem akarja elhagyni az aktuális oldalt, ugyanakkor szeretné látni a linket? Amikor rákattint URL tartsa a kulcsot Váltás Ebben az esetben az oldal új ablakban nyílik meg.

Hogyan változtassunk kezdőlapot

Egyes programok saját oldalukat állítják be kezdőlapként. Az áttekintés kezdőlapjának megváltoztatásához futtassa az Eszközök => Internetbeállítások parancsot és a szakaszban Kezdőlap(15. ábra) jelölje ki a kívánt címet, vagy válasszon ki egy elemet Egy üres.

URL gyorstárcsázás

Ha a címsorba beírandó URL a www.name.com, akkor csak be kell írnia ezt a nevet, és meg kell nyomnia a billentyűkombinációt Ctrl+Enter.

Gyors navigáció a weboldalak között

A weblapok közötti gyors mozgás kényelmesen megtehető egy gomb lenyomva tartásával Váltásés az egérgörgőt.