Fairale küldje el az üzenet másolatát az Ön e-mail címére. Hogyan küldhetünk egy e-mailt egyszerre több címzettnek
Olvassa el is
Hogyan kell dokumentumot küldeni a címre email bábuknál három egyszerű módszer.
Szeretné megtanulni, hogyan lehet folyamatosan keresni az interneten napi 500 rubelből?
Töltse le ingyenes könyvemet
=>>
A World Wide Web fejlődésével több mód jelent meg az emberek közötti távoli kommunikációra. Most már nemcsak felhívhat valakit anélkül, hogy elhagyná otthonát, hanem e-mailt is küldhet.
Ugyanakkor az e-mail használatával leveleket küldhet mellékletekkel, különféle szöveges dokumentumok, prezentációk, fényképek, videók stb. formájában. Természetesen a küldés teljes folyamata email csatolással elég egyszerű.
A kezdő felhasználók azonban néha nehezen tudnak megbirkózni ezzel a feladattal külső segítség nélkül. Ebben az anyagban részletesebben lesz szó a csatolt levelek e-mailben történő elküldéséről.
Hogyan küldjünk dokumentumot e-mailben
A sok különféle szolgáltatás ellenére, amelyek lehetővé teszik a levelek elektronikus küldését az interneten keresztül (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler és mások), mindegyik ugyanazon algoritmus szerint működik.
Csak az ilyen szolgáltatásokhoz tartozó fájl csatolása némileg eltérhet. De általában, ha csatolt e-mailt szeretne küldeni, kövesse a következő műveleti algoritmust:
- Először be kell jelentkeznie fiókjába a szolgáltatáson, és kattintson az "Írás" gombra vagy a postai szolgáltatás által biztosított más gombra az elektronikus levélíráshoz.
- Ezután jelezze a "Címzett" sorban email cím a címzett levele.
- Szükség esetén a "Tárgy" mezőben megadhatja levele tárgyát.
- Továbbá az egyszerű szöveg mellett, ha dokumentumot vagy más fájlt szeretne küldeni a számítógépéről, akkor az igénybe vett szolgáltatáson meg kell találnia az ezért felelős eszközt, és rá kell kattintania. Például, ha a Yandex.Mail, a Gmail vagy a Yahoo szolgáltatást használja erre a célra, akkor kattintson a gemkapocs ikonra, és a Mail.ru és a Rambler rendelkezik egy "Fájl csatolása" gombbal.
- Miután megtalálta a küldeni kívánt dokumentumot, kattintson rá az egérrel a kiválasztásához, majd kattintson a "Megnyitás" gombra.
- Miután feltöltötte a fájlokat a levelezőszolgáltatásba, ellenőrizze a levélformátum helyességét (kinek és mit is küld). Ha több dokumentum van a kelleténél, vagy rosszul választott, akkor mellette, főszabály szerint jobb oldal megjelenik egy kuka ikon, amelyre kattintva törlődik felesleges fájl. Dokumentum hozzáadásához kattintson ismét a gemkapocsra vagy a "Fájl csatolása" gombra.
- Ha e-mailt szeretne küldeni a címzettnek, kattintson a "Küldés" gombra.
Azt is meg kell jegyezni, hogy a használat során mobil verzió postafiókok esetén a műveletek algoritmusa hasonló a kiterjesztetthez. Vagyis ha úton van, és a szükséges dokumentum elérhető telefonon vagy táblagépen, akkor ha megvan mobilos alkalmazás, e-mailben is elküldhető.
Ebben az esetben is töltse ki az összes kötelező mezőt, majd kattintson a gémkapocsra vagy a "Fájl csatolása" gombra, ezzel hozzáadva a dokumentumot és elküldve. Mint látható, minden nagyon egyszerű és kényelmes.
Link elküldése
Ha dokumentumát felhőszolgáltatásokon, például a Google Drive-on, a Yandex Disk-en és másokon tárolja, vagy a Google Doc-ban hozott létre egy dokumentumot, akkor elküldheti a dokumentumra mutató hivatkozást.
Ehhez nyissa meg a dokumentumot, kattintson a hozzáférési beállításokra, és másolja ki az e-mailben elküldhető hivatkozást. Ha ezek a Lemezen tárolt dokumentumok, akkor ezeket letöltheti a számítógépére, ha ez egy dokumentum a Google Docsban, akkor együtt szerkesztheti, javíthatja, megjegyzéseket tehet, stb.
Szó
Ha a Word programot használja dokumentumok létrehozására és szerkesztésére, akkor egyszer beállíthatja a küldés e-mailben funkciót, majd használhatja.
Utasítás:
Ügyeljen a felső panelre, nevezetesen a fülre - a levelek. Itt egy új ikonnak kell megjelennie az Ön által megadott névvel.
Most egy dokumentum létrehozása vagy szerkesztése után kattintson erre az ikonra. Csak meg kell adnia a címzett e-mail címét, és a dokumentum elküldésre kerül a megadott címre.
Dokumentum küldése e-mailben, összefoglaló
Három módot mutattam be a dokumentum e-mailben történő elküldésére, válassza ki az Ön számára legkényelmesebbet. Ha egyszer elküld egy levelet, meg fogja érteni, hogy ebben a folyamatban nincs semmi bonyolult.
A legfontosabb, hogy megértsd, hogy nem küldesz papíralapú dokumentumot, az Önnél marad. Ön elektronikus másolatot küld, és a címzett szükség esetén maga nyomtatja ki.
Bármely dokumentum eredeti papír alapú küldéséhez használja a szokásos, megszokott leveleinket, és küldje el ajánlott levélben a dokumentumot.
Hasznos cikkek:
P.S. Csatolok egy képernyőképet a társult programokban szerzett bevételeimről. És emlékeztetlek arra, hogy mindenki kereshet pénzt így, még egy kezdő is! A lényeg az, hogy helyesen tedd, ami azt jelenti, hogy tanulj azoktól, akik már pénzt keresnek, vagyis az internetes üzleti szakemberektől.
Tekintse meg az ellenőrzött 2018-as partnerprogramok listáját, amelyek pénzt fizetnek!
Töltse le ingyen az ellenőrzőlistát és az értékes bónuszokat
=>> "2018 legjobb partnerei"
Meglepő módon sokan, amikor arra kérik őket, hogy egyszerre több embernek küldjenek levelet, egyszerűen csak felsorolják a címeket a "Címzett" mezőben, ez normális, ha ezt a levelet kollégáinak vagy barátainak címezi, de ha levelet küld egy ügyfelek csoportja, így mindenkinek megmutatja a címeket és a többi címzettet, ténylegesen felfedve a címbázisát.
Elég, ha bármelyik ügyfél továbbítja ezt a levelet versenytársának, és azonnal kiszivárogtatják az Ön elérhetőségeit.
Furcsa, de sok korántsem buta ember meglepődik, amikor megtudja, hogy ha sok címzettnek kell levelet küldenie, hogy ne tudjanak egymásról, akkor erre van egy "Bcc" mező.
Például a mail.ru esetében ez így fog kinézni:
És még egyszer röviden:a "címzett"-ben feltüntetett címek - mindenki láthatja, hogy kinek küldtél levelet, "vakmásolatban" jelezve - mindenki azt hiszi, hogy a levél csak neki szól.
És minden címzett kap egy levelet, ahol a "címzett" mező lesz csak a címét . Más programok esetén, ha nem találja, hová tegye a Titkos másolatot, kérjen meg valakit, hogy mutassa meg. Még egy apró pont, mindenképpen adjon meg egy címet a "to" mezőben, a legtöbb program ill levelezőszerverek e paraméter nélkül nem küldhet e-mailt.
És így mikor beszélgetünk ajánlat, hír kiküldéséről ügyfelei csoportjának - itt egyértelmű a vakmásolat használatának gyakorlata, el kell rejtenie címbázisát. Érdekes pont a kollégáinak küldött leveleknél, itt javasolt a helyzetnek megfelelően eljárni, például levelet küldeni javaslatok küldésére (például az ügyfélszolgálat javítására), és ha minden kolléga látja, hogy más emberek kapták ugyanazt a levelet, akkor valószínűleg nem fognak válaszolni - másokra hagyatkozni, ezért rejtett másolatot kell használnia. Ha ez a megbízás teljesül, akkor például a kollégája főnökének "ki" jelzése egyszerűen csodákat tesz, és a megrendelése teljesül.
Külön probléma a beszállítókkal. Egyrészt az összes címzett feltüntetése a másolaton azt kell, hogy mutassa a szállítónak, hogy van választási lehetősége, és fel kell ajánlania Önnek jó árak. Másrészt az a menedzser, aki megkapta a levelét, látva, hogy nem csak neki küldték, nagy valószínűséggel "menőnek" fogja kezelni kérését. Személy szerint véleményem szerint a beszállítók esetében vakmásolatot kell használni, legalábbis az üzleti titkok védelme érdekében, de inkább a beszállító vezetőjével való jó kapcsolat érdekében.
Olvasható a közelmúltban egy szakember tévedésének esete, amikor minden címzett más címzettet látott: Csapj le mindenkit ezen a chaten, valóban tiszteletreméltó emberek voltak ott – rendezők, de így is sokan kaptak válaszként spamet.
Nos, mint mindig, szívesen fogadjuk a hozzászólásokat.
A modern valóságban a legtöbb internethasználó korosztálytól függetlenül e-mailt használ. Emiatt a levelek helyes kezelése elengedhetetlen minden olyan személy számára, akinek egyértelműen szüksége van az internetre és a kommunikációra.
Az első dolog, amit minden felhasználónak ismernie kell az üzenetek írásának, majd elküldésének folyamata bármely levelezési szolgáltatás használatával. A cikkben a továbbiakban az e-mailben történő levélküldés témáját hozzuk nyilvánosságra néhány pontosítással.
A fentieken kívül érdemes megjegyezni, hogy szinte minden levelezőszolgáltatás, bár egyedi funkciókkal rendelkezik, a fő funkcionalitás továbbra is változatlan. Ez viszont lehetővé teszi, hogy felhasználóként könnyedén megoldja a levélküldés során felmerülő nehézségeket.
Ne feledje, hogy minden elküldött üzenet szinte azonnal eléri a címet. Így az e-mail elküldése után nem szerkeszthető vagy törölhető.
Yandex Mail
A Yandex levelezőszolgáltatás évek óta kiváló stabilitást mutat a levéltovábbítási rendszer működésében. Ennek eredményeként ez az e-mail a leginkább ajánlott ennek a fajtának az orosz nyelvű forrásai közül.
Az üzenetek létrehozásának és további küldésének témáját már érintettük az oldal megfelelő cikkében.
- nyisd ki kezdőlap e-mail fiók a Yandexről, és fejezze be az engedélyezést.
- Jobbra felső sarok képernyőn keresse meg a gombot "Ír".
- A grafikonon "Kitől" manuálisan módosíthatja a nevét feladóként, valamint megváltoztathatja a hivatalos Yandex.Mail domain megjelenítési stílusát.
- Töltse ki a mezőt "Kinek" a kívánt személy e-mail címe szerint.
- Igény esetén saját belátása szerint kitöltheti a mezőt "Tantárgy".
- Ügyeljen arra, hogy a fő szövegmezőbe írja be az elküldendő üzenetet.
- A későbbi kommunikáció megkönnyítése érdekében javasolt a belső értesítési rendszer aktiválása.
- Az üzenet kitöltése után kattintson a gombra "Küld".
Automata rendszer ezt a szolgáltatást segít a teljes e-mail beírásában.
A levél maximális mérete, valamint a tervezési korlátozások rendkívül elmosódott kereteket tartalmaznak.
Felhívjuk figyelmét, hogy a Yandex.Mail a többi hasonló szolgáltatáshoz hasonlóan lehetőséget biztosít arra, hogy egy előre meghatározott idő elteltével automatikusan e-mailt küldjön. Ebben az esetben a keretek a küldő összes lehetséges preferenciájának megfelelően beállíthatók.
Szerkesztés folyamatban az esetben instabil munka nagy betűk írásakor a piszkozatok automatikusan mentésre kerülnek. A postafiók navigációs menüjén keresztül megtalálhatja őket, és később folytathatja a küldést a megfelelő részben.
Ez minden meglévő lehetőségeket A Yandex.Mail a levélírási és -küldési eljárással kapcsolatban véget ért.
Mail.ru
Ha összehasonlítjuk a Mail.ru levelezőszolgáltatást más hasonló erőforrásokkal biztosított képességek szempontjából, akkor az egyetlen figyelemre méltó részlet a meglehetősen magas szintű adatbiztonság ténye. Ellenkező esetben minden művelet, különösen a levelek írása, nem tűnik ki valami különlegesnek.
- Az engedélyezési eljárás befejezése után lépjen a postafiókba.
- A képernyő bal felső sarkában az oldal fő logója alatt kattintson a gombra "Levelet írni".
- Szöveg oszlop "Kinek" a címzett teljes E-mail címe szerint kell kitölteni.
- A funkció használatával további címzetteket is hozzáadhat automatikus létrehozás az üzenet másolata.
- A következő bemutatott rovatban "Tantárgy" add hozzá Rövid leírás jelentkezés okai.
- Szükség esetén további dokumentumokat tölthet fel a helyi adattáron, a [email protected] címen vagy más, korábban kapott, fájlokat tartalmazó, mentett szöveges üzenetekkel.
- Az oldal fő szövegmezőjét, amely az eszköztár alatt található, ki kell tölteni a fellebbezés szövegével.
- Itt ismét beállíthat egy értesítési, emlékeztető rendszert, valamint egy bizonyos időn belüli levélküldést.
- A szükséges blokkok kitöltése után a mező feletti bal felső sarokban "Kinek" kattintson a gombra "Küld".
- Feladáskor a címzett azonnal megkapja a levelet, ha a postafiókja lehetővé teszi a megfelelő fogadást.
A címzett leveleinek típusa nem számít, mivel bármely levelezési szolgáltatás tökéletesen kölcsönhatásba lép egymással.
A mező üresen hagyható, de ebben a helyzetben a levélküldés értelme elvész.
Amint látod, Postafiók A Mail.ru oldal nem sokban különbözik a Yandextől, és nem képes különösebb nehézségeket okozni a működés során.
gmail
A Google levelezőszolgáltatása a korábban említett forrásokkal ellentétben egyedi interfész-struktúrával rendelkezik, ezért a kezdőknek gyakran nehézséget okoz az alapvető funkciók elsajátítása. Ebben az esetben azonban gondosan el kell olvasnia a képernyőn megjelenő minden részletet, beleértve az eszköztippeket is.
A fentieken túl fontos felhívni a figyelmet arra, hogy a Gmail gyakran az egyetlen működő levelezőszolgáltatássá válhat. Ez leginkább a különböző oldalakon lévő fiókok regisztrációjára vonatkozik, mivel az itt megvalósított üzenetfeldolgozó rendszer aktívan együttműködik más e-mailekkel.
- Nyissa meg a hivatalos webhelyet mail szolgáltatás a Google-ból, és jelentkezzen be.
- Az internetes böngészőablak bal oldalán, a navigációs menü főblokkja felett keresse meg és használja a gombot "Ír".
- Most az oldal jobb alsó részén megjelenik egy levélkészítési alaplap, amely teljes képernyőre bővíthető.
- Írja be a szövegmezőbe "Kinek" Email címek akiknek el szeretné küldeni ezt a levelet.
- Számol "Tantárgy", mint korábban, akkor kell kitölteni, ha egyértelműen szükséges a levélküldés okainak tisztázása érdekében.
- A fő szövegmezőt elképzeléseinek megfelelően töltse ki, ne felejtse el kihasználni a szolgáltatás lehetőségeit a kiküldött levelek megtervezésekor.
- Ne feledje, hogy az üzenet szerkesztéskor automatikusan mentésre kerül, és erről értesíti Önt.
- E-mail küldéséhez kattintson a gombra. "Küld" az aktív ablak bal alsó sarkában.
- A levél elküldésekor értesítést kap.
Több üzenet továbbításához használjon szóközt az egyes megadott célhelyek között.
A Gmail, amint látható, inkább a munkára irányul, mint a másokkal való levelezésre.
Turista
A Rambler e-mail postafiókja a Mail.ru-hoz nagyon hasonló kialakítású, de ebben az esetben a felület nem biztosít bizonyos funkciókat. Ebből a szempontból ez a levél inkább a felhasználókkal való kommunikációra alkalmas, nem pedig munkaterület szervezésére vagy levelezésre.
- Először is jelentkezzen be a hivatalos webhelyre Rambler mailés fejezze be a regisztrációt, majd az engedélyezést.
- Közvetlenül a Rambler webhely szolgáltatásainak felső navigációs sávja alatt keresse meg a gombot "Levelet írni"és kattintson rá.
- Hozzáadás a szövegdobozhoz "Kinek" Az összes címzett e-mail címe, függetlenül a domain névtől.
- A blokkhoz "Tantárgy"írja be a fellebbezés indokainak rövid leírását.
- Töltse ki az üzenetlétrehozó felület fő részét tetszés szerint, szükség esetén az eszköztár segítségével.
- Ha szükséges, a gombbal adjon hozzá mellékleteket "Fájl csatolása".
- Ha végzett a fellebbezés létrehozásával, kattintson a felirattal ellátott gombra "Levelet küldeni" a böngészőablak bal alsó sarkában.
- Az üzenet létrehozásának megfelelő megközelítésével az üzenet sikeresen elküldésre kerül.
Mint látható, a szolgáltatás működése során az alapvető ajánlások betartásával elkerülhetők a nehézségek.
Végezetül, a cikkben elmondottakkal kapcsolatban fontos megemlíteni, hogy minden egyes e-mail nem nagyon eltérő funkciókkal rendelkezik az elküldött üzenetekre való válaszadáshoz. Ebben az esetben a válasz létrehozása egy erre a célra kijelölt szerkesztőben történik, amely többek között a feladó korai levelét tartalmazza.
Reméljük, sikerült kitalálnia a levelek létrehozásának és küldésének lehetőségeit a közös levelezési szolgáltatásokon keresztül.
Az alábbiakban felsorolt összes elemi szabály elsősorban a partnereivel, kollégáival, ügyfeleikkel és vállalkozóival folytatott üzleti levelezésre vonatkozik. Személyes levelezésben való felhasználásuk mindenki magánügye. Azonban ezen szabályok betartása a személyes levelezés során csak jó benyomást kelt Önről.
Üzleti e-mail etika
Ha hirtelen nem akar tovább olvasni, korlátozza magát legalább a következő alapvető szabályokra:
- Kérjük, válaszadáskor használja a "Válasz mindenkinek" gombot. Ez megőrzi az eredeti e-mail címzettjeinek másolatait, így a válasz nem jut el rajtuk. Erősen javaslom, hogy rejtse el a "Válasz" gombot a felület beállításai között. Szükség esetén "kézzel" törölheti a nem kívánt címzetteket.
- Ne hagyja üresen a „Tárgy” mezőt. Azok, akikkel levelez, naponta több száz e-mailt kaphatnak, és ezt a mezőt használják az e-mailek fontosságának és tartalmának gyors felmérésére.
- Idézet betűket. Ne kezdje a válaszát egy új e-maillel, kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra a beérkezett e-maileknél, és ne kapcsolja ki az árajánlat funkciót válaszadáskor és továbbításkor a levelezőprogram beállításaiban.
- A teljes idézéskor(ha a válasz az egész levélre szól) írja a válasz szövegét a levél ELEJÉRE, és ne a végére, az aljára.
FOLYTATJUK?
Levelek fogadása
- A beérkezett leveleket el kell olvasni. Ha levelet kaptál, az azt jelenti, hogy valaki valamiért elküldte (persze a spam itt nem számít). Ha egy személynek olvasatlanként megjelölt levelei vannak, és azok egy napnál régebbiek, akkor nem tudja, hogyan kell a levelekkel dolgozni. Megbocsátható azonban, ha:
- a személy váratlanul meghalt vagy megbetegedett;
- a postával való munka nem tartozik a hivatalos feladatai közé (akkor nincs szüksége szolgálati e-mailre).
- Ha Ön nem menedzser, naponta legalább kétszer ellenőrizze a leveleit: reggel és délután. Ha nem válaszol egy gyártási kérdésre, megakadozhatja mások munkáját, és késleltetheti a problémák megoldását.
- Ha Ön menedzser, a munkanapját egy olyan e-mail kliens elindításával kell kezdenie, amely egész nap nem tölt ki, és automatikusan ellenőrzi a leveleket. Állítsa be az automatikus levélkézbesítést/-fogadást legalább 10 percenként (lehetőleg 1-3 percenként).
- Levelet kapott. Ha nagyon elfoglalt, azonnal mérje fel, kitől származik, a témát, és lapozzon át rajta – ez segít gyorsan eldönteni, hogy a levél sürgős választ igényel-e, vagy várhat egy kicsit.
- Ha tud, azonnal válaszoljon. Ez a legegyszerűbb és hatékony módszer mozgatni a dolgokat, és nem gyűjteni a levéldugulásokat.
- Ha megérti, hogy egy napon belül nem tud válaszolni, jobb, ha azonnal írja be, hogy „pár napon belül válaszolok”, vagy legalább „kicsit később válaszolok”.
Címzett, Másolat, Titkos másolat mezők
- Ne feledje, hogy vannak "Címzett" ("To"), "CC" ("Másolás") és "BCC" ("Bcc") mezők. Az Ön további lépései (és a levelezőpartnerek lépései) levél kézhezvételekor tőlük függenek:
- "Címzett" ("To") - a levél és a benne található információk vagy kérdések közvetlenül a címzettnek szólnak. Kérdés elküldése esetén a „Címzett” mezőben megadott címzetttől vár választ. Ha Ön a címzett, akkor válaszolnia kell.
- "SS" ("Másolat") - a másolatban álló címzettek "információként", tájékoztatásul levelet kapnak, vagy "tanúsításra hívják meg őket". A másolatban szereplő címzett általában nem válaszolhat a levélre; sőt udvariasnak számít, ha szükség esetén a "Sajnálom, hogy közbeszólok" kifejezéssel kezdi.
- "BCC" ("Blind Copy") - a "palotai intrikák" tere. Ha ebben a mezőben megad egy címzettet, akkor „titokban” küldi el neki ezt a levelet: a fő címzett vagy a másolatokban szereplők nem fognak tudni a levél elküldésének tényéről. Tömeges postázásra is használják, így az Ön címjegyzék az összes címzett nem tudta.
- Kérjük, válaszadáskor használja a "Válasz mindenkinek" gombot. Ez megőrzi az eredeti e-mail címzettjeinek másolatait, és válasza nem fog hiányozni.
- NE törölje a levelezőpartnere által odaírt levél másolataiból. Ha személyesen szeretne válaszolni, hogy más levelező ne kapja meg válaszát, akkor töröljön mindenkit a másolatokból, kivéve azt, aki a levelet írta (igen, soha nem használjuk a „Válasz” gombot).
- Ha a beérkezett levélben kettőnél több címzett szerepel a „Címzett” mezőben, ez azt jelenti, hogy mindkét levelezőnek vagy bármelyiküknek válaszolnia kell. Gondoljon arra, hogy MINDENKINEK válaszolnia kell – ha a levél Önnek és valaki másnak szól, akkor is válaszoljon rá (még akkor is, ha „Ez a kérdés biztosan nem nekem szól, válaszoljon ilyen és ilyen”).
- Viszont erősen ajánlott, hogy a „Címzett” mezőben NE szerepeltessen egynél több címzettet. A kettőnek küldött levélre egyiktől sem kap választ, mert mindegyik azt hiszi, hogy a másik válaszol. Nem mindenki olvasta ezt a cikket.
- A magánlevelezés levelezőlistára továbbítása a levelezésben résztvevők beleegyezése nélkül etikátlan!
Tárgy mező
- Ne hagyd üresen.
- A levél tárgya legyen rövid, de tükrözze a fő tartalmat, a levél tárgyát. Olyan címek, mint "Kérdés", "Helló!" vagy az üres címsorok arról árulkodnak, hogy kezdő vagy, aki nem rendelkezik alapvető üzleti íráskészségekkel.
- Ha több különböző tárgyú e-mail egyikére válaszol, válaszoljon a megfelelőekre. Az értekezletről szóló "Találkozás 04.18., kedd" tárgyú levélre, a nyomdai anyagokról pedig a "Nyomdai anyagok" levélre válaszoljon. Ennek oka a korábbi levelezés idézése (lásd lentebb a Levélírás részt).
- Ha rendszeres időközönként e-mailt, például heti jelentést kell küldenie, próbálja meg állandóan tartani a fejlécet, vagy legalább annak egy részét állandónak kell lennie, hogy a címzett beállíthasson automatikus szabályokat (szabályokat) az ilyen levelek rendezésére.
Az írás fontossága
- Ha a levél sürgős változtatásokról, szerződésszövegről vagy egyéb olyan információt tartalmaz, amelyre mindenekelőtt figyelnie kell – használja a „magas” fontosságot, ezzel kiemeli a levelet a Beérkezett üzenetek mappában.
- Ne használjon hiába a "nagy" fontosságot - a "zajos" emberek idegesítőek, légy szerényebb.
- Személyes levél üzleti levelezőnek vagy levél tőle vicces kép vagy link, jelölje meg a fontosságot "alacsony"-ként.
Levelek írása (válaszok)
- Kezdje egy üdvözléssel, ez udvarias. – Szia, gria! azt mondja, hogy lusta vagy egy személy nevét leírni. Akár csak "Andrey!" vagy "Jó napot!" elég udvarias és elégséges.
- Beszéljen ugyanazon a nyelven az illetővel. Ez nemcsak az orosz/angol nyelvre vonatkozik, hanem a szöveg formájára is. Ha hivatalos levelet kapott, az arra adott informális válasz tiszteletlenség a válaszolóval szemben, és saját alacsony kultúrájának demonstrálása. Az informális fellebbezésre adott hivatalos válasz vagy felszólítás az előírások betartására, vagy egyszerűen csak a vállalati szabályok írják elő.
- Próbáljon mindig a levelezési lánc utolsó betűjére válaszolni, és ne valamelyik köztes betűre.
- Ne használjon átírást kivéve, ha olyan körülmények között küld leveleket, amikor nehéz másképpen beírni a szöveget (például mobiltelefonról vagy orosz billentyűzetkiosztás nélküli számítógépről).
- Ha a te levelező kliens nem támogatja az orosz nyelvet, vagy elrontja a kódolásokat, akkor csatolja a válasz szövegét melléklettel.
- Az üzleti levélnek pontosnak, tömörnek és konkrétnak kell lennie:
- Pontosság – Adja meg pontosan azokat az adatokat, amelyekre hivatkozik (egy másik e-mail dátuma és tárgya, megbeszélés dátuma, napirendi pont, fájlnév, webes dokumentumra mutató hivatkozás stb.).
- Tömörség – egyesek három oldalon elmondják, mit lehetne három mondatban leírni. Aki tisztán gondolkodik, az egyértelműen kijelenti, és ezt a tudósítója is látja.
- Konkrétság – a levélből pontosan ki kell derülnie, hogy PONTOSAN MIT követelnek meg a címzetttől, milyen lépéseket kívánnak tőle.
- Az üzleti levelezés nem a levélírási gyakorlatok és nem az érzelmek kifejezésének helye. Erre vannak fórumok, chat-szobák és egyéb elektronikus interperszonális kommunikációs eszközök. A tömör üzleti szöveg nem szárazság, hanem időtakarékosság és gondolati pontosság.
- Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, strukturálja azokat, és válassza el őket számozással vagy anélkül bekezdésekkel. A folyamatos "gondolatfolyam" nehezen olvasható, míg a levél lényegét könnyű kihagyni. Sőt, egyesek hajlamosak egy rosszul felépített levelet azonnal a szemeteskosárba küldeni (bár ez valószínűleg szélsőségesség).
- Ne feledje, hogy egy kérésre vagy feladatra a válasz: "Csináljuk meg!" befejezetlen „Ilyen és ilyen időpontig megtesszük”, „annyi nap múlva”, „ilyen és ilyen esemény után” – ezek konkrétabb és pontosabb válaszok.
- Ha a levél úgy van megszövegezve, hogy egyszerűen „ok”-val lehet rá válaszolni, akkor valószínűleg sokkal gyorsabban megérkezik a válasz. Például, ha több lehetőség is van a teendőkre, javasoljon néhány alapértelmezett beállítást.
- A szöveg nem tartalmazhat hibákat. Ocsepyatki nem ijesztő, de ha minden betűben helytelenül írja és írja le a szót, az nagyon gyorsan észrevehetővé válik, és nyilvánvalóvá válik az orosz mínuszos „trojkája” (valamint spekulatív további következtetések általános iskolai végzettségéről és kultúrájáról) .
- Lehetőleg ne használjon html formátumú e-mailt. Sajnos ez a levélírási formátum az alapértelmezett az Outlookban, de ennek használatakor, főleg idézéskor (válaszok és továbbítás) rengeteg kérdés merül fel.
- Ha html formátumú levelet kapott, NE módosítsa egyszerű szövegre, mert ez megzavarja a feladó információfelfogását a válasz megérkezésekor. Minél fontosabb Önnek a levelezője, annál fontosabb, hogy megfelelő képet kapjon róla. Megbirkózhat a válaszok kiemelésével html-idézéssel színnel, vagy használhatja a panel „Behúzás csökkentése” gombját is. html formázás(bár vannak szeszélyes árnyalatok).
- Idézd az eredeti levél szövegét. Mit gondolsz, ez mit jelentene? Én sem tudom: Címzett: AIST kreatív madár Tárgy: Re: Re: Re: Kérdés Ok! Vasya
- Soha ne helyesbíts, ha más személy szövegét idézed! Ez egyfajta hamisított levél.
- A teljes idézetnél (ha a válasz a teljes levélre szól), a válasz szövegét a levél ELEJÉRE írja, ne a végére.
- Ha pontról pontra idézőjel használatával válaszol, válassza szét az idézetet üres sorok FENT ÉS ALJON, és használjon nagybetűket a mondatok elején. Itt próbálja meg megtalálni a válaszokat: > javasoljuk a logó cseréjét a mellékelt logóval, > mivel ez a nagyon színes háttér nem találta a logót a mellékletben > javítsa ki a feliratot - a "hal" helyett a "rabszolga" szöveget kell írni "! > különben félreértenek minket, a feliratot javították, bocs > és az utolsó... bűvész_római a „rejtett másolat” fogalmában, megtanuljuk, hogy ne csináljunk hülyeségeket
Meglepő módon sokan, amikor arra kérik őket, hogy egyszerre több embernek küldjenek levelet, egyszerűen csak felsorolják a címeket a "Címzett" mezőben, ez normális, ha ezt a levelet kollégáinak vagy barátainak címezi, de ha levelet küld egy ügyfelek csoportja, így mindenkinek megmutatja a címeket és a többi címzettet, ténylegesen felfedve a címbázisát.
Elég, ha bármelyik ügyfél továbbítja ezt a levelet versenytársának, és azonnal kiszivárogtatják az Ön elérhetőségeit.
Furcsa, de sok korántsem buta ember meglepődik, amikor megtudja, hogy ha sok címzettnek kell levelet küldenie, hogy ne tudjanak egymásról, akkor erre van egy "Bcc" mező.
Például a mail.ru esetében ez így fog kinézni:
És még egyszer röviden:a "címzett"-ben feltüntetett címek - mindenki láthatja, hogy kinek küldtél levelet, "vakmásolatban" jelezve - mindenki azt hiszi, hogy a levél csak neki szól.
És minden címzett kap egy levelet, ahol a "címzett" mező lesz csak a címét . Más programok esetén, ha nem találja, hová tegye a Titkos másolatot, kérjen meg valakit, hogy mutassa meg. Még egy apróság, mindenképpen adjon meg egy címet a "to" mezőben, a legtöbb program vagy levelezőszerver nem engedi, hogy e paraméter nélkül levelet küldjön.
Tehát, amikor ajánlatokról, hírekről van szó ügyfelei egy csoportjának – itt a vakmásolat használatának gyakorlata egyértelmű, el kell rejtenie címbázisát. Érdekes pont a kollégáinak küldött leveleknél, itt javasolt a helyzetnek megfelelően eljárni, például levelet küldeni javaslatok küldésére (például az ügyfélszolgálat javítására), és ha minden kolléga látja, hogy más emberek kapták ugyanazt a levelet, akkor valószínűleg nem fognak válaszolni - másokra hagyatkozni, ezért rejtett másolatot kell használnia. Ha ez a megbízás teljesül, akkor például a kollégája főnökének "ki" jelzése egyszerűen csodákat tesz, és a megrendelése teljesül.
Külön probléma a beszállítókkal. Egyrészt az összes címzett feltüntetése a másolaton azt kell, hogy mutassa a szállítónak, hogy van választási lehetősége, és jó árakat kell kínálnia. Másrészt az a menedzser, aki megkapta a levelét, látva, hogy nem csak neki küldték, nagy valószínűséggel "menőnek" fogja kezelni kérését. Személy szerint véleményem szerint a beszállítók esetében vakmásolatot kell használni, legalábbis az üzleti titkok védelme érdekében, de inkább a beszállító vezetőjével való jó kapcsolat érdekében.
Olvasható a közelmúltban egy szakember tévedésének esete, amikor minden címzett más címzettet látott: Csapj le mindenkit ezen a chaten, valóban tiszteletreméltó emberek voltak ott – rendezők, de így is sokan kaptak válaszként spamet.
Nos, mint mindig, szívesen fogadjuk a hozzászólásokat.