Word посочва диапазона за замяна. Заместващи знаци

Ако искате да намерите конкретен елемент, но не си спомняте точния правопис, използвайте заместващи символи в низа на заявката си.

Заместващи знациса специални знаци, които могат да заменят неизвестни знаци в текстова стойност и са полезни за намиране на множество елементи с подобни, но не еднакви данни. Те също могат да бъдат полезни за извличане на данни, които съответстват на определен модел. Например, търсене на всички хора с името Андрей, живеещи на улица Тюлпанова.

За повече информация относно заявките вижте статията Въведение в заявките.

Ето няколко примера за заместващи знаци за създаване на заявки в Access.

Примери за използване на заместващи символи за съпоставяне на шаблон

Заместващите символи се използват в шаблона, както следва.

Отворете заявката в дизайнера.

В редица Условие за изборполето, от което се нуждаете, въведете оператора преди условието за избор като.

Заменете един или повече знаци в условието със заместващ знак. Например, молба Като R?308021връща резултатите от RA308021, RB308021 и т.н.

В раздела Конструкторщракнете върху бутона Бягай.

Нека да разгледаме някои примери за шаблони със заместващи знаци, които можете да използвате в изрази.

За да съпоставите специални знаци като въпросителен знак (?), знак за лифта (#) и звездичка (*), оградете ги в скоби.

Функцията CHARLIST връща съвпадения за един или повече знаци и ви позволява да използвате почти всеки знак в набора от знаци ANSI, включително цифри. Функцията CHARLIST е затворена в квадратни скоби () и може да се използва заедно със заместващи знаци за осигуряване на по-точни съвпадения.

За да посочите диапазон от знаци, използвайте тире (-) във функцията CHARLIST, за да разделите горната и долната граница на диапазона.

За да съответства на знака тире (-), поставете го в началото или в края на функцията CHARLIST (след удивителния знак, ако се използва). На други места тире показва диапазон от знаци ANSI.

Майкрософт Уърдпредоставя невероятно мощен инструмент за търсене и замяна. Знанието как да го използвате правилно значително опростява редактирането и редактирането на документи. Този раздел обхваща подробно използването на специални символи в операциите за търсене и замяна; дадени са редица примери.

Помислете за простия случай на търсене и замяна. Изисква се в целия документ фамилното име Иванов да се замени с Петров. Това се прави лесно с помощта на стандартна процедура за търсене и замяна. Въпреки това, тъй като фамилията на Иванов в документа може да бъде в различни падежи и числа, тогава ще трябва да извършите много последователни замени.

Използване специални символиви позволява да изпълните задачата наведнъж в една стъпка.

Друг пример. В документа има много десетични знаци. Някои дроби се въвеждат с точка, други - със запетая. Необходимо е да се направи такава замяна, за да се направи изписването на всички дроби еднакво.

Оказва се, че за да направите това, трябва да извършите само една операция за търсене и замяна, като използвате специални символи.

| Повече ▼ сложен примертекстови модификации. Даден е голям документ, съдържащ текста на речник на компютърните термини със следната форма:

неозаглавен документ

В текста няма акценти върху текста. Общият брой на речниковите статии е например около 30 000.

Задължително:

1. Намерете всички преведени английски термини и ги маркирайте с удебелен шрифт. В същото време оставете всички други английски думи непокътнати.

2. Заменете тирето между английския термин и неговия превод с тире. Въпреки това, оставете всички останали тирета непокътнати.

3. Параграфи с английски терминпреместете го на 2 точки от предишния и се уверете, че тези абзаци излизат с 0,25 cm.

За да изпълните задачата, трябва да намерите всички 30 000 фрагмента от текст, които отговарят на горните условия, да направите 30 000 удебелени селекции и 30 000 замени на тирета с тирета, както и да преместите абзаци.

Може ли това да стане за по-малко от 1 минута?

Да, можеш. За да направите това, трябва да извършите една операция за търсене и замяна, като използвате специални знаци.

Решението на тези проблеми е дадено в края на раздела.

В Microsoft Word има два вида специални знаци - Специални символиИ заместващи знаци. Удобно е да въведете и двете в редовете за търсене и замяна, като използвате бутона „Специални“ в диалоговия прозорец за търсене и замяна.

Специални символиназовавайте знаци, които не са на клавиатурата и/или които не могат да бъдат въведени директно в реда за търсене или замяна. Например принудително прекъсване на реда, меко тире, непрекъсваемо пространствои така нататък.

Заместващи знацисе използват за формиране на сложни условия за търсене и заместване по определени правила. С тяхна помощ можете да зададете диапазони от знаци и изрази, които отговарят на редица условия. За да можете да използвате заместващи знаци, трябва да активирате опцията Заместващи знаци в диалоговия прозорец Намиране и замяна.

Да дадем пълен списъксимволи и знаци и примери за тяхното използване.

неозаглавен документ

неозаглавен документ

неозаглавен документ

неозаглавен документ

неозаглавен документ

Точката и запетая в операторите (n;) и (n;m) не е просто точка и запетая, а така наречения разделител на списък. В САЩ това е запетая, в Русия е точка и запетая. За да разберете точно кой знак действа като разделител на списък във вашата конфигурация, погледнете в Контролен панел\Език и стандарти\Числа\Разделител на списък.

За да търсите знаци в документ, които се използват като специални знаци в низа за търсене, трябва да въведете обратна наклонена черта (\) пред тях. Например, ако опцията Заместващи символи е активирана, тогава за търсене Удивителен знак, трябва да въведете обратна наклонена черта в лентата за търсене, последвана от удивителен знак (\!).

Опция за заместващи символи трябва да бъде активиранв диалоговия прозорец Намиране и замяна. Това условие трябва да бъде изпълнено за всички примери по-долу.

неозаглавен документ

[!^0013]^0013[!^0013]

неозаглавен документ

^0032

неозаглавен документ

<[А-ЯЁ][а-яё]@>

неозаглавен документ

За да работите с изрази, активирайте опцията Заместващи символи.

В низа за търсене изразът е всичко, което е оградено в скоби, които в този случай действат като специални знаци. Един израз може да се състои от конкретни знаци или да съдържа заместващи знаци или специални знаци. Редът, в който се появяват изразите, определя тяхното номериране.

В реда за заместване изразите са представени във формата: \n, където n е номерът на израза в реда за търсене.

Ще редактираме изречението: Настя яде ябълки.

неозаглавен документ

неозаглавен документ

1. Замяна на фамилното име Иванов в документа с фамилното име Петров във всички случаи наведнъж:

неозаглавен документ

Разбира се, такава замяна е възможна само с фамилни имена, които имат същите падежни окончания.

2. Необходимо е да се направи такава замяна, за да се направи писането на всички дроби еднакво, когато някои дроби се въвеждат с точка, а някои със запетая.

Ето два варианта за тази замяна:

неозаглавен документ

3. Обработка на текста на речника на компютърните термини.

Ето как да го разрешите за минута:

Първо, целият текст се форматира, както следва: Формат->Параграф->Ляв отстъп 0,25 см. За заместващия ред с помощта на бутона „Форматиране“, първо трябва да зададете: „Шрифт“ стил Получер, „Абзац“ Ляв отстъп 0 см, Разстояние „Параграф“ преди 2 пт.

След това инсталацията се извършва в редовете за търсене и замяна:

неозаглавен документ

След това кликнете върху бутона „Замяна на всички“. Като резултат:

Всички преведени английски термини са подчертани с удебелен шрифт. Всички други английски думи обаче остават непокътнати.

Тирето между английския термин и неговия превод се заменя с тире. Всички други тирета обаче остават непокътнати.

Параграфите с английски термини се преместват надолу от предишните параграфи с обяснение на термина и се преместват наляво.

Тоест във всичко, например, 30 000 фрагмента текст, които отговарят на горните условия, се правят 30 000 необходими промени и се получава следното:

неозаглавен документ

Начини за намиране на символен код без програмиране

1. Можете да търсите в интернет таблицата „ASCII“, „ANSI“ или „Unicode“.
2. Използване на "Вмъкване" - "Символ".

Покажи

За някои символи можете да опитате този метод: изберете символа, за който искате да разберете кода - раздела "Вмъкване" - групата "Символи" - Други символи... - ще се появи диалогов прозорец - ако същият символ е избран в този диалогов прозорец, който сте избрали в Word, след това в долния десен ъгъл, в полето „Код на символа“, ще има код на символ.

В полето "Код на символа" кодът на знака може да бъде в десетична и шестнадесетична системаОтчитане. За да разберете в коя бройна система е кодът в полето „Код на символа“, вижте полето „от“ вдясно и какво пише накрая в скоби. Може да има "(dec.)" или "(hex.)".

Ако „des“, тогава просто заменете кода на знака, както е в полето „Намиране“, като добавите символ „^“ отпред. Ако е „hex“, тогава първо преобразувайте числото в десетичната бройна система (опитайте се да намерите онлайн преводачи в Интернет) и след това го заменете в полето „Намиране“, като добавите „^“ отпред. Ако този знак е само в Unicode таблицата, тогава добавете "^u" отпред.

Ако друг символ е маркиран в диалоговия прозорец, това означава, че няма информация за този символ в този диалогов прозорец. Това може да се случи например със специални знаци, например със символа „знак за абзац“ - Ansi код 13; в този диалогов прозорец кодовете започват с по-голям код.

Този диалогов прозорец използва три таблици със знаци:
1) ASCII
2) ANSI. За руски език таблицата "ANSI" в този диалог се нарича "Кирилица".
3) Уникод

Начини за намиране на код на символ чрез програмиране

1. Във вградената помощ за VBA има раздел: VBA езикова справка > Visual Basicезикова справка > Набори от символи.

2. Можете да изберете желания символ в програмата "Word", след което трябва да отидете на VBA и в "Незабавен прозорец" трябва да използвате следните кодове:
Печат Asc(Selection.Text)
или
Печат AscW(Selection.Text)
За кода, получен по първия метод, трябва да въведете "^" отпред, а във втория случай "^u".

3. Ако вторият метод дава грешен код (това понякога може да се случи по неизвестни причини), тогава този метод. Копирайте символа, за който искате да знаете кода - покажете прозореца за намиране и замяна - поставете копирания символ в полето за намиране - активирайте записа на макроси - щракнете върху Търсене - деактивирайте записа на макроси - отидете на VBA и вземете кода на символа от записаното макро

В някои случаи може да не успеете да поставите копиран знак в полето за търсене. Не мога да си обясня защо се случва това.

Бележки

В Word, когато търсите и заменяте, трябва да добавите нули пред кода на знака, така че да има четири цифри, например: ^0013. Това е синтаксисът. Ако просто посочите "^13", няма да работи, ако има някакъв друг текст след "^13".

Върнете се на мястото, където работата е прекъсната

Word запомня и съхранява последните четири места в документа, където е въведен или редактиран текст. За да се върнете към една от тези четири позиции, натиснете клавишната комбинация Shift+F5 съответния брой пъти. Четвъртото натискане ще премести курсора в първоначалната позиция. В резултат на това, когато отваряте съществуващ документ, за да се върнете на мястото, където работата е прекъсната, просто натиснете Shift+F5.

Как да се отървете от излишните празни места

Понякога трябва да работите с текст, където подравняването е направено с набор от интервали. Много е трудно да форматирате такъв текст и като правило трябва да го премахнете ръчно допълнителни пространства. В този случай е по-добре да прибегнете до операцията за търсене и замяна (Редактиране→Замяна). За да направите това, въведете две интервали в реда за търсене и един в реда за заместване и щракнете върху бутона „Замени всички“, докато не бъдат намерени всички допълнителни интервали.

Специални знаци и заместващи символи в операциите за намиране и замяна

Word предоставя удобни възможности за търсене и замяна, които правят редактирането на документи много по-лесно, особено когато се използват специални знаци. Има два вида специални символи - специални символи и заместващи знаци. Удобно е да въведете и двете в редовете за търсене и замяна, като използвате бутона „Специални“ в диалоговия прозорец за търсене и замяна (Редактиране → Замяна).

Специални знаци са тези, които не са на клавиатурата и (или) които не могат да бъдат директно въведени в низа за търсене или замяна, например принудително прекъсване на реда, меко тире, неразделен интервал и др. (Фиг. 1).

В допълнение, като активирате опцията „Заместващи знаци“, можете да създадете сложни условия за търсене и замяна, като посочите диапазони от знаци и изрази, които отговарят на редица условия (фиг. 2).

Има много специални символи и техните кодове могат да бъдат намерени в помощта. Ще се съсредоточим върху някои конкретни примеритяхното използване, когато е активирана опцията „Заместващи знаци“.

Например, в документа има много десетични дроби: някои от тях са въведени с точка, а някои от тях са въведени със запетая. Трябва да направите промяна, така че всички дроби да завършват със запетая. За да направите това, просто въведете комбинацията (<@).(@>) (означава, че преди и след точката има няколко цифри от диапазона от 0 до 9), а в заместващия ред \1,\2 (означава, че се взема първият израз от търсения низ, полето му се вмъква с запетая и след това втория израз от низа за търсене).

Друг пример: в документа има интервали преди препинателни знаци и те трябва да бъдат премахнати. В този случай трябва да въведете ^0032([.,:;\!\?]) в реда за търсене (означава интервал, последван от препинателен знак) и в заместващия ред \1 (означава, че първият израз от линията за търсене остава).

Или си представете следната ситуация: документът съдържа английски термини и първоначално няма акценти в текста. Всички английски думи трябва да бъдат в курсив. В този случай трябва да въведете () в реда за търсене (означава английска дума, последвана от интервал) и да оставите реда за заместване празен. В същото време трябва да зададете подходящия формат за заместващия низ, като използвате бутона „Форматиране“.

Освен това има обозначения с главна буква на руски в кавички под формата „Формат“. Необходимо е да премахнете кавичките и да подчертаете самите обозначения с удебелен шрифт. За да направите това, въведете израз като ([А-яа-я]@) в лентата за търсене (което означава руска дума с главна буква в кавички) и в реда за заместване \1 и задайте съответния формат.

Възможност за работа с множество клипбордове

Сега е много удобно да работите с клипборда, в който можете да копирате до 24 фрагмента (текстови пасажи, снимки, диаграми и т.н.) едновременно. За да улесните достъпа до панела на клипборда, първо го изведете на екрана, като щракнете двукратно върху клавишната комбинация Ctrl+C. След това изчистете клипборда, като щракнете върху бутона „Изчистване на клипборда“ и копирайте желаните обекти в него, като ги избирате един по един и натискате Ctrl+C всеки път. Можете да копирате от различни приложения на Office.

След това поставете курсора в точката на вмъкване и поставете цялата информация от клипборда наведнъж (бутона „Поставяне на всички“) или необходимите фрагменти един по един, като щракнете двукратно върху всеки от тях.

Относно записването в Word

Ако при запазване на файл забележите, че размерът му е явно преувеличен и при изтриване на отделни фрагменти той не намалява, а дори се увеличава, тогава си струва да проверите дали опцията „разрешаване на бързо запазване“ е активирана.

Факт е, че програмата има три режима на запазване: бързо запазване, нормално запазване и нормално запазване със създаване резервно копие. При нормално записване файлът се записва наново всеки път в съответствие с направените промени. При записване с резервно копие оригинален файлне се изтрива, а се преименува, получавайки име, започващо с думата „копие“. По подразбиране е зададен режимът за бързо записване, при който всички промени, направени в документа, се добавят към края на файла и с извършването на редакции размерът на файла непрекъснато нараства и дори пълното изтриване на съдържанието не намалява файла - изтритите фрагменти (включително снимки) всъщност продължават да съществуват във файла.

За да деактивирате режима за бързо записване, изпълнете командата Инструменти→Опции→Запазване и премахнете отметката от квадратчето „разрешаване на бързо записване”. След това размерът на файла винаги ще отговаря на действителността.

Отпечатване на формули

Отпечатването на формули в Word не е много полезна задача (още повече, че има специализирани приложения за тази цел), но често е абсолютно необходимо. В този случай, за да улесните максимално задачата си, по-добре е да поставите всички бутони, които ще трябва да използвате в лентата с инструменти, като използвате командата Инструменти→Настройки→Команди. Тук имаме предвид редактора на формули за директно въвеждане на математически формули (фиг. 3) и командата “Symbol”, която ще ви позволи бързо да вмъкнете гръцки букви и математически символи от шрифта Symbol (категория “Insert”), “Superscript” и командите „Долен индекс“ и командата „Шрифт на символа“, която е удобна за използване за преобразуване на избрани латински символи в съответните гръцки (категория „Формат“). В този случай самото отпечатване на формулата става изцяло ръчно.

Можете да отидете по друг начин, като прибягвате до вмъкване на полета от тип Eq чрез Insert→Field. В горната част на прозореца, който се отваря, изберете категорията “Формули”, а в долната полето Eq, след което щракнете последователно върху бутоните “Кодове на полета” и “Параметри” и дефинирайте ключа за полето (фиг. 4 ).

Относно ширините на колоните

Както показва практиката, е необходимо да се променя ширината на колоните в таблиците много по-често от височината на редовете. Например, ширината се регулира според съдържанието на клетките, а понякога се изисква колоните да имат еднаква ширина. Ако има малко колони, тогава и двете операции се извършват много бързо ръчно. Друго е, когато са много.

За да регулирате автоматично ширината на колоните в Excel спрямо съдържанието на клетките, щракнете двукратно върху дясната граница на заглавките на избраните колони.

И за да подравните ширината на колоните, изберете техните заглавия, след това преместете мишката до вертикалната разделителна линия между две избрани колони и променете ширината. В резултат на това колоните ще бъдат с еднаква ширина.

Доста неприятен момент при работа с Excel е промяната на ширината на колоните при копиране на таблици от друг лист, в този случай след копиране трябва да коригирате отново тяхната ширина. Въпреки това е възможно да копирате, като запазите ширината на колоните, за да направите това, трябва да щракнете веднага след нормалното поставяне върху бутона „Опции за вмъкване“ (фиг. 5) и да изберете опцията „Запазване на оригиналната ширина на колоната“.

Задайте опции за печат за няколко листа

При печат Голям бройТаблиците отнемат много време за задаване на параметри за печат. Времето обаче може да се спести значително, ако настройките за печат са еднакви за различните листове.

Изберете всички листове, които представляват интерес, като задържите клавиша Ctrl и последователно щракнете върху техните раздели и използвайте командата File → Page Setup, като направите всички необходими промени в настройките (фиг. 6). В резултат на това всички зададени параметри ще бъдат валидни за всички избрани листове.

Форматиране на клетки с условие

Случва се, че сред цял списък от стойности (например изчислени) е желателно автоматично да се маркират с шрифт тези, които отговарят на някакво числово условие, например тези, които са в определен интервал. В този случай условното форматиране може да помогне.

Изберете клетките, върху които искате да приложите условен формат, използвайте командата Формат→Условно форматиране, дефинирайте условието и посочете опцията за форматиране (фиг. 7).

Условното форматиране може да бъде полезно за идентифициране на празни клетки в таблица. Изберете диапазона, който може да съдържа празни клетки, след което използвайте командата Формат → Условно форматиране, като изберете „стойност“ и „равно“ за условие 1. В полето Стойност въведете "="" и след това щракнете върху бутона Формат и изберете цвета, който искате от раздела Облик. След като операцията приключи, Excel автоматично ще покаже всички свободни клетки от избрания диапазон, оцветявайки ги в избрания цвят и ако въведете стойности в тези клетки Цвят на фонаще бъде същата като другите клетки на тази страница.

Автоформи за подчертаване на ключови стойности

Ако имате нужда от отделна дума, фраза или изчислена стойност, която да бъде маркирана на екрана и (или) в печат, можете да я поставите в автофигура и стойността в нея, както в клетките на таблицата, автоматично ще се промени, когато източникът промени в данните.

За да направите това, създайте клетка с отпечатаните необходими данни. След това нарисувайте подходяща автофигура, изберете я, щракнете върху „Лента с формули“ и въведете връзка към клетката с необходимите данни (фиг. 8).

Можете да подобрите външния вид на автоформата на данните по обичайния начин, като щракнете десен бутонмишката и извикване на диалоговия прозорец Форматиране на автофигура.

Единственото неудобство е, че в лентата с формули за автоматично оформяне можете да посочите връзка само към конкретна клетка (например =A1) и не можете да въведете повече от сложна формула(напр. =A1*10) Ще се появи съобщение за грешка. Следователно първо трябва да създадете клетка с желаната формула и след това да въведете връзка към тази клетка в AutoShape.

Създавайте и използвайте шаблони на документи

Доста често се налага да създавате подобни форми на документи - ускорете този процесможе да създаде шаблон на документ, който ще се използва по-късно като основа.

За да направите това, трябва да подготвите основна книга и да я запишете като шаблон, като изберете командата Файл → Запиши като и посочите опцията „Шаблон“ в списъка „Тип файл“. В този случай като папка за шаблона трябва да изберете папката XLStart, където се намира самата програма Excel (обикновено C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart), ако трябва да изтеглите шаблона по подразбиране ( това ще бъде стандартен шаблон), или всяка друга папка при създаване на обикновен шаблон, който ще бъде достъпен чрез командата Файл→Нов.

Импортиране на данни

Ако необходимите данни съществуват в електронен вид, тогава е много по-приятно да използвате възможностите за импортиране, отколкото да въвеждате информацията ръчно. Просто трябва да знаете какъв тип са импортираните данни: дали са разделени или не и какъв знак се използва като разделител (обикновено табулация, интервал, запетая или точка и запетая), ако са разделени (фиг. 9).

Ако данните не са разделени, те се представят във формат с фиксирана ширина на колоните. В този случай съветникът сам определя границите на колоните.

За да отворите импортираните данни, изберете File→Open от менюто и посочете файла. След това определете типа на данните (с разделители или с фиксирана дължина) и в случай на данни с разделители, посочете типа на разделителя и ако използвате данни с фиксирана дължина, проверете дали съветникът е задал правилно разделителните линии между колоните . След това, ако е необходимо, задайте формата на данните и щракнете върху бутона „Край“.

MS Outlook

Създаване на бутон за автоматично адресиране на съобщения

Често се случва кореспонденцията с няколко кореспонденти да е много по-активна, отколкото с всички останали. В този случай има смисъл да правите бутони за създаване на писма директно с адресите на тези кореспонденти и да ги показвате на стандартната лента с инструменти (можете да използвате всяка друга, но стандартната е по-удобна, тъй като обикновено винаги е отворена) .

Първо трябва да добавите необходимия брой бутони към панела. Използвайте командата Инструменти→Настройки, отидете в раздела „Команди”, изберете „Файл” в полето „Категории” и плъзнете командата „Съобщение” в лентата с инструменти. Не затваряйте диалоговия прозорец Настройки, докато не изпълните всички стъпки по-долу.

След това трябва да подпишете бутоните за това, без да затваряте прозореца „Настройки“, ще трябва последователно да щракнете върху всеки от създадените бутони с десния бутон на мишката и да въведете контекстно менюиме на бутона и стил на показване ( по-удобен вариант„Само текст (винаги)“) – фиг. 10.

Сега всичко, което остава, е да свържете бутоните с имейл адресите на кореспондентите. За да направите това, при отворен прозорец Настройки щракнете отново с десния бутон, за да изведете контекстното меню на бутона, който е свързан, и изберете командата Редактиране на хипервръзка→Отваряне. В панела Link To щракнете върху бутона за имейл и въведете адрес в полето Email Address. поща." Можете също да посочите темата на съобщението (полето „Тема“), ако темата се повтаря доста често. Сега, като щракнете върху този бутон, ще бъде създадено ново съобщение с вече посочения адрес (и тема), което е доста удобно за интензивна кореспонденция с малък брой кореспонденти.

Как да вмъкнете визитка в автоматичен подпис

Подписът ви позволява автоматично да вмъквате произволен текст в изпратените съобщения. Най-често използваните подписи са името, длъжността и телефонния номер на подателя. Можете да допълните своя подпис с вашата визитна картичка, която е създадена въз основа на вашия списък с контакти.

Изберете Инструменти→Опции и след това в раздела Съобщение щракнете върху бутона Избор на подпис. Щракнете върху бутона „Създаване“, задайте необходимите параметри и щракнете върху бутона „Напред“. След това кликнете върху бутона „Създаване на визитка от списъка с контакти“ и изберете контакт (в този случай, разбира се, изберете вашите собствени данни) - фиг. 11 и .

Формуляри за повтарящи се писма

Ако често изпращате едни и същи съобщения, като например отчети за състоянието, които са изградени на стандартна основа, тогава е по-лесно да започнете да създавате такива отчети от предварително подготвен формуляр, а не от нулата или чрез търсене на предишен отчет в Изпратени Папка с елементи.

За да създадете такъв основен формуляр, създайте стандартно съобщение с текст, който винаги ще присъства в тези отчети. Посочете адреса на кореспондента и попълнете полето за тема. След това използвайте командата Инструменти → Формуляри → Публикуване на формуляр (фиг. 13), като посочите името на формуляра (например „report_for_last_month“) и изберете папката „Входящи“ (или друга папка, от която ще създавате подобни доклади).

Излезте от формуляра, след като го запазите, и отидете до папката, където формулярът е бил записан (в нашия пример, вашата входяща кутия). Изпълнете командата Actions→Create report_for_last_month и на екрана ще се появи основно съобщение с първоначалната информация, готово за промени и изпращане.

Автоматично препращане на съобщения в отделна папка

Като се има предвид големият поток от входяща (изходяща) кореспонденция и фактът, че значителен брой писма трябва да бъдат адресирани след известно време, разумно е писмата да се поставят не в папките „Входящи“ („Изпратени“), а в специални папки определени за всяка група букви в тях.

По-удобно е буквите да се местят автоматично. Организирайте автоматично препращане на съобщения до отделни папкимного просто. Изберете едно от съобщенията на потребителя, чиято поща искате автоматично да изпращате в определена папка. Щракнете върху бутона „Организиране“, изберете радио бутона „По папки“ във втория елемент списък с водещи символипосочете за кои съобщения става въпрос ние говорим за: получени или адресирани, посочете папката за препращане на писма и щракнете върху бутона „Създаване“ (фиг. 14).

Настройка на телефонен секретар

За големи обеми кореспонденция, когато нямате време да отговорите своевременно на всички писма, може да ви помогне телефонен секретар, който ще уведоми вашите кореспонденти, че сте получили техните писма. И въпреки че самият Outlook не функционира като телефонен секретар, не е трудно да се постигне същия резултат с помощта на правила.

За да направите това, първо създайте ново съобщение, въведете текста за автоматичен отговор и запазете съобщението като „шаблон на Outlook“ (не бъркайте: „шаблон“ и „шаблон на Outlook“ не са едно и също нещо) чрез File → Save As . След това ще трябва да създадете ново правило, въз основа на което ще работи автоматичният отговор. За да направите това, изпълнете командата Инструменти→Съветник за правила, щракнете върху бутона „Създаване“. Поставете отметка в квадратчето „Създаване на ново правило“ и изберете „Проверка на съобщенията след получаване“. В следващия прозорец на съветника посочете съобщенията, които трябва да бъдат избрани (фиг. 15).

В прозореца на съветника за правила, който се появява след това, задайте какво трябва да се направи със съобщението (в нашия случай „отговор чрез посочения шаблон“) и изберете файла с шаблона, създаден по-горе, за да използвате като отговор. След това идентифицирайте писмата за изключение, на които не трябва да се отговаря. По правило изключенията включват всички видове пощенски пратки; Съобщенията от конкретни потребители също могат да бъдат изброени тук (фиг. 16).

Сега, ако входящо съобщение отговаря на посочените условия, Outlook автоматично ще отговори със създадено шаблонно писмо по същия начин, както би направил автоматичен отговор.

Струва си да се отбележи, че няма да можете да запазите файла „шаблон на Outlook“, ако използвате MS Word като редактор на имейл. В този случай, в момента на създаване на шаблона, ще трябва да спрете да използвате MS Word като редактор Инструменти→Опции→Съобщение. След запазване на шаблона всичко може да бъде върнато обратно.

Настройване на известия за получаване на важни имейли

Има моменти, в които е изключително важно своевременно да забележите и прочетете всяко конкретно получено съобщение. Ако няма много поща, достатъчно е просто да реагирате незабавно на звуковия сигнал и на появата на иконата с писмо в долния десен ъгъл на екрана. В противен случай периодичното превключване към четене на съобщения, които не винаги са спешни, може значително да попречи на работата. В тази ситуация е по-удобно да настроите допълнително известие за получаването на най-важните писма и обичайните правила ще помогнат тук.

Да предположим, че се интересувате от цялата информация за определен проект1, върху който работите. В този случай трябва да конфигурирате правилата така, че системата да реагира на текста „Проект1“ или „Проект 1“ (можете да добавите други варианти на този текст, например „към проект1“ и т.н.), който може да се появи както в темата, така и в тялото на писмото. За да направите това, изберете командата Tools→Rule Wizard и създайте ново празно правило, като щракнете върху бутона „Създаване“. Изберете правила от типа „Сканиране на съобщения след получаване“, в следващия прозорец отметнете „Съдържащи<текст>в текста или в полето Тема" и въведете текста "Проект1" и "Проект 1" (фиг. 17).

В следващия прозорец на съветника за правила задайте какво искате да направите със съобщението - „уведомете ме с помощта на известие<текст>", въведете самия текст на известието (фиг. 18) и щракнете върху бутона "Край", за да завършите съветника за правила.

Сега, когато получите писмо, съдържащо текста „Проект1“ или „Проект 1“, това правило ще работи и в резултат на това на екрана ще се появи изскачащ прозорец за известия със съответно съобщение; като щракнете върху „Отвори“ бутон, в който веднага ще бъдете отведени до полученото писмо.

Създаване на лични писма за голям брой кореспонденти

Като правило, когато изпращате еднакви писма до много получатели от електронна пощаОбичайно е да се създава група за разпространение. Много е бързо и удобно. Но тук има едно „но“: в този случай не е възможно да се създават лични писма, тоест апелативни писма. Подобен проблем възниква, когато е необходимо да се изпращат такива писма с обикновена поща, когато заедно с жалбата е необходимо да се посочат пощенски адреси на писма и пликове. Решението на проблема може да бъде използването на информация от папката „Контакти“ с възможност за обединяване на поща. Освен това, ако е необходимо редовно да извършвате такива изпращания, трябва да запазите резултатите от сливането във файл, който след това ще се използва като основа за подготовка на следващата поредица от писма.

Първо, ще трябва бързо да определите списъка с контакти, които са необходими за изпращане по пощата. Най-лесният изход е да използвате категории (можете да използвате съществуващи категории в Outlook или да създадете свои собствени).

За да направите това, отидете в папката Контакти и използвайте командата Изглед→Текущ изглед→По категория. Ако не сте използвали категории преди, всичките ви контакти ще бъдат в групата „няма“. Разширете тази група и изберете всички контакти, които искате да включите в списъка. Щракнете с десния бутон върху някоя от тях и изберете „Категории“ от контекстното меню. В менюто, което се отваря, маркирайте една от съществуващите категории или създайте своя собствена.

Когато подготвяте следващото си масово изпращане, отидете в папката „Контакти“, превключете в режим на изглед „По категория“ и изберете всички контакти, принадлежащи към желаната категория. След това използвайте командата Инструменти→Обединяване→Само избрани контакти. Това ще зареди Word с допълнителна лента с инструменти за циркулярни документи. Напишете общия (непроменен) текст на писмото и вместо конкретна заявка поставете подходящо поле за сливане, като използвате бутона „Добавяне на поле за сливане“. Ще получите буква, приблизително подобна на тази на фиг. 19

Импортиране и експортиране на информация за контакт

Случва се данните с информация за контакт по някаква причина да се въвеждат не в папката „Контакти“ на Outlook, а в други софтуерни пакети, например в MS Excel или MS Word. В този случай контактите могат да бъдат импортирани в Outlook без никакви проблеми. В Excel обаче първо ще трябва да изберете данните, които искате да поставите в Outlook, да зададете име на избрания диапазон (Вмъкване→Име→Присвояване) и след това да запишете и затворите таблицата. И в Word отворете списъка с лица за контакт (данните за отделни лица за контакт, като име, адрес, град и т.н., трябва да бъдат разделени с раздели или запетаи), запазете, като изберете „само текст (*.txt)“ като типа на файла и затворете документа.

Само тогава можете да импортирате Информация за връзка. За да направите това в Outlook, използвайте командата Файл → Импортиране и експортиране, изберете „Импортиране от друга програма или файл“ като действие, посочете „ Microsoft Excel» (при импортиране от Excel таблици), или „Стойности, разделени със запетая (Windows)“ или „Стойности, разделени със запетая (Windows)“ (ако импортирате от Word) и идентифицирайте файла с информацията за импортиране (Фигура 22). Тук решете какво да правите с дублиращите се записи: не импортирайте дубликати, не замествайте дубликати или не правете копия.

След това изберете папката „Контакти“ и настройте полетата да съвпадат (фиг. 23).

Обратната ситуация се случва и когато информацията за контакт трябва да бъде експортирана в други приложения на MS Office, например Excel или Access. В този случай отново използвайте командата File→Import and Export, изберете опцията “Export to file”, посочете типа на файла: Excel, Access и т.н., изберете “Contacts” като папка за експортиране и посочете името на експортирания файл. На последния етап задайте съответствието на полетата като правило, просто кликнете върху бутона „По подразбиране“.

Смяна на няколко контакта наведнъж

Промяната на един контакт не отнема много време, но извършването на идентични промени в голям брой контакти може да отнеме значително време. Има обаче изход: можете да разпределите една промяна на няколко контакта наведнъж.

Да приемем, че организацията е променила адреса си; в резултат на това всички служители на компанията, които са във вашата папка „Контакти“, ще трябва да го променят. Независимо от броя на контактите, тази промяна може да бъде направена за няколко секунди, като първо ръчно промените адреса на един контакт и след това разпространите промените към всички останали.

За да направите това, отворете папката, съдържаща контактите, които искате да промените. След това задайте най-информативния изглед чрез View→Current View in в този примерОпцията „По организации“ е подходяща. След това изберете подходящото групиране с помощта на командата Изглед→Текущ изглед→Промяна на текущия изглед→Групиране, в този случай „пощенски адрес” (фиг. 24). В този случай трябва да групирате по полето, в което искате да направите промени. В същия прозорец от падащия списък „Разгъване/свиване на групи“ изберете опцията „Всички свити“ и щракнете два пъти върху Ok.

Разширете групата, която ви интересува, след това отворете един от контактите в нея и направете желаната промяна (в този пример променете адреса); след това запазете и затворете контакта. Този контакт ще се появи в друга група. Затворете групата, в която искате да направите промени; в резултат на това папката „Контакти“ ще изглежда нещо подобно на фиг. 25. Сега, за да разпространите промяната, плъзнете реда с групата контакти, които все още не са променени, върху реда за групиране на променените контакти. В резултат на тази проста манипулация Outlook автоматично ще направи промени за други контакти.

Планиране на телефонни разговори

Outlook помага доста добре при проблеми с планирането, по-специално показва напомняния, че трябва да направите това или онова телефонно обаждане. По правило за тази цел се създават съответни задачи или по-рядко срещи. Но и двете опции не са напълно удобни в този случай, тъй като след получаване на напомняне ще трябва да потърсите контакта, на който трябва да се обадите, за да видите телефонния номер.

По-удобно е да отидете по друг начин: можете да поставите отметка в квадратчето „Маркиране за изпълнение“ за контакта и да посочите точно времеобадете се. За да направите това, изберете желания контакт, щракнете с десния бутон на мишката, изберете „Маркиране за изпълнение“ от менюто и задайте точната дата и час (фиг. 26). Когато настъпи крайната дата, ще получите напомняне да се обадите. В този случай можете да отворите контакта директно от напомнянето и да видите телефонния номер.

Нека разгледаме приложението заместващи символи в Excel(знаците звездичка "*", тилда "~" и въпросителен знак "?") и тяхното използване при търсене и замяна текстови стойности.

В началото ви предлагам да си спомните дефиницията на заместващите символи и да разберете какво представляват и за какви цели се използват в Excel. След това ще анализираме приложението, като използваме конкретни примери.
Заместващите знаци са специални знаци, които могат да приемат формата на произволен брой знаци; с други думи, те са специфични маски на комбинации от знаци.
В Excel има 3 вида такива знаци:

• * (звездичка);Означава произволен брой знаци.
  Например, търсене на „*nick“ ще намери думи като „понеделник“, „ездач“, „източник“ и т.н.
• ? (въпросителен знак);Показва един произволен знак.
  Например, търсене на фразата „маса“ ще намери „маса“, „стол“ и т.н.
• ~ (тилда), последвано от *, ? или ~.Обозначава конкретен знак *, ? или ~.
  Например, търсене на фразата „хор*“ ще намери всички фрази, започващи с „хор“ („хор“, „добър“ и т.н.). Следователно, за да търсите точно „хор*“, трябва да използвате символа „~“ и да търсите фразата „хор~*“. Наличието на "~" гарантира, че Excel чете следващия знак като текст, а не като заместващ знак.

Използването на такива специални знаци може да бъде полезно при филтриране на данни, сравняване на текст и при търсене и замяна на текстови стойности. Нека разгледаме по-подробно всеки от основните случаи на употреба.

Нека разгледаме един пример. Да приемем, че имаме списък със служители на компания и искаме да филтрираме само тези служители, чиито фамилни имена започват с определена буква (например буквата "П"):

Първо добавете филтър към таблицата (изберете раздела У дома -> Редактиране -> Сортиране и филтриранеили натиснете клавишната комбинация Ctrl + Shift + L).
За да филтрираме списъка, ще използваме символа звездичка, а именно въведете в полето за търсене "P*"(т.е. фамилията започва с буквата „p“, последвана от произволен текст):

Филтърът е идентифицирал 3 фамилни имена, които отговарят на критерия (започващи с буквата „p“), щракнете върху OK и ще получите окончателния списък с подходящи фамилни имена:

Като цяло, когато филтрираме данни, можем да използваме абсолютно всякакви критерии, без да се ограничаваме по никакъв начин в избора на маска за търсене (свободен текст, различни словоформи, числа и др.).
Например, за да покаже всички варианти на фамилии, които започват с буквата "Да се"и съдържа писмото "V", след което приложете филтъра "к*в*"(т.е. фразата започва с „k“, след това има свободен текст, след това „v“ и след това отново свободен текст).
Или търсете по "p?t*"ще намери фамилни имена с първата буква „p“ и третата буква „t“ (т.е. фразата започва с „p“, след това има един произволен знак, след това „t“ и накрая отново произволен текст).

Приложение във функции

Както бе споменато по-горе, заместващите символи в Excel могат да се използват като критерий при сравняване на текст в различни Функции на Excel(Например, GPR, VLOOKUPи други).

Нека повторим задачата от предишния пример и преброим броя на служителите на компанията, чиито фамилни имена започват с буквата "p".
Нека използваме функцията COUNTIF, което ви позволява да преброите броя на клетките, които отговарят на зададения критерий.
Като диапазон от данни ще посочим диапазона със служители (A2:A20), а като критерий ще посочим записа „p*“ (т.е. всяка фраза, започваща с буквата „p“):

Както в първия пример, в резултат получихме точно 3 фамилни имена.

Не всички функции обаче поддържат използването на заместващи знаци. Някои от тях (например функцията НАМИРАМ) всеки знак се възприема като текст, дори и да е служебен знак.
Използване на функцията НАМИРАМНамерете позицията на въпросителния знак и звездичката в текста:

Обратният пример е подобна функция ТЪРСЕНЕ, в който трябва ясно да посочим, че търсим сервизен символ:

Както можете да видите, резултатите от функциите са еднакви, но достъпът до заместващи знаци е различен.

Инструмент за намиране и замяна

Заместващите символи в Excel могат също да се използват за намиране и замяна на текстови стойности в инструмента за намиране и замяна ( Ctrl+Fда търсите и Ctrl+Hза подмяна).

Нека разгледаме един пример. Има списък с магазинни продукти, в които трябва да намерим продукта „мляко“.
Да приемем, че са допуснати грешки при въвеждане на данни, в резултат на което в списъка са се появили продукти "m". Алоко."

За да не търсим данни няколко пъти с думите „мляко“ или „малко“, при търсене ще използваме критерия „мляко“ (т.е. втората буква е произволна):

В същото време не трябва да се забравя, че с помощта на този инструментМожете не само да търсите текст, но и да го замените (например заменете „мляко“ с „мляко“).

Как да замените звездичката "*" в Excel?

Със сигурност всеки се е сблъсквал със следната ситуация - в текста има звездичка, която трябва да бъде изтрита или заменена с друг текст.
Въпреки това, когато се опитвате да замените звездичка, възникват трудности - при замяната се променя абсолютно целият текст, което е естествено и логично, тъй като Excel възприема символа „*“ като всеки произволен текст.
Но сега вече знаем как да се справим с това, така че на полето намирампосочете текста «~*» (изрично показва, че звездичката е специален характер), и в полето Заменен отпосочете с какво заменяме звездичката или оставете полето празно, ако искаме да премахнем звездичката:

Подобна е ситуацията при замяна или премахване на въпросителен знак и тилда.
Извършване на замяна «~?» (за тилда - «~~» ) можем също да заменим или премахнем специалния символ без никакви проблеми.