Скачать готовые задания лабораторные работы ms access. I
Читайте также
Лабораторная работа по ACCESS 2007 №1.
| Наименование параметра | Значение |
| Тема статьи: | Лабораторная работа по ACCESS 2007 №1. |
| Рубрика (тематическая категория) | Электроника |
Тема˸ создание базы данных, состоящей из одной таблицы.
Цели урока˸
ü Познакомиться с основными понятиями баз данных;
ü Научиться создавать таблицы баз данных в режиме Конструктор;
ü Освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;
ü Освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц;
ü Познакомиться с простой сортировкой данных и с поиском записей по образцу;
ü Научиться сохранять и загружать базы данных.
Ход работы.
1. Вызвать программу Access 2007.
2. В окне системы управления базы данных щелкнуть по значку <Новая база данных >. Справа в появившемся окне дать имя новой базе данных ʼʼАнкета ГС-31ʼʼ и щелкнуть по значку папки, находящемуся справа от окна названия . Откроется окно сохранения, найдите свою папку и сохраните в нее новый файл базы данных ʼʼАнкета ГС-31ʼʼ. Далее нажмите на кнопку ʼʼСоздатьʼʼ.
3. Появится окно <Таблица> (Рисунок 1).
Рисунок 1
4. В появившемся окне откройте меню команды <Режим > и выберите вариант <Конструктор > и сохраните будущую таблицу под названием <Ведомость успеваемости >. Появится окно Конструктора.
5. Заполните поля в Конструкторе данными из таблицы 1. Тип данных можно выбрать из меню, появившемся при нажатии на кнопку в ячейке справа.
Обратите внимание ˸ ключевое поле ʼʼСчетчик ʼʼ внесен в таблицу автоматически. Если напротив поля отсутствует значок ключа, то на панели инструментов щелкните по этому значку.
Таблица 1.
6. Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке Режим на панели инструментов, Введите данные в данном режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически.
7. Заполните базу данных значениями из таблицы 2 . Напротив каждой фамилии выставьте по всем дисциплинам оценки от 2 до 5
Таблица 2
| Код | Фамилия | Имя | Математика | Менеджмент | Сервисная деятельность | Информационные технологии | Стандартизация | Гостиничная индустрия | Пропуски по неуважительной причине | Пропуски по уважительной причине |
| Иванникова | Анна | |||||||||
| Баранова | Ирина | |||||||||
| Корнилова | Ольга | |||||||||
| Воробьев | Алексей | |||||||||
| Воробьев | Олег | |||||||||
| Скоркин | Александр | |||||||||
| Володина | Нина | |||||||||
| Новоселов | Алексей | |||||||||
| Петрова | Елена | |||||||||
| Чернова | Кристина | |||||||||
| Терещинка | Инна | |||||||||
| Истратов | Максим | |||||||||
| Бондарь | Ольга | |||||||||
| Ревин | Олег | |||||||||
| Шарова | Оксана |
Лабораторная работа по ACCESS 2007 №1. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Лабораторная работа по ACCESS 2007 №1." 2015, 2017-2018.
Существующие в настоящее время реляционные СУБД могут отличаться друг от друга техническими возможностями (например, средствами защиты), что, в частности, зависит от того, на какого пользователя ориентирована СУБД. Поэтому популярность той или иной СУБД в различных... .
Цель работы: Ознакомление с основными понятиями баз данных. Приобретение навыков работы с существующей базой данных в Microsoft Access. Теоретические сведения: 1. База данных (БД) – это поименованная совокупность данных, организованных по определённым правилам,... .
№ темы Тема № практ. работы Дата проверки Оценка Подпись преподавателя Предмет, система и задачи науки криминалистики Криминалистическая идентификация и... .
Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой мастер, который помогает их... .
-
13. Вставьте пропущенное слово:Изобретение и распространение телевидения и ЭВМ произошло на 5м___ этапе развития ИТ. 14. Системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией с использованием средств и методов автоматизации – это:б) новая... .
· Создаем структуру будущей базы данных в режиме конструктора. Таблица имеет следующие поля: Имя поля Тип данных Комплектующие (ключевое поле) Текстовый Июнь Числовой Июль … Август … Сентябрь … Октябрь … Заполняем таблицу... .
Цель работы: научиться создавать запросы с параметрами, освоить технологию создания различных запросов Содержание работы 1 Виды запросов 2 Разработка запросов. 1 Виды запросов В лабораторной работе №3 "Запросы в Access" были рассмотрены Простой запрос, запрос... .
Педагогический колледж имени Ж.Досмухамедова
КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ
ЛАБОРОТОРНЫЕ РАБОТЫ
ПРОГРАММА
MICROSOFT ACCESS
РАЗРАБОТЧИК: Султанова Гульшат Бериковна
Уральск -2015
Практическая работа № 1
Создание БД
Цель работы: Научиться создавать базу данных в MS ACCESS и в ней таблицы различным способом.
Задачи работы:
Овладеть способами создания таблиц баз данных.
Познакомиться с основными объектами баз данных.
Получить навыки работы по заполнению баз данными.
Обеспечивающие средства:
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 29.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
Запуск MS ACCESS : активизировать кнопку ПУСК , из появившегося меню выбрать ПРОГРАММЫ , далее выбрать MICROSOFT ACCESS .
При запуске Access открывается диалоговое окно, с помощью которого вы создадите НОВУЮ БАЗУ ДАННЫХ, которая будет храниться на диске «А » под определенным именем. После чего появится окно «БАЗА ДАННЫХ» , где в последствии будут создаваться все остальные объекты базы данных, а именно таблицы, запросы, формы и т.д. Начнем все по порядку.
СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ:
Новая база данных / ОК
Имя файла: = …. / Создать
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:
Объекты базы данных / Таблицы
Создание таблицы в режимеконструктора
Имя поля: = Номер / Тип данных = счетчик / Описание = номер записи
Имя поля: = Дата / Тип данных = дата/время / Описание = дата поступления
Имя поля: = Код / Тип данных = текстовый / Описание = код товара
Имя поля: = Пришло / Тип данных = числовой / Описание = количество ед. товара
Сохранение объекта таблицы в: = Накладная / как таблица / ОК
нет
Закрыть : Накладная: таблица / Открыть таблицу «Накладная»
Номер
Дата
Код
Пришло
00001
00002
24982
08652
09632
09633
00003
00004
08521
08522
08523
55546
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА:
В окне база данных / Создание таблицы с помощью мастера
Деловые / Образцы таблиц / Сведение о заказе
Образцы полей / Дата Продажи / > / Переименовать поле: = Дата
Образцы полей / Код Заказа / > / Переименовать поле: = Код / OK
Образцы полей / Количество / > / Переименовать поле: = Ушло / OK / Далее
Имя новой таблицы: = Требования
Пользовате6ль определяет ключ самостоятельно / Далее
Выберите поле с уникальными для каждой записи данных / Дата
Связи … / Таблицы не связны / ОК / Далее
Изменить структуру таблицы / Готово / (В появившемся окне)
В строке «Дата » отмените ключевое поле / Правка / Ключевое поле
Добавить пустую строчку / Вставка / Строки
Имя поля: Номер / Тип данных: числовой
Имя поля: Дата / Тип данных: дата/время
Имя поля: Код / Тип данных: текстовый
Имя поля: Ушло / Тип данных: числовой / Файл / Сохранить
Имя поля: Номер / Тип данных: счетчик / Файл / Сохранить
Закрыть /Открыть таблицу « Требование »
Номер
Дата
Код
Ушло
00001
00002
24982
08652
09632
09633
00003
00004
08521
08522
08523
55546
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ ПУТЕМ ВВОДА ДАННЫХ:
Создание таблиц путем ввода данных
Выделите столбец Поле1 / Формат / Переименовать столбец / код товара
Поле2 / Переименовать столбец / Товар
Поле3 / Переименовать столбец / Наименование
Поле4 / Переименовать столбец / Цена
На вопрос создать ключевое поле сейчас / Нет / Сохранить / Закрыть
Выделите таблицу «Товары » / Конструктор
Имя поля: Код товар / Тип данных: Текстовый
Имя поля: Товар / Тип данных: Текстовый
Имя поля: Наименование / Тип данных: Текстовый
Имя поля: Цена / Тип данных: Денежный / Свойства поля / Общие
Формат поля / Денежный
Выделите поле «Код товар» / Правка / Ключевое поле
Код товара
Товар
Наименование
Цена
00001
Стол 1П
Деревянный письменный
2500
00002
Стол 5Кр
Деревянный обеденный круглый
1300
24982
Стул
Мягкий для офиса
08652
Табурет
Деревянный складной
09632
Кресло 4МОФ
Мягкое для офиса
1650
09633
Кресло 1МО
Мягкое для отдыха
1500
00003
Стол 2Ж
Деревянный журнальный
00004
Стол 6УнС
Универсальный складной
1150
08521
Шкаф 1УС
Деревянный навесной
1620
08522
Шкаф 2Пл
Деревянный плательный
2100
08523
Шкаф 4Кн
Деревянный книжный
1950
55546
Полка
Навесная книжная
Контрольные вопросы:
Что такое СУБД Access?
Как создать новую базу данных в СУБД Access?
С какими объектами работает СУБД Access?
Для чего данным задаются различные типы?
Практическая работа №2 Создание связей между объектами базы данных. Формы
Цель работы: Научиться создавать связи между объектами базы данных. Научиться создавать формы с помощью мастера форм, устанавливать свойства формы и ее объектов.
Задачи работы:
Научиться связывать данные разных таблиц.
Практика создания форм с помощью Мастера.
Научиться устанавливать свойства формы.
Обеспечивающие средства:
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 30.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
УСТАНОВКА СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ:
Объекты базы данных / Таблицы
Сервис / Схемы данных / В появившемся окне «Добавление таблицы»
Таблицы / Накладная / Добавить
Требование / Добавить
Товары / Добавить / Закрыть
Связи / Изменить связи / Новое…
Левая таблица / Накладная / Правая таблица / Товары
Левый столбец / Код / Правый столбец / Код товара / ОК
(Обратите внимание на то, чтобы «Тип отношения» был один-ко-многим )
Объединение… / Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают / ОК / Создать
Связи / Изменить связи / Новое…
Левая таблица / Товары / Правая таблица / Требование
Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / Объединение…
Объединение только тех записей , в которых связанные поля обеих таблиц совпадают
ОК / Тип отношения: один-ко-многим / Создать
Наглядно убедиться в наличии связи вам поможет таблица «Товары», для этого: войдите в таблицу «Товары »; слева перед каждой строчкой появился знак « + », если вы на нем щелкнете левой кнопкой мыши, то откроется подтаблица с данными из «Накладной», именно для этого товара. Чтобы облегчить пользование информацией можно написать несколько запросов, но иногда удобней создать связь, что вы и сделали.
ФОРМЫ
Формы позволяют вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, другими словами – это средство для ввода данных . Смысл формы в том, чтобы предоставить пользователю только те поля, которые ему нужно заполнить. Этим и удобна форма. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать, то есть вы можете просматривать уже существующие записи таблицы.
СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ФОРМ
Объекты базы данных / Формы / Создание формы с помощью мастера
Таблицы и запросы / Товары
Доступные поля / Код товара / > / Товар / > / Наименование / > / Цена / > /
Имя формы: = Новый товар
Пометить: Открыть форму для просмотра или ввода данных
Готово (см. рис. 3.2)
Рис. 3.2
Установите свойства формы, разрешающие добавление записей.
УСТАНОВКА СВОЙСТВ ФОРМЫ:
Выделите форму «Новый товар» / конструктор
Вид / Свойства / Данные
Разрешить изменения / Нет
Разрешить удаление / Нет
Разрешить добавление / Да
Закрыть форму /Сохранив изменения/ Открыть форму «Новый товар»
Данная форма позволяет только добавлять записи в таблице «Товары». В появившейся форме «Новый товар» введите следующие данные (см. ниже).
Код товара
Товар
Наименование
Цена
00005
Стол 11ОС
Деревянный офисный
2750
24983
Стул 13ОФК
Мягкий вращающийся для офиса
00011
Стеллаж 1Кн
Деревянный книжный
2600
08653
Табурет 2Кр
Деревянный круглый
Контрольные вопросы:
Для чего служит структура Формы?
Как в форме осуществляется переход между записями?
Как вызвать диалоговое окно свойств объекта?
Практическая работа №3 Создание форм в режиме конструктора
Цель работы: Научиться создавать формы в режиме конструктора.
Задачи работы:
Практика конструирования форм.
Закрепить навыки по созданию форм в режиме конструктора.
Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 31.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
СОЗДАНИЕ ФОРМЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:
Рис. 3.4
Дата
Код
Пришло
00001
00002
00005
00011
08653
Форма «Новое требование» должна содержать:
свободные поля
поле со списком
рисунок
дату и время
заголовок «Требование» (Вид / Заголовок…)
линии прокрутки
В эту форму вы введете данные, но так чтобы предыдущие записи не были изменены.
Дата
Код
Ушло
00001
00002
00005
00011
08653
Контрольные вопросы:
Какие элементы можно вставлять в форму в режиме конструктора?
Для чего служит Конструктор форм?
Какие типы данных могут храниться в полях. Привести примеры.
Практическая работа №4 Запросы: основные понятия и создание простых запросов
Цель работы: научится создавать простые запросы в режиме конструктора и с помощью мастера. Просмотр результирующих данных.
Задачи работы:
Научиться создавать простой запрос разными способами.
Научиться просматривать результирующие данные.
Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 32.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
Запросы извлекают нужные данные из таблиц и предоставляют их пользователю в удобном виде. Запрос можно сохранять, чтобы использовать эту информацию в дальнейшей работе. С помощью запросов можно преобразовывать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы с выполнением в них простейших вычислений, при этом первичные данные остаются неизменными. Чтобы узнать, что на данный момент находится на складе, необходимо создать два простых запроса: «Пришло на склад » и «Ушло со склада », которые просто будут суммировать информацию о движении товаров из таблиц «Накладная » и «Требование ».
СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «ПРИШЛО НА СКЛАД» :
Таблицы / Накладная / Добавить / Закрыть
Вид / Групповые операции
Поле / Код
Групповые операции / Группировка
Сортировка / по возрастанию
Поле / Пришло / Группировка /
1. Создайте запрос с помощью мастера.
СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «УШЛО СО СКЛАДА»:
Объекты базы данных / Запросы
Создание запроса с помощью мастера
Таблицы и запросы / Требование
Доступные поля / Код / > / Ушло / > / Далее
Итоговый / Итоги … / Sum / Далее
Имя запроса / Ушло со склада / Изменить макет запроса / Готово
Сортировка / по возрастанию
Во втором столбце поле / Ушло / Закрыть / Сохранить изменения
После того как вы построили эти запросы, необходимо убедиться в том, что они работают. Для этого в таблицы «Накладная» и «Требование» внесите следующие данные:
Дата
Код
Пришло
00001
00002
24982
08652
09632
Дата
Код
Ушло
00001
00002
24982
08652
09632
Контрольные вопросы:
Что называют запросом?
Какие типы запросов существуют?
Для чего в запросе выбирают доступные поля?
Практическая работа № 5
Создание «сложных» запросов
Цель работы: научится создавать запросы над несколькими таблицами и запросами.
Задачи работы:
Научиться строить математическое выражения в структуре запрос.
Практика работы с контекстным меню.
Изучение групповых операций в запросах.
Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 33.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
СОЗДАНИЕ СЛОЖНОГО ЗАПРОСА НАД ТАБЛИЦЕЙ И ЗАПРОСАМИ:
Объекты базы данных / Запросы
Создание запроса в режиме конструктора
Добавление таблицы / Таблицы / Товары / Добавить
Запросы / Пришло на склад / Добавить
Ушло со склада / Добавить / Закрыть
Вид / Параметры объединения / Создать
Левая таблица / Товары / Правая таблица / Пришло на склад
Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / ОК
Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК
Вид / Параметры объединения / Создать
Левая таблица/ Пришло на склад / Правая таблица / Ушло со склада
Левый столбец / Код / Правый столбец / Код / ОК
Появившеюся связь выделить (левой кнопкой мыши)
Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК
Поле: Код товара / Имя таблицы: Товары / Сортировка: по возрастанию
Поле: Наименование / Имя таблицы: Товары
Поле: Цена / Имя таблицы: Товары
В следующем поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить …
Всего пришло:= »
Во втором окне двойным щелчком откройте «Запросы »
Выберите «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить
Всего пришло: = [Пришло на склад]!
В пятом поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить …
В верхней части «Построителя выражений» введите «Итого ушло:= »
Запросы / «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить
Должно получиться следующее выражение:
Итого ушло: = [Ушло со склада]!
Шестое поле / Построить … / «Осталось товара:= »
Запросы / «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить / « – »
«Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить / ОК
Седьмое поле / Построить … / «На сумму:= »
Запросы / «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить / « – »
«Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить
Получившееся выражение возьмите в круглые скобки / « * »
Таблицы / Товары / Цена / Вставить
Должно получиться следующее выражение:
На сумму:= ([Пришло на склад]!-[Ушло со склада]!
)*[товары]![цена]
Запрос «На складе » позволит вам наглядно увидеть, сколько и какого товара пришло на склад, ушло со склада и на какую сумму осталось того или иного товара. Данные в запросе вы можете отсортировать , к примеру, по коду товара .
Контрольные вопросы:
Для чего существуют запросы на выборку?
Как вызывается контекстное меню?
Как создать вычисляемое поле?
Практическая работа № 6 Отчеты: создание, модификация и использование
Цель работы: усвоить, что такое отчеты, научиться создавать отчеты с помощью мастера и в режиме конструктора.
Задачи работы:
Научиться создавать автоотчет.
Научиться создавать отчет, выводящий данные таблицы в виде документа, с помощью Мастера.
Научиться создавать отчет в режиме конструктора.
Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 34.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
Access позволяет создавать отчеты и почтовые наклейки. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство , т.е. принтер. Отличие отчетов в том, что данные в них группируются и выводятся на бумагу со специальными элементами оформления, характерными для печатных документов, например, колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и т. д.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ :
Самый простой и легкий способ создания отчетов, это автоотчет. Он бывает двух вариантов: автоотчет в столбец и автоотчет ленточный .
СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТА В СТОЛБЕЦ:
Окно «База данных» / Отчеты / Создать
Автоотчеты: в столбец
В качестве источника данных выбрать таблицу «Накладная » / ОК
Ваш отчет готов. Автоотчет ленточным способом создается аналогично, только в качестве источника данных выберите таблицу «Требование » и сохраните как «Отчет требование ».
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ОТЧЕТОВ:
Окно «База данных» / Отчеты
Создание отчетов с помощью мастера
Таблицы и запросы / Таблица «Товары »
Доступные поля / Код товара / > / Товар / > /
Таблицы и запросы / Запрос: «На складе»
Доступные поля / Всего пришло / > / Итого ушло / > / Осталось на сумму / > /Далее
Доступные уровни группировки / Код товара / > / Товар / > /
Всего пришло / > / Итого ушло / > /
Группировка … / Интервалы группировки / Обычные / ОК / Далее
Имя отчета «Итоговый отчет » / Готово
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:
С помощью конструктора отчет можно разработать «с нуля» либо доработать уже существующий, созданный предыдущими способами.
Отчеты / Создать / Конструктор
В качестве источника данных выбрать запрос «На складе »
Файл / Параметры страницы… / Страница / Альбомная
Вид / Заголовок / На панели элементов выбрать «Надпись »
Сделайте заголовок 15 размером шрифта синего цвета «Отчет по складу на 2001 г .»
В области верхнего колонтитула сделать шесть надписей по вертикали (14 размером шрифта, синего цвета, курсивом) «Код товара », «Наименование », «Цена », «Всего пришло », «Итого ушло », «Осталось на сумму ».
Вид / Сортировка и группировка
Поле/выражение / Код товара / Порядок сортировки / По возрастанию
Свойства группы / Заголовок группы / Да
В следующей строке
Поле/выражение / Наименование Да
Поле/выражение / Цена / По возрастанию / Заголовок группы / Д а
Поле/выражение / Всего пришло Да
Поле/выражение / Итого ушло / По возрастанию/ Заголовок группы / Да
Поле/выражение / Осталось на сумму / По возрастанию/ Заголовок группы / Да
В области данных нарисуйте табличку с помощью линий, состоящею из шести столбцов и одной строки. Затем в каждой ячейки создайте по полю в результате чего должна получиться следующая таблица (см. ниже).
Код товара
Наименование
Цена
Всего пришло
Итого ушло
Осталось на сумму
Выделить поле «Цена » / Вид / Свойства / Макет / Формат поля / Денежный
В область нижнего колонтитула вставить дату и номер страницы .
Вставка / Номера страниц…
Страница N из M / нижний колонтитул / Выравнивание / По правому краю / ОК
Вставка / Дата и время… / полный формат даты без времени / ОК
Дата появится в заголовке отчета, вырежете его и вставьте в область нижнего колонтитула в верхний левый угол.
В область примечания отчета вставьте диаграмму «Движение товара»
Вставка / Диаграмма … / Запросы / На складе / Далее
Поля диаграммы: / Код товара / Всего пришло / Итого ушло / Осталось товара / Далее
Выбрать гистограмму / Далее
Нажмите левой кнопкой мышки на «Итого ушло » и не отпуская перенесите его в область поля «Сумма_Всего пришло », в результате чего в эту область должно добавиться новое поле «Сумма_Итого ушло».
Повторите эту операцию для «Осталось товара» / Далее
Поле отчета / Отсутствует / Поля диаграммы / Отсутствует / Далее
Назовите диаграмму «Движение товара » / Готово
Чтобы полученная диаграмма соответствовала выбранным данным необходимо:
Перейти в окно базы данных / Окно / база данных / Запросы / «На складе » / Открыть
Правка / Выделить все записи / Правка / Копировать / Закрыть запрос «На складе»
Перейти в окно отчета / Окно / Отчет / Двойной шелчек на диаграмме
Появится таблица с данными / Выделите данные и удалите их
Встаньте в первую ячейку / Правка / Вставить
Удалите ненужные столбцы : «Наименование », «Цена » и «На сумму »
Закрыть окно «Таблица данных»
Преобразуйте диаграмму по вашему вкусу
Контрольные вопросы:
Что называют отчетом?
Как изменить вид отчета?
Как отредактировать размеры и местоположение полей и надписей в отчете?
Как оформить отчет цветом, эффектами?
Практическая работа № 7
Работа с подтаблицами и установка фильтров
Цель работы : научится устанавливать подтаблицы,усвоить, что такое фильтр, научиться создавать фильтры и изменять их.
Задачи работы:
Научиться создавать подтаблицы и удалять их.
Научиться создавать и применять фильтр для отбора необходимой информации.
Научиться строить выражение в структуре фильтр.
Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 35.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
С подтаблицами вы уже встречались при установке связей между таблицами, но тогда подтаблица появилась автоматически, теперь вы создадите ее самостоятельно. Подтаблица может создаваться как для таблиц и запросов, а так же для существующих подтаблиц. Она предназначена для вывода конкретных данных на экран.
СОЗДАНИЕ ПОДТАБЛИЦЫ:
Объекты базы данных «Таблицы» / «Товары » / Открыть
Данная таблица уже содержит подтаблицу, о чем говорит знак (+) в начале каждой строки.
Откройте подтаблицу / Щелкните левой кнопкой мышки на значок (+)
Вставка / Подтаблица… / Таблицы / «Требование»
Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК
На вопрос создать связь сейчас ответьте, «Нет »
Слева перед строкой должен появился знак (+). Теперь таблица «Товары» содержит две подтаблицы, щелкнув на которые вы можете просмотреть, сколько пришло и ушло того или иного товара. В подтаблицу вы также можете вносить данные, которые автоматически будут заноситься в соответствующие таблицы, чтобы убедиться в этом внесите во вторую подтаблицу для товара под кодом 00005 следующие данные:
Дата
Ушло
Задание 1: Удалите подтаблицу.
УДАЛЕНИЕ ПОДТАБЛИЦ:
Объекты базы данных «Запросы» / Пришло на склад / Открыть
Вставка / Подтаблица… / Запросы / Ушло со склада
Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК
Просмотрите данные, затем закройте подтаблицу
Формат / Подтаблица / Удалить
Закрыть, сохранив изменения
Фильтры предназначены для поиска и отбора записей в таблицах или формах, которые вы просматриваете в текущий момент времени. Существует несколько разновидностей фильтров: это фильтр по выделению, исключить выделение, расширенный фильтр, фильтр для и т.д.
Задание 2: Создайте фильтр и измените его.
СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРА ПО ВЫДЕЛЕНИЮ:
Объекты базы данных «Таблицы» / «Накладная » / Открыть
К примеру, вам необходимы данные по товару под кодом «00001»
Выделите код товара 00001
Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному
В накладной остались записи характерные только данному товару, это не значить, что все остальные данные были удалены. Для приведения накладной в первоначальный вид необходимо удалить фильтр.
Записи / Удалить фильтр
ИСКЛЮЧИТЬ ВЫДЕЛЕНИЕ: Аналогично предыдущему только на экран будут выводиться все данные кроме тех, которые были выделены.
КНОПКА ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР: С помощью этой кнопки можно отбирать записи по данным нескольких полей.
Записи / Фильтр /изменить фильтр
Выберите данные нескольких полей и посмотрите, что получится
Фильтр / Применить фильтр
Записи / Удалить фильтр
ФИЛЬТР ДЛЯ:
Щелкните правой кнопкой мышки в области таблицы
Фильтр для : [Код] = 00001 and [Пришло] = (50) / Нажмите Enter
Записи / Удалить фильтр
Задание3: Создайте расширенный фильтр.
СОЗДАНИЕ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА:
Записи / Фильтр / Расширенный фильтр…
Поле: Дата / В поле условия отбора щелкните правой кнопкой мышки / Построить…
Постройте следующее выражение:
[Накладная]![Дата] > #01.04.01# And [Накладная]![Дата] < #30.04.01#
Фильтр / Применить фильтр
Закрыть, сохранив изменения
Контрольные вопросы:
Как определить, что таблица или запрос уже содержат подтаблицу?
Для чего предназначен фильтр?
Как создать фильтр таблицы по какому – либо полю?
Как в объекте Фильтр построить выражение?
23.1 Теоретические сведения
Изучите теоретические основы создания таблиц и их связей в СУБД Microsoft Access 2003, рассмотренные в лекционном курсе , в СУБД Microsoft Access 2007 - 2010 или других источниках информации.
23.2. Цель работы
Создание базы данных (таблицы и связи между ними) средствами СУБД Microsoft Access.
23.3. Постановка задачи
Предметная область: Деканат (успеваемость студентов
).
Основные предметно-значимые сущности: Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.
Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:
Основные требования к функциям системы:
- выбрать успеваемость студентов по группам и дисциплинам.
Характеристики таблицы-объекта: Группы студентов. Таблица 1
Характеристики таблицы-объекта Студенты: Таблица 2
| Описание | Имя поля | Тип данных | Свойства поля: | |
| Размер поля | Индексированное | |||
Код студента (ключевое поле) |
КодСтудента |
длинное целое |
Установится автоматически |
|
Код группы (внешний ключ) |
КодГруппы |
числовой |
длинное целое |
Да. Совпадения допускаются |
текстовый |
||||
текстовый |
||||
Отчество |
Отчество |
текстовый |
||
текстовый |
||||
Дата рождения |
Дата рожд |
дата/время |
||
Место рождения |
Место рожд |
|||
Характеристики таблицы-объекта: Дисциплины. Таблица 3
Характеристики таблицы-объекта: Успеваемость. Таблица 4
Описание |
Имя поля |
Тип поля |
Свойства поля: |
|
Размер поля |
Индексирован |
|||
Код оценки (ключевое поле) |
КодОценки |
длинное целое |
Установится автоматически |
|
Код дисциплины (внешний ключ) |
КодДисциплины |
числовой |
длинное целое |
Да (Допускается) |
Код студента (внешний ключ) |
КодСтудента |
числовой |
длинное целое |
Да (Допускается) |
текстовый |
||||
Вид контроля |
текстовый |
|||
План выполнение работы:
- Создайте новую базу данных.
- Создайте необходимые таблицы, согласно предметной области.
- Установите типы данных (счетчик, текстовый, числовой и т.д.), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц.
- Определите первичные ключи в созданных таблицах.
- Определите необходимые связи между таблицами, задайте необходимые параметры обеспечения целостности данных и вид объединения.
- В схеме данных проверьте правильность созданных таблиц и связей между ними.
- Заполните созданные таблицы данными (минимум 10 записей на таблицу).
- Создайте необходимые запросы на выборку, выполняющие основные требования к функциям системы:
- Создать запрос на выборку. Отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A по всем дисциплинам (Успеваемость студентов).
- Создать параметрический запрос. Создать запрос, в результате которого будет выводиться Фамилия студента, Название группы, Дисциплина и Оценка (отл/А), полученная студентом по дисциплине.
- Оформите отчет о выполнении лабораторной работы.
23.4. Пошаговое выполнение работы
23.4.1. Загрузить Microsoft Access
Выполните следующие действия: Пуск-> Программы - Microsoft Access (или выполнив щелчок на соответствующей пиктограмме на панели Microsoft Office).
23.4.2. Создать новую базу данных
После загрузки MS Access на экране появится главное окно. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».
При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».
При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb
В главном окне приложения появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000).
23.4.3. Создать структуры таблиц
В появившемся на экране окне БД Деканат: база данных выбрать вкладку Таблицы и щелкнуть на пиктограмме Конструктор на панели инструментов. Появится окно Конструктора таблиц.
23.4.3.1. Создать структуру таблицы Группы студентов .
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 1.
Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу <ТаЬ> или щелчок мышью на нужной ячейке.
В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.
При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.
После заполнения разделов необходимо задать ключевое поле. В качестве ключевого поля выбрать поле КодГруппы.
Для создания ключевого поля выделить поле КодГруппы, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения. Выбрать в меню Правка - Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов приложения. Слева от имени поля появится изображение ключа.
После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Файл. - Сохранить, или. Сохранить, как... В окне диалога Сохранение ввести имя для сохранения созданной таблицы: Группы студентов , затем ОК.
23.4.3.2. Создать структуру таблицы Студенты:
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 2.
Для поля КодГруппы выбрать тип Мастер подстановок . Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки.
В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса, затем щелчок по кнопке Далее.
В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки – Группа студентов, щелчок по кнопке Далее.
В следующем окне выбирается поле (Название), используемое в качестве столбца подстановки, и щелчком по кнопке переносится в окно Выбранные поля. Щелчок по кнопке Далее.
Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Щелчок по кнопке Далее.
В следующем окне выполнить щелчок по кнопке Готово. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке Да.
В разделе Тип данных будет указан тип числовой, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы Группа студентов.
Для поля КодГруппы установить свойство - Индексированное поле. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку - Да (Допускаются совпадения).
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодСтудента. Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Студенты .
23.4.3.3. Создать структуру таблицы Дисциплины.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 3.
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодДисциплины. Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Дисциплины .
23.4.3.4. Создать структуру таблицы Успеваемость.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 4.
Для полей КодДисциплины и КодСтудента выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этих полей, так как в таблице Успеваемость будут отображаться не коды дисциплины и студента, а их названия.
В таблице необходимо выбрать поля КодДисциплины и КодСтудента в качестве индексированных полей. Для свойства Индексированное поле установить значение Да (Допускаются совпадения).
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле – КодОценки (можно отказаться от создания ключевого поля)
Сохранить структуру таблицы с именем Успеваемость
.
23.4.4. Установить связи между таблицами:
Выбрать команду Сервис - Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных на панели инструментов. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы, в котором отображается список таблиц. Выделить все таблицы: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость и выполнить щелчок на кнопке Добавить. В окне Схема данных появятся таблицы, после этого необходимо закрыть окно Добавление таблицы.
В появившемся диалогом окне Изменение связей необходимо активизировать флажки: Обеспечить целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей, убедится в том, что тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать.
В окне Схема документа появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогично связать таблицы Студенты и Успеваемость, отбуксировав поле КодСтудентов таблицы Студенты, на соответствующее поле таблицы Успеваемость и установив те же флажки. Кроме того, необходимо связать таблицы Дисциплины и Успеваемость, используя КодДисциплины.
Закрыть окно Связи. При запросе на сохранение выполнить щелчок на кнопке Да.
23.4.5. Заполнение таблиц
Для заполнения таблиц Группы студентов и Студенты данные выбираются самостоятельно, а для таблиц Дисциплины и Успеваемость данные представлены в таблицах 5 и 6.
Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.
В окне Базы данных выбрать нужную таблицу, затем выполнить щелчок по кнопке Открыть.
На экране появится структура таблицы БД в режиме таблицы. Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. При заполнении текущей строки появится новая пустая строка. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши <Таb>.
Для заполнения поля MEMO в таблице Студенты нажать комбинацию клавиш
Для заполнения данными поля Код группы в таблице Студенты использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка. Выбор названия группы производится щелчком мыши в соответствующей строке списка.
Таблица-объект Дисциплины Таблица 5
Данные для заполнения таблицы Успеваемость Таблица 6
6. Проверка обеспечения целостности данных (каскадное удаление).
В таблице Студенты удалить код 1 и убедиться в том, что из таблиц Группы студентов и Дисциплины удалены соответствующие записи. Восстановить удаленные данные во всех таблицах.
7. Формирование запросов
1) Создание запроса на выборку.
Задание: создать запрос «Успеваемость студентов» (отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A по дисциплинам), содержащий поля: Группы студентов, Фамилия, Имя, Отчество, Дисциплины, Оценка. Список должен быть отсортирован по фамилии по возрастанию. Указать условия отбора в поле оценка: отл/A
- В окне базы данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос 1: запрос на выборку». В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицы (Группы студентов; Студенты; Успеваемость; Дисциплины), на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос 1: запрос на выборку» станет активным.
- Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.
- Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для поля Фамилии, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.
- В строке Условия отбора необходимо ввести критерии поиска. В поле Оценка ввести - "отл/A", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.
- После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса: Успеваемость студентов), и щелкнуть ОК. Вернуться в окно базы данных. В окне базы данных при выбранной вкладке Запросы появится созданный запрос.
Для выполнения запроса: Выполнить щелчок мышью по запросу Успеваемость студентов, а затем, по кнопке Открыть. На экране появится, таблица, в которой, должны отображаться записи с фамилиями студентов, названиями групп, названиями дисциплин и полученных оценок, записи отсортированы по фамилии студентов по возрастанию.
Примечание: чтобы внести изменения в запрос необходимо: выбрать его щелчком мыши, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.
2) Создать параметрический запрос
Задание: создать запрос, в результате которого будет выводиться Фамилия студента, Название группы, Дисциплина и Оценка (отл/А), полученная студентом по дисциплине.
Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действия:
- задать запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос: «Успеваемость студентов» в режиме конструктора;
- в Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию];
- закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где будет отображен созданный запрос;
- выполнить запрос, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК;
- на экране появится таблица с данными о выбранном студенте.
23.4.6. Завершение работы
Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладную программу Microsoft Access , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.
Тема: создание отчетов.
Цели работы:
ü научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов;
ü вносить изменения в готовые отчеты с помощью Конструктора;
ü освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках.
Теоретическая часть.
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно (в режиме Конструктора ) или создать отчет с помощью Мастера , т.е. полуавтоматически.
Практическая часть.
Задание 1. Откройте свою базу данных.
Задание 2. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.
· Откройте вкладку Создание, меню Отчеты .
· Выберите Мастер отчетов и таблицу «Личные данные» .
· Выберите нужные поля, которые будут участвовать в отчете, нажмите кнопку «Далее».
· В новом окне выберите поля для группировки так, чтобы сначала было указано поле «Фамилия», нажмите кнопку «Далее».
· На этом шаге отсортируйте данные по алфавиту, нажмите кнопку «Далее».
· Выберите вид макета Ступенчатый и щелкните по кнопке «Далее».
· Выберите стиль отчета: Открытая и щелкните по кнопке «Далее».
· Задайте имя отчета: «Отчет1» и щелкните по кнопке «Готово». Вы попадете в режим просмотра отчета.
· Закройте отчет согласившись с сохранением.
Самостоятельно Составьте еще два отчета по запросам – «Запрос 3» и «Запрос 5», выбирая из разных макетов: блок ; структура , выбирая из разных стилей. Сохраните отчеты под именами «Отчет 2» и «Отчет 3».
Задание 3. Создайте Пустой отчет в столбец на базе таблицы «Ведомость успеваемости» и сохраните его с именем «Успеваемость».
С помощью Конструктора измените цвет букв заголовка, их размер и шрифт.
Задание 4. Создайте почтовые наклейки.
· Откройте вкладку Создание, меню Отчеты .
· Выберите таблицу «Личные данные», команда Наклейки.
· В следующем окне выберите шрифт, размер шрифта, насыщенность и цвет, вновь щелкните по кнопке «Далее».
· В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав слово ЛИЧНОСТЬ и выбрав соответствующие поля, щелкните по кнопке «Далее».
· В следующем окне укажите поля для сортировки (Фамилия, Имя), щелкните по кнопке «Далее».
· Введите имя отчета «Наклейки» и щелкните по кнопке «Готово».
Просмотрите Наклейки (Рисунок 8).
Рисунок 8
Предъявите преподавателю все отчеты.
Контрольные работы по ACCESS 2007
Цель работы: закрепить знания, полученные в процессе выполнения предыдущих работ по созданию таблиц, по вводу данных в таблицы, по созданию схемы базы данных, по использованию базы данных .
Этапы работы
Проектирование структуры базы данных.
База данных будет состоять из трех таблиц:Видеокассеты, Жанр и Страна. Соответствующие поля в таблицеВидеокассеты станут полями подстановок из других таблиц.
Построение пустых таблиц базы данных.
Таблицу Видеокассеты создать в режиме Конструктор. В ней будет шесть полей: Название фильма, Жанр, Исполнитель главной роли. Страна, Язык и Длительность. Поле Название фильма является ключом (уникальное поле). Таблица Страна имеет только одно поле Страна, а таблица Жанр -только одно поле Жанр. Эти поля являются ключевыми.
Создание схемы базы данных.
Ввод данных в таблицы.
Сначала заполняются таблицыСтрана и Жанр, затем - таблицаВидеокассеты. Заполнять можно в режиметаблицы, а можно создать форму ввода.
Использование базы данных.
Сначала создается запрос, а затем - отчет. Далее следует создать кнопочную форму для работы с базой данных.
Ход работы
Задание 1 . Создайте новую пустую базу данных.
Вызовите программу Access.
Щелкните мышкой по значкуНовая база данных . В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите словоВидеотека и сохраните в своей папке.
Щелкните по кнопкеСоздать. На экране появится окно с основными элементами базы данных.
Задание 2. Создайте структуру таблицы Жанр в режиме Конструктор.
Выберите режимКонструктор
Введите имя поляЖанр и тип данных - текстовое. (Тип данных выбирается с помощью ниспадающего меню).
Сделайте поле Жанр ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке с изображением ключа на панели инструментов.
Жанр.
Задание 3. Создайте структуру таблицы Страна в режиме Конструктор.
Выберите вкладку Создание , команда Таблица
Выберите режимКонструктор
Введите имя поляСтрана и тип данных -текстовое.
Сделайте полеСтрана ключевым.
Сохраните таблицу под именемСтрана.
Задание 4. Создайте структуру таблицы Видеокассеты в режиме Конструктора.
Выберите вкладку Создание , команда Таблица
Выберите режимКонструктор
Введите название и тип поля согласно таблице:
Сделайте полеНазвание фильма ключевым.
Для поляСтрана выберите закладкуМастер подстановок, тип элемента управления -Поле со списком, источник строк -Страна.
Для поляЖанр выберите закладкуМастер подстановок, тип элемента управления -Поле со списком, источник строк -Жанр.
Сохраните таблицу под именем Видеокассеты.
Задание 5 . Создайте связи в соответствии со схемой данных.
Щелкните по вкладке Работа с базой данных , кнопка - Схема данных. Появится окноДобавление таблицы. Выделите таблицыЖанр, Видеокассеты, Страна и щелкните по кнопкеДобавить.
Щелкните по кнопкеЗакрыть окнаДобавление таблицы. В окнеСхема данных появится условный вид этих таблиц.
Поставьте мышку на имя поляЖанр в таблицеЖанр Жанр в таблице Видеокассеты. Связи.
Включите значок
Включите
Включите Каскадное удаление связанных полей .
Щелкните по кнопкеСоздать. Появится связь «один-ко-многим».
Поставьте мышку на имя поляСтрана в таблицеСтрана и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на полеСтрана в таблицеВидеокассеты. Отпустите мышку. Появится диалоговое окноСвязи.
Включите значокОбеспечение целостности данных.
Включите Каскадное обновление связанных полей.
ВключитеКаскадное удаление связанных полей.
Щелкните по кнопкеСоздать. Появится связь «один-ко-многим».
Задание 6. Заполните вспомогательные таблицы.
Заполните таблицуЖанр данными:боевик, комедия, трагедия, художественный.
Заполните таблицуСтрана данными:Россия, США, Франция, Англия, Венгрия.
Задание 7. Создайте форму для заполнения таблицы Видеокассеты.
Форму создайте любым удобным для Вас способом
Задание 8 . Заполните таблицу Видеокассеты при помощи полученной формы.
Заполните базу данными из следующей таблицы:
| Название фильма | Исполнитель главной роли | Жанр | Страна | Язык | Длитель-ность |
| Матрица | Киану Ривз | Фантас-тика | США | Английский | 136мин |
| Горец | Кристофер Ламберт | Боевик | США | Английский | 120 мин |
| Титаник | Ди Каприо | Трагедия | США | Английский | 120 мин |
| Маска | Джим Керри | Комедия | США | Английский | 60 мин |
| Терминатор | Шварценеггер | Боевик | США | Русский | 60 мин |
| Командос | Шварценеггер | Боевик | США | Русский | 60 мин |
| Юниор | Шварценеггер | Комедия | США | Русский | 60 мин |
| Игрушка | Пьер Ришар | Комедия | Франция | Французский | 60 мин |
| Высота | Владимир Высоцкий | Художе ственный | Россия | Русский | 60 мин |
Задание 9. Получите с использованием Мастера запроса все видеокассеты, где играет Шварценеггер в боевиках.
Постройте Простой запрос на основании таблицы Видеокассеты
В строкеУсловие отбора, расположенной под полемЖанр, наберитеБоевик, а под полемИсполнитель главной роли -Шварценеггер.
Сохраните запрос с именемШварценеггер в боевиках.
Задание 10. Подготовьте отчет «Шварценеггер в боевиках» для печати.
Подготовить отчет на основании запроса.
Сохраните отчет с именемШварценеггер в боевиках.
Задание 11. Создайте форму для запроса Шварценеггер в боевиках.
Форму создайте с помощьюМастера форм на основании созданного запроса.
Сохраните форму с именемШварценеггер в боевиках.
Задание 12. Создайте кнопочную форму для работы с базой данных.
Вызовите окноДиспетчер кнопочных форм (вкладка Работа с базами данных).
Щелкните в окнеДиспетчер кнопочных форм кнопкуИзменить, а в открывшемся диалоговом окнеИзменение страницы кнопочной формы - кнопкуСоздать. В результате появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы.
В полеТекст наберитеШварценеггер в боевиках.
В полеКоманда выберитеОткрытие формы для изменения.
В полеКнопочная форма выберитеШварценеггер в боевиках.
Щелкните по кнопкеОК.
Аналогично создайте еще один элемент кнопочной формыВидеокассеты, предназначенный для открытия формыВидеокассеты в режиме изменения.
Создайте кнопку закрытия базы данных в режиме Выход из приложения.
Закройте диалоговые окнаИзменение страницы кнопочной формы и Диспетчер кнопочных форм.
ОткройтеКнопочную форму в режимеКонструктор, измените надпись наВидеотека, сохраните форму.
Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы. После нажатия кнопкиВыход вы выйдете из программы Access.
Изучая материал, Вы узнаете: Что такое база данных? Какие бывают базы данных? Как создавать базы данных в Microsoft Access? Чем отличается Microsoft Access от Microsoft Excel?
Начальный уровень подготовки слушателей : Для изучения данного материала необходимо владеть пользовательскими навыками работы на ПК, знать электронные таблицы Microsoft Excel.
Необходимое количество часов: 12
Учебный материал
База данных – это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных. Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса: табличные (реляционные), сетевые, иерархические.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper, Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.
Реляционная база данных. База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы, состоящие из однотипных строк–записей. Каждая строка, в свою очередь, составлена из полей и называется записью. Если записей в таблице нет, то это значит, что структура базы данных образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.
Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.
Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:∞). Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.
Схема данных . В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связкой целостности в базе данных.
Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel). Общий вид окна программы приведен на рис.1. Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.
Рис 1 – Окно СУБД Microsoft Access
Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:
имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля),
значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;
сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;
обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);
индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю также проверяются значения записей на наличие повторов.
Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы Данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:
текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
поле Мемо
– специальный тип для хранения больших объемов текста (до
65 535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;
числовой – тип данных для хранения действительных чисел;
дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;
денежный – тип данных для хранения денежных сумм;
счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;
логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет);
поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;
Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.
Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. Запросы позволяют исключить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации, содержащейся в основных таблицах. При работе с запросами данные можно упорядочивать, фильтровать, объединять и производить с ними необходимые итоговые вычисления. Запрос может формироваться с помощью QBE – запросов по образцу или с помощью инструкции SQL – языка структурированных запросов.
Формы служат для организации внесения информации в таблицы различными пользователями, их использование позволяет легко автоматизировать ввод данных и исключить ошибки ввода. Формы могут также использоваться для просмотра запросов и таблиц на экране.
Отчет формируется для создания бумажного документа, т. е. для распечатки данных.
Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросы и модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.
В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.
Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.
Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата.mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных.
Приложение базы данных, которое создается программой VBA, может быть скомпилировано и сохранено в файле приложения формата.mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.
При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.
В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле.adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL –сервере или использовать уже существующую.
Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel
На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существуют принципиальные отличия:
При работе с электронной таблицей Excel в ячейку таблицы можно ввести любую информацию, текст и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные – числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда, каким бы образом ни вводились данные – прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным условиям.
С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк. Таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
Если все необходимые для работы данные хранятся в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации можно просто запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсы памяти компьютера.
В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы. Например, можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.
Практическое задание
Как разработать информационную модель базы данных? Как создать объекты базы данных?
Задание: Требуется создать базу данных, содержащую сведения о студентах.
Технология выполнения работы
Определим логическую структуру создаваемой базы данных. Поскольку почти все поля базы данных являются уникальными, создаем одну сводную таблицу, состоящую из записей, в которые входят поля Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения и Домашний адрес .
Загрузите Microsoft Access.
В появившемся окне Microsoft Access выберите Новая база данных . Нажмите кнопку .
В ниспадающем списке Папка окна Файл новой базы данных выберите свою папку. В наборном поле Имя файла введите имя создаваемой базы данных Student. Нажмите кнопку Создать .
Откроется окно базы данных. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных.
В появившемся окне Student : База данных выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создание таблицы в режиме конструктора .
В первой строке в столбце Имя поля введите: Фамилия . Нажмите клавишу вправо →.
Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Текстовый .
В нижней части экрана, в Свойствах поля , на вкладке Общие, в строке Размер поля установите 20.
В строке Обязательное поле при помощи кнопки раскрывающегося меню укажите Да.
Установите курсор в первой строке в столбце Описание . Введите: Фамилия студента .
Во второй строке в столбце Имя поля введите: Имя. Установите тип данных – текстовый.
В поле Описание введите: Имя студента. Установите Размер поля – 10.
В третьей строке в столбце Имя поля введите: Группа . Установите тип данных – числовой.
В раскрывающемся списке Размер поля выберите Целое.
В поле Описание введите: Номер группы .
В четвертой строке в столбце Имя поля введите: Дата рождения.
Установите тип данных Дата/время . Установить курсор в наборном поле Формат поля .
В раскрывающемся списке Формат поля установите – Краткий формат даты .
Установите курсор в поле Маска ввода , находящееся в нижней части экрана, и щелкните мышью на кнопке с тремя точками. На запрос подтвердите сохранение таблицы под именем Таблица 1 и создание ключевого поля.
В появившемся диалоговом окне Создание масок ввода выберите Краткий формат даты . Нажмите кнопку Далее .
В следующем окне можно выбрать знак заполнителя для отображения в поле. Нажмите кнопку Готово .
Обратите внимание, что в первой строке Microsoft Access автоматически добавил дополнительное ключевое поле Код , которое играет роль уникального идентификатора записей, и установил для него Тип данных Счетчик .
В шестой строке в столбце Имя поля введите: Домашний адрес .
Установите тип данных Поле MEMO . В поле Описание введите: Домашний адрес.
Закройте текущее окно Таблица 1: таблица с сохранением изменений.
В окне Student : База данных выберите объект Таблицы , установите курсор на названии Таблица 1 и нажмите кнопку Открыть .
В поле Фамилия введите свою фамилию, в поле Имя введите свое имя и в поле Группа введите номер своей группы.
Переместите курсор в поле Дата рождения и введите дату своего рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 12.05.85. Примечание : вводить следует только числа, а остальное Microsoft Access подставит автоматически по заданной маске.
Переместите курсор в поле Домашний адрес и введите свой домашний адрес.
Подобным образом введите еще 7 записей. В поле Группа в любых двух строках введите № группы – 1 группу, в остальных – 2. Если потребуется изменить ширину столбца, то это можно сделать при помощи мыши аналогично работе в Excel.
Обратите внимание, что в поле Код цифры изменяются автоматически по мере ввода новых строк, каждый раз увеличиваясь на 1.
Нажмите на значок закрытия текущего окна Таблица 1: таблица .
В окне Student : База данных установите курсор мыши на слово Таблица 1 и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.
Выберите команду Предварительный просмотр . Если потребуется, измените масштаб для более удобного просмотра созданной таблицы с помощью пиктограммы с лупой или ниспадающего списка масштабов. Закройте окно просмотра.
В окне Student : База данных снова установите курсор на слове Таблица 1 и вызовите контекстное меню.
Выберите команду Переименовать . Введите новое имя таблицы Т_Студенты .