Uygulama paketine Microsoft Office Outlook'a ek olarak, Word metin düzenleyicisi, elektronik gibi yaygın uygulamalar da vardır. Excel tabloları, elektronik PowerPoint sunumları hazırlamak için bir uygulama ve veritabanlarıyla çalışmak için bir uygulama Verilere erişim.

Tüm bu uygulamalar bağımsızdır ve kendi kendine yeterlidir, ancak ortak kullanımları, ofis işlerinin organizasyonunda gerçekten sınırsız olanaklar sunar. Outlook'u Microsoft Office'in içerdiği diğer uygulamalarla birlikte kullanmak şunları yapmanızı sağlar:

• metnin tüm gücünü kullanarak mesajlar oluşturun kelime editörü. Outlook biçim çubuğunun sağladığı nispeten zayıf (yeterli de olsa) özelliklerle karşılaştırıldığında Word, gömülü nesneler vb. içeren çeşitli stiller ve tasarım şablonları ile ayırt edilen tam teşekküllü belgeler oluşturabilir. Outlook ve Word arasındaki etkileşim bu bölümün ilk kısmında ele alınacaktır. Ayrıca, bu bölüm tüm Office uygulamaları için ortak bir aracı kapsayacaktır - rota boyunca dağıtım;
• Excel elektronik tablo düzenleyicisinin tam gücünü kullanarak mesajlar oluşturun. Oluşturulan tablo ekli dosya olarak gönderilebildiği gibi mesaj olarak da kaydedilebilir. Bu olasılık, bu bölümün ikinci kısmında tartışılacaktır. Ayrıca bu bölümde tüm uygulamalar için ortak olandan bahsedeceğiz. Microsoft aracı - belgeleri paylaşılan bir klasöre yerleştirmek;
• PowerPoint aracılığıyla yürütülen bir elektronik konferansa katılmak için toplantılar oluşturun. Bir elektronik konferansın oluşturulması, yukarıdaki Microsoft NetMeeting uygulamasının kullanımıyla doğrudan ilgilidir. (Bkz. bölüm 11.5 "Ağ Toplantısı"). PowerPoint'i Outlook ile çalışmak üçüncü bölümde ele alınacaktır;
• kullanarak mesaj oluştur Microsoft Erişimi bilgileri görüntülemek için uzak bir veritabanına bağlanabilen. Outlook ve Access'i paylaşmak, Outlook klasörlerindeki verileri hızla Access tablolarına aktarmanıza ve almanıza olanak tanır. Bu olasılık, bu bölümün dördüncü ve son bölümünde tartışılacaktır.

Görünüm ve Word

Outlook ve Word arasındaki etkileşim belki de en tipik örnektir. ortak çalışma. Yukarıda bir mesaj düzenleyici olarak kullanıcının belirtebileceğinden bahsetmiştim. Microsoft Word.

Örnek 18.1. Mesaj düzenleyici olarak Word

(Outlook'ta kullanılır)

> Araçlar > Parametre Mesajı

İleti Düzenleyicisi Olarak Microsoft Word'ü Kullanma

Zengin metin mesajlarını okumak için Microsoft Word'ü kullanın

Word'ün nasıl kullanılacağına bir örnek olarak, şunu içeren bir mesaj oluşturmayı düşünün: kıvırcık metin ve bu kitabın yapısını gösteren bir diyagram.

Word'ü kullanarak bir mesaj oluşturun

Word kullanarak bir mesaj oluşturmanın iki yolu vardır:

• Word uygulamasını başlatın, bir belge oluşturun ve komut > Dosya > Gönder > Mesaj'ı seçin.
• Komutu seçerek doğrudan Outlook uygulamasında > Eylemler > Yeni mesaj > Microsoft Word (Şek. 18.1).

Şekilden de görüldüğü gibi mesajın özü değişmemiş, alıcı ve mesaj konusu girme alanları aynı kalmış, imza ve panel otomatik olarak eklenmiştir. Çizim(Çizim), ancak araç çubuğu fark edilir şekilde zenginleştirildi biçimlendirme(biçimlendirme).

Pirinç. 18.1. Outlook mesajı(Microsoft Word editörü)

Sanatsal metin ekle

O halde önce bir WordArt nesnesi kullanarak gönderimiz için güzel bir başlık oluşturalım.

Örnek 18.2. WordArt ekleme

> Ekle > Çizim > WordArt

Metnin stilini seçin Tamam

Metin:= kitap yapısı Kalın Tamam

(Biçimlendirme paneli) Ortalanmış

Eylemlerimizin bir sonucu olarak, ortasında sarı degrade dolgu bulunan güzel tasarlanmış bir metin görünecektir (Şek. 18.2).

özellikleri değiştirmek için bu nesne Aynı ada sahip araç çubuğundaki düğmeleri kullanabilirsiniz. Bizim durumumuzda, dolgu rengini sarıdan maviye değiştirelim.

Pirinç. 18.2. Mesajdaki WordArt metni

Pirinç. 18.3. İletişim penceresi doldurma yöntemleri

Örnek 18.3. Bir WordArt Nesnesinin Özelliklerini Değiştirme

(WordArt araç çubuğunda)

WordArt Biçimi Renk ve Çizgiler

Renk Dolgu Yöntemleri…

gradyan

Tek renk Renk1 Mavi

Merkezden Hatch Tipi

Seçenekler (Şekil 18.3)

grafik ekle

Bu arada düşündüğümüz bir sonraki adım, Word'deki yeniliklerden biri olan bir grafik eklemek.

Örnek 18.4. grafik ekle

> Ekle >Organizasyon Şeması…

Grafik tipini seçin (Şek. 18.4)

Pirinç. 18.4. İletişim penceresi Grafik kitaplığı

Mesajın gövdesinde, seçilen grafiği görüntüleyen bir taslak görüntülenecektir. Ancak bir "kök" ve yalnızca üç "dal"dan oluşurken, bu kitap dört bölümden oluşmaktadır. Başka bir şube ekleyelim ve grafik stilini değiştirelim.

Örnek 18.5. Grafiğe dal ekleme

(Diyagramın kökünü vurgulayın)

(Kuruluş Şeması panelinde) Şekil Ekle

Otomatik Biçim

Bir Grafik Stili Kabartma Degradesi Seçin

Şimdi grafiğin metnini girmek için kalır. Bunu yapmak için, grafik taslaklarından birine farenin sol tuşuyla bir kez tıklayın ve uygun metni girin. Word aracılığıyla düzenlenen ve biçimlendirilen mesajın son hali Şekil 1'de gösterilmektedir. 18.5.

Pirinç. 18.5. Mesajın son hali

Mesaj oluşturulduktan sonra, alanları doldurmak kalır Kime(Bu) ve Ders(Konu), ardından düğmesine basın Göndermek(Göndermek).

Yorum

Mesajımız HTML biçiminde kaydedilip gönderildiğinden, biçimlendirmenin bir kısmı kaybolabilir veya değiştirilebilir. Word'de mesaj oluştururken bunu aklınızda bulundurun! Bazen ek olarak oluşturduğunuz iletileri eklemek daha iyidir.

Yine, sadece düşündüğümüzü hatırlıyoruz. Genel prensip Outlook ve diğer Office uygulamaları arasında işbirliği. Nesneleri eklemeye ek olarak (ikiden çok vardır), formlar, çerçeveler, stiller, tablolar, alanlar da vardır ... Liste sonsuzdur. Microsoft Office uygulamalarının dünyası geniştir ve gerçekten çok işlevlidir. Outlook ve diğer mevcut uygulamalarla paralel olarak öğrenin. Eninde sonunda yol yürüyene hakim olacaktır...

Rota boyunca belge gönderme

Rota boyunca bir belge gönderme(Yönlendirme), bir belgeyi e-posta yoluyla iş arkadaşlarına göndermek anlamına gelir. belli sıra. Dağıtım dizisi denir belge yolu.

Belgeyi alan muhatap, değişikliklerini ve yorumlarını yapabilir ve belgeyi rota boyunca daha ileriye gönderebilir. Rotanın sonunda, belge yönlendirme listesinde belirtilen tüm alıcılar tarafından görüntülendikten sonra, belgenin iadesini talep edebilir veya belgenin amaçlandığı kullanıcıyı, örneğin proje yöneticisini belirtebilirsiniz.

Örnek 18.6. Rota boyunca belge gönderme

> Dosya > Aç... (gerekli belgeyi açın)

> Dosya > Gönder > Rota boyunca. . .

Nashatyrev Anton To

Mokhovikov Oleg'e

Mesaj metni:= Sevgili meslektaşlarım! Ekteki belgeyi okuyun ve yazılanlar hakkındaki görüş ve yorumlarınızı ifade edin. Şimdiden teşekkürler Yegor Usarov.

sırayla

Sonunda geri dön

İzleme Durumu

Göndermek

Yorum

Bu programın yürütülmesi sırasında, görebilirsiniz diyalog kutularıÜçüncü taraf kurcalamaya ve Outlook verilerine erişime karşı Outlook güvenlik uyarıları. Bu durumda, her zaman erişime izin vermeyi kabul edin (sonuçta, bu istek eylemlerinizden gelir ve siz de bunu beklersiniz).

Atanan rota, hemen değil, daha sonra göndermek için belgeye eklenebilir. Bunun için programın son adımında butona basmanız gerekmektedir. Eklemek(Fiş Ekle).

> Dosya > Gönder > Sonraki Hedef…

Belgeyi gönder Nashatyrev Anton

Belgeyi rota boyunca göndermeyi reddetmek ve rotayı tamamen kesmek için düğmesine tıklamanız gerekir. Temizlemek(temizlemek).

Örneğe geri dönelim. Düğmeye basıldıktan sonra Göndermek(Rota), alanda belirtilen metinle otomatik olarak bir mesaj oluşturulur. Mesaj metni(Mesaj Metni) ve gönderilecek ekli bir belge ile (Şek. 18.6). İlk muhatabın (örneğimizde bu Anton Nashatyrev) sorumlu bir şekilde yapılandırıldığını varsayalım, yani alınan mesajı gözetimsiz bırakmayacak veya okumadan silmeyecek, ancak uygun şekilde yanıt verecek: sadece mesajı okumayacak posta listesi hakkında, ancak ve ekli belgenin kendisi ve sadece okumakla kalmayıp, aynı zamanda dileklerini ve yorumlarını da ekleyin ve ardından bir sonraki muhabire gönderin. Nasıl olduğunu takip etmeye çalışalım.

İletilen belgenin kendisini açmak için, alıcının mesajdaki ekli belgenin simgesine çift tıklaması yeterlidir. Ayrıca, her zamanki gibi, alıcı değişikliklerini belgede yapar. İşin sonunda, belgeyi rota boyunca daha ileriye göndermelidir.

>Dosya>Gönder > Sonraki Hedef…

"Oleg Mokhovikov" belgesini gönder

Pirinç. 18.6. Belge dağıtım mesajı

Bundan sonra ne olacak? İlk olarak, mesaj, posta listesindeki bir sonraki alıcıya - Oleg Mokhovikov'a gönderilecektir. Halihazırda yapılan değişikliklerle belgeyi okuyabilecek ve kendi değişikliklerini yapabilecektir. İkinci olarak, belge posta listesinde hareket ettiğinde orijinal gönderici bilgilendirilecektir, çünkü iletişim kutusu Rota(Yönlendirme Fişi) kontrol edildi İzleme Durumu(Parça Durumu).

Her şey yolundaysa, belge, bu belgenin tüm posta listesi tükenene kadar posta listesinde yükseltilecektir. Rotadaki son alıcıdan, değiştirilen belgeyi dağıtımı başlatana iade etmesi istenecek ve böylece daire kapanacaktır.

Süreci hızlandırmak için belgeyi tek tek değil, hepsini birden gönderebilirsiniz. Bu durumda değişiklikleri birleştirmek göndericinin sorumluluğundadır.

Outlook ve Excel

Kitabın en başından beri, bir mesaj oluştururken kendimize sadece metin değil, mesajın gövdesi olarak bir tablo geçirmeyi hedefledik. Excel araçlarını kullanmak, yalnızca tablo ekleme sorununu değil, aynı zamanda ilgili bileşenleri de (örneğin, Excel grafikleri) çözmeyi kolaylaştırır.

Outlook ve Excel'in birlikte nasıl çalıştığına bir örnek olarak, bir kitabın her bölümü için sayfa sayısını gösteren bir tablo ve kitaptaki her bir bölümün yüzdesini grafiksel olarak görüntüleyen bir Excel grafiği içeren bir mesaj göndermeyi düşünün.

Excel kullanarak mesaj oluşturma

Word'de olduğu gibi, mesaj oluşturmanın iki yolu vardır. Ancak Word'de ikinci seçeneği (Outlook'tan bir mesaj oluşturma) seçtiysek, şimdi doğrudan Excel uygulamasından bir tablo göndermeye bakalım.

Pirinç. 18.7. Outlook Mesajı (Düzenleyici Microsoft Excel)

Örnek 18.9. Excel kullanarak mesaj oluşturma

>Dosya > Gönder > Mesaj

Geçerli Sayfayı İleti Gövdesine Dahil Et

Konu:= İstatistik

Giriş:= Bu gönderi içerir...

Yorum

Giriş alanında, kullanıcı tablodan önce bir metin mesajı (yorum) girebilir.

Yukarıda belirtildiği gibi, Şekil 1'de gösterilen tabloyu göndermeyi düşüneceğiz. 18.10. Açık bu aşama tablo yalnızca metin içerir ve ek biçimlendirme içermez.

Bir tablo ile çalışma

Tablo içeren bir mesaj göndermeden önce, onu biçimlendirmeniz önerilir: başlığı vurgulayın, kenarların altını çizin vb. Ancak Outlook'un özellikleri yalnızca tabloyu biçimlendirmekle kalmaz, aynı zamanda mantığı üzerinde de çalışır. Örnek 18-10'da, kitaptaki tüm sayfaların toplamını içeren "Toplam" adlı başka bir satır ekledik ve ardından tablonun stilini buna göre belirledik.

Mesajın metni hücreye sığmazsa, kenarları birbirinden ayrılabilir. Bunu yapmak için, fare işaretçisini hücrelerin adı veya numaralandırmasıyla bağlantı noktasına getirin (işaretçi çift başlı ok şeklini alacaktır) ve farenin sol düğmesini basılı tutarak sütunun veya satırın sınırlarını hareket ettirin gerekli mesafeye

Örnek 18.10. Bir Excel elektronik tablosuyla çalışma

(Düzenleme)

A6:= Toplam

Wb Otomatik Toplam (Biçimlendirme)

А1:Вб (Sol fare düğmesini basılı tutarak seçin)

> Biçimlendir > Otomatik Biçim...

Pirinç. 18.8. Excel elektronik tablosu ile biçimlendirilmiş mesaj

Yorum

Otomatik stili kullanmaya ek olarak, aynı adlı araç çubuğundaki düğmeleri kullanarak ek biçimlendirme uygulayabilirsiniz.

Excel grafiği ekleme

Excel'in gücünü ve bu uygulamanın Outlook ile kullanımını gösteren bir sonraki adım, çalışma sayfasındaki verileri görsel bir grafik biçiminde temsil eden bir grafik oluşturmaktır.

Örnek 18.11. Sokmak Excel çizelgeleri

> Ekle > Grafik… Standart

Tip Dairesel

Grafik Başlığı:= Orijinal görünüm

Veri İmzalarını Paylaşma

Pirinç. 18.9. oluşturulmuş diyagram

Yorum

Grafiği başlatmadan önce A2:B6 aralığını seçmemiş olsaydık, bunu daha sonra Grafik Sihirbazının ikinci adımında belirleyebilirdik. Bu durumda, manuel olarak girmek gerekli değildir. karmaşık formül Veri Aralığı alanında. Çalışma sayfasında istenilen aralığı fare ile seçmek yeterlidir, sihirbazın iletişim kutusu seçime engel olmayacak şekilde çökecek ve formül otomatik olarak görünecektir.

Bir grafik ekledikten sonra, kullanılan tabloyla çakışabilir. Bir diyagramı aktarmak için, onu seçmek ve farenin sol tuşunu basılı tutarak gerekli yere sürüklemek yeterlidir.

Şimdi doğrudan diyagramın kendisine dönelim. Çok küçük olduğu ortaya çıkan veri çemberinin kendisi dışında tüm öğeler net ve güzel bir şekilde görüntülenir. Grafiğin çizim alanını artırmak için, daire ve metin açıklamalarının yazıldığı görünmez kareye tıklamanız gerekir (Şek. 18.9). Köşelerinde seçim tutamaçları bulunan kare bir kutu görünecektir. Bu tutamaçlara asın ve seçim kutusunu daire ihtiyacınız olan boyuta gelene kadar uzatarak sürükleyin.

Böylece mesaj tamamen gönderilmeye hazırdır, geriye mesajın alıcısının adresini girmek ve düğmesine basmak kalır. Sayfayı gönder(Bu Sayfayı gönder).

Mesajımızın kullanıcıya nasıl görüneceği özellikle ilgi çekicidir, çünkü ilk olarak, HTML formatına dönüştürülür ve ikinci olarak, her alıcıda Excel yüklü olmayabilir. Mesaj gönderip aldıktan sonra şu adrese gidin: V dosya gelen kutusu(Gelen kutusu) ve oluşturulan mesajı açın (Şek. 18.10).

Pirinç. 18.10. Tablo ve grafik ile alınan mesaj

İlk olarak gördüğünüz gibi alana girilen metin giriiş(Giriş) tablodan önce gelir ve ondan bir çubukla ayrılır. İkinci olarak, tablo formatı korunur. Ve son olarak, gururumuz - diyagram, oluşturulanla tamamen eşleşir (biçim, veriler vb.). İletimizi Outlook'tan değil Excel'den oluşturduğumuz için eksik olan tek şey imza olmamasıdır. Bu eksiklik, > .Insert > Signature > Saygılar gönderilmeden önce komut çalıştırılarak düzeltilebilir.

Örnek 18.12. İmza ekle

> Ekle > İmza > Saygılar

Yorum

Genel olarak konuşursak, bazen gerekli değilse de mesajların ek olarak düzenlenmesi ve biçimlendirilmesi gerekir. Tabloyu oluşturduktan sonra (ile Excel kullanarak) kullanıcı her zaman mesajı açabilir ve düzenleyebilir: bir imza veya birkaç ek yorum ekleyebilir, ayrıca bir arka plan ekleyebilir, bir resim ekleyebilir vb.

Exchange klasörü

Exchange klasörleriyle çalışmak, yönlendirilmiş dağıtım kadar tüm Office uygulamalarında ortaktır. Bu özelliğin özü, etkin belgeyi Microsoft Exchange sunucusunun ortak klasörlerine yerleştirmektir. Böylece, kullanıcı olduğu gibi erişimi açar. bu belge tüm katılımcılar çalışma Grubu.

Örnek 18.13. Exchange klasörüne gönder

> Dosya > Gönder > Değişim Klasörü…

Bir klasör seçin < Общая папка>

Belge paylaşılan klasöre yerleştirildikten sonra, kullanıcıların her biri bilgi görüntüleme penceresindeki uygun bağlantıya tıklayarak belgeyi açabilir (Şekil 18.11).

Outlook ve PowerPoint

Microsoft PowerPoint, çok yönlü bir sunum hazırlama aracıdır. Bir sunum oluşturduktan sonra, kullanıcı bunu şu şekilde gösterebilir: yerel bilgisayar ve tüm çalışma grubu için çevrimiçi bir sunum yapın. PowerPoint sunumu HTML biçimindedir ve bu nedenle katılımcıların onu görüntülemesi için yalnızca bir tarayıcı gerekir. internet gezgini 4.0. Böylece sunum hem şirket içinde hem de içinde bulunan küçük bir grubun üyeleri arasında gerçekleştirilebilir. farklı yerler. Katılımcı sayısı sınırlı değildir, ancak sunuma 16'dan fazla dinleyici katılırsa, sunumu yürütmek için özel bir sunucu uygulaması olan Microsoft NetShow Server kullanılmalıdır.

Herhangi bir toplantının sorunu onu planlamaktır. Elbette bir konferansın düzenlenebilmesi için konuşmacının isteği yanında katılımcıların da onayı gerekmektedir. Olağan bir konferans olması durumunda, tüm aktörlerin katılımı, hepsinin konferans için ayrılan odada yaklaşık olarak aynı anda bir araya gelmesiyle doğrulanır. Sunucu, Outlook kullanan herhangi bir toplantı gibi bir PowerPoint e-konferansı planlayabilir.

Pirinç. 18.12. Sunum ve İletişim Kutusu Bir yayın sunumu planlayın

Örnek 18.14. yayın planlaması PowerPoint sunumları

> Slayt gösterisi > Canlı yayın > Kurulum ve program…

Açıklama:= "Microsoft Outlook 2002 Orijinal"(Şek. 18.12)

Parametreler… Yayın ayarları (Şek. 18.13)

Ekran Modu Yeniden Boyutlandırılabilir

Atamak...

Bir ad girin veya seçin:< sunum katılımcıları

Gerekli

Göndermek

(Size yayının planlandığını bildiren bir iletişim kutusu görünecektir)

Pirinç. 18.13. İletişim penceresi Yayın seçenekleri

Yorum

Anahtarlar sadece ses(Yalnızca ses) ve video ve ses(Video ve Ses), sunum yapan kişinin bilgisayarında bir mikrofon ve bir video kamera varsa ve katılımcıların bilgisayarlarında ses ve video dizilerini çoğaltmak için ekipman varsa, kurulum mantıklıdır. Örneğimizde bunu varsaymıyoruz, bu nedenle onay kutusu işaretli HAYIR(Hiçbiri).

Otomatik olarak doldurulan toplantı formu (Şekil 18.14), daha önce tartışılanlarla aynıdır, Outlook'ta Bölüm 2, Takvim ve Bölüm 10, Ekip Çalışması'na bakın.

Yorum

Bir sunumun geniş bir izleyici kitlesine canlı olarak yayınlanması için tek ön koşul, bilgisayarın bir ağa (global veya yerel) bağlı olmasıdır. Ek özellikler teknik şartlar elvermiyorsa kullanılamaz.

Katılımcıların zamanı ve kompozisyonu üzerinde anlaştıktan sonra, doğrudan gösteriye geçebilirsiniz.

Pirinç. 18.14. Toplantı formu

Örnek 18.15. Canlı yayın sunumu

> Slayt Gösterisi > Canlı Yayın > Yayını Başlat…

Planlanmış bir konferans düzenlerken, sunumun sahibi bunu Outlook 2002'deki toplantı planlama arabirimini kullanarak yayınlamayı planlar. Belirlenen zamanda, katılımcıların bilgisayar ekranlarında, katılımcının üzerinde bir butonuna tıklandıktan sonra sunumun giriş sayfası yüklenecektir (Şekil 18.15 ). Slayt sunucusu sunumunun geçişini yönetir. Katılımcıların bilgisayar ekranlarında slaytlar, normal bir slayt gösterisinde olduğu gibi gösterilir.

Pirinç. 18.15. Sunumun canlı yayınının ana sayfası

Bir sunum sırasında katılımcılar özel tartışmalar yapabilir, sunum yapan kişiye sorular sorabilir ve Outlook üzerinden e-posta yoluyla yanıtlar alabilir.

Outlook ve Erişim

Microsoft Access bir Evrensel Veritabanı Yönetim Sistemidir ve Outlook bir Evrensel Bilgi Yönetim Sistemidir. Bu tanımlardan yola çıkarak, bu uygulamaların kendi aralarında bilgi alışverişi için bazı araçlara sahip olduğunu varsaymak doğaldır. Ancak bilgi alışverişine ek olarak, Word veya Excel gibi Outlook, kullanarak iletiler oluşturabilir. Microsoft araçları erişim. Ancak bu durumda, bu araçlar biçimlendirme veya düzenleme alanında değil, gönderme-yayınlama için veri sağlama alanındadır.

Bu bölümde, yeni içe aktarılan bilgileri içeren bir ileti oluşturmanın yanı sıra bir Outlook adres defterinden bir Access veritabanına bilgi aktarma örneğine bakacağız.

Bilgi değişimi

Her şeyden önce, Access'i açın ve bir veritabanı oluşturun. Bundan sonra hedefimiz Outlook adres defterindeki verileri içeren bir tablo oluşturmak olacaktır.

Örnek 18.16. Outlook'tan Access'e veri aktarma

> Dosya > Dış Veri > İçe Aktar…

Outlook dosya türü (Exchange/Outlook Alma Sihirbazı otomatik olarak başlayacaktır)

> Adres Defterleri > Outlook Kişileri Adres Defteri

yeni tabloda

(Bu adımda, içe aktarmanın gerekli olup olmadığını öğrenmek için içe aktarılan verilerin parametrelerinin belirlenmesi önerilir)

ithal ediyor

Tabloya aktar:= Kişiler

Pirinç. 18.16. İçe aktarılan verilerle Microsoft Access tablosu

Beklendiği gibi içe aktardıktan sonra, Access yeni masa kişiler, Outlook adres defterinden bilgi içeren. İçe aktarmanın sonucu, Şek. 18.16.

Erişim Verileri Sayfasıyla Çalışma

Aşağıdaki örneği ele alalım. Diyelim ki proje katılımcılarından biri, bilgileri diğer ekip üyeleri için ilginç ve belki de gerekli olan bir veritabanı oluşturdu. Bu görev için birkaç çözüm var, ancak bir Erişim Veri Sayfası içeren bir mesaj gönderme seçeneğine odaklanacağız. Aslında mesaj, veritabanına bağlanan ve verileri görüntüleyen bir ActiveX nesnesine sahip bir HTML sayfası içerir.

Örnek 18.17. Access Data Page ile bir mesaj oluşturun

> Eylemler > Kullanarak Yeni Mesaj... > Microsoft Office >Microsoft Access Veri Sayfası

(Bir sihirbazla Access'i açar Yeni sayfa veri erişimi)

Yapıcı

Veri kaynağı seçimi:=< Veritabanı>

Yapılan işlemlerden sonra data grid içeren bir sayfa açılacaktır. Yani, her şeyden önce, yerleştirmeniz gerekir bilgi alanları bu sayfada olacak. Bunu yapmak için, gerekli alanları tablo ızgarasına sürükleyin ve adını örneğin ile değiştirin. Kişiler. Ardından mesajın alıcılarının adını girin ve düğmesine tıklayın. Bir kopya gönder.

Bir mesajı göndermeden önce, kullanıcı mesajın alıcıya nasıl görüneceğini görebilir. Bunu yapmak için komut > Dosya > Ön izleme internet sayfaları. Yüklenen sayfayla birlikte, mesajın alıcısına aynı şekilde görüntülenecek olan bir Web tarayıcısı açılır.

Pirinç. 18.23. Access'ten alınan verileri içeren web sayfası

düğmeleri kullanma Geri ve Sonraki, tablo verileri arasında gezinebilirsiniz Kişiler. Ayrıca, uygun erişim parametrelerini belirlerken, tabloyu düzenleyebilir (kayıt ekleyebilir veya silebilir), veri filtrelemeyi düzenleyebilirsiniz, vb. Ancak bu, zaten bu kitabın kapsamı dışındadır.

Özet

Dolayısıyla, bu bölümde Office ve Outlook'un birlikte nasıl çalışabileceğini inceledik. Gerçekten, Word, Excel, PowerPoint ve Access tarafından sağlanan araçların yanı sıra Outlook ile çalışmak, zengin mesajlar oluşturmanıza ve daha rahat bir bilgi alışverişi ve bunlara erişim düzenlemenize olanak tanır.

• kelime. Mesaj biçimlendirme. Word'ü kullanma varsayılan düzenleyici olarak. Belgenin rota boyunca dağılımı.
• Excel. Tablo ve grafik içeren bir gönderi oluşturun. Belgelerin Exchange sunucusunun ortak klasörlerine yerleştirilmesi.
• Priz. Bir sunum göstermek için çevrimiçi bir toplantı düzenleyin.
• erişim. Verileri Outlook'tan Access'e aktarın. Erişim Veri Sayfası içeren bir mesaj oluşturun.

Kullanmakta olduğunuz Word veya Outlook sürümüne bağlı olarak, bağlama veya katıştırma kullanarak bir Word belgesine çeşitli nesneler (PDF'ler, grafikler veya Excel çalışma sayfaları gibi) veya bir e-posta iletisi ekleyebilir ve ekleyebilirsiniz. Sekmede bir nesne eklemek için Sokmak düğmesine basın Bir obje.

Yeni bir nesne ekleme

Yaratmak yeni dosya Bir Word belgesine veya e-posta iletisine yapıştırmak için:

tavsiye:

Bölümdeki bilgiler Sonuç seçilen nesne türü ve onay kutusu durumu tarafından belirlenir simge olarak(yüklü veya değil). Bu bilgi, tam olarak neyi ve hangi biçimde eklemeniz gerektiğine karar vermenize yardımcı olacaktır.

Eklenen bir nesnedeki verileri değiştirmek için nesneye çift tıklayın.

Mevcut bir dosyayı bağlayın veya gömün

Önceden oluşturulmuş bir nesneyi bağlamak veya gömmek için:

Katıştırılmış nesneler ve ilgili nesneler

Gömülü nesneler Word dosyasının veya posta iletisinin bir parçası haline gelir ve yapıştırıldıktan sonra artık orijinal dosyayla bağlantılı olmaz.

İlgili nesneler değiştirirken güncellenebilir Kaynak dosyası. Bağlantılı veriler kaynak dosyada saklanır. İÇİNDE Kelime dosyası veya posta mesajı (hedef dosya), yalnızca kaynak dosyanın konumu saklanır ve ilişkili verilerin bir görünümü görüntülenir. Dosya boyutu önemliyse bağlantılı nesneleri kullanın.

MS Word, ofisinizin daha hızlı çalışmasını sağlamak için bir dizi klavye kısayolu sağlar. MS Word'ü çok kullanmanız gerekiyorsa, bazı yararlı klavye kısayollarını öğrenmeniz önemle tavsiye edilir - Hızlı çalışmanıza yardımcı olacaktır. tıklayabilirsiniz ctrl+b metni kalın yapmak için, Ctrl+U metni altı çizili yapmak için. Bu klavye kısayolları, MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint vb. Microsoft Office'in tüm bölümlerinde çalışır.

Ancak, varsayılan olarak, MS Word şunları sağlamaz: bir komutun üstünü çizmek için bir kısayol.Üstü çizili sık kullanılan bir komut olsa bile, Microsoft'un yaratmamış olması şaşırtıcıdır. üstü çizili için klavye kısayolları. Ancak iyi olan şey, böyle bir kısayol tuş kombinasyonu oluşturmak için MS Word'ü özelleştirebilmemizdir. Bugün size nasıl kurulacağını öğreteceğim hızlı yol metni üstü çizili yapmak için.

Üstü çizili nedir?

Bazen bir belgede belirli bir metne ihtiyacınız olmaz ama onu silmek istemezsiniz. Bu gibi durumlarda, metnin üzerini çizebilirsiniz. Bir metin parçası daha sonra kullanılmak üzere (ve hatta daha sonra dahil edilmek üzere) belgede kalacaktır, ancak aynı zamanda üstü çizili kısım okuyucuya metnin artık alakalı olmadığını gösterecektir. Şuna benzer: üstü çizili

MS Word'de Üstü Çizili kısayol nasıl ayarlanır?

Aşağıdaki işlemi sadece bir kez yapmanız gerekecek ve bundan sonra seçilen tuş kombinasyonuna basarak metnin üstünü çizebileceksiniz.

Herhangi bir MS Word belgesini açın. açabilirsiniz bile boş belge, Ve.

Ctrl+D'ye basın Yazı Tipi iletişim kutusunu açmak için Bu pencere yazı tipi biçimlendirme seçeneklerini gösterir.

Şimdi Ctrl+Alt'a basın ve bu tuşların her ikisini de basılı tutarak artı tuşuna basın sayısal tuş takımında (Numpad).

İmleç, bir karanfil şeklinde değişecektir. Ctrl + Alt tuşlarını bırakın ve Yazı Tipi iletişim kutusunda Üstü Çiz seçeneğini tıklayın (yukarıdaki resimde kırmızı bir daire olarak gösterilmiştir).

Klavyeyi Özelleştir iletişim kutusu açılacaktır. İmleci alana yerleştirin Önemli yeni etiket baskısı ve seçeneğin üstünü çizmek için ayarlamak istediğiniz kısayol tuş kombinasyonuna basın. üstüne koydum Ctrl+Shift+S... Bu şekilde de kurabilirsiniz. İmleci içine yerleştirin basmak - yeni anahtar kısayol ve Ctrl+Shift+S tuşlarına basın.

MS Word, bastığınız tuşları otomatik olarak yakalar. Shift, Alt, Ctrl ve tuşun herhangi bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz.İle mektup. Halihazırda başka bir komuta atanmış bir tuş kombinasyonuna basarsanız, MS Word size bu bilgiyi gösterecektir. Mevcut kısayolun üzerine yazmamak daha iyidir. Ctrl + Shift + iyi bir kombinasyondur.

butona tıklayın tayinüstü çizili kısayolu ayarlamak için.

Şimdi çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için MS Word belgenize bir şeyler yazın. Metni seçin ve Ctrl + Shift + S (veya hangi kombinasyonu seçerseniz seçin) tuşlarına basın. Seçilen metnin üstü hemen çizilir.

Umarım bu küçük kurulum ipucunu bulmuşsunuzdur üstü çizili etiket MS'de Kelime yararlı. Bu konuyla ilgili herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bu sayfanın yorumlar bölümünden bana sormaktan çekinmeyin. Size yardımcı olmak için elimden geleni yapacağım. TechWelkin'i kullandığınız için teşekkür ederiz!

Word, Outlook ve Internet Explorer muhtemelen en sık kullanılan programlardır. kişisel bilgisayar. Hemen hemen tüm bilgisayar sahipleri bu uygulamalarla nasıl çalışacaklarını bilirler, ancak çoğu, yeteneklerinin yalnızca küçük bir kısmına aşinadır. Sonuç olarak, bu programların verimsiz kullanımından kaynaklanan kayıplar çok yüksektir. Aşağıdaki ipuçlarının daha hızlı çalışmanıza ve değerli zamanınızdan tasarruf etmenize yardımcı olacağını umuyoruz.

Kelime

Belgeleri yan yana karşılaştırın

Muhtemelen aynı belgenin iki versiyonunu karşılaştırmanın zorluğu sorunuyla karşılaşmışsınızdır. Word 2003, iki belgeyi aynı anda aramanıza ve iki belgenin belirli bölümlerini karşılaştırarak aynı anda ve ayrı ayrı kaydırmanıza olanak tanıyan belgeleri yan yana modunda karşılaştırma özelliğini tanıttı.

İki belge açın ve komutu seçin Pencere => Yan Yana Karşılaştır... Yalnızca iki açık belgeniz varsa bunlar karşılaştırılacaktır, aksi takdirde program sizden hangi belgelerin karşılaştırılacağını netleştirmenizi isteyecektir.

Belgeleri yönetmek için kayan bir panel görünür (Şek. 1). Sol düğmeye basmak, kaydırma modunu değiştirir (eşzamanlı kaydırma modunu açar/kapatır) ve sağ düğme, pencere konumunu belgeleri karşılaştırmaya başladığınız konuma geri döndürmenizi sağlar.

Minimum gereksiz etiket içeren web sayfaları

Web sayfalarını kaydettiğinizde veya gönderdiğinizde elektronik mesajlar Microsoft Word kullanılarak HTML formatında, belgeye Word'ün tüm işlevlerini kullanmanıza izin verecek ek etiketler eklenir. daha fazla iş belge ile.

Bir Web sayfasının ve e-posta mesajının boyutunu HTML biçiminde küçültmek için, verileri özel bir filtrelenmiş biçimde (filtrelenmiş HTML) kaydedebilirsiniz, bu durumda gereksiz etiketler kaldırılacaktır.

Word'de filtre uygulanmış HTML modunda kaydedilmiş bir Web sayfasını açarsanız, bu belgeyi daha fazla düzenlemeye yönelik bazı işlevler kaybolabilir. Örneğin, madde işaretli listeler ve numaralı listeler görüntülenecek, ancak bunları Word kullanarak değiştirme olanağı kaybolacak.

Bu nedenle, filtrelenmiş HTML modunu yalnızca doğrudan HTML'ye çevirmeden önceki son aşamada kullanmalısınız.

Tüm web sitesi öğeleri tek bir dosyada

Word 2003, metin ve grafikler dahil olmak üzere bir Web sitesinin tüm öğelerini tek bir dosyaya kaydetme yeteneğini tanıttı. kullanmak için bu fırsat, sadece komutu çalıştırın Farklı kaydet ve öğeyi seçin tek dosya Web sayfası. Bu modda, örneğin tüm Web sitesinin bir e-posta mesajı veya eki olarak gönderilmesine izin veren kapsülleme gerçekleştirilir. e-posta. Bu biçim Internet Explorer 4.0 ve sonrasında desteklenir.

Bir Web sayfasına başlık (başlık) nasıl eklenir

Başlık, pencerenin üst kısmındaki başlık çubuğunda ve ayrıca örneğin Web tarayıcısının tarama geçmişinde görünür. Birisi Web sayfanıza bir bağlantı kaydederse, başlık başlığı, kişinin kişisel listesindeki favoriler listesinde görünür. Başlığı ayarlamak için, komutu yürüterek gereklidir. Dosya => Web Sayfası Olarak Kaydet, yazıya tıklayın Başlığı değiştir(Şek. 2) ve istediğiniz adı yazın.

Belirli bir tarayıcı için web sayfaları nasıl optimize edilir?

Bir Word belgesini Web sayfası olarak kaydederek, onu belirli bir tarayıcı için en iyi duruma getirebilirsiniz.

komutu yürüt Araçlar => Seçenekler ve aynı isimli panelde sekmeyi seçin Genel, ve içindeki panel Web Seçeneği S. sekmesinde Tarayıcılar alanda Bu Web sayfasını görüntüleyen kişiler kullanıyor olacak seçme istenen sürüm tarayıcı (Şek. 3). Listelenmiş Seçenekler listelenen özellikleri etkinleştirin (veya devre dışı bırakın).

Biçim Boyacısı Özelliğini Yeniden Kullanma

Simgeye tıkladığınızda Biçim boyacısı(kopyalama biçimi), imlecin bulunduğu alanın metin biçimlendirmesi kopyalanır. Şimdi, metnin herhangi bir alanını seçerseniz, Biçim Boyacısı ona yukarıdaki biçimlendirmeyi uygular.

Birçok kullanıcı bu özelliğe aşinadır, ancak çoğunun bilmediği şey, Biçim Boyacısı simgesini çift tıklarsanız, kopyalanan biçimi gerektiği kadar yeniden uygulayabileceğiniz ve bu özelliğin Esc tuşu bırakılana kadar etkin olacağıdır. basıldı.

Tümünü Kaydet/Tümünü Kapat

eğer tutarsan Shift tuşu bir öğe seçerken Dosya menüsü Word'de menünün bileşimi değişir. Yerine kapalı işlev görünür Hepsini kapat, ama velakin Kaydetmek — Hepsini kaydet(Şek. 4).

Kurşunsuz hat

oluştururken maddeli liste Word'de, genellikle bir sonraki paragrafı kurşunsuz bırakmak gerektiğinde bir durum ortaya çıkar. Bunu yapmak için tuş kombinasyonuna basın Shift+Enter. Tıkladığınızda bir sonraki satırda Girmek, yeni satır yine bir madde işaretiyle olacaktır.

Örneğin:

Yapıştırırken doğru biçimlendirme nasıl kullanılır?

Bir belgeden Word'e metin kopyalama durumunda, ikincisi, metni kopyanın yapıldığı belgede yer alan biçimlendirme ile otomatik olarak aktarır. Eklenen metnin Word belgesiyle aynı biçimlendirmeye sahip olması için şu komutu kullanın: Düzenle => Özel Yapıştır => Biçimlendirilmemiş Metin(Şek. 5).

Akıllı etiketle biçimlendirme

Metni herhangi bir Office uygulamasına yapıştırdıktan sonra akıllı etikete tıklandığında, aşağıdaki seçenekler de dahil olmak üzere çeşitli biçimlendirme türleri içeren bir menü açılır:

• Kaynak Biçimlendirmesini Koru bu, metnin kaynak belgedeki biçimini koruyacaktır;
• Hedefi Eşleştir Biçimlendirme eklenen veriler, eklemenin yapıldığı belgenin tasarımına göre biçimlendirilecektir (Şek. 6).

Word belgenize nasıl açıklama eklenir?

Belge Özellikleri, Microsoft Word'ün her belgeye eklemenize izin verdiği bilgilerdir. Bu kullanışlı özellikçok az kişi kullanır, ancak bu arada, onun yardımıyla, bir takımda çalışıyorsanız özellikle değerli olacak bir dizi açıklama ve talimat ekleyebilirsiniz. Bir Word belgesinin açıklamasını eklemek için, komutu kullanarak Belge Özellikleri panelini çağırmanız gerekir. Dosya => Özellikler(Şek. 7).

Seçilen belgelere hızlı erişim

Sahip olmak istermisin hızlı erişim bir sıraya kelime belgeleri? Daha kolay bir şey yok! komutu yürüt Görünüm => Araç Çubukları => Özelleştir, sekmeyi seçin komutlar, bölüm Yerleşik Menüler ve simgeyi sürükleyin İşŞekil l'de gösterildiği gibi panelde 8.

Şimdi eklemek için geçerli belgeÇalışma menüsünde, sadece açın ve öğeye tıklayın Çalışma menüsüne ekle(şek. 9) mevcut belge menüye eklenecektir. Klavye kısayolunu kullanarak kaldırabilirsiniz. Ctrl+Alt+ Eksi.

Belgeye satır ekle

Bir paragrafı satırla ayırmak ister misiniz? Tire tuşuna üç kez basın ve Girmek ve ince bir çizgi elde edeceksiniz. Alt çizgi tuşuna üç kez basın ve Girmek kalın bir çizgi olsun. Ve eşittir işareti tuşuna üç kez bastığınızda ve Girmekçift ​​hat alacaksınız.

Word'de hesap makinesi

Word paneline hesap makinesi eklenebileceğini biliyor muydunuz?

komutu yürüt Görünüm => Araç Çubukları => Özelleştir => Komutlar sekmesi ve Araçlar Hesapla simgesini araç çubuğuna yerleştirin (şek. 10). Şimdi, bir ifade yazarak, onu seçerek ve Araçlar Hesapla düğmesine basarak sonucu alabilirsiniz (Şekil 11).

Bir ifadeyi sayım sonucuyla değiştirmek için klavye kısayoluna basın ctrl+v.

Sürekli Yakınlaştırma

Belgenin ölçeğini değiştirmek için tuşuna basın. Ctrl elde edene kadar yakınlaştırmak için fare tekerleğini kullanın. gerekli izin. Bu, menüye erişmekten çok daha uygundur.

Görünüm

Outlook 2003'te spam filtresini kontrol edin

İÇİNDE posta istemcisi Microsoft Outlook 2003, istenmeyen iletileri elemek ve ayrı bir klasöre yerleştirmek için tasarlanmış yerleşik bir spam filtresine sahiptir.

Ancak, yararlı bir e-postanın spam olarak tanınmaması için bu klasörün zaman zaman kontrol edilmesi ve izlenmesi gerekir.

Microsoft Outlook 2003'teki filtre, bir iletinin ve gövdesinin biçimsel özniteliklerini ayrıştırır. Filtre, bir mesajın biçimsel niteliklerini analiz ederken kara ve beyaz listeleri kullanır.

İstenmeyen bir e-posta alırsanız, üzerine tıklayın sağ tık fare ve açılır menüde (Şek. 12) komutu yürütün Önemsiz E-posta => Engellenen Gönderenler Listesine gönderen ekle. Yerleştirilen abonelerden gelen e-posta mesajları Engellenen Gönderenler listesi, engellenecek ve klasöre gönderilecek Önemsiz E-Posta klasörü.

Aksine, program yanlışlıkla ihtiyacınız olan harfi klasöre yerleştirirse Önemsiz E-Posta klasörü, bu kullanıcıyı ekle Beyaz liste Emrinle Göndericiyi Güvenilir Göndericiler Listesine ekle bundan sonra engellenmeyecektir.

Outlook 2003'te dizili iletiler

Outlook 2003'ün postaları tartışmaya göre sıralama yeteneği ( Görünüm => Düzenle => Konuşma), mesajları hızlı bir şekilde görüntülemenizi ve gereksiz postaları hızlı bir şekilde silmenizi sağlar. Posta incelemesini yukarıdaki şekilde düzenleyin (Şek. 13) ve birçok konu için daha önceki mektuplardan oluşan bir zincir olduğunu göreceksiniz. Bu method yazışmaların görüntülenmesi, eski harflerin bulunmasını ve silinmesini kolaylaştırır.

Belgeleri istediğiniz yere kaydedin

Ek içeren bir ileti aldığınızda ve bunu diske kaydetmek istediğinizde, Outlook varsayılan olarak eki bir klasöre kaydetmenizi ister. Benim dökümanlarım. Ek dosyalarını farklı bir konuma kaydederseniz, hedefi her seferinde değiştirmeniz gerekecektir. Klasöre bir kısayol eklemek, işlemi hızlandırmaya yardımcı olacaktır. Benim dökümanlarım, istenen klasöre gönderme.

internet gezgini

Çocukların istenmeyen İnternet kaynaklarına erişimi nasıl kısıtlanır?

Çocukların istenmeyen Web kaynaklarına erişimini kısıtlama göreviyle karşı karşıya kalırsanız, Internet Explorer 6'yı kullanarak bu tür kaynaklara erişim için bir parola belirleyebilir, izin verilen ve yasaklanan sitelerin bir listesini yazabilirsiniz. İnternet kaynaklarına kontrolsüz erişimin yasaklanması amacıyla

Internet Explorer, komutu çalıştırın Araçlar => İnternet Seçenekleri ve sekmeyi seçin İçerik(Şek. 14).

Etkinleştir düğmesi Aç ve beliren panelde sekmeyi seçin yaygın. Bu sekmede, işlevi kullanın Bir şifre oluşturun. Şu andan itibaren, yasaklanmış kaynaklara erişim bir şifre gerektirecektir.

IE'de yazı tipi boyutunu değiştir

Basit ama çok yardımcı tavsiye. Tüm Web sayfaları en uygun yazı tipi boyutlarını sunmaz ve her seferinde yazı tipi ayarlarıyla uğraşmak sıkıcıdır. Tuşa basın Ctrl ve fare tekerleğini hareket ettirerek görüntülenen metnin yazı tipi boyutunu artırabilir veya azaltabilirsiniz.

Bağlantıyı yeni pencerede aç

Geçerli sayfadan ayrılmak istemiyorsanız, ancak aynı zamanda üzerindeki bağlantıyı görmek istiyorsanız ne yapmalısınız? üzerine tıkladığınızda URL anahtarı tut Vardiya Bu durumda sayfa yeni bir pencerede açılacaktır.

ana sayfa nasıl değiştirilir

Bazı programlar kendi sayfalarını ana sayfa olarak ayarlar. İncelemenin başlaması gereken sayfayı değiştirmek için Araçlar => İnternet Seçenekleri komutunu çalıştırmalısınız ve bölümde Anasayfa(Şek. 15) istenen adresi belirtin veya bir öğe seçin boş ile.

URL Hızlı Arama

Adres çubuğuna girmeniz gereken URL www.name.com ise, bu adı yazmanız ve tuş kombinasyonuna basmanız yeterlidir. Ctrl+Enter.

Web sayfaları arasında hızlı gezinme

Birden çok Web sayfası arasında hızlı geçiş, bir tuşa basılı tutularak rahatlıkla yapılır Vardiya ve fare tekerleği.