Филтрирайте данните по условия на списък. Филтриране на данни

Филтриране (селекция) на даннив таблицата ви позволява да показвате само тези редове, чието съдържание на клетките съответства на дадено състояниеили повече условия. С помощта на филтри потребителят може да показва или изтрива (скрива) записи в списъка в удобна форма.

За разлика от сортирането, данните не се пренареждат при филтриране, а се скриват само тези записи, които не отговарят на зададените критерии за избор.

Избраните записи могат да бъдат форматирани или изтрити, копирани в отделна област на таблицата, отпечатани и използвани за последващи изчисления или диаграми.

Филтрирането на данни в електронни таблици може да се извърши по два начина: чрез автофилтър или разширен филтър.

Филтриране на данни с помощта на автоматичен филтър.За да извършите тази операция, трябва:

1) задайте курсора вътре в таблицата;

2) въведете команда от менюто DATA→Filter→Auto filter;

3) като щракнете върху бутона със стрелка, отворете списъка на колоната, по която ще се извършва избора;

4) посочете необходимите стойности или изберете ред "състояние"и задайте критериите за избор в диалоговия прозорец Персонализиран автоматичен филтър.

Условията за избор на записи в дадена колона могат да се състоят от две независими части, свързани с логическа връзка И/ИЛИ.

Всяка част от условието може да включва:

· стойност, която може да бъде избрана от списък или да съдържа заместващи знаци. Като заместващи символи използвайте звездичка * - за да посочите произволен брой знаци или въпросителен знак? - за замяна на един знак;

Релационен (сравняващ) оператор. При определяне на критерии за избор могат да се използват следните оператори за сравнение:

Равно на<>Не е равно

< Меньше < = Меньше или равно

> По-голямо от > = По-голямо от или равно

За възстановяване всички редове на изходната таблица, трябва да кликнете върху бутона със стрелка (синьо) и да изберете реда в падащия списък "Всичко"или изпълнете командата ДАННИ→ФилтриÞПокажи всички.

За анулиране режим на филтриране, трябва да поставите курсора в таблицата и да въведете отново командата от менюто ДАННИ Þ ФилтърÞ Автофилтър(свалете превключвателя).

Филтриране на данни с помощта на разширен филтър.Разширеният филтър ви позволява да генерирате множество критерииселекции и извършване на по-сложно филтриране на данни от електронни таблици с набор от критерии за филтриране на няколко колони.

За филтриране на записи в списъка разширеният филтър предоставя използването на два типа критерии:

критерии за сравнение;

· изчислени критерии.

Филтрирането на записи с помощта на разширения филтър се извършва с помощта на командата от менюто ДАННИ Þ Филтър Þ Разширен филтър.

Важна характеристика на този режим е, че преди да се изпълни самата команда за филтриране, е необходимо да се формира специална област за настройка на условията за филтриране на данни - диапазон на условията за избор(критериален интервал).

Диапазонът от условия трябва да съдържа ред със заглавия на колони и няколко реда за определяне на условия за избор. Обикновено, за да създадете набор от условия, първо копирайте реда със заглавията на колоните на отделно място (на различен или на същия работен лист - обикновено над оригиналната таблица), след което въведете критериите за избор за отделните колони в редовете по-долу .

Трябва да има поне един празен ред между стойностите на условията за избор и таблицата.

Ако критериите за избор (условия за филтриране) са въведени на един и същи ред за различни колони, тогава те се считат за свързани чрез условието „И“. Ако критериите за подбор са написани на различни редове, тогава те се считат за свързани чрез условието „ИЛИ“.

След като формирате набор от условия с критерии за избор на записи, поставете курсора вътре в таблицата, въведете командата ДАННИ Þ Филтър Þ Разширен филтъри в диалоговия прозорец Разширен филтърпосочете диапазона от клетки на таблицата и адреса или името на предварително формирания диапазон от условия.

Записите могат да бъдат филтрирани на мястотоили едновременно с филтриране копиекъм посочената област на текущия работен лист.

За да копирате филтрираните редове в друга област на листа, изберете бутона за избор Копирайте резултатите на друго място,отидете на полето Поставете резултата в диапазони посочете горната лява клетка на избраната област за вмъкване на данни.

Филтърът е бърз и лесен начинтърсене на подмножество от данни и работа с тях в списък. Филтрираният списък показва само редовете, които отговарят на критериите. За разлика от сортирането, филтърът не променя реда на записите в списъка. Филтрирането временно скрива редовете, които не искате да показвате.

Избраните по време на филтрирането редове могат да се редактират, форматират, да се създават диаграми въз основа на тях, да се отпечатват, без да се променя редът на редовете и без да се преместват.

При филтриране се избират само необходимите данни, а останалите са скрити. По този начин се показва само това, което искате да видите, и това може да стане с едно кликване.

Филтрирането не променя данните по никакъв начин. След като филтърът бъде премахнат, всички данни се появяват отново както са били преди прилагането на филтъра.

Има две налични команди в Excel за филтриране на списъци:

• Автофилтър, включително филтър по избор, за прости условия за избор.
• Разширен филтърза по-трудни условия за избор.

Автофилтър

За да разрешите Автофилтъртрябва да изберете която и да е клетка в таблицата, след това в раздела Данни в група Сортиране И филтър Натиснете голям бутон :

След това в заглавката на таблицата вдясно от заглавката на всяка колона ще се появи бутон със стрелка надолу:

Щракването върху стрелка отваря меню със списък за съответната колона. Списъкът съдържа всички елементи на колоната по азбучен или цифров ред (в зависимост от типа данни), така че можете бързо да намерите необходимия елемент:

Ако имаме нужда от филтър само за една колона, тогава не можем да показваме бутони със стрелки за останалите колони. За да направите това, преди да натиснете бутона изберете няколко клетки от желаната колона заедно със заглавката.

Филтриране по точна стойност

Включи Автофилтър, щракнете върху бутона със стрелка и изберете стойност от падащия списък. За да изберете бързо всички елементи в колона или да отмените избора на всички елементи, щракнете (Избери всички) :

В този случай всички редове, които не съдържат избраната стойност в полето, са скрити.

Чрез правене лабораторна работа, изберете резултата от филтрирането, копирайте го на друго място в листа и го подпишете.

Да изключа Автофилтъртрябва да натиснете бутона отново .

За да отмените филтърното действие, без да излизате от режима на филтриране, щракнете върху бутона и изберете елемента от падащия списък. (Избери всички) . В същото време се появяват скритите от филтъра редове на таблицата.

Характеристики на филтриране на данни

Филтрите скриват данните. За това са предназначени. Ако обаче не знаете за филтрирането на данни, може да останете с впечатлението, че някои данни липсват. Можете например да отворите нечий филтриран лист или дори да забравите, че вие ​​сами сте приложили филтъра преди това. Така че, когато има филтри на лист, могат да бъдат намерени различни визуални знаци и съобщения.

(намира се долу вляво на прозореца). Първоначалното състояние:

Веднага след филтриране на данните, резултатът от прилагането на филтъра се показва в долния ляв ъгъл на лентата на състоянието. Например, " Намерени записи: 2 от 11”:

Номерата на редовете . Прекъснатите номера на редовете показват, че някои редове са скрити, а променения цвят на видимите номера на редове показва, че избраните редове са резултат от избор на филтър.

Тип стрели . Промяната на стрелката на AutoFilter във филтрирана колона на показва, че колоната е филтрирана.

”

“” е друг универсален филтър, който може да се приложи към колони с числа или дати.

“” е много условно име. Всъщност възможностите на този филтър са много по-широки. С този филтър можете да намерите или първите елементи, или последните елементи (най-малките или най-големите числа или дати). И, противно на името на филтъра, резултатите не са ограничени до първите 10 елемента или последните 10 елемента. Броят на показаните елементи може да бъде избран от 1 до 500.

” също ви позволява да филтрирате данни по процент от общия брой редове в колоната. Ако колоната съдържа 100 числа и искате да разгледате първите петнадесет, изберете 15 процента.

Филтърът може да се използва за намиране на продуктите с най-високи или най-ниски цени, за определяне на списъка с най-скоро наетите служители или за преглед на списъка на студентите с най-добри или най-лоши оценки. За да приложите филтъра „“ към колона с данни ( само цифри или дати!!!), щракнете върху стрелката в колоната и изберете елемента Числови филтри По-нататък :

Това ще отвори диалогов прозорец. наслагване условия от списък :

В диалоговия прозорец изберете номер(редове или проценти), най-големиятили най-малко, елементи от списъкаили % от броя на елементите.

Създайте свои собствени персонализирани филтри

Например искаме да покажем само редове с позиции, започващи с буквата „ д'. За да направите това, щракнете върху стрелката за автоматичен филтър в първата колона и изберете Текстови филтри , след това точка Започни с… :

Това ще изведе диалогов прозорец. (която и опция да изберете отдясно, същият диалогов прозорец ще се появи.):

В полето Длъжностизбирам - Започни с , отдясно влизаме д:

В прозореца има намек:

Въпросителен знак " ? ” означава всеки един знак.

Знак " * ” обозначава поредица от всякакви знаци.

Филтрирането или избирането е много често срещана операция при работа със списъци. Същността му е да изберете от списъка всички редове (записи), които отговарят на определени условия. Условията могат да бъдат много, те могат да бъдат прости и сложни, свързани помежду си или независими. Има няколко начина за филтриране на списъци в Excel.

Метод 1. Автофилтър

Филтрирането на списъка с автофилтър означава скриване на всички редове с изключение на тези, които отговарят на посочените критерии за избор. За да извършите такава операция, изберете произволна клетка от списъка и изберете от менютоДанни - Филтър - Автофилтър(Данни - Филтър - Автофилтър) .

В първия ред, съдържащ заглавията на колоните, ще се появят бутони със стрелки - бутони за автоматично филтриране:

За да изберете записи, щракнете върху бутона за автоматично филтриране в заглавката на желаната колона и изберете какво искате да филтрирате от падащия списък:

След филтриране обърнете внимание на номерата на показаните редове - Excel скрива всички редове, които не отговарят на зададеното условие, и показва номерата на филтрираните в синьо, за да напомни на потребителя, че в този моменттой вижда непълен списък.

За съжаление, никоя версия на Excel освен Excel 2007 не ви позволява да изберете повече от една опция от падащ списък.

Можем също да използваме автофилтър, за да намерим даден брой (или процент) от най-големите или най-малките елементи в списък. За да направите това, щракнете върху бутона за автоматичен филтър в съответното поле и изберетеПърви 10 (Топ 10) . Ще се отвори прозорец, в който потребителят може да зададе броя на елементите и да избере техния тип от падащите списъци - най-големият или най-малкият:

Метод 2: Персонализиран автоматичен филтър

Можем да използваме автоматичен филтър, за да избираме записи въз основа на по-сложни критерии. Да приемем, че трябва да изберете редове от списъка, където заплатата на служител е в диапазона от 1000 до 2000 или по-малко/по-голямо от определена стойност. За да извършите подобно филтриране, изберете артикула от падащия списък на полето "Цена на поръчката".Състояние (по избор) . Ще се появи прозорец:

Използвайте падащите списъци, за да зададете условието за избор и щракнете върху бутонаДобре - Excel ще покаже само онези редове, които отговарят на зададените условия.

Персонализираният автоматичен филтър може да работи и с текст - има оператори за това в списъка с условияЗапочни с... , Завършва със..., Съдържа... , Не съдържа... и т.н.

Метод 3. Разширен филтър

За разлика от AutoFilter и Персонализиран автоматичен филтър - Разширен филтърпрактически няма ограничение за броя на условията, наложени в списъка. Но (няма безплатни торти!) изисква някои подготвителни операции. а именно:

Например, за да изберем потенциални младоженци от списъка със служители в нашия файл, можем да зададем следните условия:

Excel ще избере всички мъже със заплата 1000 или повече, неженени и жени не по-възрастни от 1 януари 1950 г., неомъжени, с деца.

За да филтрирате данните по критерии от нашата таблица, изберете произволна клетка от оригиналния списък на служителите и изберете от менютоДанни - Филтър - Разширен филтър(Данни - Филтър - Разширен филтър). Ще се отвори прозорец разширен филтър, в който трябва да въведете адреса на диапазона източник, адреса на диапазона от условия и да посочите мястото, където да поставите резултатите от филтрирането:

Квадратче за отметка само уникални записи служи за изборнеповтарящи се данни.

Какво става, ако трябва да намерите необходимите данни от голямо количество информация, свързана с конкретно лице или дата? И след това, например, копирайте в отделен лист? Най-лесният начин да направите автофилтър е в Excel. Особеността на филтъра е да скрие количеството информация, което не отговаря на вашите изисквания, и да остави само данните, поискани от филтъра. Редовете, изведени от филтъра, могат да бъдат форматирани, отпечатани, редактирани и т.н.

Също така, прилагали ли сте някога разширен филтър? Доста удобен инструмент!

И така, как да направите автоматичен филтър в Excel (изберете само клетките, от които се нуждаете)?

Можете да изберете желаните клетки с конкретна стойност или по цвят, или по условие по два прости начина:

1. Следвайки пътя на лентата „Данни“ - „Сортиране и филтриране“ - „Автофилтър“ ( вижте снимката в началото на статията)

2. Чрез натискане десен бутонмишката, след като изберете таблицата, в менюто за филтриране, което се отваря - „Филтър“

Основни условия за използване на автофилтъра:

• Възможност за работа само с пълен списък. Тези. ако има два списъка, филтърът не може да бъде приложен.
• Можете да филтрирате по две колони. Но първо трябва да филтрирате единия, а след това втория.
• Можете също така да филтрирате данни по цвят или по съдържание на част от фразата.
• Можете да изпълнявате много широк набор от задачи с числени стойности.

Разширен филтър. Как да филтрирате по условие в клетка

Разширеният филтър се използва за по-сложни условия за избор. Използвайте го, ако

- трябва да зададете голям брой условия наведнъж
- трябва да покажете получения списък на отделно място.

Същността на разширения филтър е, че в съседната таблица (t2) задавате всички условия за филтриране (t1) и ги показвате в нова маса t3.

Преди да работите с Advanced AutoFilter, ще трябва да подготвите таблица. Тези. преместете заглавията в съществуващата таблица на отделно място и в отделна колона

За да го намерите, отворете раздела "Данни", секцията "Сортиране и филтриране", щракнете върху бутона "Разширени", в прозореца, който се отваря, попълнете оригинален диапазон(ако е необходимо).

Диапазонът от условия също трябва да бъде попълнен (t2). Ако искате да копирате на друго място, поставете отметка в съответното квадратче. Втората таблица е просто таблица 2 - таблицата на условията, третата - какво се случва.