Изисквания за автоматизация на dow в организацията. Автоматизирани системи Dow

Основни концепции на автоматизацията на DOW Документацията е създаването на документи, т.е. тяхното съставяне, изпълнение, одобрение и производство. Офис работа: набор от мерки за осигуряване на DOW на предприятие или организация. Понякога се казва, че предучилищната образователна институция е основната функция на офисната работа. Организация на работата с документи - осигуряване на движението, търсенето, съхраняването и използването на документите.

Основни концепции на автоматизацията на DOW Систематизиране на архивното съхранение на документи - определяне на правилата за съхраняване на информация, създадена в организацията, нейното търсене и използване за подпомагане на вземането на управленски решения и бизнес процедури. Документооборот - движението на документи в рамките на DOW. Бизнес процедура - последователност от определени операции (работи, задачи, процедури), извършвани от служители на организации за решаване на всеки проблем или цел в рамките на дейността на предприятие или организация. Електронният архив решава проблемите на систематизацията на архивното хранилище електронни документив рамките на DOE.

Задачи, решавани в документацията на DOW (изготвяне, изпълнение, съгласуване и производство на документи). Организация на работата с документи в процеса на управление (осигуряване на движението, контрол на изпълнението, съхранение и използване на документи). Организиране на архива на документите.

Проста бизнес процедура за продажба на продукт на клиент 1) Клиентът се обажда на компанията, за да направи поръчка; 2) поръчката е регистрирана в клиентската база данни; 3) за стоката е издадена фактура; 4) фактурата се прехвърля в счетоводния отдел; 5) счетоводният отдел получава пари за стоките, които се записват в счетоводната система; 6) стоките са изпратени от склада, който е отбелязан в базата данни на склада; 7) издадена е фактура и фактура за стоката; 8) стоките са изпратени до клиента; 9) фактурата и товарителницата се прехвърлят в счетоводството.

Категории системи за автоматизация DOW workflow системи (автоматизация на бизнес процедури); групови системи (работа в екип); системи за управление на документи (основно осигуряват регистрация, съхранение и извличане на документи); системи електронна поща(служи за обмен на документи).

Проблеми на автоматизацията на предучилищните образователни институции в Русия липса на готови продукти за автоматизация на руската офис работа; липса на активно търсене на автоматизация на бизнес процедурите; объркване при позициониране на продукти на западни производители за целите на офис автоматизацията и др.

Проблеми, които възникват с нарастването на мащаба на предприятието, ръководството губи цялостна картина на случващото се. Структурните подразделения, които нямат информация за дейността на другите, престават да извършват дейността си по координиран начин. Неминуемо намалява качеството на обслужване на клиентите и способността на организацията да поддържа външни контакти. Последицата от това е спад в производителността на труда; усеща се липса на ресурси: човешки, технически, комуникационни и др.

Проблеми, които възникват с нарастването на мащаба на предприятието Трябва да разширим персонала, да инвестираме в оборудването на нови работни места, помещения, комуникации и обучение на служителите. За производствените предприятия увеличаването на персонала може да доведе до промяна в производствената технология, което ще изисква допълнителни инвестиции. В ситуация на неоправдан растеж на персонала, спад на производителността, необходимост от инвестиране в производството, има нужда от увеличаване на оборотния капитал, което от своя страна може да доведе до нови заеми и намаляване на планираните печалби.

Задачи за подобряване на организацията на DOW Подобряване на цялата работа по подготовката и обработката на документална информация чрез създаване на механизъм за документална поддръжка на предприятието (DOW). Избор на правилната стратегия за автоматизация, включително правилния избор на продукти.

Оперативни групи за поддръжка кадрови досиетас хартиен документооборот, отчитане и съхранение на първични документи, включени в лично дело; формиране, изпълнение и съхранение на наряди за персонала; изготвяне и представяне на статистически и други справки; съхранение на копия от заповеди за основната дейност.

Положителни ефекти от интегрирането на досиета на персонала и EDMS Защита на предаваните данни. Качествено развити входни механизми в SADD големи количествахартиени документи. За текущата работа на служителя по персонала е необходимо своевременно получаване на копия от индивидуални заповеди за основната дейност. SADD ще предостави на служителя по персонала своевременно и по всяко удобно време копия от всички необходими заповеди.

Перспективи за руската индустрия за автоматизация на офиси Абсолютно всички организации и голям бройлица. Почти всяка организация се сблъсква с проблеми в офисната работа, дори ако не говорим за нейната автоматизация: документи се губят, не се контролират, не се изпълняват и т.н. Чрез подобряване на воденето на документация предприятията и организациите получават реален шанс да подобрят качеството на управлението си , което е една от най-актуалните задачи на съвременната руска икономика.

Перспективи за руската индустрия за автоматизация на офиси Квалификациите на секретарите и лицата, отговорни за офис работата в организациите, са недостатъчни и трябва да бъдат подобрени. Потребителските заявки за подобряване на програмите за автоматизация на офиса и интегрирането им с множество работни станции, информационни и приложни системи са изключително високи.

Автоматизираните системи на предучилищните образователни институции са софтуерни системи, насочени към автоматизиране на процесите на управление.

централна връзка информационни технологиив съвременните условия е компютър и комплекс от технически средства, свързани с него. Внедряването на информационните технологии се осъществява с помощта на система за управление и организационно-методическо осигуряване. При използване на отделни технологии и технически устройства в управлението на документи трябва да се обърне внимание на конкретните последици от тяхното използване.

Предлагат се следните етапи на работа по избора на автоматизирана система за предучилищна образователна институция 1:

Изготвяне на списък с основни и системно-технически изисквания за корпоративна системаавтоматизация на работния процес.

Изборът на система от коефициенти на тежест (точки) или класиране за партньорска проверка.

Оценка на програмните продукти по отношение на основните функционални изисквания и системно-технически характеристики.

Оценка на адаптивните възможности на избрани продукти.

Избор на софтуерни продукти, отговарящи на тези критерии.

Сравнителна оценка на разходите, свързани с придобиването и внедряването на софтуерни продукти.

Оценка на опита от използването на избрани софтуерни продукти (включително в организации от този тип), репутацията на разработчика.

Избор софтуерза система за автоматизация на работния процес.

14 Цели на автоматизацията на dow. Dow задачи в организацията. Покритие на процеса на автоматизация на dow.

Целите на автоматизацията на предучилищните образователни институциина всички организации, независимо от тяхната организационна и правна форма, са доста сходни и според нас са както следва:

Подобряване на качеството и ефективността на управлението и в резултат на това осигуряване на конкурентоспособността на предприятието на пазара;

Консолидиране в един цикъл на офис работа на всички структурни подразделения на организацията, включително териториално отдалечени;

Осигуряване на бърз и същевременно диференциран достъп до информационните (документационни) ресурси на организацията;

Намаляване на разходите за труд и време и режийни разходи и в резултат на това получаване на икономически ефект;

Поставяне на основата за постепенно преминаване към електронен документооборот в предприятието, работа за бъдещето.

Постигането на поставените цели е възможно чрез решението задачи за автоматизация на предучилищни образователни институции на организацията, които условно могат да се систематизират в следните области:

Подготовка и оформяне на документи

подобряване на качеството и ефективността на подготовката на документите, създадени в организацията

унифициране на процеса на работа с документи на всички етапи от неговото съществуване

Организация на документооборота и оформяне на документи

премахване на дублирането на работа по въвеждане на информация за документа на различни етапи от работа с него (процес на регистрация)

изключване на възможността за загуба на документа (създаване на документална база на организацията)

рационализиране на работния процес на организацията (опростяване на моделите на документния поток - маршрутизиране)

повишаване на ефективността и качеството на работата на изпълнителите с документи

намаляване на сроковете за изпълнение и преминаване на документи

своевременно информиране на служителите и ръководството за получените и създадени документи(избягване на дублиране на работа по един и същ документ)

Организация на контрола върху изпълнението на документите

консолидиране на документационни потоци на всички отдели на организацията (включително териториално отдалечени)

бързо получаване на информация за статуса на изпълнение и местоположението на всеки документ

осигуряване на проследяване на етапите на преминаване на документи в отделите на организацията от момента на тяхното получаване (създаване) до приключване на работата с тях (изпълнение),

Организация на съхранение на документи, система за търсене.

осигуряване на централизирано съхранение на текстове на документи, изготвени в електронен вид, техните графични изображения и материали за тях.

осигуряване на възможност за бързо търсене и организиране на логическо свързване на документи, свързани с една и съща тема.

осигуряване на бързо търсене и подбор на документи (материали) според тематичния набор от детайли.

Едно от средствата за внедряване на интегрирана система за управление на организацията, оптимизиране на нейните вътрешни бизнес процеси, е автоматизирането на документацията за управление, което ви позволява да идентифицирате конкурентите при вземане на оперативни и стратегически решения. Ефективността на управленската документационна поддръжка до голяма степен влияе върху успеха на управленските процеси. В резултат на това възниква необходимостта от подобряване на формите и методите за работа с документи.

Под автоматизация

широко дефиниран като приложението автоматични устройстваработа по зададена програма и частично или напълно заместване на човек във всяка сфера на дейност.

Под автоматизирана система за документационна поддръжка на управлението

(СЪРНА)

трябва да се разбира като всяка автоматизирана система, предназначена да решава проблемите на документирането, организирането на работа с документи и работния процес, независимо от обекта на автоматизация, било то публичен орган, търговска банка, търговско дружество или всяка друга организация. Важно е управлението в тази организация да се извършва в съответствие с изискванията на нормативните и методически документи.

Има три основни начин за внедряване на системата за автоматизация на предучилищните образователни институции

) разработване на оригинална система за автоматизация на системата за предучилищно образование;

) инсталиране на типична система за автоматизация на предучилищна възраст;

) създаване на инструменти за автоматизация за предучилищни образователни институции.

Разработването на оригинална система за автоматизация на предучилищна възраст включва участието на персонал от програмисти и разработването на автоматизирана система от нулата за конкретна организация. В същото време характеристиките на тази организация се вземат предвид възможно най-много, което прави нова системаудобен за използване. Вярно е, че процесът на програмиране в този случай има редица недостатъци. Тя е дълга и скъпа и има тенденция да губи контрол, поради което, след като похарчите много време и пари, можете да разберете, че разработената система не отговаря на поставените изисквания и трябва да започнете всичко отначало .

Инсталирането на типична система за автоматизация на предучилищна възраст е в този смисъл пълна противоположност на развитието на оригиналната система. Фирми - производители на системи за автоматизация за предучилищни образователни институции разработват стандарт софтуерни продукти, който може да се използва в различни организации с минимална адаптация. Такива системи изпълняват определен общ набор от функции за работа с документи, не са скъпи и се изпълняват в най-кратки срокове. Изглежда много удобен подход, но има и своите недостатъци. Факт е, че въпреки че изискванията за организацията на предучилищните образователни институции в цялата Република Беларус са еднакви, те са много разширени и методите за изпълнение се различават значително. В тази връзка става необходимо да се разшири наборът от функции, което не е лесно и често невъзможно да се направи в типична система.

Настройването на инструменти за автоматизация на DOE е междинна опция между двата горепосочени метода за решаване на задачата. От една страна, в рамките на този метод някои типична система, който изпълнява определен набор от функции (както във втория случай), а от друга страна е изграден на базата на индустриални инструменти, които могат да се използват за адаптиране към нуждите на конкретна организация. Такава адаптация позволява да се вземат предвид характеристиките на конкретна организация (както в първия случай).

Етапи на въвеждане на автоматизирани технологии за обработка, създаване, използване и съхранение на документи. Развитието на тези технологии и тяхното въздействие върху документационните процеси. Изследване на характеристиките и моделите на работа с документи, записани на нови носители (машинночетими документи, електронни документи).

Създаване на национална система за събиране и обработка на информация за счетоводството, планирането и управлението на народното стопанство (OGAS), автоматизирани секторни системи за управление (ACS). Стандартна система за документация за управление (TSDO). Създаване на автоматизирани информационно-извличащи системи за счетоводна и статистическа документация, автоматизирани системи за наблюдение на изпълнението на документите (АСКИД).

Тема 2 Международни и национални стандарти.

Международни правни актове. Окинавска харта на глобалното информационно общество от 2000 г. Декларация от Световната среща на върха за информационното общество от 2003 г. (с измененията). Международни правни актове.

Законодателни и подзаконови актове на Руската федерация. Закон на Руската федерация от 6 април 2011 г. № 63-FZ „За електронния подпис“. Закон на Руската федерация от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“. Кодекси на руската федерация.

Укази и заповеди на правителството на Руската федерация, федерални и регионални програми, концепции. Указ на правителството на Руската федерация от 06 септември 2012 г. № 890 „За мерки за подобряване на електронното управление на документи в публичните органи“. Правителствен указ Руска федерацияот 22 септември 2009 г. № 754 „За одобряване на Правилника за системата за междуведомствено електронно управление на документи“. Указ на правителството на Руската федерация от 07 септември 2011 г. № 751 „За изменение на правилата за документооборот във федералните изпълнителни органи“. Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477 „За одобряване на Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи“. Постановление на правителството на Руската федерация от 25 декември 2007 г. № 931 „За някои мерки за осигуряване на информационно взаимодействие между държавните органи и местните власти при предоставянето на обществени услуги на граждани и организации“. Постановление на правителството на Руската федерация от 28 януари 2002 г. № 65 „За федералната целева програма „Електронна Русия (2002-2010 г.)“ (с изменения и допълнения от 15 август 2006 г.). Постановление на правителството на Руската федерация от 20 октомври 2010 г. № 1815 „За държавната програма на Руската федерация „Информационно общество (2011-2020 г.)“. Указ на правителството на Руската федерация от 17 декември 2010 г. № 2299-r „За плана за преход на федералните изпълнителни органи и федералните бюджетни институции към използването на безплатен софтуер“. Постановление на правителството на Руската федерация от 12 февруари

2011 № 176-r „За одобряване на плана за действие за прехода на федералните изпълнителни органи към безхартиено управление на документи при организиране на вътрешни дейности.“ Постановление на правителството на Руската федерация от 6 май 2008 г. № 632-r „За одобряване на Концепцията за формиране на електронно правителство в Руската федерация до 2010 г.“. Постановление на правителството на Руската федерация от 17 юли 2006 г. № 1024-р „За концепцията за регионална информатизация до 2010 г.“. Постановление на правителството на Руската федерация от 27 септември 2004 г. № 1244-r „За концепцията за използване на информационните технологии в дейността на федералните държавни органи до 2010 г.“.

Стратегия за развитие на информационното общество в Руската федерация (Одобрена от президента на Руската федерация В. Путин на 7 февруари 2008 г., № Pr - 212).

Съвет за информационна сигурност при президента на Руската федерация.

Нормативно-методически документи и стандарти. ГОСТ 34.03-90. "Информационни технологии. Набор от стандарти за автоматизирани системи: Автоматизирани системи: Термини и определения”, GOST 34.601-90. "Информационни технологии. Набор от стандарти за автоматизирани системи: Автоматизирани системи: Етапи на създаване. Национални стандарти, разработени на базата на международни стандарти ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 „SIBID. Управление на документи. Общи изисквания“; GOST R ISO 23081-1-2008 „SIBID. Процеси на управление на документи. Метаданни за документи. Част 1 Принципи”), GOST R ISO/IEC 26300-2010 „Информационни технологии. Формат Open Document за офис приложения (OpenDocument) v. 1.0" и други.

Международни стандарти ISO и IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, серия ISO 30300, IEC 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10 и др.

Въведение

Системите за управление на документи са средство за автоматизиране на мащабен формализиран бизнес, конвертиране на документи от хартиен в електронен вид. Автоматизирането на системата за офис работа и управление на документи (AS DOW) предполага възможност за използване на информация от базата данни, намаляване на ръчното въвеждане на информация, което дава печалба във времето и намаляване на броя на грешките. В допълнение към формулярите за документи, базата данни на системата за управление на документи съхранява данни (адреси, номера на договори, дати на сключване на договори, суми и др.), които могат да се изискват в много документи (договори, поръчки, удостоверения за извършена работа и др. .) . Веднъж въведена горната информация ви позволява да генерирате необходимите документи в административните структури.

Според списание ASAP, » 6 милиарда документа се произвеждат годишно в света; един среден служител прекарва около 150 часа годишно в търсене на изгубена информация 1 . Има спешна необходимост от предоставяне на необходимата информация във вид, готов за „консумация” с последващото й предлагане.

Съвременният пазар на приложен софтуер предлага редица автоматизирани системи за управление на документи. Между тях DocsVision 3.6 от DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. Edwards OneWorld от Robertson and Blums Corporation et al.

Въз основа на гореизложеното формулирахме целта на работата - да идентифицираме и проучим предпоставките за развитието и съвременните условия на автоматизирани системи за управление на документи.

Обект на изследване на тази работа са автоматизирани системи за управление на документи, както и системи, които включват тази функция.

Хипотеза на изследването: предпоставките за развитието и съвременните условия на автоматизирани системи за управление на документи ще ни позволят да определим техните предимства и недостатъци.

В съответствие с целта и хипотезата в работата се поставят следните задачи:

да проучи състоянието на въпроса в литературата;

идентифицират и определят предпоставките за разработване на автоматизирани системи за управление на документи;

обозначават и определят съвременни условия за автоматизирани системи за управление на документи;

идентифицират положителните и отрицателните аспекти на работата с автоматизирани системи за управление на документи.

Уместност на темата:

Създаването у нас на правова държава с ефективно функциониращи институции на представителната, изпълнителната, съдебната власт, производството, науката и образованието се определя не само от цялостна и пълна правна обосновка на тяхната дейност, но и от формирането на рационални , специфични правила и процедури за тяхното функциониране, включително в областта на работата с документи. За укрепване на руската държавност рационалното управление на документацията може да служи като една от важните отправни точки за укрепване на административния апарат и съществен елемент от неговата стабилност.

Документираната информация е основата на управлението, нейната ефективност до голяма степен се основава на производството и потреблението на информация. В съвременното общество информацията се е превърнала в пълноценен производствен ресурс, важен елемент от социалния и политически живот на обществото. Качеството на информацията определя качеството на управлението, тъй като информацията, подобно на кръвоносната система, прониква във всички органи на управление, като им осигурява енергиен потенциал и ги привежда в целенасочено движение.

Информацията се записва в документи, които й придават организационна форма и я придвижват във времето и пространството. Документите и документалната информация са в основата на управленските решения и са тяхното материално въплъщение, осигуряват правна сила и по този начин допринасят за тяхното изпълнение.

Проблемите на документирането на дейностите на организациите и управлението на записи са толкова древни, колкото и самите документи и управление. В момента този проблем се актуализира от бързото развитие на новите информационни технологии, ускорената информатизация на обществото.

Непрекъснатият ръст на обемите на документацията в целия свят, все по-широкото използване на електронни компютри при обработката на информация, използването на нехартиени носители и други обективни фактори водят специалистите до извода, че е необходимо да се търсят нови възможности за овладяване и управление документирана информация.

За съвременното управление на записи е важно да се проучат възможностите на съвременните информационни технологии от гледна точка на тяхното използване в управлението на документи. Необходимо е да се анализират натрупаните постижения в областта на теорията и практиката на управлението на документи, да се идентифицират тенденциите в по-нататъшното им развитие и на тази основа да се получат нови научни резултати.

Изборът на темата на тази работа се дължи на няколко фактора:

първо, необходимостта от рационализиране на документалната среда като средство за подобряване на ефективността на управлението,

второ, необходимостта на архивната служба от задълбочено проучване на взаимосвързаните проблеми на документооборота и архивистиката в новите условия за превръщането им в приложни научни разработки;

трето, нарастващите темпове на информатизация на Русия и неотложните задачи за навлизането й в света информационно пространствовключително в областта на управлението на документи.

Решаването на проблема с управлението на документи в съвременните условия ще даде възможност целенасочено да се формират информационните ресурси на организациите, да се осигури тяхното ефективно функциониране и да се отвори достъп до информационни ресурси за потребителите с най-малко време, труд и пари.

1. Необходимостта от системи за автоматизиран работен процес

Управлението на информационните ресурси е от особено значение за дейността на всяка институция. В съвременния свят институциите са изправени пред необходимостта да обработват огромно количество информация. Независимо от правния статут или организационните форми на дейност, институциите са призовани да взаимодействат активно с изпълнителната и законодателната власт, структурите, участващи в регулирането на икономиката. Всичко това от своя страна генерира специфичен работен процес.

По този начин институциите осъзнават ясно необходимостта от организиране на ефективно управление на информационните ресурси и предприемат активни стъпки за използване на компютърните технологии в областта на управлението на документи (и информация в най-широк смисъл).

За съжаление, използването на компютърни програми в областта на работата с управленска (организационна и административна) документация в някои случаи не е придружено от преструктуриране на работата с документация, което значително намалява ефекта от използването дори на най-многофункционалните специализирани (и съответно , скъпи) софтуерни системи. Чести са ситуациите, когато въвеждането на компютърни системи е формално и не е съпроводено със значителна оптимизация и унификация на документационните процеси.

В повечето институции със сложна структура е важно нивото на организация на взаимодействието между отделите и процедурата за обмен на информация. По-голямата част от информацията се предава под формата на документи на хартиен носител (обмен на официална документация и отчетност).

Трябва също така да се отбележи, че от няколко години се наблюдава доста ясна тенденция към увеличаване на обема на информационните потоци, преминаващи през съвременните институции. Характерно е, че се увеличава не само документооборотът на традиционните медии, но и преминаващата информация електронни канали, както и документи, свързани с работата на компютърните системи.

Работата по автоматизацията на офис процесите започна в Русия в началото на 90-те години 1 . Значителна стъпка в рационализирането на работата с официалната документация беше въвеждането през 1997 г. на Системата за управление на документи и автоматизация на работния процес в офиса - SADD. Софтуерен пакете разработен по поръчка на Банката на Русия на базата на типичен софтуерен продукт на една от компаниите, специализирани в автоматизирането на работа с документи.

Електронна система за управление на документи (EDMS) или EDMS (Electronic Document Management Systems) е система за автоматизиране на работата с документи през целия им жизнен цикъл (създаване, промяна, съхранение, търсене, класифициране и др.), както и процесите на взаимодействие между служители 2. В този случай документите означават предимно неструктурирани документи ( Word файлове, Excel и др.). По правило EDMS включва електронен архив на документи и система за автоматизиране на бизнес процесите.

Ефективното управление на записи, базирано на EDMS, се основава на три компонента на системата:

технологии (базирани на съвременни компютърни системи).

корпоративни правила за създаване и използване информационни ресурси(и обединяването им в административни документи).

психология на потребителите и тяхното обучение (ако е необходимо, индивидуално).

В системите за управление на документи се извършва регистрация на нормативни документи, административни документи (заповеди, инструкции), кореспонденция с органи, институции, кредитни организации, други институции и предприятия, както и граждани. В допълнение, EDMS работи с вътрешна официална кореспонденция и проекти на организационни и административни документи, създадени от структурни институции.

EDMS осигурява контрол върху движението и изпълнението на документите, съдържа пълна информацияотносно дадените от ръководството указания и действията на изпълнителите. Важен елемент от EDMS е система от формални и семантични препратки към свързани документи и поръчки. Търсенето в EDMS, в допълнение към традиционните офис подробности, се основава на система от класификатори (включително тематични), които позволяват контекстуален избор на документи.

Процедурата за поддържане на класификатори е строго регламентирана. Част от директориите се формират от специалисти, които се регистрират (например класификатор на кореспондентски организации). Правенето на промени в останалите е прерогатив на администратора, освен това администраторът постоянно следи новите позиции на класификаторите и, ако е необходимо, ги коригира. По този начин се елиминира възможно дублиране на позиции на директории и се елиминират грешки при регистриране на документи. Ефективността на системата може да бъде гарантирана само при редовно обучение на потребителите и „мек“ контрол върху действията им в системата (коригиране на грешки, спазване на изискванията за попълване на задължителни данни и др.).

Създаването на EDMS е свързано и с промяна в ролята на услугата за поддръжка на документация: определени са единни технологични изисквания за организация на работния процес с помощта на EDMS, създадена е система от „административни рамки“ за работа с документи, която е всъщност методическа основа за организиране на работа с информация.

Като цяло установяването на ясна процедура за използване на системата и правилата за работа с информация е един от основните фактори, които гарантират успешното внедряване на EDMS и нейното пълноценно използване.