Таблица от word към excel. Как да прехвърля от Word към Excel

Първо, трябва да разберете как приложението трансформира документа.Когато импортирате документ в Excel, програмата определя коя част от информацията ще бъде поставена в определена клетка на таблицата, като използва за това определени знаци в текста. Като форматирате данните в документа преди импортиране, можете да контролирате външния вид на финалната таблица и да минимизирате необходимостта от ръчно форматиране на документа. Този метод е полезен, ако трябва да импортирате голям списък от документ на Word в електронна таблица на Excel.

• Този метод е особено ефективен, ако импортирате списък от множество елементи от един и същи формат (списък с адреси, телефонни номера, имейл адреси и т.н.).

Проверете документа за грешки във форматирането.Преди да започнете процеса на преобразуване, уверете се, че всички елементи от списъка имат еднакъв формат. Ако е необходимо, коригирайте възможните пунктуационни грешки или пренаредете елементите, които не съответстват на останалите. Това ще гарантира правилен трансфер на данни.

По-удобно е да работите с числени данни, да правите изчисления, да правите таблици в Excel. Всъщност самата програма е таблица. Word не е съвсем подходящ за такава работа.

Но понякога трябва да прехвърлите таблици от Excel в Word. Или конвертирайте готовата маса. „Прекъсването“ на данни от един формат в друг е непродуктивно за дълго време. Трябва да има друг начин.

Как да прехвърля таблица от Excel в Word?

Първи начин.

Резултатът от нашата работа:

Този метод има някои недостатъци:

• таблицата се вмъква като графичен обект, тоест не може да се редактира.
• границите на електронната таблица могат да се простират отвъд листа.

Втори метод.

1. Избор на таблица в MS Excel. Копирайте го в клипборда.
2. Отворете MS Word. Кликнете върху „Вмъкване“. Или клавишната комбинация Shift + Ins. Резултат:

Можем да редактираме данни, да променяме границите на таблицата, стойностните шрифтове, форматирането.

Съществен недостатък на тази опция за вмъкване е, че таблиците с голямо количество данни надхвърлят листа.

Третият начин.

Вмъкнатата таблица е графичен обект. Не можете да редактирате стойностите на клетките.

За да вмъкнете диапазон от данни без граници, първо трябва да премахнете границите на таблицата.

В Excel:

Или клавишната комбинация CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:

За да манипулирате граници, таблицата трябва да бъде вмъкната чрез втория метод.

Как да конвертирате таблица от Word в Excel?

Да направим обратен трансфер.

Опция 1.

Имаме "чиста" маса. Следователно тя се вмъкна равномерно и спретнато. Ако данните са въведени неумело, има много допълнителни знаци (неотпечатани), тогава границите на редовете и колоните може да се изместят. Има 2 изхода от тази ситуация:

1. Изчистваме масата ръчно. Ако има много повтарящи се знаци, можете да използвате опциите за автокоригиране.
2. Запазете таблицата като текст (в txt формат). В този случай всички допълнителни знаци ще бъдат премахнати. И в ексел да вкарвам данни от txt.

Вариант 2.

Можете да редактирате данни, да рисувате граници и т.н. Този метод на вмъкване премахва допълнителни знаци, предотвратява изместването на клетките.

03.08.2017

Word и Excel са две програми от пакета Microsoft Office. Понякога става необходимо да прехвърлите таблица в книга на Excel от документ на Word, тъй като Excel е проектиран да обработва таблична информация.

Как да копирате таблица от документ на Word в работна книга на Excel

Има два начина за прехвърляне на таблица в Excel. Първият е да го копирате по обичайния начин - по същия начин, по който бихте прехвърлили например картина или ред текст. Вторият начин е по-„напреднал“: записвате таблицата в специален файл и я импортирате от този файл в Excel.

Метод 1: просто копие

Приложенията, включени в пакета Microsoft Office, са взаимосвързани. Това ви позволява да работите ефективно. Ако има нужда от обработка на информация в Excel от таблица, записана в документ с разширение DOC или DOCX, таблицата може бързо да се копира, без да се губи форматирането. За да направите това, следвайте тези стъпки.

Метод 2: копиране чрез импортиране на данни

Данните в електронна таблица на Excel могат да бъдат импортирани от различни източници, като база данни на Access или уеб страница. Като един от възможните източници може да служи и текстов файл. Запазете таблицата в текстов файл и я импортирайте.

Когато използвате този метод, форматирането на таблицата няма да бъде запазено.

1. Ако вашият документ на Word съдържа нещо различно от таблица, първо копирайте таблицата в нов празен документ. За да направите това, изберете го (описание на този процес е дадено в стъпка 2 от първия метод), натиснете ctrl+c, тогава "Файл" - "Създаване" - "Нов документ".Вмъкване на таблица с клавишна комбинация Ctrl+V.



2. Изберете таблица. Щракнете върху бутона „Конвертиране в текст“, който се намира в лентата на раздела "Работа с таблици - оформление"в група "Данни".



3. В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете знака за разделител. Не забравяйте да запомните избора си! Кликнете "ДОБРЕ".
4. Запазете файла във формат TXT. Кликнете "Файл" - "Запиши като". Изберете и запомнете местоположението на файла и името му. Не забравяйте да инсталирате „Обикновен текст (*.txt)“като типа на файла! Кликнете "Запазване".



5. В прозореца „Преобразуване на файлове“уверете се, че е избрано кодиране на текст Windows (по подразбиране)и натиснете "ДОБРЕ".



6. Таблицата вече е записана в текстов документ и е време да я импортирате в работна книга на Excel. В Excel отидете на раздела "Данни"и натиснете бутона "От текста"в група „Получаване на външни данни“.



7. В прозореца за избор на файл намерете записания текстов документ. Кликнете върху него и щракнете "Импортиране"(или просто кликнете два пъти върху него). Започва работа Майстор на текста.
8. По време на първата стъпка на съветника се уверете, че първите няколко реда на таблицата са правилно показани в полето "Преглед" (клетките могат да бъдат "залепени" заедно). Поставете отметка в квадратчето, ако е необходимо „Моите данни съдържат заглавки.“ Кликнете "Напред >".



9. Във втората стъпка посочете разделителя, който сте задали при запазване на текстовия документ. В полето „Примерно анализиране на данни“трябва да се появят вертикални ленти, ограничаващи колоните. Кликнете "Напред >".



10. По време на третата стъпка щракнете последователно върху всяка от колоните (колоната ще бъде маркирана в черно) и задайте типа данни, които се съхраняват в нея. Може да е текст или дата. В противен случай (колона със суми пари, числа и т.н.) изберете "Общ". Ненужните колони могат да бъдат пропуснати. Когато зададете типа на всяка колона - щракнете върху бутона "Край".



11. в прозореца „Импортиране на данни“изберете „Съществуващ лист“да поставите таблицата върху един от листовете, които вече присъстват в работната книга, или "Нов лист". Ако поставяте таблицата в съществуващ работен лист, щракнете върху клетката, където искате да бъде поставена горната лява клетка на таблицата, или въведете кода за тази клетка в правилния формат в съответното поле. Кликнете "ДОБРЕ"



12. Таблицата е поставена! Сега можете да регулирате размера и форматирането на клетките на таблицата. За правилна обработка на таблицата се препоръчва да направите седмата стъпка от първия метод с нея.

Заключение

Вмъкването на таблица от Word в Excel не е по-трудно от вмъкването на текст или изображение. След такова вмъкване форматирането не се губи. По-надежден метод ще отнеме повече време, но типовете данни в колоните ще бъдат конфигурирани правилно.

Всяка клетка от оригиналната таблица заема една клетка от листа. В Excel ще можете да обработвате и визуализирате данни от електронна таблица по различни начини.

Напротив, но все пак случаите на обратно прехвърляне също не са толкова редки. Например, понякога трябва да прехвърлите таблица в Excel, направена в Word, за да използвате функционалността на редактор на електронни таблици за изчисляване на данни. Нека да разберем какви начини за прехвърляне на таблици в тази посока съществуват.

Най-лесният начин за прехвърляне на таблица е чрез използване на метода за обикновено копиране. За да направите това, изберете таблицата в програмата Word, щракнете с десния бутон върху страницата и изберете елемента "Копиране" в контекстното меню, което се показва. Вместо това можете да кликнете върху бутона "Копиране", който се намира в горната част на лентата. Друг вариант включва, след като изберете таблицата, натискане на клавишите Ctrl + C на клавиатурата.

Така копирахме таблицата. Сега трябва да го поставим в Excel лист. Стартираме програмата Microsoft Excel. Щракваме върху клетката на мястото на листа, където искаме да поставим таблицата. Трябва да се отбележи, че тази клетка ще стане най-лявата клетка на вмъкнатата таблица. Именно от това трябва да продължите, когато планирате поставянето на масата.

Щракваме с десния бутон върху листа и в контекстното меню в опциите за поставяне избираме стойността „Запазване на форматирането на източника“. Можете също да вмъкнете таблица, като щракнете върху бутона "Вмъкване", разположен в левия край на лентата. Или има опция за въвеждане на клавишната комбинация Ctrl + V на клавиатурата.

След това таблицата ще бъде вмъкната в листа на Microsoft Excel. Клетките на листа може да не съвпадат с клетките на вмъкнатата таблица. Ето защо, за да изглежда масата представителна, те трябва да бъдат опънати.

Импортиране на таблица

Освен това има по-сложен начин за прехвърляне на таблица от Word в Excel чрез импортиране на данни.

Отворете таблицата в Word. Ние го отделяме. След това отидете в раздела „Оформление“ и в групата инструменти „Данни“ на лентата щракнете върху бутона „Преобразуване в текст“.

Отваря се прозорецът с опции за конвертиране. В параметъра "Разделител" превключвателят трябва да бъде поставен на позиция "Символ табулация". Ако това не е така, преместете превключвателя в тази позиция и щракнете върху бутона "OK".

Отидете в раздела "Файл". Изберете „Запазване като...“.

В отворения прозорец за запазване на документа посочете желаното местоположение на файла, който ще запазим, и му задайте име, ако името по подразбиране не ви удовлетворява. Въпреки че, като се има предвид, че записаният файл ще бъде само междинен за прехвърляне на таблица от Word в Excel, няма много смисъл да променяте името. Основното нещо, което трябва да направите, е да зададете параметъра "Обикновен текст" в полето "Тип файл". Кликнете върху бутона "Запазване".

Отваря се прозорецът за конвертиране на файлове. Не е необходимо да правите промени, просто трябва да запомните кодирането, в което записвате текста. Кликнете върху бутона "OK".

След това стартирайте програмата Microsoft Excel. Отидете в раздела "Данни". В блока за настройки „Получаване на външни данни“ на лентата щракнете върху бутона „От текст“.

Отваря се прозорецът за импортиране на текстов файл. Търсим файла, който запазихме по-рано в Word, изберете го и кликнете върху бутона "Импортиране".

След това се отваря прозорецът Съветник за текст. В настройките на формата на данните посочете параметъра "С разделители". Задайте кодирането според това, в което сте записали текстовия документ в Word. В повечето случаи ще бъде "1251: Cyrillic (Windows)". Кликнете върху бутона "Напред".

В следващия прозорец, в настройката „Разделителен знак е“, поставете превключвателя на позиция „Символ табулация“, ако не е зададен по подразбиране. Кликнете върху бутона "Напред".

В последния прозорец на текстовия съветник можете да форматирате данните в колони въз основа на тяхното съдържание. Избираме конкретна колона в примера за анализиране на данни и в настройките за формат на данните в колоната изберете една от четирите опции:

• общ;
• текст;
• дата на;
• пропуснете колона.

Извършваме подобна операция за всяка колона поотделно. В края на форматирането кликнете върху бутона "Край".

След това се отваря прозорецът за импортиране на данни. В полето посочете ръчно адреса на клетката, която ще бъде горната лява клетка на вмъкнатата таблица. Ако ви е трудно да направите това ръчно, щракнете върху бутона вдясно от полето.

В прозореца, който се отваря, просто изберете желаната клетка. След това щракнете върху бутона вдясно от данните, въведени в полето.

Връщайки се към прозореца за импортиране на данни, щракнете върху бутона "OK".

Както можете да видите, таблицата е вмъкната.

По-горе бяха представени два начина за прехвърляне на таблица от Word в Excel. Първият метод е много по-прост от втория и цялата процедура отнема много по-малко време. В същото време вторият метод гарантира липсата на допълнителни знаци или изместване на клетки, което е напълно възможно при прехвърляне по първия метод. Така че, за да вземете решение за опцията за прехвърляне, трябва да започнете от сложността на масата и нейната цел.

Здравейте приятели.

Все още ли копирате данни от документ на Word в Excel на части? Мога да си представя колко време и усилия ви отнема този процес. Всъщност разработчиците на Microsoft Office се погрижиха за нас преди много време и опростиха задачата. В тази статия ще научите как да конвертирате Word документ в Excel бързо и лесно. И ние говорим не само за таблици, но и за списъци и друга информация.

За да конвертирате качествено Word в Excel, първо трябва да разберете принципа на това действие. При прехвърляне на информация самата програма определя какви данни трябва да бъдат поставени в определени клетки, редове и колони. Следователно не винаги се получава точно така, както бихте искали.

Трансформация на списък

Първо, трябва да подготвим самия Word документ за прехвърляне. Не искате да прекарвате време в редактиране на ръка? Опитайте се да придадете желания вид на бъдещата таблица, преди да я копирате. Това е особено вярно, когато трябва да преместите голямо количество данни.

Първо проверете дали целият текст е с еднакво форматиране. Коригирайте препинателните знаци, шрифтовете и т.н., ако е необходимо. Готово? След това преминаваме към следващите стъпки.

Изтрийте излишните параграфи

Това трябва да се направи така, че в таблицата да няма празни клетки и редове. Не се притеснявайте, вашите данни няма да се объркат. Имате голям документ? Не изтривайте всеки параграф поотделно - автоматизирайте процеса:

• Натиснете Ctrl+H. Ще се появи прозорецът за намиране и замяна.

• В полето за търсене въведете знаците "^p^p" (без кавички). Те означават двойни абзаци в един ред. Ако списъкът е написан в ред, вместо това напишете "^p".
• В колоната "Замяна" поставете разделителен знак. Не може да бъде "/". Във вашия документ вече ли е? След това изберете друг.
• Кликнете върху бутона "Замени всички". Текстът обединен? Така трябва да бъде. Обърнете внимание, че сега параграфите се заменят със знака, който сте посочили.

Връщане на списък

Вашият списък изглежда ли като плътна линия? Не се притеснявайте, така трябва да бъде на този етап. Но сега ще го върнем в по-точен вид. Работим в същия прозорец:

• В секцията "Намери" въведете знака за разделяне, който сте избрали преди това;
• В полето "Замяна" напишете "^p";
• Натиснете бутона за финал.

Сега плътната линия е разделена на категориите, от които се нуждаем, в които елементите от списъка са разделени със запетаи.

Запазване

Форматирането приключи, сега остава последната и най-важна точка. Трябва да запишете документа правилно, за да е по-лесно за Excel да го чете и конвертира. За това:

• В главното меню отидете на File - Save As;
• Появи ли се диалогов прозорец? Намерете реда „Тип файл“ в долната част, щракнете върху стрелката и погледнете в предложения списък за „Обикновен текст“.

Запазване.

Преминаване към Excel

Отидете в програмата Excel и отворете новозаписания документ, както следва:

• Вървим по пътя File - Open;
• В менюто "Всички файлове" посочваме текст;

• В прозореца "Съветник за текст" щракнете върху "Напред";
• Сред разделителите изберете запетая и продължете напред;
• Определете формат за всяка категория във вашия списък и щракнете върху Готово.

Е, това е, текстът трябва да се побере в таблицата. Всичко е просто ;-)

Как да конвертирате таблица?

Току-що разгледахме конвертирането на списък във формат на Excel. И ако трябва да прехвърлим масата? Това е дори по-лесно да се направи.

• В горния ляв ъгъл на таблицата се появява знак плюс, когато задържите курсора върху него. Кликнете върху него, за да изберете всички елементи.

• Копирайте данните.
• Поставете ги в документ на Excel.

Редактиране

Получената таблица не изглежда съвсем спретната? Например данните, които трябва да са в различни колони, се поставят в една. Excel може сам да ги раздели. За това:

• Изберете желаната област;
• Отворете раздела „Данни“, след това секцията „Текст по колони“ и щракнете върху „Напред“;
• В „разделителни знаци“ изберете запетая, интервал или друга опция.
• "Готов".

По тази причина затварям тази тема за превод на word документ в excel, така че написах твърде много :-). Мързи ли ви, за да направите горните стъпки? Превеждайте данни онлайн.

Ето пример за добър онлайн конвертор: https://convertio.co/en/doc-xls/

Няма да го описвам, мисля, че ще го разберете, може би ще направя отделна публикация за това по някакъв начин. Като правило алгоритъмът на действията е следният: трябва да изберете формата на източника и бъдещия файл, да копирате данните, да щракнете върху бутона за конвертиране и да изтеглите получения документ.

Проверете отново за нови публикации, ако желаете. разбирайте по-професионалнов темата на Excel.

Довиждане скъпи приятели.