Къде започва процесът на автоматизация в dhow? Критерии за избор на системи за автоматизация dow

Въвеждането на цялостна автоматизирана система за управление на документи може да се счита за иновация в управлението, което позволява да се вземат предвид моделите на иновационния процес и да се организира ефективно.

В зависимост от иновационния потенциал има два основни вида иновации:

o радикални (основни), откриващи принципно нови възможности, които въвеждат качествени промени в начините на човешка дейност;

o модифициране, предоставяне на подобрение съществуващи методии форми на работа.

Трябва да се комбинират радикални и модифициращи иновации в процеса на управление. В практиката се срещаме и с псевдоиновации, които се отнасят само до външни атрибути и са продиктувани от съображения за престиж или реклама.

В съвременните условия въвеждането на дигитален документооборот и използването на електронен документооборот може да се счита за радикална иновация.

Иновациите от модифициращ тип се появяват по-често от радикалните и осигуряват адаптиране към променящите се условия и задачи. Например частичните подобрения в организацията на управленския труд и документооборота сами по себе си дават положителни резултати. Но възможностите за модифициране на иновациите са ограничени и на определен етап те вече не са в състояние да компенсират нуждите на организацията. И тогава забавянето на разработването и внедряването на по-мащабни или радикални иновации (в нашия случай цялостна система за автоматизация на предучилищни образователни институции) може да доведе до стагнация и намаляване на ефективността на управлението.

„Жизненият цикъл“ на интегрирана система за автоматизация на предучилищна възраст като управленска иновация включва следните етапи: осъзнаване на необходимостта от иновация и нейното развитие; вземане на решение за преминаване към нова технология, неговото развитие; стабилна работа и развитие. Една иновация няма да бъде пълна, ако спре на някакъв междинен етап. Накрая " жизнен цикъл» всяка иновация отново разкрива необходимостта от частични или по-мащабни подобрения.

Иновационният процес е преди всичко резултат от творческо решение на възникващи проблеми. Следователно етапът на осъзнаване на необходимостта от иновация и нейното развитие е същевременно процес на подготовка и вземане на управленски решения, от чиято валидност и навременност до голяма степен зависят резултатите от следващите етапи. Прилагането на предложената иновация зависи по-специално от това какви методи са използвани за събиране и обработка на информация, анализ на проблемната ситуация, разработване на опции и избор на решение. Освен това последствията от иновацията и характеристиките на нейното прилагане трябва да бъдат анализирани по време на разработването и избора на решение. При прилагането на конкретни мерки за въвеждане на управленски иновации в областта на автоматизацията на документите се очаква да се вземат предвид връзките между основните компоненти управление на информацията.

Етапът на развитие на иновацията обхваща периода от време, необходим за отстраняване на установените недостатъци и извършване на подходящи промени. На този етап от голямо значение е наблюдението на дейността на служителите (например спазването на изискванията за технология на работа в корпоративната система за документооборот). Важно е въвежданата технология за управление на документи да се използва ежедневно и да се изключи възможността за връщане към предишната организация на работа (например поддържане на ръкописни дневници, многократна регистрация на документи и др.). Това изисква инструктаж или обучение на служителите, подготовка на методически материали (схеми на процеси, ръководства за потребители и системни администратори и др.).

Също така е важно да се обърне внимание на поддържането и подобряването на иновациите. Понякога, известно време след въвеждането на иновация, има опити за връщане към предишния начин на работа (и изобщо не поради неефективността на новия). Предизвикателството на този етап е да се предотврати това, да се стабилизират и подкрепят иновациите и да се реши дали една иновация трябва да бъде допълнена или подсилена от друга.

По този начин, на етапите на внедряване и развитие на комплексна система за автоматизация на предучилищни образователни институции, може да има период на едновременно съществуване на нови и стари технологии (в онези отдели на организацията, които все още не са свързани към системата). "Кой ще спечели?" - резултатът от този етап зависи от решаването на редица организационни въпроси, включително формирането на необходимата нормативна и методическа рамка. При тези условия се решават промените в персонала, въпросите за организиране на услугата за поддръжка на системата и нейното администриране. Определя се процедурата за свързване на потребителите и предоставянето им на права за използване на системата и се решават проблемите на информационната сигурност.

На всеки етап от иновационния процес кръгът на участниците в него се разширява. Така например в голяма организация внедряването на цялостна система за автоматизация на предучилищна възраст може да бъде под формата на поетапно свързване към системата, първо на офиса, а след това на останалите структурни звена със съответно увеличение на брой потребители. Ясно е, че максимален ефект от автоматизирана система, обхващаща документооборота на цялата организация, се постига само когато всички планирани отдели са свързани.

Важно е да се има предвид, че участниците в иновационния процес могат или да поемат инициативата за подкрепа на иновациите в управлението (в нашия случай корпоративна системаавтоматизация на документооборота) и противодейства на неговия успех. Въвеждането на корпоративна технология за управление на документи, която налага нови изисквания към служителите като потребители на системата (включително тяхната квалификация) и им позволява да оценяват работата си от обща гледна точка, е една от онези големи иновации и трансформации, които могат да предизвикат различни реакции на иновацията.

Проблемите на въвеждането на нови технологии не се ограничават до така наречената „психологическа бариера“ и обхващат сферата на интересите на служителите на организацията (икономически, социални). Ако служител приеме, че въведената иновация ще намали или дори ще направи невъзможно задоволяването на някои от неговите нужди, тогава той ще се обяви против иновацията. Понякога отделни служители могат умишлено да се изкажат против иновация, за да увеличат влиянието си върху другите.

Това предполага необходимостта от отчитане влиянието както на колективните, така и на индивидуалните интереси.

От тази гледна точка е важно служителите да осъзнаят, че техните ползи от въвеждането на CSD и недостатъците от неприемането на нововъведението надвишават ползите от запазването на предишния ред на работа.

При въвеждането на ЦДЦК се появяват и аспекти, свързани с корпоративната култура. Например, ако членовете на една организация дълго време са били фокусирани върху поддържането на съществуващия работен ред, а възприемчивостта към иновациите и желанието на служителите да подобрят своите умения не са били характеристика на корпоративната култура и система от приоритети в управлението, тогава могат да възникнат управленски проблеми при въвеждането на иновации.

Характеристики на сериала възможни причинипречките пред внедряването на интегрирана система за автоматизация на предучилищна възраст са дадени в добре известната работа на М. Сътън, която включва различни видове несъответствия: непоследователност, нерешителност, недоверие, неподготвеност, пристрастност, неорганизираност, несигурност, неизпълнение на функции и др.

При внедряването на цялостна система за автоматизация на предучилищни образователни институции е важно да се вземе предвид, че отношението към въведените иновации до голяма степен зависи от техните следните характеристики:

о относителна доходност(до каква степен предложената иновация е по-полезна в социално-икономически план от съществуващата оперативна процедура, до каква степен допринася за постигането на целите на организацията);

о съвместимост(колко тази иновация е съвместима с възгледите и опита на служителите – това определя дали ще бъде по-трудна или по-лесна за приемане);

о трудности(колко трудно е да се разбере, използва и адаптира към предложената иновация);

о поетапност(иновациите, които могат да бъдат въведени на етапи или с експериментално тестване, ще бъдат приети по-добре) .

От организацията информационна поддръжка, официалните и неформални комуникации между служителите относно внедряването на иновация до голяма степен определят нейния успех. При внедряването на системата е важно да се предостави на служителите информация за ползите от новата технология (за организацията, отдела, отделния служител), да се обмисли системата за обучение и да се очертаят етапите на внедряване.

За служителите може да бъде психологически трудно да се адаптират бързо към новите технологии, особено ако има голям брой промени в начина, по който работят едновременно. Следователно, колкото по-нова е внедряваната система, толкова по-внимателно трябва да се обърне внимание на включването на персонала в процеса на нейното внедряване, обясняване на новите възможности на системата и преодоляване на психологическата бариера на някои служители. Необходимо е да се планира времето, необходимо за запознаване на работниците, а след това и продължителността на усвояване на новата технология на работа. Бързането при внедряването създава трудности поради факта, че служителите на организацията не могат да се адаптират към голям брой промени наведнъж. Прекомерното забавяне на този процес може значително да намали ефекта от иновацията и дори да предизвика разочарование от нея. Като се вземат предвид тези обстоятелства, е важно при внедряването на цялостна система за автоматизация на предучилищните образователни институции да се разработи и одобри график за свързване на отделите с ръководителя на организацията.

Успехът на внедряването на система за автоматизация на документи, предназначена да осигури функционирането на организацията като цяло, зависи от дълбочината на разработката и навременността на решаване на организационни въпроси на съответните нива на управление. Подкрепата за внедряването на системата от ръководството на организацията („принцип на първо лице“) играе основна роля. При липса на такава поддръжка е малко вероятно системата да бъде внедрена във всички отдели. За бързо регулиране на процеса на внедряване на системата може да се наложи създаването на постоянен орган (например комисия или работна групаот представители на отдели, отговарящи за различни аспекти на внедряването - организационни, технологични, софтуерни и хардуерни, кадрови, както и информационна сигурност). Задачите на службата за предучилищно образование включват решаване на основни технологични проблеми, координиране на интересите на отделите като потребители на системата, подготовка на необходимите нормативни и методически документи, разработване на класификация на документи и поддържане на системни директории.

При внедряването на цялостна система за автоматизация на предучилищна възраст и разширяването на броя на потребителите на системата и свързването на нови отдели могат да бъдат полезни следните подходи:

o започнете с най-психологически подготвените и квалифицирани служители, като използвате техния пример, опит и умения при усвояване на технологията от други служители;

o въвеждане на нови технологии преди всичко в отдели, където спешната нужда и ефектът от внедряването са най-очевидни.

Важно е да се отбележи, че в съвременните условия едва ли е възможно незабавното внедряване на многофункционална автоматизирана система за голяма организация. Вариантът за постепенното му развитие изглежда по-приемлив. В противен случай разработването и внедряването на системата може да отнеме много време и първоначалните изисквания може дори да остареят.

На всеки от тези етапи може да се работи за подобряване на технологията на документооборота (традиционна и автоматизирана), т.е. прилагайте модифициращи иновации.

Както традиционният (хартиен), така и автоматизираният документооборот изисква постоянно внимание към проблемите на неговата оптимизация, като се вземат предвид:

o текущи промени в организационната структура на управлението, необходимостта от комбиниране на традиционни и автоматизирани технологии;

o осигуряване на организационно и методическо ръководство и контрол върху спазването на установените работни процедури;

o развитие на системата и усъвършенстване на нейните отделни функции, като се вземат предвид новите софтуерни и хардуерни възможности.

Следователно проблемите на управлението на информацията не се изчерпват дори след внедряването на съответната компютърна система.

Нивото на автоматизация на технологичните процеси за работа с документи днес действа като важен критерий за оценка, свързан с приоритетни области за подобряване на документационната поддръжка за управление (DOU). Наличието или отсъствието на автоматизирана технология в една организация, а в близко бъдеще - система за автоматизация на корпоративни документи, може да се разглежда като формален показател, който ни позволява да преценим качеството и ефективността на работата.

Нужди от автоматизация на документи и напредък в новите информационни технологииводят до постоянно нарастване на офертите на софтуерния пазар. В момента на пазара софтуерни продукти, които предоставят възможност не само за изпълнение на традиционните функции на регистрация, контрол на изпълнението и търсене на документи, но и за предоставяне на различни функции за управление на документи и използване на елементи на електронно управление на документи. За разлика от системите, въведени през 80-те години на миналия век, които бяха насочени към минимизиране на разходите за труд при извършване на специфични операции в офис работата (например при регистриране и наблюдение на изпълнението на документи), модерни средствави позволяват да създадете автоматизирана система за работа с документи в цялата институция или предприятие.

Понастоящем компаниите за разработка предлагат не само персонализирани разработки, но и опции в „кутия“, т.е. възпроизвеждащи се разработки, които отчитат типичните нужди за автоматизация на документи. Съответно, изборът на софтуерен продукт за автоматизиране на документооборота се превръща в спешна задача за много организации в различни индустрии.

За автоматизиране на офис работните процеси в UDOiV е необходимо да се формулират основните изисквания към системата, като се вземат предвид спецификите на институцията и да се идентифицират съществуващи системитакъв, който ще отговаря на следните изисквания.

На първо място, автоматизираната система за управление на документи (ADMS) трябва да изпълнява напълно всички задачи за поддръжка на управление на документи: подготовка на документи, тяхната регистрация, контрол на изпълнението, търсене на документи, тяхното съхранение и справочна работа върху масив от документи. Системата трябва да бъде изградена върху единни методологични принципи, софтуерни, хардуерни и технологични решения и в рамките на съществуващите организационни и правни условия под формата на вътрешно законодателство, държавни стандарти, инструкции и изисквания. Автоматизираната система за управление трябва да гарантира пълното използване (интегриране) на натрупания информационен ресурс и да прилага принципа на еднократно въвеждане на информация и нейното многократно използване, както документирано, така и реално. Системата трябва също така да подпомага избора на маршрути за движение на документацията в рамките на организацията, осигурявайки необходимата степен на защита на информацията от неоторизиран достъп.

И така, корпоративната система за управление на документи за условно освобождаване и Б трябва да отговаря на следните функционални и системно-технически изисквания.

А. Функционални изисквания

Фокусиран върху съответствието на предложената технология с държавните разпоредби и корпоративните стандарти на предучилищните образователни институции, осигурявайки лекота на използване на системата.

1. Офис работа

· Създаване на документи (с помощта на шаблони)

· Регистрация на документи

· Контрол на изпълнението на документите

· Информационна и справочна работа (търсене на регистрационна карта)

· Поддържане на списък с дела

· Изготвяне на статистически данни за документооборота

· Автоматично въвеждане на информация от хартиен носител

2. Организация на електронен архив

· Архивиране на документи

· Напълно функционално търсене

Сигурност при съхранение на документи

· Организиране на достъпа до архивни документи

3. Осигуряване на задачите за електронен документооборот

· Електронна техника цифров подпис(EDS)

· Работи с електронни файлове

· Инструменти за криптозащита

· Регистрация на документи, получени чрез електронни каналикомуникации

4. Управление на документи

· Управление на документооборота в организацията

· Предаване на документи за изпълнение

· Контрол на движение (трансфер) на документи

· Контрол на действията на потребителя

Маршрутизиране на документи

· Съгласуване на документи

· Регламентиране на достъпа до регистрационни карти и досиета с документи

5. Управление на бизнес процеси

· Сътрудничествонад документи в реално време

· Работи с отдалечени офисии подразделения

· Създаване на отчети с помощта на всякакви подробности и във всякакви раздели

· Получаване на известия от системата за електронен документооборот

· Работа със справочна литература

Б. Системни и технически изисквания

Системните технически изисквания трябва да вземат предвид съответствието на оценяваните продукти с използваната системна техническа платформа.

1. Софтуерно внедряване

· Технология клиент-сървър

Интернет технологии

· Поддръжка на стандарти отворени системи

Наличие на инструменти за разработка на приложения

· Наличие на инструменти за сканиране на документи

· Удобен за потребителя интерфейс

2. Мрежова ОС за сървърната част

Windows Server 2008

3. Мрежова ОС за клиентската част

4. Експлоатационни изисквания

· Надеждност на автоматизираната система

· Сигурност на системата

· Системна администрация

· Брой едновременни потребители - до 100

5. Адаптивни възможности

· Простота и удобство при внедряване на системата

· Лесна настройка на системата

· Възможност за развитие на системата

По този начин изборът на софтуерен продукт може да се счита за първата стъпка към създаването на корпоративна система за автоматизация на документи. Ясно дефинираните задачи и изисквания към системата ви позволяват да направите този избор по-балансиран и последователен. Това създава най-важните предпоставки за успешното внедряване на системата и за работата на потребителите с нея.

Въведение

Системите за управление на документи са средство за автоматизиране на мащабни формализирани бизнеси, трансформиране на документния поток от хартиен в електронен. Автоматизацията на системата за офис работа и документооборот (AS DOW) предполага възможност за използване на информация от базата данни, намаляване на ръчното въвеждане на информация, което дава печалба във времето и намаляване на броя на грешките. В допълнение към формулярите за документи, базата данни на системата за управление на документи съхранява данни (адреси, номера на договори, дати на договори, суми и т.н.), които могат да бъдат необходими в много документи (договори, поръчки, удостоверения за завършена работа и т.н.). Веднъж въведена, горната информация ви позволява да генерирате документи, изисквани от административните структури.

Според списание “ASAP” » годишно в света се произвеждат 6 милиарда документа; един типичен служител прекарва около 150 часа годишно в търсене на изгубена информация 1 . Необходимо е спешно предоставяне на необходимата информация във вид, готов за „консумация” и след това предлагане.

Съвременният пазар на приложен софтуер предлага редица автоматизирани системи за управление на документи. Между тях DocsVision 3.6 от DocsVision, ESCOM.DOC©, система J.D Edwards OneWorld, разработен от Robertson and Blums Corporation и др.

Въз основа на гореизложеното формулирахме целта на работата - да идентифицираме и проучим предпоставките за развитието и съвременните условия на автоматизирани системи за управление на документи.

Обектът на изследване на тази работа са автоматизирани системи за управление на документи, както и системи, които включват тази функция.

Хипотеза на изследването: предпоставките за развитието и съвременните условия на автоматизираните системи за управление на документи ще позволят да се определят техните предимства и недостатъци.

В съответствие с целта и хипотезата работата поставя следните задачи:

проучване на състоянието на въпроса в литературата;

идентифицират и определят предпоставките за разработване на автоматизирани системи за управление на документи;

идентифицират и определят съвременни условия за автоматизирани системи за управление на документи;

идентифицират положителните и отрицателните аспекти на работата с автоматизирани системи за управление на документи.

Уместност на темата:

Създаването у нас на правова държава с ефективно функциониращи институции на представителната, изпълнителната, съдебната власт, производството, науката и образованието се определя не само от цялостна и пълноценна правна обосновка на тяхната дейност, но и от формирането на рационални, специфични правила и процедури за тяхното функциониране, включително в областта на работата с документи. За укрепване на руската държавност рационалното управление на документацията може да служи като една от важните отправни точки за укрепване на управленския апарат и съществен елемент от неговата стабилност.

Документираната информация формира основата на управлението; неговата ефективност до голяма степен се основава на производството и потреблението на информация. В съвременното общество информацията се е превърнала в пълноценен производствен ресурс, важен елемент от социалния и политически живот на обществото. Качеството на информацията определя качеството на управлението, тъй като информацията, подобно на кръвоносната система, прониква във всички контролни органи, осигурявайки им енергиен потенциал и ги привежда в целенасочено движение.

Информацията се записва в документи, които й придават организационна форма и я придвижват във времето и пространството. Документите и документалната информация са в основата на управленските решения и са тяхното материално въплъщение, осигуряват правна сила и по този начин допринасят за тяхното изпълнение.

Проблемите на документирането на дейността на организациите и управлението на документи са толкова древни, колкото и самите документи и управление. В момента този проблем се актуализира от бързото развитие на новите информационни технологии и ускорената информатизация на обществото.

Непрекъснатият ръст на обемите на документацията в световен мащаб, все по-широкото използване на електронно-изчислителните технологии в обработката на информацията, използването на нехартиени носители и други обективни фактори водят специалистите до извода, че е необходимо да се търсят нови възможности за овладяване и управление на документирана информация.

За съвременното документознание е важно да се изследват възможностите на съвременните информационни технологии от гледна точка на тяхното използване в управлението на документи. Необходимо е да се анализират натрупаните постижения в областта на теорията и практиката на управлението на документи, да се идентифицират тенденциите в по-нататъшното им развитие и на тази основа да се получат нови научни резултати.

Изборът на темата на тази работа се определя от няколко фактора:

първо, необходимостта от рационализиране на документалната среда като средство за повишаване на ефективността на управлението,

второ, необходимостта архивната служба да проучи задълбочено взаимосвързаните проблеми на документооборота и архивистиката в нови условия, за да ги трансформира в приложни научни разработки;

трето, нарастващите темпове на информатизация на Русия и неотложните задачи за навлизането й в света информационно пространство, включително в областта на управлението на документацията.

Решаването на проблема с управлението на документи в съвременните условия ще даде възможност целенасочено да се формират информационните ресурси на организациите, да се осигури тяхното ефективно функциониране, както и да се предостави на потребителите достъп до информационни ресурси с най-малко време, труд и пари.

1. Необходимостта от автоматизирани системи за управление на документи

Управлението на информационните ресурси е от особено значение за дейността на всяка институция. В съвременния свят институциите са изправени пред необходимостта да обработват огромни количества информация. Независимо от правния статут или организационните форми на дейност, институциите са призовани да взаимодействат активно с изпълнителната и законодателната власт, структурите, участващи в регулирането на икономиката. Всичко това от своя страна поражда специфичен работен процес.

По този начин институциите осъзнават ясно необходимостта от организиране на ефективно управление на информационните ресурси и предприемат активни стъпки за използване на компютърни технологии в областта на управлението на документния поток (и информацията в широк смисъл).

За съжаление, използването на компютърни програми в областта на работата с управленска (организационна и административна) документация в някои случаи не е придружено от структурно преструктуриране на работата с документация, което значително намалява ефекта от използването дори на най-многофункционалните специализирани (и следователно скъпи) софтуерни системи. Често има ситуации, когато внедряването на компютърни системи има формален характер и не е придружено от съществена оптимизация и унификация на документационните процеси.

В повечето институции със сложна структура нивото на организация на взаимодействието между отделите и редът на обмен на информация са важни. По-голямата част от информацията се предава под формата на документи на хартиен носител (обмен на официална документация и отчетност).

Трябва също така да се отбележи, че в продължение на няколко години се наблюдава доста ясна тенденция към увеличаване на обема на информационните потоци, преминаващи през съвременните институции. Характерно е, че се увеличава не само документооборотът на традиционните носители, но и информацията, преминаваща по електронни канали, както и документите, свързани с функционирането на компютърните системи.

Работата по автоматизация на офис процесите започна в Русия в началото на 90-те години 1. Значителна стъпка в рационализирането на работата със служебната документация е въвеждането през 1997 г. на Системата за автоматизация на документооборота и деловодството - SADD. Софтуерният пакет е разработен по поръчка на Банката на Русия на базата на стандартен софтуерен продукт от една от компаниите, специализирани в автоматизацията на работа с документи.

Електронна система за управление на документи (EDMS) или EDMS (Electronic Document Management Systems) е система за автоматизиране на работата с документи през целия им жизнен цикъл (създаване, промяна, съхранение, търсене, класифициране и др.), както и процесите на взаимодействие между служители 2. В този случай документите означават предимно неструктурирани документи ( Word файлове, Excel и др.). По правило EDMS включва електронен архив на документи и система за автоматизация на бизнес процеси.

Ефективното управление на документи, базирано на EDMS, се основава на три компонента на системата:

технологии (базирани на съвременни компютърни системи).

корпоративни правила за създаване и използване информационни ресурси(и обединяването им в административни документи).

психология на потребителите и тяхното обучение (индивидуално при необходимост).

Системите за документооборот записват нормативни документи, административни документи (заповеди, инструкции), кореспонденция с власти, институции, кредитни институции, други институции и предприятия, както и граждани. В допълнение, EDMS работи с вътрешна официална кореспонденция и проекти на организационни и административни документи, създадени от структурни институции.

EDMS осигурява контрол върху движението и изпълнението на документите, съдържа пълна информация за инструкциите, дадени от ръководството и действията на изпълнителите. Важен елемент на EDMS е система от формални и семантични връзки към взаимосвързани документи и инструкции. Търсенето в EDMS, в допълнение към традиционните офис подробности, се основава на система от класификатори (включително тематични), които позволяват контекстуален избор на документи.

Процедурата за поддържане на класификатори е строго регламентирана. Някои указатели се съставят от специалисти, извършващи регистрация (например класификатор на кореспондентски организации). Правенето на промени в останалите е прерогатив на администратора; освен това администраторът постоянно следи новите позиции на класификатора и, ако е необходимо, ги коригира. По този начин се елиминира възможното дублиране на позиции в указателя и се елиминират грешките при регистрацията на документи. Ефективността на системата може да бъде осигурена само чрез редовно обучение на потребителите и „мек“ контрол върху техните действия в системата (коригиране на грешки, спазване на изискванията за попълване на задължителна информация и др.).

Създаването на EDMS е свързано и с промяна в ролята на услугата за документална поддръжка: определят се единни технологични изисквания за организиране на документооборота с помощта на EDMS и се създава система от „административни рамки“ за работа с документи, които всъщност е методическата основа за организиране на работа с информация.

Като цяло установяването на ясна процедура за използване на системата и правилата за работа с информация е един от основните фактори, които гарантират успешното внедряване на EDMS и нейното пълноценно използване.

Интегриран подход за внедряване на информационни технологии във всички области на документационна поддръжка

Както беше отбелязано по-рано, днес има два подхода за използване на съвременни информационни технологии:

o подобряване на изпълнението на определени видове работа чрез използването на универсални информационни технологии и използването на приложения, които изпълняват фиксирана функционалност (автоматизация на части)

o Интегрирано внедряване на информационни технологии във всички области на документационна поддръжка за управление. Решение на такива трудна задачатрябва да се основава на единен методологичен подход за автоматизиране на решаването на различни офис работни функции, единен набор от взаимосвързани технологии, които прилагат този подход, както и на единен технически и софтуерен пакет, осигуряващи функционирането на горепосочения комплекс от технологии (специализиран комплекс Информационни системиавтоматизация на предучилищни образователни институции

Интегрираните системи за автоматизация за предучилищни образователни институции ви позволяват да създадете автоматизирана система за работа с документи в рамките на цялата институция или предприятие и ви позволяват да осигурите управление на документацията на всички етапи от жизнения цикъл на документите, включително електронни

Задачи на интегрирани системи за автоматизация на предучилищни образователни институции

Системите за управление на документи обикновено се внедряват за разрешаване специфични задачиизправен пред организацията. Всяка организация, в зависимост от своята форма на собственост, размер, ниво на автоматизация и др., има свои специфични задачи.

По-долу е даден списък с най-често срещаните задачи.

Осигуряване на по-ефективно управление на организацията чрез автоматично управлениеизпълнение на инструкциите, прозрачност на дейността на цялата организация на всички нива Повишена контролируемост се постига чрез механизма за генериране на инструкции и контрол на тяхното изпълнение. Важна роля в повишаването на управляемостта на организацията принадлежи на механизмите за одобрение на документи, контрол върху регистрацията и преминаването на външни и вътрешни документи и средства за генериране на планирани и оперативни отчети за работата в офиса и документооборота. Осезаемият резултат от внедряването на системата е прозрачност в хода на документите, тяхната подготовка и обсъждане, повишена производителност дисциплини в организацията

Поддържайте система за контрол на качеството, която отговаря на международните стандарти. Основният стандарт от серията стандарти за качество е ISO 9000, Стандарти за управление на качеството и осигуряване на качеството - Насоки за избор и приложение. Той определя основните принципи на политиката на управление на организациите в областта на осигуряването на качеството.Формално или, както казват самите експерти по ISO 9000, в в тесен смисъл, това задължава предприятието да документира всичките си дейности в 20 области (Отговорности за управление. Система за качество. Анализ на договора. Управление на дизайна. Управление на документация и данни. Снабдяване. Управление на доставени от клиента продукти. Идентификация и проследимост на продукта. Управление на процеси. Инспекция и Управленска инспекция, оборудване за измерване и тестване Състояние на инспекция Управление на несъответстващи продукти Коригиращи и превантивни действия Боравене, съхранение, опаковане, съхранение и доставка Управление на запис на качествени данни Вътрешни одити на качеството Обучение Поддръжка Статистически методи, както и осигуряване на действителното функциониране на бизнес процесите в организацията в пълно съответствие с тях.

Консултантските компании и експертите препоръчват използването на системи за управление на документи (EDM/TDM), автоматизация на документи (Workflow), управление на ресурсите на предприятието (MRP/ERP) и системи за управление на продуктова информация и данни за дизайн (PDM), за да се опрости сертифицирането по ISO 9000 за предприятие.

Тези системи ви позволяват да разрешите следните проблеми:

Извършете одит на работата на служителите с информация

Автоматизирайте стандартните процедури за дейностите на предприятието

Автоматизирайте процедурите за промяна

Обработвайте информация за продукт през целия му жизнен цикъл.

При внедряването на система за управление на качеството не се изисква да използвате услугите на определен доставчик или да използвате само една система за автоматизация.
ISO 9000 означава КОЙТОдейности трябва да се извършват в завода, за да се гарантира качество, но не КАКтрябва да ги изпълните. По този начин няма строги изисквания към използваните средства за автоматизация.

Записване на дейността на предприятието като цяло(вътрешни официални разследвания, анализ на дейностите на отдела, идентифициране на „горещи точки“ в дейностите; поддържане на история на взаимоотношенията с клиенти). Получаване на възможност за анализ на натовареността на служителите поради наличност пълна информацияотносно задачите, поставени на всеки изпълнител, като се вземат предвид сроковете и резултатите от работата

Въвеждане на единна, формализирана и строго регламентирана технология за управление на офиса във всички отдели и организацията като цяло. (специалисти от различни отдели работят с една и съща програма, което означава работа с една потребителски интерфейс, със същите директории (видове документи, номенклатура на случаите, поддръжка на сложни системи за номериране на документи), със същите шаблони на документи)

Оптимизиране на бизнес процесите и автоматизиране на механизма за тяхното изпълнение и контрол. Рационализиране на работата с документи чрез използване на стандартни шаблони, стандартни маршрути и въвеждане на инструкции за работа с документи (използвайте информация от проекта за внедряване на Directum) Използването на шаблони на документи, маршрути и въвеждане на правила за работа с документи намаляват случаите на връщане на документи Благодарение на използването на шаблони, документите веднага се подготвят правилно, благодарение на използването на шаблони на маршрута, те веднага достигат до правилните служители и т.н.

Изключване на хартиени документи от вътрешния оборот на предприятието.Спестяване на ресурси чрез намаляване на разходите за управление на документооборота в организацията. Общият брой на хартиените документи е намален с 25-75% (от опита на фирма Ланит)

Превод на документи за вътрешен контрол в електронен вид и използване на електронен цифров подпис

Единично споделено хранилище на документи, което елиминира необходимостта от копиране на документи за използване от множество служители

Премахване на необходимостта или значително опростяване и намаляване на разходите за съхранение на хартиени документи поради наличието на оперативен електронен архив.

Пример за проект на корпорация "Електронен архив" - Електронен архив на президента на Руската федерация. Едностранно хартиени документи: площ 500 кв.м; времето за получаване на документа е 1-3 дни (ако има такива); Само един потребител може да работи с един документ в даден момент.

От друга страна, електронни копия на документи: площ 10 кв.м; време за достъп до документа 6-10 секунди; безопасност на оригиналите - в повечето случаи те не са необходими.

Намаляване на времето за подготовка на решения и документиВ държавните агенции това е един от проблемите на ефективността на функциониране на държавния апарат. В търговските структури това ви позволява да увеличите конкурентоспособността на организацията и да получите материални ползи поради по-бърза реакция на променящите се условия

Времето за обработка на документи е намалено със 75% поради а) бърз трансфер на изходни документи и информация Намаляване на времето за трансфер на документи между служителите с 5-7 пъти от опита на Ланитб) намаляване на времето за обработка на кореспонденция, вътрешни документи, запознаване с документи, в) бързо довеждане на поръчки до конкретни изпълнители, г) увеличаване на скоростта на извличане на информация Намаляване на търсенето на информация в документ (за заявки по телефона или от ръководството) от няколко часа до 1 минута от опита на Ланитд) намаляване на времето, необходимо за одобряване на решения Намаляване на времето, необходимо за одобряване на договори от 1 месец (средно) на 1 седмица (максимум) от опита на Ланит;

Времето за създаване на документи се намалява чрез използването на стандартни шаблони и предварително създадени документи, както и единно структурирано съхранение на документи

Едно от средствата за внедряване на интегрирана система за управление на организацията и оптимизиране на нейните вътрешни бизнес процеси е автоматизирането на документацията за управление, което позволява идентифицирането на конкуренти при вземане както на оперативни, така и на стратегически решения. Ефективността на документационната поддръжка на управлението значително влияе върху успеха на управленските процеси. В резултат на това възниква необходимостта от подобряване на формите и методите за работа с документи.

Под автоматизация

широко разбирано като приложение автоматични устройства, работещи по зададена програма и частично или напълно заместващи човек във всяка сфера на дейност.

Под автоматизирана система за управление на документи

(DOW)

трябва да се разбира като всяка автоматизирана система, предназначена да решава проблеми с документацията, организирането на работа с документи и документооборота, независимо от обекта на автоматизация, било то държавна агенция, търговска банка, търговско дружество или друга организация. Важно е управлението в тази организация да се извършва в съответствие с изискванията на нормативните и методически документи.

Има три основни начин за внедряване на система за автоматизация на предучилищна възраст

) разработване на оригинална система за автоматизация на системата за предучилищно образование;

) инсталиране на стандартна система за автоматизация на предучилищна възраст;

) настройка на инструменти за автоматизация на предучилищна възраст.

Разработването на оригинална система за автоматизация на предучилищна възраст включва участието на екип от програмисти и разработването на автоматизирана система „от нулата“ за конкретна организация. В същото време особеностите на тази организация се вземат предвид максимално, което прави нова системаудобен за използване. Вярно е, че процесът на програмиране в този случай има редица недостатъци. Това е дълго и скъпо, а също така има тенденция да губи контрол, поради което след като сте похарчили много време и пари, можете да разберете, че разработената система не отговаря на изискванията и трябва да започнете всичко отначало.

Инсталирането на стандартна предучилищна система за автоматизация в този смисъл е пълна противоположност на разработването на оригинална система. Компаниите, които произвеждат системи за автоматизация на предучилищна възраст, разработват стандартни софтуерни продукти, които могат да се използват в различни организации с минимална адаптация. Такива системи изпълняват определен общ набор от функции за работа с документи, не са скъпи и се изпълняват в най-кратки срокове. Изглежда, че това е много удобен подход, но има и своите недостатъци. Факт е, че въпреки че изискванията за организиране на предучилищни образователни институции в цялата Република Беларус са еднакви, те са много консолидирани и методите за изпълнение се различават значително. В тази връзка възниква необходимостта от разширяване на набора от функции, което не е лесно и често невъзможно да се направи в стандартна система.

Създаването на инструменти за автоматизация на предучилищна възраст е междинна опция между двата горепосочени метода за решаване на проблема. От една страна, в рамките на този метод някои стандартна система, изпълняващ определен набор от функции (както във втория случай), а от друга страна е изграден на базата на индустриални инструменти, които могат да се използват за адаптиране към нуждите на конкретна организация. Такава адаптация позволява да се вземат предвид характеристиките на конкретна организация (както в първия случай).