Ворд указать диапазон для замены. Подстановочные знаки

Если вы хотите найти определенный элемент, но не помните его точное написание, используйте в строке запроса подстановочные знаки.

Подстановочные знаки - это специальные символы, которые могут заменять неизвестные символы в текстовом значении и удобны для поиска нескольких элементов с похожими, но не одинаковыми данными. Кроме того, они могут пригодиться для получения данных, соответствующих указанному шаблону. Например, поиск всех людей с именем Андрей, проживающих на улице Тюльпановой.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами .

Вот несколько примеров подстановочных знаков для создания запросов в приложении Access.

Примеры использования подстановочных знаков для поиска соответствий шаблону

Подстановочные знаки используются в шаблоне следующим образом.

Откройте запрос в конструкторе.

В строке Условие отбора необходимого вам поля введите перед условием отбора оператор Like .

Замените один или несколько символов в условии подстановочным знаком. Например, запрос Like R?308021 возвращает результаты RA308021, RB308021 и т. д.

На вкладке Конструктор нажмите кнопку Выполнить .

Рассмотрим несколько примеров шаблонов с подстановочными знаками, которые вы можете использовать в выражениях.

Чтобы найти соответствия таким специальным символам, как вопросительный знак (?), знак решетки (#) и звездочка (*), заключите их в круглые скобки.

Функция CHARLIST возвращает совпадения для одного или более символов и позволяет использовать практически любые символы из набор знаков ANSI, включая цифры. Функция CHARLIST заключается в квадратные скобки () и может использоваться совместно с подстановочными знаками для более точного поиска соответствий.

Чтобы определить диапазон символов, используйте в функции CHARLIST дефис (-) для разделения верхней и нижней границ диапазона.

Чтобы найти соответствие символу дефиса (-), разместите его в начале или в конце функции CHARLIST (после восклицательного знака, если он используется). В любом другом месте дефис указывает на диапазон символов ANSI.

Microsoft Word предоставляет необыкновенно мощный инструмент для поиска и замены. Умение грамотно им пользоваться существенно упрощает редактирование и правку документов. В этом разделе подробно освещается использование специальных знаков в операциях поиска и замены; приведен ряд примеров.

Рассмотрим простой случай поиска и замены. Требуется заменить во всем документе фамилию Иванов на Петров . Это легко производится с помощью стандартной процедуры поиска и замены. Однако, поскольку фамилия Иванова в документе может быть в разных падежах и числах , то придется выполнить последовательно много замен.

Использование специальных знаков позволяет выполнить поставленную задачу сразу за один прием .

Другой пример. В документе очень много десятичных дробей. Часть дробей набрана через точку, часть - через запятую. Требуется произвести такую замену, чтобы сделать написание всех дробей единообразным.

Оказывается, для этого надо выполнить всего одну операцию поиска и замены с использованием специальных знаков .

Более сложный пример видоизменения текста. Дан большой документ, содержащий текст словаря компьютерных терминов следующего вида:

Документ без названия

В тексте нет никаких текстовых выделений. Общее число словарных статей - например, около 30000.

Требуется:

1. Найти все переводимые английские термины и выделить их полужирным начертанием. При этом все другие английские слова оставить в неприкосновенности.

2. Дефис между английским термином и его переводом заменить на тире . При этом все другие дефисы оставить в неприкосновенности.

3. Абзацы с английским термином отодвинуть от предыдущего на 2 пункта и обеспечить выступ этих абзацев на 0.25 см.

Для выполнения задачи нужно найти все 30000 фрагментов текста, отвечающих вышеприведенным условиям, сделать 30000 выделений полужирным начертанием и 30000 замен дефиса на тире, а также осуществить сдвиг абзацев.

Можно ли это сделать менее, чем за 1 минуту?

Да можно. Для этого надо выполнить одну операцию поиска и замены с использованием специальных знаков.

Решение этих задач приводится в конце раздела.

В Microsoft Word существуют два типа специальных знаков - специальные символы и подстановочные знаки . Те и другие удобно вводить в строки поиска и замены, используя кнопку «Специальный» в диалоге поиска и замены.

Специальными символами называют символы, которых нет на клавиатуре и/или которые невозможно непосредственно вписать в строку поиска или замены. Например, принудительный обрыв строки, мягкий перенос, неразрывный пробел и т. п.

Подстановочные знаки используются для формирования по определенным правилам сложных условий поиска и замены. С их помощью можно задавать диапазоны символов и выражения, отвечающие ряду условий. Чтобы получить возможность использовать подстановочные знаки, следует включить опцию «Подстановочные знаки» в диалоге поиска и замены.

Приведем полный список символов и знаков и примеры их использования.

Документ без названия

Документ без названия

Документ без названия

Документ без названия

Документ без названия

Точка с запятой в операторах {n;} и {n;m} - это не просто точка с запятой, а, так называемый List separator (Разделитель элементов списка). В США - это запятая, в России - точка с запятой. Чтобы точно узнать, какой символ играет роль разделителя элементов списка в вашей конфигурации, загляните в Панель управления\Язык и стандарты\Числа\Разделитель элементов списка.

Для поиска в документе знаков, которые в строке поиска используются как специальные, необходимо набирать перед ними обратный слэш (\). Например, если включена опция «Подстановочные знаки», то, чтобы искать восклицательный знак, надо в строке поиска набрать обратный слэш и за ним восклицательный знак (\!).

Опция «Подстановочные знаки» должна быть включена в диалоге поиска и замены. Это условие должно соблюдаться для всех приведенных ниже примеров.

Документ без названия

[!^0013]^0013[!^0013]

Документ без названия

^0032

Документ без названия

<[А-ЯЁ][а-яё]@>

Документ без названия

Для работы с выражениями включите опцию «Подстановочные знаки».

В строке поиска выражением является все то, что заключено в круглые скобки, которые в этом случае выступают в роли специальных знаков. Выражение может состоять как из конкретных символов, так и содержать подстановочные знаки или специальные символы. Порядок следования выражений определяет их нумерацию.

В строке замены выражения представляются в виде: \n, где n - номер выражения в строке поиска.

Будем редактировать предложение: Настя ест яблоки.

Документ без названия

Документ без названия

1. Замена в документе фамилии Иванов на фамилию Петров сразу во всех падежах:

Документ без названия

Конечно, такая замена возможна только с фамилиями, у которых одинаковые падежные окончания .

2. Требуется произвести такую замену, чтобы сделать написание всех дробей единообразным, когда часть дробей набрана через точку, часть - через запятую.

Вот два варианта этой замены:

Документ без названия

3. Обработка текста словаря компьютерных терминов.

Вот как это решается за минуту:

Сначала весь текст форматируется так: Формат->Абзац->Отступ слева 0.25 см. Для строки замены с помощью кнопки «Формат» необходимо предварительно установить: «Шрифт » начертание Полужирный, «Абзац » Отступ слева 0 см, «Абзац » Интервал перед 2 пт.

Затем производится установка в строках поиска и замены:

Документ без названия

После этого следует нажать на кнопку «Заменить все». В результате:

Все переводимые английские термины выделяются полужирным начертанием. При этом все другие английские слова остаются в неприкосновенности.

Дефис между английским термином и его переводом заменяется на тире. При этом все другие дефисы остаются в неприкосновенности.

Абзацы с английскими терминами отодвигаются вниз от предыдущих абзацев с объяснением термина и выдвигаются влево.

Т. е., во всех, например, 30000 фрагментах текста, отвечающих вышеприведенным условиям, производится 30000 требуемых изменений и получается следующее:

Документ без названия

Способы, как узнать код символа без программирования

1. Можно в интернете поискать таблицу "ASCII", "ANSI" или "Юникод".
2. Использование "Вставка" - "Символ".

Показать

Для некоторых символов можно попробовать такой способ: выделите символ, для которого нужно узнать код, - вкладка "Вставка" - группа "Символы" - Другие символы... - появится диалог - если в этом диалоге выделен тот же символ, что вы выделили в ворде, то в правом нижнем углу, в поле "Код знака" будет код символа.

В поле "Код знака" код символа может быть в десятичной и шестнадцатеричной системе счисления. Чтобы узнать, в какой системе счисления находится код в поле "Код знака", посмотрите справа поле "из" и что написано на конце в скобках. Там может быть или "(дес.)" или "(шестн.)".

Если "дес", то просто подставляйте код знака, как есть в поле "Найти", добавив спереди символ "^". Если "шестн", то сначала переведите число в десятичную систему счисления (попробуйте найти в интернете онлайн-переводчики), а затем подставляйте в поле "Найти", добавив спереди "^". Если этот символ есть только в таблице "Юникод", то спереди добавьте "^u".

Если в диалоге выделен другой символ, значит в этом диалоге нет информации по данному символу. Такое может быть, например, со спецсимволами, например, с символом "знак абзаца" - ansi-код 13; в этом диалоге коды начинаются с большего кода.

В этом диалоге используется три таблицы символов:
1) ASCII
2) ANSI. Для русского языка таблица "ANSI" в этом диалоге называется "Кириллица".
3) Юникод

Способы, как узнать код символа с помощью программирования

1. Во встроенной vba-справке есть раздел: VBA language reference > Visual Basic language reference > Character Sets.

2. Можно выделить нужный символ в программе "Word", затем нужно перейти в VBA и в окне "Immediate Window" нужно использовать такие коды:
Print Asc(Selection.Text)
или
Print AscW(Selection.Text)
Для кода, полученного первым способом, спереди нужно подставить "^", а во втором случае "^u".

3. Если второй способ даёт неправильный код (такое может быть иногда по непонятным причинам), то тогда такой способ. Скопируйте символ, для которого нужно узнать код, - отобразите окно "Найти и заменить" - вставьте в поле "Найти" скопированный символ - включите запись макросов - щёлкните "Найти" - отключите запись макросов - перейдите в VBA и возьмите код символа из записанного макроса.

В некоторых случаях нельзя вставить скопированный символ в поле "Найти". Не могу объяснить, почему это происходит.

Примечания

В ворде при поиске и замене нужно спереди кода символа ещё добавлять нули, чтобы было четыре цифры, например: ^0013. Это такой синтаксис. Если просто указать "^13", то не будет работать, если после "^13" будет ещё какой-то текст.

Возврат к месту, где была прервана работа

Word запоминает и хранит в документе последние четыре места, где вводился или редактировался текст. Чтобы вернуться к одной из этих четырех позиций, нажмите соответствующее количество раз комбинацию клавиш Shift+F5. При четвертом нажатии курсор переместится на исходную позицию. Вследствие этого при открытии уже имеющегося документа для возврата к месту, где работа была прервана, достаточно нажать комбинацию Shift+F5.

Как избавиться от лишних пробелов

Иногда приходится работать текстом, где выравнивание производилось набором пробелов. Такой текст форматировать очень сложно, и, как правило, приходится вручную убирать лишние пробелы. В этом случае лучше прибегнуть к операции поиска и замены (Правка→Заменить). Для этого в строке поиска введите два пробела, а в строке замены — один и щелкайте на кнопке «Заменить все» до тех пор, пока не будут найдены все лишние пробелы.

Специальные символы и подстановочные знаки в операциях поиска и замены

Word предоставляет удобные возможности для проведения поиска и замены, что существенно упрощает редактирование документов, особенно при использовании специальных знаков. Существуют два типа специальных знаков - специальные символы и подстановочные знаки. Те и другие удобно вводить в строки поиска и замены, используя кнопку «Специальный» в диалоге поиска и замены (Правка →Заменить).

Специальными называют символы, которых нет на клавиатуре и (или) которые невозможно непосредственно вписать в строку поиска или замены, например принудительный обрыв строки, мягкий перенос, неразрывный пробел и т.п. (рис. 1).

Кроме того, включив опцию «Подстановочные знаки», можно формировать сложные условия поиска и замены, задавая диапазоны символов и выражения, отвечающие ряду условий (рис. 2).

Специальных знаков достаточно много, и коды их можно посмотреть в справке. Мы же остановимся на некоторых конкретных примерах их использования при включенной опции «Подстановочные знаки».

Например, в документе много десятичных дробей: часть из них набрана через точку, а часть — через запятую. Нужно сделать замену так, чтобы все дроби оказались с запятой. Для этого достаточно в строке поиска ввести комбинацию (<@).(@>) (означает, что перед точкой и после точки стоит несколько цифр из интервала от 0 до 9), а в строке замены — \1,\2 (означает, что берется первое выражение из строки поиска, поле него ставится запятая, а затем второе выражение из строки поиска).

Другой пример — в документе присутствуют пробелы перед знаками препинания и их нужно удалить. В этом случае в строке поиска следует ввести ^0032([.,:;\!\?]) (означает пробел и следующий за ним знак препинания), а в строке замены — \1 (означает, что остается первое выражение из строки поиска).

Или представим такую ситуацию — в документе встречаются английские термины и изначально нет никаких текстовых выделений. Нужно выделить все английские слова курсивом. В этом случае в строке поиска следует ввести () (означает английское слово и следующий за ним пробел), а строку замены оставить пустой. Одновременно с этим для строки замены необходимо установить соответствующий формат, воспользовавшись кнопкой «Формат».

Кроме того, встречаются обозначения с большой буквы на русском языке в кавычках вида «Формат». Нужно убрать кавычки, а сами обозначения выделить полужирным начертанием. Для этого введите в строке поиска выражение вида ([А-яа-я]@) (означает русское слово с большой буквы в кавычках), а в строке замены — \1 и установите соответствующий формат.

Возможность работы с множеством буферов обмена

Очень удобна теперь работа с буфером обмена, в который можно скопировать до 24 фрагментов (отрывков текста, картинок, диаграмм и пр.) одновременно. Для удобства обращения к панели буфера обмена вызовите ее вначале на экран, дважды нажав на комбинацию клавиш Ctrl+C. Затем очистите буфер, кликнув на кнопку «Очистить буфер обмена», и скопируйте в него нужные объекты, по очереди выделяя их и каждый раз нажимая Ctrl+C. Копировать можно из разных приложений Office.

После этого встаньте курсором в место вставки и вставьте из буфера обмена сразу всю информацию (кнопка «Вставить все») или поочередно требуемые фрагменты, дважды щелкая на каждом из них.

О сохранении в Word

Если при сохранении файла вы замечаете, что его размер явно преувеличен, причем при удалении отдельных фрагментов он не уменьшается, а даже увеличивается, то стоит проверить, не включена ли опция «разрешить быстрое сохранение».

Дело в том, что программа имеет три режима сохранения: быстрое сохранение, обычное сохранение и обычное сохранение с созданием резервной копии. При обычном сохранении файл каждый раз записывается заново в соответствии со сделанными изменениями. При сохранении с созданием резервной копии исходный файл не удаляется, а переименовывается, получая имя, начинающееся со слова «копия». По умолчанию установлен режим быстрого сохранения, в котором все сделанные в документе изменения дописываются в конец файла, а по мере внесения правок размер файла неуклонно растет и даже полное удаление содержимого не делает файл меньше - удаленные фрагменты (в том числе картинки) в действительности продолжают находиться внутри файла.

Для отключения режима быстрого сохранения выполните команду Сервис→Параметры→Сохранение и отключите флажок «разрешить быстрое сохранение». После этого размер файла будет всегда соответствовать действительности.

Печать формул

Печать формул в Word — занятие не очень благодарное (тем более что для этой цели существуют специализированные приложения), но зачастую совершенно необходимое. В таком случае, чтобы максимально облегчить себе задачу, лучше вынести все кнопки, которые придется задействовать, на панель инструментов с помощью команды Сервис→Настройка→Команды. Здесь имеются в виду редактор формул для непосредственного ввода математических формул (рис. 3) и команда «Символ», которая позволит быстро вставлять греческие буквы и математические символы из шрифта Symbol (категория «Вставка»), команды «Надстрочный знак» и «Подстрочный знак» и команда «Шрифт Symbol», которую удобно применять для преобразования выделенных латинских символов в соответствующие греческие (категория «Формат»). Сама же п ечать формулы выполняется в этом случае полностью вручную.

Можно пойти и другим путем, прибегнув к вставке полей типа Eq через Вставка→Поле. В верхней части открывшегося окна выберите категорию «Формулы», а в нижней — поле Eq, затем последовательно нажмите на кнопки «Коды поля» и «Параметры» и определите ключ для поля (рис. 4).

О ширине столбцов

Как показывает практика, изменять ширину колонок в таблицах приходится намного чаще, нежели высоту строк. Например, ширину подгоняют под содержимое ячеек, а бывает, требуется, чтобы столбцы имели одинаковую ширину. Если столбцов мало, то обе операции выполняются очень быстро вручную. Иное дело когда их много.

Чтобы подогнать ширину столбцов в Excel под содержимое ячеек автоматически, дважды щелкните на правой границе заголовка выделенных столбцов.

А для выравнивания ширины столбцов выделите их заголовки, затем подведите мышь к вертикальной разделительной черте между любыми двумя выделенными столбцами и измените ширину. В результате столбцы станут одинаковыми по ширине.

Достаточно неприятным моментом при работе с Excel является изменение ширины столбцов при копировании таблиц с другого листа — в этом случае после копирования приходится вновь подгонять их ширину. Однако существует возможность копировать с сохранением ширины столбцов — для этого нужно нажать сразу после обычной вставки на кнопку «Параметры вставки» (рис. 5) и выбрать вариант «Сохранить ширину столбцов оригинала».

Установка параметров печати для нескольких листов

При печати большого количества листов таблицы немало времени уходит на установку параметров печати. Однако время можно существенно сэкономить, если параметры печати для различных листов одинаковы.

Выделите все интересующие листы, удерживая клавишу Ctrl и последовательно щелкая по их ярлычкам, и воспользуйтесь командой Файл→Параметры страницы, сделав все необходимые изменения установок (рис. 6). В результате все установленные параметры будут действительны в отношении всех выбранных листов.

Формат ячеек с условием

Бывает, что среди целого списка значений (например, вычисляемых) желательно автоматически выделять шрифтом те, которые удовлетворяют какому-то числовому условию, предположим, те, что находятся в некотором интервале. В этом случае может помочь условное форматирование.

Выделите ячейки, на которые следует наложить условный формат, воспользуйтесь командой Формат→Условное форматирование, определите условие и укажите вариант форматирования (рис. 7).

Условное форматирование может оказаться полезным при выявлении свободных ячеек в таблице. Выделите диапазон, в котором могут быть свободные ячейки, затем примените команду Формат→Условное форматирование, выбрав для условия 1 варианты «значение» и «равно». В поле значения введите «=""», а затем щелкните на кнопке «Формат» и выберите нужный цвет на вкладке «Вид». После завершения операции Excel автоматически покажет все свободные ячейки из выделенного диапазона, окрасив их в выбранный цвет, при этом в случае ввода значений в эти ячейки фоновый цвет станет таким же, как и у других ячеек на этой странице.

Автофигуры для выделения ключевых значений

Если необходимо, чтобы на экране и (или) на печати выделялось отдельное слово, фраза или вычисляемое значение, то можно поместить его в автофигуру, при этом значение в ней, как и в ячейках таблицы, будет автоматически меняться при изменении исходных данных.

Для этого создайте ячейку с печатью нужных данных. Затем нарисуйте подходящую автофигуру, выделите ее, щелкните в «Строке формул» и введите ссылку на ячейку с нужными данными (рис. 8).

Внешний вид автофигуры с данными можно улучшить обычным образом, нажав правую кнопку мыши и вызвав диалоговое окно «Формат автофигуры».

Единственное неудобство в том, что в строке формул автофигуры можно указать только ссылку на конкретную ячейку (например, =A1) и нельзя ввести более сложную формулу (например, =A1*10) — появится сообщение об ошибке. Поэтому вначале приходится создавать ячейку с нужной формулой, а потом в автофигуре вводить ссылку на эту ячейку.

Создание и использование шаблонов документа

Достаточно часто приходится создавать однотипные формы документов - ускорить данный процесс может создание шаблона документа, используемого в дальнейшем в качестве основы.

Для этого нужно подготовить книгу-основу и сохранить ее как шаблон, выбрав команду Файл→Сохранить как и указав в списке «Тип файла» вариант «Шаблон». При этом в качестве папки для шаблона следует выбрать папку XLStart, где находится сама программа Excel (обычно C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart), если необходима загрузка шаблона по умолчанию (это будет стандартный шаблон), или любую другую папку при создании обычного шаблона, который будет доступен по команде Файл→Создать.

Импорт данных

Если нужные данные существуют в электронном виде, то намного приятнее воспользоваться возможностями импорта, нежели вводить информацию вручную. Нужно только знать, какой вид имеют импортируемые данные: разделены они или нет и какой знак используется в качестве разделителя (обычно табуляция, пробел, запятая или точка с запятой), если они разделены (рис. 9).

Если данные не разделены, то они представлены в формате с фиксированной шириной колонок. В этом случае мастер сам определяет границы колонок.

Для открытия импортируемых данных выберите в меню Файл→Открыть и укажите файл. Затем определите вид данных (с разделителями или фиксированной длины), и в случае данных с разделителями укажите вид разделителя, а при использовании данных фиксированной длины проконтролируйте, правильно ли мастер установил линии-разделители между колонками. Затем при необходимости установите формат данных и щелкните на кнопке «Готово».

MS Outlook

Создание кнопки для автоматической адресации сообщений

Часто бывает, что с несколькими корреспондентами переписка намного активнее, нежели со всеми остальными. В этом случае имеет смысл сделать кнопки для создания писем прямо с адресами данных корреспондентов и вывести их на стандартную панель инструментов (можно и на любую другую, но на стандартную удобнее, так как обычно она всегда открыта).

Вначале потребуется добавить на панель нужное количество кнопок. Воспользуйтесь командой Сервис→Настройка, перейдите на вкладку «Команды», выберите в поле «Категории» «Файл» и перетащите команду «Сообщение» на панель инструментов. Не закрывайте диалоговое окно «Настройки» до выполнения всех последующих действий.

Затем стоит подписать кнопки — для этого, не закрывая окно «Настройка», нужно будет последовательно щелкать на каждой из созданных кнопок правой кнопкой мыши и вводить в контекстном меню имя кнопки и стиль ее отображения (удобнее вариант «Только текст (всегда)») – рис. 10 .

Теперь остается связать кнопки с электронными адресами корреспондентов. Для этого при открытом окне «Настройка» правой кнопкой мыши вновь вызовите контекстное меню связываемой кнопки и выберите команду Изменить гиперссылку→Открыть. На панели «Связать с» нажмите кнопку «электронной почтой» и введите адрес в поле «Адрес эл. почты». Можно указать и тему сообщения (поле «Тема»), если тема повторяется достаточно часто. Теперь по нажатии данной кнопки будет создаваться новое сообщение с уже указанным адресом (и темой), что достаточно удобно при интенсивной переписке с небольшим числом корреспондентов.

Как вставить визитную карточку в автоподпись

Подпись позволяет автоматически вставлять любой текст в отправляемые сообщения. Чаще всего используются подписи, состоящие из имени, должности и номера телефона отправителя. Можно дополнить подпись своей визитной карточкой, которая создается на базе списка контактов.

Выберите Сервис→Параметры, а затем на вкладке «Сообщение» нажмите кнопку «Выбор подписи». Щелкните на кнопке «Создать», установите необходимые параметры и нажмите кнопку «Далее». После этого щелкните на кнопке «Создать визитную карточку из списка контактов» и выберите контакт (в данном случае выбирают, естественно, собственные данные) – рис. 11 и .

Формы для повторяющихся писем

Если вы часто посылаете одинаковые сообщения, например отправляете отчеты о текущем состоянии дел, которые строятся на стандартной основе, то проще начинать создание подобных отчетов с заранее подготовленной формы, а не с нуля или с поиска предыдущего отчета в папке «Отправленные».

Для того чтобы сделать такую форму-основу, создайте стандартное сообщение с текстом, который всегда будет присутствовать в данных отчетах. Укажите адрес корреспондента и заполните поле темы. Затем воспользуйтесь командой Сервис→Формы →Опубликовать форму (рис. 13), указав при этом имя формы (например, «отчет_за_прошлый_месяц») и выбрав папку «Входящие» (или любую другую, из которой вы собираетесь создавать подобные отчеты).

Выйдите из формы, сохранив ее, и перейдите в папку, где была сохранена форма (в нашем примере в папку «Входящие»). Выполните команду Действия→Создание отчет_за_прошлый_месяц, и на экране появится сообщение-основа с исходной информацией, готовое к изменениям и отправке.

Автоматическая пересылка сообщений в отдельную папку

Учитывая большой поток приходящей (уходящей) корреспонденции и тот момент, что к немалому количеству писем приходится обращаться спустя какие-то время, разумно размещать письма не в папках «Входящие» («Отправленные»), а в специально отведенных для каждой группы писем папках внутри них.

При этом удобнее, если перемещение писем будут осуществляться автоматически. Организовать автоматическую пересылку сообщений в отдельные папки очень просто. Выберите одно из сообщений пользователя, почту которого вы хотите автоматически направлять в некоторую папку. Нажмите кнопку «Организовать», установите переключатель «По папкам», во втором элементе маркированного списка уточните, о каких сообщениях идет речь: полученных или адресованных, укажите папку для пересылки писем и щелкните на кнопке «Создать» (рис. 14).

Настройка автоответчика

При больших объемах корреспонденции, когда вы не успеваете оперативно ответить на все письма, может помочь автоответчик, который известит ваших корреспондентов о том, что вы получили их письма. И хотя сам по себе Outlook не выполняет функции автоответчика, не сложно получить тот же самый результат, используя правила.

Для этого вначале создайте новое сообщение, наберите текст автоответа и сохраните сообщение в качестве «шаблона Outlook» (не путайте: «шаблон» и «шаблон Outlook» — не одно и то же) через Файл→Сохранить как. После этого потребуется создать новое правило, на основании которого и будет работать автоответчик. Для этого выполните команду Сервис→Мастер правил, щелкните на кнопке «Создать». Поставьте флажок в поле «Создать новое правило» и выберите пункт «Проверка сообщений после получения». В следующем окне мастера укажите сообщения, которые следует отбирать (рис. 15).

В появившемся далее окне мастера правил установите, что следует делать с сообщением (в нашем случае «ответить, используя указанный шаблон»), и выберите файл с шаблоном, созданным выше для использования в качестве ответа. Затем определите письма-исключения, на которые не следует отвечать. Как правило, к исключениям относятся всевозможные рассылки; могут здесь быть указаны и сообщения от конкретных пользователей (рис. 16).

Теперь, если поступившее сообщение будет удовлетворять указанным условиям, Outlook автоматически направит в ответ созданное письмо-шаблон точно так же, как это сделал бы автоответчик.

Стоит отметить, что вы не сможете сохранить файл «шаблона Outlook», если в качестве редактора писем используется MS Word. В этом случае придется на момент создания шаблона отказаться от применения MS Word в качестве редактора — Сервис→Параметры→вкладка Сообщение. После сохранения шаблона все можно будет вернуть обратно.

Настройка уведомлений о получении важных писем

Бывают случаи, когда крайне важно вовремя заметить и прочитать какие-либо конкретные полученные сообщения. Если почты немного, достаточно просто сразу реагировать на звуковой сигнал и на появление значка письма в правом нижнем углу экрана. В противном случае периодическое переключение на чтение сообщений, далеко не всегда срочных, может существенно мешать работе. В этой ситуации удобнее настроить дополнительное оповещение о получении наиболее важных писем, и помогут здесь обычные правила.

Предположим, вас интересует вся информация о некотором проекте1, над которым вы работаете. В этом случае нужно настроить правила так, чтобы система реагировала на текст «Проект1» или «Проект 1» (можно добавить и другие варианты данного текста, например «к проекту1» и т.п.), который может встречаться как в теме, так и в теле письма. Для этого выберите команду Сервис→Мастер Правил и создайте новое пустое правило, щелкнув на кнопке «Создать». Выберите правила вида «Проверка сообщений после получения», в следующем окне отметьте «Содержащие <текст> в тексте или в поле Тема» и введите текст «Проект1» и «Проект 1» (рис. 17).

В следующем окне мастера правил установите, что нужно делать с сообщением -«известить меня, используя уведомление <текст>», — введите сам текст уведомления (рис. 18) и нажмите кнопку «Готово», чтобы завершить работу мастера правил.

Теперь при получении письма, содержащего текст «Проект1» или «Проект 1», сработает это правило и в результате на экране появится всплывающее окно-уведомление с соответствующим сообщением, щелкнув на кнопке «Открыть» в котором, вы сразу же попадете в поступившее письмо.

Создание персональных писем для большого количества корреспондентов

Как правило, при отправке идентичных писем многим адресатам по электронной почте принято создавать группу рассылки. Это очень быстро и удобно. Но тут есть одно «но» — в таком случае не удается создать персональные письма, то есть письма с обращением. Аналогичная проблема возникает и при необходимости отправки подобных писем по обычной почте, когда наряду с обращением требуется указать почтовые адреса на письмах и конвертах. Решением вопроса может стать использование информации из папки «Контакты» с возможностью слияния почты. Причем при необходимости регулярного проведения подобных рассылок следует сохранить результаты слияния в файле, который потом и будет использоваться в качестве основы для подготовки следующей серии писем.

Вначале потребуется быстро определить список контактов, которые необходимы для почтовой рассылки. Самый простой выход - воспользоваться категориями (можно использовать существующие в Outlook категории или создать свои собственные).

Для этого перейдите в папку «Контакты» и примените команду Вид→Текущее представление→По категориям. Если вы прежде не использовали категории, все ваши контакты окажутся в группе «нет». Раскройте эту группу и выделите все контакты, которые нужно включить в список. Щелкните на любом из них правой кнопкой и выберите в контекстном меню пункт «Категории». В открывшемся меню пометьте одну из существующих категорий или создайте свою собственную.

При подготовке очередной массовой почтовой рассылки зайдите в папку «Контакты», переключитесь в режим просмотра «По категориям» и выберите все контакты, принадлежащие нужной категории. Затем воспользуйтесь командой Сервис→Слияние→Только выбранные контакты. В результате загрузится Word с дополнительной панелью инструментов «Слияние». Напишите общий (неизменный) текст письма, а вместо конкретного обращения вставьте подходящее поле слияния с помощью кнопки «Добавить поле слияния». Получится примерно такое письмо, как на рис. 19

Импорт и экспорт контактной информации

Бывает, что данные с контактной информацией в силу каких-то причин вводятся не в папку «Контакты» Outlook, а в другие программные пакеты, например в MS Excel или MS Word. В этом случае контакты можно без проблем импортировать в Outlook. Правда, в Excel предварительно потребуется выделить данные, которые нужно поместить в Outlook, присвоить имя выбранному диапазону (Вставка→Имя→Присвоить), а затем сохранить и закрыть таблицу. А в Word открыть список контактных лиц (данные об отдельных контактных лицах, такие как имя, адрес, город и пр., должны разделяться знаками табуляции или запятыми), сохранить, выбрав в качестве типа файла «только текст (*.txt)», и закрыть документ.

Только после этого можно импортировать контактную информацию. Для этого в Outlook воспользуйтесь командой Файл→Импорт и экспорт, выберите в качестве действия «Импорт из другой программы или файла», укажите «Microsoft Excel» (при импорте из таблицы Excel), или «Значения, разделенные табуляцией (Windows)», или «Значения, разделенные запятыми (Windows)» (при импорте из Word) и определите файл с импортируемой информацией (рис. 22). Здесь же примите решение о том, что делать с дублирующими записями: не импортировать дубликаты, заменять дубликаты или делать копии.

После этого выберите папку «Контакты» и установите соответствие полей (рис. 23).

Бывает и обратная ситуация, когда контактную информацию необходимо экспортировать в другие приложения MS Office, например в Excel или Access. В этом случае вновь примените команду Файл→Импорт и экспорт, выберите вариант «Экспорт в файл», уточните тип файла: Excel, Access и т.п., выберите «Контакты» в качестве папки для экспорта и укажите имя экспортируемого файла. На последнем этапе установите соответствие полей — как правило, достаточно щелкнуть на кнопке «По умолчанию».

Одновременное изменение нескольких контактов

Изменить один контакт недолго, а вот одинаковые изменения большого числа контактов могут потребовать немалого количества времени. Однако выход есть: можно распространить одно изменение сразу на несколько контактов.

Предположим, что организация сменила адрес — в результате его придется менять у всех сотрудников компании, которые имеются в вашей папке «Контакты». Независимо от количества контактов это изменение можно сделать в считанные секунды, вначале вручную изменив адрес у одного контакта, а затем распространив изменения на все остальные.

Для этого откройте папку, содержащую контакты, которые нужно изменить. Затем установите наиболее информативное представление через Вид→Текущее представление — в данном примере подойдет вариант «По организациям». После этого выберите подходящую группировку с помощью команды Вид→Текущее представление→Изменить текущее представление→Группировка, в рассматриваемом случае — «почтовый адрес» (рис. 24). При этом группировать нужно по полю, в котором вы хотите произвести изменения. В этом же окне из ниспадающего списка «Развернуть/Свернуть группы» выберите вариант «Все свернуты» и дважды нажмите кнопку Ok.

Раскройте интересующую вас группу, после чего откройте в ней один из контактов и внесите нужное изменение (в рассматриваемом примере измените адрес); затем сохраните и закройте контакт. Этот контакт теперь появится в другой группе. Закройте группу, в которой нужно вносить изменения, — в результате папка «Контакты» будет выглядеть примерно так, как на рис. 25 . Теперь для распространения сделанного изменения перетащите строку с группой неизмененных пока контактов на строку группировки измененных контактов. В результате этой простой манипуляции Outlook осуществит изменения для других контактов автоматически.

Планирование телефонных звонков

Outlook достаточно неплохо помогает в вопросах планирования, в частности выводит напоминания о том, что нужно сделать тот или иной телефонный звонок. Как правило, для этого создают соответствующие задачи или, реже, встречи. Но оба эти варианта в данном случае не совсем удобны, так как после получения напоминания потребуется искать контакт, которому нужно позвонить, чтобы посмотреть номер телефона.

Удобнее пойти другим путем: можно для контакта установить флажок «Отметить к исполнению» и указать точное время звонка. Чтобы осуществить это, выберите нужный контакт, нажмите правую кнопку мыши, выберите в меню пункт «Отметить к исполнению» и установите точные дату и время (рис. 26). Когда наступит указанный срок, вы получите напоминание о том, что вам нужно позвонить. При этом вы сможете прямо из напоминания открыть контакт и посмотреть номер телефона.

Рассмотрим применение подстановочных знаков в Excel (символы звездочки «*», тильды «~» и вопросительного знака «?») и их использование при поиске и замене текстовых значений.

В начале предлагаю вспомнить определение подстановочных знаков и понять, что же это такое и для каких целей они применяются в Excel. А затем уже разберем применение на конкретных примерах.
Подстановочные знаки — это специальные символы, которые могут принимать вид любого произвольного количества символов, другими словами, являются определенными масками комбинаций символов.
Всего в Excel есть 3 типа подобных знаков:

• * (звездочка); Обозначает любое произвольное количество символов.
  Например, поиск по фразе «*ник» найдет слова типа «понедельник», «всадник», «источник» и т.д.
• ? (вопросительный знак); Обозначает один произвольный символ.
  К примеру, поиск по фразе «ст?л» найдет «стол», «стул» и т.д.
• ~ (тильда) с последующими знаками *, ? или ~. Обозначает конкретный символ *, ? или ~.
  Например, поиск по фразе «хор*» найдет все фразы начинающиеся на «хор» («хоровод», «хорошо» и т.д.). Поэтому для точного поиска «хор*» нужно использовать символ «~» и искать по фразе «хор~*». Наличие «~» гарантирует, что Excel прочитает следующий символ как текст, а не как подстановочный знак.

Использование таких спецсимволов может быть полезно при фильтрации данных, для сравнения текста, при поиске и замене текстовых значений. Давайте подробно остановимся на каждом из основных вариантов применения.

Рассмотрим пример. Предположим, что у нас имеется список сотрудников компании и мы хотим отфильтровать только тех сотрудников, у которых фамилии начинаются на конкретную букву (к примеру, на букву «п» ):

Для начала добавляем фильтр на таблицу (выбираем вкладку Главная -> Редактирование -> Сортировка и фильтр или нажимаем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L ).
Для фильтрации списка воспользуемся символом звездочки, а именно введем в поле для поиска «п*» (т.е. фамилия начинается на букву «п», после чего идет произвольный текст):

Фильтр определил 3 фамилии удовлетворяющих критерию (начинающиеся с буквы «п»), нажимаем ОК и получаем итоговый список из подходящих фамилий:

В общем случае при фильтрации данных мы можем использовать абсолютно любые критерии, никак не ограничивая себя в выборе маски поиска (произвольный текст, различные словоформы, числа и т.д.).
К примеру, чтобы показать все варианты фамилий, которые начинаются на букву «к» и содержат букву «в» , то применим фильтр «к*в*» (т.е. фраза начинается на «к», затем идет произвольный текст, потом «в», а затем еще раз произвольный текст).
Или поиск по «п?т*» найдет фамилии с первой буквой «п» и третьей буквой «т» (т.е. фраза начинается на «п», затем идет один произвольный символ, затем «т», и в конце опять произвольный текст).

Применение в функциях

Как уже говорилось выше, подстановочные знаки в Excel могут использоваться в качестве критерия при сравнении текста в различных функциях Excel (например, ГПР , ВПР и другие).

Повторим задачу из предыдущего примера и подсчитаем количество сотрудников компании, фамилии которых начинаются на букву «п».
Воспользуемся функцией СЧЁТЕСЛИ , которая позволяет посчитать количество ячеек соответствующих указанному критерию.
В качестве диапазона данных укажем диапазон с сотрудниками (A2:A20), а в качестве критерия укажем запись «п*» (т.е. любая фраза начинающаяся на букву «п»):

Как и в первом примере, в результате мы получили ровно 3 фамилии.

Однако не все функции поддерживают применение подстановочных знаков. Некоторые из них (к примеру, функция НАЙТИ ) любой символ воспринимают как текст, даже несмотря на то, что он может быть служебным.
С помощью функции НАЙТИ найдем в тексте позицию вхождения вопросительного знака и звездочки:

Обратным примером служит аналогичная функция ПОИСК , в которой мы должно четко указать что ищем именно служебный символ:

Как видим результат у функций получился одинаковым, однако обращение к подстановочным знакам разное.

Инструмент «Найти и заменить»

Подстановочные знаки в Excel также можно использовать для поиска и замены текстовых значений в инструменте «Найти и заменить» ( Ctrl + F для поиска и Ctrl + H для замены).

Рассмотрим пример. Имеется список продукции магазина, в котором нам нужно найти продукт «молоко».
Предположим, что при вводе данных сделали ошибки из-за чего в списке появились продукты «ма локо».

Чтобы несколько раз не искать данные по словам «молоко» или «малоко», при поиске воспользуемся критерием «м?локо» (т.е. вторая буква — произвольная):

При этом не стоит забывать, что с помощью данного инструмента можно не только искать текст, но и заменять его (к примеру, заменить «м?локо» на «молоко»).

Как заменить звездочку «*» в Excel?

Практически наверняка каждый сталкивался со следующей ситуацией — в тексте присутствует символ звездочки, который необходимо удалить или заменить на какой-либо другой текст.
Однако при попытке заменить звездочку возникают трудности — при замене меняются абсолютно весь текст, что естественно и логично, так как Excel воспринимает символ «*» как любой произвольный текст.
Но мы теперь уже знаем как с этим бороться, поэтому в поле Найти указываем текст «~*» (явно показываем, что звездочка является специальным символом), а в поле Заменить на указываем на что заменяем звездочку, либо оставляем поле пустым, если хотим удалить звездочку:

Аналогичная ситуация и при замене или удалении вопросительного знака и тильды.
Производя замену «~?» (для тильды — «~~» ) мы также без проблем сможем заменить или удалить спецсимвол.