Как да търсите данни с помощта на филтър. Обработка на данни в базата данни

В този урок ще говорим по темата „Филтриране, сортиране и търсене на данни в Microsoft Access».

Когато в една таблица има много записи, възможността да ги преглеждате избирателно и в определен ред става от голямо значение. С помощта на инструментите на началната страница на лентата можете да скриете някои колони и записи в таблица и да сортирате записите по едно или повече полета. За да скриете временно избрана колона или група колони, разгънете секцията на лентата "записи".

Щракнете върху бутона „Още“ и изберете „Скриване на колони“ от менюто, което се отваря.

За да покажете отново скритите колони, разгънете раздела Публикации на лентата, щракнете върху бутона Още и изберете Показване на колони... от менюто.

В диалоговия прозорец, който се отваря, поставете отметки в квадратчетата за колоните, които трябва да се показват в изгледа с данни на таблицата. Промените, направени в прозореца, веднага се отразяват в изгледа. Поставете отметка в квадратчето за скритата колона и щракнете върху бутона Затвори.

За да покажете само записи в таблица, избрани от определен атрибут, можете да използвате филтър, тоест условие, което е зададено за полето. След прилагане на филтъра, записи, които не удовлетворяват дадено състояние, ще бъдат скрити. За да зададете филтър, изберете една от колоните, като например колоната Сума, и щракнете върху бутона Филтър в секцията на лентата Сортиране и филтриране.

В списъка със стойности на полета премахнете стойностите, които не трябва да се показват, като премахнете отметката от квадратчетата до всяка от стойностите. Щракнете върху бутона OK, за да приложите филтъра.

След като се приложи новият филтър, изгледът с данни се актуализира. Поле с набор от филтри се маркира със специална икона в заглавката.

За да премахнете временно филтъра от избраното поле, щракнете върху бутона Премахване на филтъра.

Когато филтърът бъде премахнат, изгледът също се актуализира. Щракнете отново върху същия бутон, за да активирате отново филтъра.

За да изчистите напълно филтъра, щракнете върху стрелката в заглавието на колоната на таблицата и изберете командата „Изчистване на филтъра от сумата“.

Задаване на условие за филтър във формата булев израз, отворете отново прозореца за настройки за сортиране и филтриране.

Списъкът с наличните логически оператори ще зависи от типа данни на полето. Разгънете списъка "Числови филтри". Изберете филтъра „По-голямо от...“ от списъка и след като зададете стойността за сравнение, щракнете върху бутона „OK“.

Сега на екрана ще се показват само записи, съдържащи поне двадесет стойности в полето "Сума". Можете да приложите само един прост филтър към едно поле, но можете да дефинирате различен за всяко поле. В този случай ще бъдат показани само записи, които отговарят на всички условия едновременно. По-сложните филтри, които могат да включват стойностите на няколко полета едновременно, се задават с помощта на командата Разширени опции за филтър.

Опциите за филтър са валидни до затваряне на таблицата и не се губят при превключване на режима на показване. Ако запазите таблицата, приложеният филтър ще бъде наличен следващия път, когато я отворите. Можете да включвате и изключвате записания филтър с помощта на бутона на навигационната лента "Без филтър" - "С филтър", надписът върху бутона отразява текущото състояние на полето. Кликнете върху бутона с надпис „С филтър“, за да деактивирате филтъра.

Записите в изгледа на таблични данни се сортират по текст, число или дата. Сортирането позволява на потребителите да намерят данните, от които се нуждаят, без да преглеждат всички данни подред. Записите могат да бъдат сортирани по едно или повече полета. За да зададете реда на сортиране във възходящ ред на стойностите на полетата, щракнете върху бутона Възходящо.
За да сортирате в низходящ ред, щракнете върху бутона Низходящо.

За да отмените сортирането по всички полета, веднага щракнете върху бутона Изчистване на всички сортирания.

IN Microsoft офисЗаписите за достъп се сортират във възходящ или низходящ ред, без значение за главни и малки букви. Редът на сортиране на числа, текст и специални знаци зависи от избрания език и стандартните настройки за този компютър. Когато сортирате по няколко полета наведнъж, резултатът ще зависи от реда, в който режимът на сортиране се прилага към тези полета. В случай, че трябва да намерите един или повече записи по част от текста, включен в някое от техните полета, можете да използвате стандартен инструмент Microsoft Office Access търсене. Щракнете върху бутона Намиране на началната страница на лентата.

В диалоговия прозорец „Намиране и замяна“ трябва да зададете шаблон за търсене и да изберете желаните опции за търсене, например да зададете областта, която да съответства на шаблона с която и да е част от полето, преглед на всички записи.

За да преминете към следващия намерен запис, щракнете върху бутона „Намиране на следващия“.

Затворете прозореца, когато търсенето приключи.

Използвайте AutoFilter или вградени оператори за сравнение като „по-голямо от“ и „топ 10“ в Excel, за да покажете данните, които искате, и да скриете останалите. След като филтрирате данни в диапазон от клетки или таблица, можете или да приложите отново филтъра, за да получите актуални резултати, или можете да изчистите филтъра, за да покажете отново всички данни.

Използвайте филтри, за да скриете временно някои данни в таблица и да видите само данните, които искате.

Филтриране на диапазон от данни

Филтриране на данни в таблица

Филтрираните данни показват само редове, които отговарят на определеното условие, и скриват редове, които не искате да показвате. След като филтрирате данните, можете да копирате, намирате, модифицирате, форматирате, диаграма и отпечатвате подмножество от филтрираните данни, без да ги местите или модифицирате.

Можете също да филтрирате по няколко колони. Филтрите са адитивни, което означава, че всеки допълнителен филтър надгражда текущия филтър и допълнително намалява поднабор от данни.

Забележка:Когато използвате диалоговия прозорец Търсенеза търсене на филтрирани данни се търсят само данните, които се показват в списъка. Данните, които не са показани, не се търсят. За да намерите всички данни, изчистете всички филтри.

Повече за филтрирането

Два вида филтри

С автоматичния филтър можете да създадете два типа филтри: по стойност на списък или по критерии. Всеки от тези типове филтри е взаимно изключващ се за всеки диапазон от клетки или таблица с колони. Например, можете да филтрирате списък с числа или условие, но не и двете; Можете да филтрирате по икона или персонализиран филтър, но не и двете.

Повторно прилагане на филтър

За да определите дали е приложен филтър, погледнете иконата в заглавието на колоната.

Повторното прилагане на филтър дава различни резултати поради следните причини.

Данните са добавени, променени или изтрити в диапазон от клетки или колона на таблица.

стойностите, върнати от формулата, са се променили и работният лист е преизчислен.

Не използвайте смесени типове данни

За постижение най-добри резултатиНе трябва да смесвате типове данни като текст и число или числа и дати в една и съща колона, тъй като за всяка колона е наличен само един тип команда за филтриране. Ако се използва комбинация от типове данни, показаната команда е типът данни, който се извиква най-често. Например, ако колона съдържа три стойности, съхранени като число, и четири, съхранени като текст, командата се показва текстови филтри .

Филтриране на данни в таблица

Докато въвеждате данни в таблица, контролите за филтриране автоматично се добавят към заглавките на нейните колони.

Филтриране на диапазон от данни

Ако не искате да форматирате данните си като таблица, можете също да приложите филтри към диапазон от данни.

Изберете данните, които искате да филтрирате. За най-добри резултати колоните трябва да съдържат заглавия.

В раздела " данни"Натисни бутон" Филтър".

Опции за филтриране за таблици и диапазони

Можете да приложите общ филтър, като изберете Филтърили персонализиран филтър, който зависи от типа данни. Например, когато филтрирате числа, елементът се показва Числови филтри, артикулът се показва за дати Филтри за дати, а за текст - Текстови филтри. Като приложите общ филтър, можете да изберете да покажете желаните данни от списъка със съществуващи, както е показано на фигурата:

Избор на опция Числови филтриможете да приложите един от персонализираните филтри, изброени по-долу.

Филтърът е бърз и лесен начинтърсене на подмножество от данни и работа с тях в списък. Филтрираният списък показва само редовете, които отговарят на критериите. За разлика от сортирането, филтърът не променя реда на записите в списъка. Филтрирането временно скрива редовете, които не искате да показвате.

Избраните по време на филтрирането редове могат да се редактират, форматират, да се създават диаграми въз основа на тях, да се отпечатват, без да се променя редът на редовете и без да се преместват.

При филтриране се избират само необходимите данни, а останалите са скрити. По този начин се показва само това, което искате да видите, и това може да стане с едно кликване.

Филтрирането не променя данните по никакъв начин. След като филтърът бъде премахнат, всички данни се появяват отново както са били преди прилагането на филтъра.

Има две налични команди в Excel за филтриране на списъци:

• Автофилтър, включително филтър по избор, за прости условия за избор.
• Разширен филтърза по-трудни условия за избор.

Автофилтър

За да разрешите Автофилтъртрябва да изберете която и да е клетка в таблицата, след това в раздела Данни в група Сортиране И филтър натиснете големия бутон :

След това в заглавката на таблицата вдясно от заглавката на всяка колона ще се появи бутон със стрелка надолу:

Щракването върху стрелка отваря меню със списък за съответната колона. Списъкът съдържа всички елементи на колона в азбучен или цифров ред (в зависимост от типа данни), така че можете бързо да намерите необходимия елемент:

Ако имаме нужда от филтър само за една колона, тогава не можем да показваме бутони със стрелки за останалите колони. За да направите това, преди да натиснете бутона изберете няколко клетки от желаната колона заедно със заглавката.

Филтриране по точна стойност

Включи Автофилтър, щракнете върху бутона със стрелка и изберете стойност от падащия списък. За да изберете бързо всички елементи в колона или да отмените избора на всички елементи, щракнете (Избери всички) :

В този случай всички редове, които не съдържат избраната стойност в полето, са скрити.

Чрез правене лабораторна работа, изберете резултата от филтрирането, копирайте го на друго място в листа и го подпишете.

Да изключа Автофилтъртрябва да натиснете бутона отново .

За да отмените филтърното действие, без да излизате от режима на филтриране, щракнете върху бутона и изберете елемента от падащия списък. (Избери всички) . В същото време се появяват скритите от филтъра редове на таблицата.

Характеристики на филтриране на данни

Филтрите скриват данните. За това са предназначени. Ако обаче не знаете за филтрирането на данни, може да останете с впечатлението, че някои данни липсват. Можете например да отворите нечий друг филтриран лист или дори да забравите, че вие ​​сами сте приложили преди това филтъра. Така че, когато има филтри на лист, могат да бъдат намерени различни визуални знаци и съобщения.

(намира се долу вляво на прозореца). Първоначалното състояние:

Веднага след филтриране на данните, резултатът от прилагането на филтъра се показва в долния ляв ъгъл на лентата на състоянието. Например, " Намерени записи: 2 от 11”:

Номерата на редовете . Прекъснатите номера на редовете показват, че някои редове са скрити, а променения цвят на видимите номера на редове показва, че избраните редове са резултат от избор на филтър.

Тип стрели . Промяната на стрелката на AutoFilter във филтрирана колона на показва, че колоната е филтрирана.

”

“” е друг универсален филтър, който може да се приложи към колони с числа или дати.

“” е много условно име. Всъщност възможностите на този филтър са много по-широки. С този филтър можете да намерите или първите елементи, или последните елементи (най-малките или най-големите числа или дати). И, противно на името на филтъра, резултатите не са ограничени до първите 10 елемента или последните 10 елемента. Броят на показаните елементи може да бъде избран от 1 до 500.

” също ви позволява да филтрирате данни по процент от общия брой редове в колоната. Ако колоната съдържа 100 числа и искате да разгледате първите петнадесет, изберете 15 процента.

Филтърът може да се използва за намиране на продуктите с най-високи или най-ниски цени, за определяне на списъка с най-скоро наетите служители или за преглед на списъка на студентите с най-добри или най-лоши оценки. За да приложите филтъра „“ към колона с данни ( само цифри или дати!!!), щракнете върху стрелката в колоната и изберете елемента Числови филтри По-нататък :

Това ще отвори диалогов прозорец. наслагване условия от списък :

В диалоговия прозорец изберете номер(редове или проценти), най великили най-малко, елементи от списъкаили % от броя на елементите.

Създайте свои собствени персонализирани филтри

Например искаме да покажем само редове с позиции, започващи с буквата „ д'. За да направите това, щракнете върху стрелката за автоматичен филтър в първата колона и изберете Текстови филтри , след това точка Започни с… :

Това ще изведе диалогов прозорец. (която и опция да изберете отдясно, същият диалогов прозорец ще се появи.):

В полето Длъжностизбирам - Започни с , отдясно влизаме д:

В прозореца има намек:

Въпросителен знак " ? ” означава всеки един знак.

Знак " * ” обозначава поредица от всякакви знаци.

Можете да показвате информация за един / няколко параметъра чрез филтриране на данни в Excel.

Има два инструмента за тази цел: AutoFilter и Advanced Filter. Те не изтриват, а скриват данни, които не отговарят на условието. Автофилтърът изпълнява най-простите операции. Разширеният филтър има много повече опции.

Автоматичен филтър и разширен филтър в Excel

Има проста таблица, която не е форматирана и не е декларирана като списък. Можете да включите автоматичния филтър през главното меню.

Ако форматирате диапазон от данни като таблица или го декларирате като списък, веднага ще бъде добавен автоматичен филтър.

Използването на автоматичния филтър е просто: трябва да изберете запис с желаната стойност. Например, покажете доставките до магазин #4. Поставете отметка до съответното условие за филтриране:

Веднага виждаме резултата:

Характеристики на инструмента:

1. Автофилтърът работи само в непрекъснат диапазон. Различните таблици на един и същи лист не се филтрират. Дори ако имат същия тип данни.
2. Инструментът третира горния ред като заглавия на колони - тези стойности не са включени във филтъра.
3. Можете да приложите няколко условия за филтриране наведнъж. Но всеки предишен резултат може да скрие записите, необходими за следващия филтър.

Разширеният филтър има много повече опции:

1. Можете да зададете толкова условия за филтриране, колкото са ви необходими.
2. Критериите за избор на данни са на лице.
3. С разширения филтър потребителят може лесно да намери уникални ценностив многоредов масив.

Как да направите разширен филтър в Excel

Готов пример е как да използвате разширен филтър в Excel:

В оригиналната таблица останаха само редове, съдържащи стойността "Москва". За да отмените филтрирането, трябва да кликнете върху бутона "Изчистване" в секцията "Сортиране и филтриране".

Как да използвате разширения филтър в Excel

Помислете дали да не използвате разширен филтър в Excel, за да изберете редове, съдържащи думите „Москва“ или „Рязан“. Условията за филтриране трябва да са в същата колона. В нашия пример един под друг.

Попълнете менюто за разширен филтър:

Получаваме таблица с редове, избрани по зададен критерий:

Нека изберем редовете, които съдържат стойността "№ 1" в колоната "Магазин" и "> 1 000 000 рубли" в колоната за разходи. Критериите за филтриране трябва да са в съответните колони на етикета на условието. На един ред.

Попълнете параметрите за филтриране. Натискаме OK.

Нека оставим в таблицата само онези редове, които съдържат думата "Ryazan" в колоната "Регион" или стойността "> 10 000 000 рубли" в колоната "Цена". Тъй като критериите за избор се отнасят до различни колони, ние ги поставяме на различни редове под съответните заглавия.

Приложете инструмента за разширен филтър:

Този инструмент може да работи с формули, което позволява на потребителя да решава почти всяка задача, когато избира стойности от масиви.

Основни правила:

1. Резултатът от формулата е критерият за избор.
2. Написаната формула връща TRUE или FALSE.
3. Диапазонът на източника се определя с помощта на абсолютни препратки, а критерият за избор (под формата на формула) се определя с помощта на относителни препратки.
4. Ако се върне TRUE, редът ще се покаже след прилагане на филтъра. НЕВЯРНО - не.

Нека да покажем редовете, съдържащи количеството над средното. За да направите това, освен табелата с критериите (в клетка I1), въведете името " Най-големият брой". По-долу е формулата. Използваме функцията AVERAGE.

Изберете произволна клетка в оригинален диапазони извикайте „Разширен филтър“. Посочваме I1:I2 като критерий за избор (относителни връзки!).

В таблицата останаха само онези редове, където стойностите в колоната "Сума" са над средните.

За да оставите в таблицата само редове, които не се повтарят, в прозореца "Разширен филтър" поставете отметка в квадратчето до "Само уникални записи".

Натиснете OK. Дублиращите се линии ще бъдат скрити. На листа ще останат само уникални записи.

В този урок се предлага за изучаване темата „Търсене на данни с помощта на филтри“. По време на урока ще можете да добиете представа за филтрите, техните видове. Ще се научите как да търсите необходимата ви информация с помощта на три вида филтри.

Тема: Технологии за търсене и съхранение на информация

Урок: Намиране на данни с помощта на филтри. Видове филтри

Филтри -инструмент за извличане на данни, който се използва за стесняване на списък, за да се изключат (временно) ненужни данни от него.

Видове филтри:

Филтриране по избор;

конвенционален филтър;

усъвършенстван филтър;

Нека да разгледаме пример как да създадете и приложите филтър върху селекция: най-лесният начин за филтриране е да приложите филтър върху селекция. Да предположим, че трябва да изберем само тези музейни апартаменти, които се намират на брега на река Фонтанка. Маркирайте думата Фонтанка. В раздела У дома, в група Сортирайте и филтрирайте, щракнете върху филтъра Избори изберете Съдържа Фонтанки(Фиг. 1). Както виждаме, само желани записи. За да възстановите всички записи в таблицата, достатъчно е да отмените филтъра. За да направите това, щракнете върху бутона Отстранете филтъра(фиг. 2).

Ориз. 1

Ориз. 2

Обичайният филтър се отличава с това, че търсенето се извършва по един атрибут в едно поле. Нека видим как да създадем и приложим такъв филтър:

Нека се нуждаем само от тези музейни апартаменти, които се намират на насипа на Мойка или на насипа на Фонтанка. Изберете полето за филтриране и след това можем да щракнем върху бутона Филтър(фиг. 3) или щракнете върху името на полето от дясната страна и отворете списъка. Премахнете отметката от този списък Избери всички, след което поставете отметки в квадратчетата до адресите, които ни интересуват, и щракнете върху бутона Добре(фиг. 4). Виждаме, че в таблицата остават само записите, от които се нуждаем. За да отмените филтрирането, можете да щракнете върху бутона. Отстранете филтъра(фиг. 5), или в долната част на прозореца (фиг. 6). След това оригиналният изглед на таблицата с всички записи ще бъде възстановен.

Ориз. 3

Ориз. 4

Ориз. 5

Ориз. 6

Разширеният филтър се различава от предишните по това, че търсенето се извършва в няколко таблици, по няколко признака, в няколко полета. Разширен филтър може да бъде създаден по следния начин:

Нека създадем и приложим разширен филтър. В раздела У дома, в група Сортирайте и филтрирайте, щракнете върху бутона Разширени опции за филтриранеи изберете от контекстно менюкоманда Разширен филтър(фиг. 7). Ще ни се отвори прозорец, в който можем да изберем полетата за избор и условията за избор, като условието може да бъде едно или повече. Да предположим, че имаме нужда от онези музеи, чиито билети струват 150 или 100 рубли и които започват работа в 10:30. Остава сега Прилагане на филтър(фиг. 8).

Виждаме, че само един запис, само един музей отговаря на критериите за подбор.

Ориз. 7