Hur man gör en formel i en xl-tabell. Formler i Excel

För de flesta användare är Excel ett program som kan arbeta med tabeller och där du kan lägga relevant information i tabellform. Som regel känner få människor till alla möjligheter med detta program, och det är osannolikt att någon tänkte mycket på det. Och Excel kan göra Ett stort antal operationer, och en av dem är att räkna siffror.

Enkla operationer i MS Excel

Till programmet Microsoft excel som om en ultramodern miniräknare är inbyggd med stor mängd funktioner och egenskaper.
Så det första du behöver veta är att alla beräkningar i Excel kallas formler och de börjar alla med ett likhetstecken (=). Till exempel måste du beräkna summan av 5 + 5. Om du väljer en cell och skriver 5 + 5 inuti den och sedan trycker på Enter-knappen, kommer programmet inte att beräkna någonting - cellen kommer helt enkelt att säga "5 + 5". Men om vi sätter ett likhetstecken (=5+5) framför detta uttryck, kommer Excel att ge oss resultatet, det vill säga 10.

Du måste också känna till de grundläggande aritmetiska operatorerna för att arbeta i Excel. Dessa är standardfunktionerna: addition, subtraktion, multiplikation och division. Excel erbjuder också exponentiering och procent. Med de fyra första funktionerna är allt klart. Exponentiering skrivs som ^ (Skift+6). Till exempel skulle 5^2 vara fem i kvadrat, eller fem höjt till andra potens.
När det gäller procenten, om du sätter ett %-tecken efter valfritt tal, kommer det att vara delbart med 100. Om du till exempel skriver 12 % får du 0,12. Med detta tecken är det lätt att räkna ut procentsatser. Till exempel, om du behöver beräkna 7 procent av 50, kommer formeln att se ut så här: \u003d 50 * 7%.

En av de populära operationerna som ofta görs i Excel är summaberäkningen. Anta att det finns en tabell med fälten "Namn", "Antal", "Pris" och "Belopp". Alla är ifyllda, bara fältet "Belopp" är tomt. För att beräkna summan och automatiskt fylla i den fria kolumnen måste du först markera cellen där du vill skriva formeln och sätta ett likhetstecken. Klicka sedan på önskat tal i fältet "Antal", skriv multiplikationstecknet, klicka sedan på siffran i fältet "Pris" och tryck på Enter. Programmet kommer att beräkna detta uttryck. Om du klickar på summacellen kan du se något i stil med denna formel: \u003d B2 * C2. Det betyder att inte några specifika siffror räknades, utan siffrorna som fanns i dessa celler. Om du skriver andra siffror i samma celler kommer Excel automatiskt att räkna om formeln - och värdet på summan ändras.

Om du till exempel behöver räkna antalet av alla varor som finns registrerade i tabellen kan detta göras genom att välja autosum-ikonen i verktygsfältet (det ser ut som bokstaven E). Efter det måste du ange intervallet av celler som du vill räkna (i det här fallet, alla siffror i fältet "Quantity"), tryck på Enter - och programmet kommer att visa det resulterande värdet. Du kan också göra detta manuellt genom att specificera alla celler i "Quantity"-fältet en efter en och sätta ett tilläggstecken mellan dem. (=A1+A2+…A10). Resultatet blir detsamma.

Excel är utformat för att arbeta med tabelldata och göra beräkningar med formler av olika komplexitetsnivåer. Att beräkna summan över en kolumn eller rad över flera värdeintervall på en gång är en enkel uppgift om du vet hur man gör det korrekt.

Metod 1 - Autosumma

Den här åtgärden låter dig snabbt ta reda på summan för en kolumn utan att kunna skapa formler. Åtgärdsalgoritm:

Om du vill summera flera kolumner eller rader samtidigt:


Om du vill hitta summan tillsammans med flera ytterligare celler:

Metod 2. Manuell formelinmatning

Det är bekvämt, om nödvändigt, att beräkna summan av tillägget av värden som är slumpmässigt placerade i förhållande till varandra. Skapa en formel steg för steg:

Metod 3. Visuell summering

Det speciella med denna metod är att summan inte visas i en separat cell, det finns inget behov av att använda formler. Slutresultatet kommer att synas i det nedre högra hörnet av dokumentarket med cellintervallet markerat. Så fort valet tas bort försvinner beloppet. Steg för steg:


Exempel övervägdes på kolumner, en liknande sekvens av åtgärder vid summering av värden i rader. Skillnaden är att intervallet inte väljs vertikalt utan horisontellt.

Hallå!

Många som inte använder Excel – föreställer sig inte ens vilka möjligheter detta program ger! Tänk bara: lägg in automatiskt läge värden från en formel till en annan, sök efter önskade rader i texten, lägg till efter villkor, etc. - i allmänhet, faktiskt, ett miniprogrammeringsspråk för att lösa "smala" uppgifter (för att vara ärlig, jag har själv länge excel tidövervägde det inte för programmet och använde det nästan inte) ...

I den här artikeln vill jag visa några exempel på hur du snabbt kan lösa vardagliga kontorsuppgifter: lägga till något, subtrahera något, beräkna summan (inklusive med ett villkor), ersätta värden från en tabell till en annan, etc. Det vill säga, den här artikeln kommer att vara något som en miniguide för att lära sig de mest nödvändiga sakerna för arbetet (mer exakt, att börja använda Excel och känna den fulla kraften i denna produkt!).

Det är möjligt att om du hade läst en liknande artikel för 15-17 år sedan så hade jag själv börjat använda Excel mycket snabbare (och hade sparat mycket av min tid för att lösa "enkla" (obs: som jag förstår nu) uppgifter)...

Obs: Alla skärmdumpar nedan är från Excel 2016 (som den senaste hittills).

Många nybörjare, efter att ha startat Excel, ställer en konstig fråga: "ja, var är bordet?". Samtidigt är alla celler som du ser efter att ha startat programmet ett enda stort bord!

Nu till huvudsaken: i vilken cell som helst kan det finnas text, något nummer eller en formel. Till exempel visar skärmdumpen nedan ett illustrativt exempel:

• vänster: Cell (A1) innehåller primtalet "6". Observera att när du markerar den här cellen visar formelfältet (Fx) bara siffran "6".
• höger : i cell (C1) ser det också ut som ett primtal "6", men om du väljer den här cellen ser du formeln "=3+3" - detta är en viktig funktion i Excel!

Bara ett tal (till vänster) och en beräknad formel (till höger)

Summan av kardemumman är att Excel kan räknas som en miniräknare om du markerar någon cell och sedan skriver en formel, till exempel "=3+5+8" (utan citattecken). Du behöver inte skriva resultatet - Excel kommer att beräkna det och visa det i cellen (som i cell C1 i exemplet ovan)!

Men du kan skriva i formler och lägga till inte bara siffror utan även siffror som redan har beräknats i andra celler. I skärmdumpen nedan, i cell A1 och B1, är siffrorna 5 respektive 6. I cell D1 vill jag få deras summa - du kan skriva formeln på två sätt:

• först: "=5+6" (inte särskilt bekvämt, föreställ dig att i cell A1 - vi har också ett tal beräknat enligt någon annan formel och det ändras. Du kommer inte att ersätta ett tal istället för 5 varje gång?!);
• den andra: "=A1+B1" - och detta är det perfekta alternativet, lägg bara till värdet av cellerna A1 och B1 (oavsett vilka siffror de innehåller!)

Lägg till celler som redan har siffror

Utöka en formel till andra celler

I exemplet ovan har vi lagt till två siffror i kolumn A och B i första raden. Men då har vi 6 rader, och oftast behöver man i verkliga problem lägga till siffror på varje rad! För att göra detta kan du:

1. på rad 2 skriv formeln "=A2+B2", på rad 3 - "=A3+B3", etc. (det här är långt och tråkigt, det här alternativet används aldrig);
2. välj cell D1 (som redan har en formel), flytta sedan muspekaren till cellens högra hörn så att ett svart kryss visas (se skärmdump nedan). Håll sedan ner vänster knapp och sträck ut formeln till hela kolumnen. Bekvämt och snabbt! (Obs! Du kan också använda Ctrl+C och Ctrl+V kombinationer för formler (kopiera respektive klistra in)).

Var förresten uppmärksam på att Excel själv har ersatta formler på varje rad. Det vill säga, om du nu väljer en cell, säg D2, kommer du att se formeln "=A2+B2" (dvs Excel fyller automatiskt i formlerna och returnerar resultatet direkt) .

Hur man ställer in en konstant (en cell som inte ändras när man kopierar en formel)

Ganska ofta krävs det i formler (när man kopierar dem) att något värde inte ändras. Låt oss säga en enkel uppgift: omvandla priser i dollar till rubel. Kostnaden för rubeln är inställd i en cell, i mitt exempel nedan är det G2.

Därefter, i cell E2, skrivs formeln "=D2*G2" och vi får resultatet. Först nu, om vi sträcker formeln, som vi gjorde tidigare, kommer vi inte att se resultatet i andra rader, eftersom Excel på rad 3 kommer att sätta formeln "D3*G3", på den fjärde raden: "D4*G4", etc. G2 måste förbli G2 överallt...

För att göra detta - ändra bara cell E2 - formeln kommer att se ut som "=D2*$G$2". De där. dollartecken $ - låter dig ställa in en cell som inte kommer att ändras när du kopierar formeln (dvs få en konstant, exempel nedan)...

Hur man beräknar summan (SUM- och SUMIFS-formler)

Du kan naturligtvis skriva formler i manuellt läge, skriv "=A1+B1+C1" och så vidare. Men Excel har snabbare och bekvämare verktyg.

En av de mest enkla sätt lägg till alla markerade celler är att använda alternativet autosummor (Excel skriver själva formeln och klistrar in den i cellen).

1. välj först cellerna (se skärmdump nedan);
2. öppna sedan avsnittet "Formler";
3. Nästa steg är att trycka på knappen "Autosumma". Under de celler du valt kommer resultatet av tillägget att visas;
4. om du markerar cellen med resultatet (i mitt fall är det här cellen E8) - då kommer du att se formeln "=SUMMA(E2:E7)" .
5. alltså skriva formeln "=SUMMA(xx)", var istället för xx sätta (eller markera) vilka celler som helst kan du läsa en mängd olika intervall av celler, kolumner, rader...

Ganska ofta, när man arbetar, krävs det inte bara summan av hela kolumnen, utan summan av vissa rader (dvs. selektivt). Antag en enkel uppgift: du måste få mängden vinst från någon arbetare (överdrivet, naturligtvis, men exemplet är mer än verkligt).

Jag kommer att använda endast 7 rader i min tabell (för tydlighetens skull), den riktiga tabellen kan vara mycket större. Anta att vi måste beräkna all vinst som "Sasha" gjorde. Så här kommer formeln att se ut:

1. "=SUMIFS(F2:F7 ;A2:A7 ;"Sasha") " - (notera: var uppmärksam på citattecken för tillståndet - de ska vara som i skärmdumpen nedan, och inte som det står på min blogg nu). Observera också att Excel, när du kör i början av en formel (till exempel "SUMMA ..."), själv uppmanar och ersätter möjliga alternativ - och det finns hundratals formler i Excel!;
2. F2:F7 - detta är intervallet över vilket siffrorna från cellerna kommer att läggas till (sammanfattat);
3. A2:A7 är kolumnen där vårt tillstånd kommer att kontrolleras;
4. "Sasha" är ett villkor, de rader där "Sasha" kommer att finnas i kolumn A kommer att läggas till (var uppmärksam på den vägledande skärmdumpen nedan).

Obs: det kan finnas flera villkor och du kan kontrollera dem i olika kolumner.

Hur man räknar antalet rader (med ett, två eller flera villkor)

En ganska typisk uppgift: att inte beräkna summan i cellerna, utan antalet rader som uppfyller något villkor. Tja, till exempel hur många gånger namnet "Sasha" förekommer i tabellen nedan (se skärmdump). Uppenbarligen 2 gånger (men detta beror på att bordet är för litet och tas som ett bra exempel). Hur kan detta beräknas som en formel? Formel:

"=ANTALOM(A2:A7 ;A2 )" - Var:

• A2:A7- intervallet inom vilket rader kommer att kontrolleras och räknas;
• A2- ett villkor är satt (observera att du kan skriva ett villkor som "Sasha", eller så kan du bara ange en cell).

Resultatet visas på höger sida av skärmdumpen nedan.

Föreställ dig nu en mer utökad uppgift: du måste räkna raderna där namnet "Sasha" förekommer, och var i OCH-kolumnen kommer det att finnas siffran "6". Framöver kommer jag att säga att det bara finns en sådan rad (skärm med ett exempel nedan).

Formeln kommer att se ut så här:

=COUNTIFS(A2:A7 ;A2 ;B2:B7 ;"6") (obs: var uppmärksam på citaten - de ska vara som i skärmdumpen nedan och inte som min), Var:

A2:A7;A2- det första intervallet och sökvillkoret (liknande exemplet ovan);

B2:B7 ;"6"- det andra intervallet och sökvillkoret (observera att villkoret kan anges på olika sätt: antingen ange en cell eller helt enkelt skriv text/nummer inom citattecken).

Hur man beräknar procentandelen av beloppet

Det är en väldigt vanlig fråga som jag ofta stöter på. I allmänhet, så vitt jag kan föreställa mig, förekommer det oftast - på grund av att folk blir förvirrade och inte vet vilken procentandel som letar efter (och i allmänhet förstår de inte ämnet av intresse bra (även om jag själv är ingen stor matematiker, och ändå ...)).

Det enklaste sättet, på vilket det helt enkelt är omöjligt att bli förvirrad, är att använda den "fyrkantiga" regeln, eller proportionen. Hela essensen visas på skärmen nedan: om du har en total summa, låt oss säga att i mitt exempel är detta nummer 3060 - cell F8 (dvs detta är 100% vinst, och "Sasha" gjorde en del av det, måste du hitta vilken...).

I proportion kommer formeln att se ut så här: =F10*G8/F8(dvs kors för kors: först multiplicerar vi två kända tal diagonalt och dividerar sedan med det återstående tredje talet). Med denna regel är det i princip nästan omöjligt att gå vilse i procent.

Detta avslutar faktiskt denna artikel. Jag är inte rädd för att säga att efter att ha behärskat allt som skrivs ovan (och bara "klackar" av formler ges här) - kommer du att kunna lära dig Excel på egen hand, bläddra igenom hjälp, titta, experimentera och analysera. Jag kommer att säga ännu mer, allt som jag beskrev ovan kommer att täcka många uppgifter och gör att du kan lösa de vanligaste som du ofta pusslar över (om du inte känner till funktionerna i Excel), och du inte vet hur gör man det snabbare...

Microsoft Excel är inte bara ett stort kalkylblad, utan också en ultramodern kalkylator med många funktioner och möjligheter. I den här lektionen kommer vi att lära oss hur man använder den för sitt avsedda syfte.

Alla beräkningar i Excel kallas formler, och de börjar alla med ett likhetstecken (=).

Jag vill till exempel räkna ut summan av 3+2. Om jag klickar på någon cell och skriver 3+2 inuti, och sedan trycker på Enter-knappen på tangentbordet, så kommer ingenting att beräknas - 3+2 kommer att skrivas i cellen. Men om jag skriver =3+2 och trycker på Enter så kommer allt att beräknas och resultatet visas.

Kom ihåg två regler:

Alla beräkningar i Excel börjar med =

Efter att ha angett formeln måste du trycka på Enter-knappen på tangentbordet

Och nu om de tecken med vilka vi kommer att räkna. De kallas också aritmetiska operatorer:

Tillägg

Subtraktion

* multiplikation

/ division. Det finns också en pinne med en lutning till andra sidan. Nja, det passar inte oss.

^ exponentiering. Till exempel läses 3^2 som tre i kvadrat (till andra potens).

% procent. Om vi ​​sätter det här tecknet efter ett tal är det delbart med 100. Till exempel blir 5% 0,05.
Denna symbol kan användas för att beräkna procentsatser. Om vi ​​behöver beräkna fem procent av tjugo, kommer formeln att se ut så här: \u003d 20 * 5%

Alla dessa tecken finns på tangentbordet antingen överst (ovanför bokstäverna, tillsammans med siffror), eller till höger (i ett separat knappblock).

För att skriva ut tecken längst upp på tangentbordet måste du trycka och hålla ned knappen märkt Shift och tillsammans med den trycka på knappen med önskat tecken.

Låt oss nu försöka räkna. Låt oss säga att vi måste lägga till numret 122596 till talet 14830. För att göra detta, vänsterklicka på valfri cell. Som sagt, alla beräkningar i Excel börjar med tecknet "=". Så i cellen måste du skriva ut = 122596 + 14830

Och för att få svaret måste du trycka på Enter-knappen på tangentbordet. Därefter kommer cellen inte längre att ha en formel, utan ett resultat.

Och var nu uppmärksam på detta toppfält i Excel-programmet:

Det här är Formula Bar. Vi behöver det för att kontrollera och ändra våra formler.

Klicka till exempel på cellen där vi just beräknat beloppet.

Och titta på formelfältet. Det kommer att visa exakt hur vi fick detta värde.

Det vill säga, i formelfältet ser vi inte själva numret, utan formeln med vilken detta nummer erhölls.

Försök att skriva siffran 5 i någon annan cell och tryck på Enter på tangentbordet. Klicka sedan på den cellen och titta i formelfältet.

Eftersom vi helt enkelt skrev det här numret och inte beräknade det med en formel, kommer det bara att finnas i formelfältet.

Hur man räknar rätt

Men som regel används den här metoden att "räkna" inte så ofta. Det finns en mer avancerad version.

Låt oss säga att vi har en tabell så här:

Jag börjar med den första positionen "Ost". Jag klickar i cell D2 och skriver ett likhetstecken.

Sedan klickar jag på cell B2, eftersom jag måste multiplicera dess värde med C2.

Jag skriver ut multiplikationstecknet *.

Nu klickar jag på cell C2.

Och slutligen trycker jag på Enter-knappen på tangentbordet. Allt! Cell D2 har önskat resultat.

Genom att klicka på den här cellen (D2) och titta i formelfältet kan du se hur detta värde erhölls.

Låt mig förklara med den här tabellen som ett exempel. Nu anges numret 213 i cell B2. Jag raderar det, skriver ett annat nummer och trycker på Enter.

Låt oss titta på cellen med summan D2.

Resultatet har förändrats. Detta hände för att värdet i B2 ändrades. När allt kommer omkring har vi följande formel: \u003d B2 * C2

Det betyder att Microsoft program Excel multiplicerar innehållet i cell B2 med innehållet i cell C2, vad det än är. Dra dina egna slutsatser :)

Försök att göra samma tabell och beräkna summan i de återstående cellerna (D3, D4, D5).

Under det senaste decenniet har datorn inom bokföring helt enkelt blivit ett oumbärligt verktyg. Samtidigt är dess tillämpning mångsidig. Det första är förstås användningen redovisningsprogram. Hittills har en hel del utvecklats mjukvaruverktyg, både specialiserade ("1C", "Info-Revisor", "BÄST", etc.), och universella, som Microsoft Office. På jobbet och i vardagen måste man ofta göra många olika beräkningar, hålla flerradstabeller med numeriska och textinformation, gör alla möjliga beräkningar med data, utskriftsalternativ. För att lösa ett antal ekonomiska och finansiella problem är det tillrådligt att använda de många möjligheterna med kalkylblad. Betrakta i detta sammanhang beräkningsfunktionerna i MS Excel.

Vladimir SEROV, PhD, Olga TITOVA

Källa: Tidskriften "Revisor och dator" nr 4, 2004.

Precis som alla andra kalkylblad är MS Excel designat främst för att automatisera beräkningar som vanligtvis görs på ett papper eller med hjälp av en miniräknare. I praktiken finns det i professionell verksamhet ganska komplexa beräkningar. Det är därför vi ska titta närmare på hur Excel hjälper oss att automatisera deras exekvering.

Operatorer används i formler för att indikera en åtgärd, såsom addition, subtraktion, etc.

Alla operatörer är indelade i flera grupper (se tabell).

OPERATÖR	MENANDE	EXEMPEL
ARITMETISKA OPERATORER
+ (plustecken)	Tillägg	=A1+B2
- (minustecken)	Subtraktion Unär minus	=A1-B2 =-B2
/(snedstreck)	Division	=A1/B2
*(stjärna)	Multiplikation	= A1*B2
% (procenttecken)	Procent	=20%
^ (keps)	Exponentiering	= 5^3 (5 till 3:e potensen)
JÄMFÖRELSE OPERATÖRER
=	Lika	=OM(A1=B2,"Ja","Nej")
>	Mer	=OM(A1>B2,A1,B2)
<	Mindre	=OM(AKV2;B2;A1)
>= <=	Större än eller lika Mindre än eller lika	=OM(A1>=B2,A1,B2) =OM(AK=B2,B2,A1)
<>	Inte jämnlikt	=OM(A1<>B2; "Inte lika")
TEXT OPERATÖR
&(ampersand)	Kombinera teckensekvenser till en enda teckensekvens	= "Värdet på cell B2 är: "&B2
ADRESS OPERATÖRER
Range (kolon)	Refererar till alla celler mellan gränserna för ett intervall, inklusive	=SUMMA(A1:B2)
Sammanfogning (semikolon)	Länk för att slå samman intervallceller	=SUMMA(A1:B2;SZ;D4:E5)
Korsning (mellanslag)	Länk till delade intervallceller	=CUMM(A1:B2C3D4:E5)

Aritmetiska operatorer används för att beteckna grundläggande matematiska operationer på tal. Resultatet av avrättningen aritmetisk operationär alltid en siffra. Jämförelseoperatorer används för att beteckna operationerna för att jämföra två tal. Resultatet av jämförelseoperationen är det logiska värdet TRUE eller FALSE.

Formler används för att utföra beräkningar i Excel. Med hjälp av formler kan du till exempel addera, multiplicera och jämföra tabelldata, det vill säga formler ska användas när du behöver ange ett beräknat värde i en bladcell (beräkna automatiskt). Inmatning av en formel börjar med symbolen "=" (lika tecken). Det är detta tecken som skiljer inmatningen av formler från inmatningen av text eller ett enkelt numeriskt värde.

När du anger formler kan du använda vanliga numeriska och textvärden. Kom ihåg att numeriska värden bara kan innehålla siffror från 0 till 9 och Specialsymboler: (plus, minus, snedstreck, runda fästen, punkt, komma, procent och dollartecken). Textvärden kan innehålla alla tecken. Det bör noteras att textuttryck som används i formler måste omges av dubbla citattecken, till exempel "konstant1". Dessutom kan du i formler använda cellreferenser (inklusive i form av namn) och många funktioner som är sammankopplade av operatorer.

Referenser är celladresser eller cellintervall som ingår i en formel. Cellreferenser sätts på vanligt sätt, det vill säga i formen A1, B1, C1. Till exempel, för att få summan av cellerna A1 och A2 i cell A3, räcker det att ange formeln =A1+A2 i den (Fig. 1).

När du anger en formel kan cellreferenser skrivas tecken för tecken direkt från det latinska tangentbordet, men oftare är det mycket lättare att ange dem med musen. Till exempel, för att ange formeln =A1+B2, gör du följande:

Välj cellen där du vill ange formeln;

Börja ange formeln genom att trycka på tangenten "=" (lika med);

Klicka på cell A1;

Ange "+"-symbolen;

Klicka på cell B2;

Avsluta inmatningen av formeln genom att trycka på Enter.

Ett cellområde är ett visst rektangulärt område av ett kalkylblad och definieras unikt av celladresser som finns i motsatta hörn av intervallet. Separerade med ":" (kolon) utgör dessa två koordinater adressen för området. Till exempel, för att få summan av cellvärden i intervallet C3:D7, använd formeln =SUM(C3:D7).

I det speciella fallet när ett intervall helt består av flera kolumner, till exempel från B till D, skrivs dess adress som B:D. På liknande sätt, om hela området består av raderna 6 till 15, har det adressen 6:15. Dessutom, när du skriver formler, kan du använda föreningen av flera intervall eller celler, separera dem med symbolen ";" (semikolon), till exempel C3:D7; E5;F3:G7.

Redigera en redan inmatad formel kan göras på flera sätt:

Dubbelklicka med vänster musknapp på en cell för att korrigera formeln direkt i den cellen;

Välj en cell och tryck på F2-tangenten (Fig. 2);

Markera en cell genom att flytta markören till formelfältet, klicka på vänster musknapp.

Som ett resultat kommer programmet att gå in i redigeringsläget, under vilket du kan göra nödvändiga ändringar i formeln.

När du fyller i en tabell är det vanligt att endast ställa in beräkningsformler för den "första" (initiala) raden eller "första" (initial) kolumnen och fylla resten av tabellen med formler med kopierings- eller fyllningslägen. Ett utmärkt resultat är användningen av autokopieringsformler med en autofiller.

Kom ihåg hur du korrekt implementerar kopieringsläget. Det kan finnas olika alternativ (och problem också).

Man måste komma ihåg att vid kopiering transponeras adresserna. När du kopierar en formel från en cell till en annan reagerar Excel olika på formler med relativa och absoluta referenser. För relativa termer utför Excel som standard omvandlingen av adresser, beroende på positionen för cellen till vilken formeln kopieras.

Till exempel måste du lägga till rad för rad värdena för kolumn A och B (Fig. 8) och placera resultatet i kolumn C. Om du kopierar formeln \u003d A2 + B2 från cell C2 till cell C3 * ( och längre ner i C), då konverterar Excel själv formeladresser till =A3+B3 (och så vidare). Men om du behöver lägga en formel, säg, från C2 till cell D4, kommer formeln redan att se ut som =B4+C4 (istället för den önskade =A4+B4), och följaktligen blir beräkningsresultatet fel! Med andra ord, ägna särskild uppmärksamhet åt kopieringsprocessen och justera formlerna manuellt om det behövs. Förresten, kopiering från C2 till C3 görs på följande sätt:

1) välj cell C2 från vilken du vill kopiera formeln;

2) tryck på knappen "Kopiera" i verktygsfältet, eller tangenterna Ctrl+C, eller välj "Redigera ® Kopiera" från menyn;

3) välj cell C3, till vilken vi kopierar formeln;

4) tryck på knappen "Klistra in" i verktygsfältet, eller Ctrl + V-tangenterna, eller genom menyn "Redigera ® Klistra in" genom att trycka på Enter.

Tänk på autoslutförandeläget. Om du behöver överföra (kopiera) formeln till flera celler (till exempel i C3:C5) ner i kolumnen, är det bekvämare och enklare att göra detta: upprepa föregående sekvens av åtgärder till steg 3 för att välja cell C3 , flytta sedan muspekaren till den initiala cellen i intervallet ( C3), tryck på vänster musknapp och, utan att släppa den, dra den ner till den önskade sista cellen i intervallet. I vårt fall är detta cell C5. Släpp sedan vänster musknapp, flytta markören till knappen "Infoga" i verktygsfältet och tryck på den och sedan Enter. Excel konverterar själv adresserna för formlerna i det intervall vi har valt till motsvarande radadresser.

Ibland blir det nödvändigt att kopiera endast det numeriska värdet för en cell (cellintervall). För att göra detta, gör följande:

1) välj en cell (intervall) från vilken du vill kopiera data;

2) klicka på knappen "Kopiera" i verktygsfältet eller välj "Redigera ® Kopiera" från menyn;

3) välj en cell (övre till vänster i det nya intervallet) dit data ska kopieras;

4) välj i menyn "Redigera ® Specialinsats” och tryck på Enter.

Vid kopiering av formler gör datorn omedelbart beräkningar på dem, vilket ger ett snabbt och visuellt resultat.

:: Funktioner i Excel

Funktioner i Excel underlättar i hög grad beräkningar och interaktion med kalkylblad. Den vanligaste funktionen är summering av cellvärden. Kom ihåg att den har namnet SUM, och intervallen av summerade tal fungerar som argument.

I ett kalkylblad vill du ofta beräkna en totalsumma för en kolumn eller rad. För att göra detta erbjuder Excel en automatisk summafunktion, som utförs genom att klicka på knappen ("AutoSum") i verktygsfältet.

Om vi ​​anger en serie siffror, placerar markören under dem och dubbelklickar på ikonen för autosumma, så kommer siffrorna att läggas till (Fig. 3).

I senaste versionen programmet till höger om autosum-ikonen finns en listknapp som låter dig utföra ett antal ofta använda operationer istället för att summera (fig. 4).

:: Automatiska beräkningar

Vissa beräkningar kan göras utan att ange formler alls. Låt oss göra en liten lyrisk utvikning, som kan vara användbar för många användare. Som ni vet, ett kalkylblad, på grund av dess användarvänligt gränssnitt och beräkningsmöjligheter kan helt ersätta beräkningar med hjälp av en miniräknare. Praxis visar dock att en betydande del av människor som aktivt använder Excel i sina aktiviteter håller en miniräknare på sitt skrivbord för att utföra mellanliggande beräkningar.

För att kunna utföra operationen att summera två eller flera celler i Excel för att erhålla ett tillfälligt resultat, måste du utföra minst två extra operationer - hitta platsen i den aktuella tabellen där summan kommer att finnas och aktivera autosum-operationen . Och först efter det kan du välja de celler vars värden behöver summeras.

Det är därför, från och med Excel 7.0, har funktionen för automatisk beräkning byggts in i kalkylarket. Excel-kalkylblad har nu möjlighet att snabbt utförande vissa matematiska operationer i automatiskt läge.

För att se resultatet av mellanliggande summering räcker det bara att välja de nödvändiga cellerna. Detta resultat återspeglas också i statusfältet längst ner på skärmen. Om beloppet inte visas där, flytta markören till statusfältet längst ner i ramen, klicka Högerklicka musen och i rullgardinsmenyn nära raden Belopp, tryck på vänster musknapp. I den här menyn på statusfältet kan du dessutom välja olika alternativ för de beräknade resultaten: summan, det aritmetiska medelvärdet, antalet element eller minimivärdet i det valda intervallet.

Låt oss till exempel använda den här funktionen för att beräkna summan av värden för intervallet B3:B9. Välj siffrorna i cellområdet B3:B9. Observera att inskriptionen Sum=X dök upp i statusfältet längst ner i arbetsfönstret, där X är ett tal lika med summan av de valda siffrorna i intervallet (Fig. 5).

Som du kan se är resultaten av den vanliga beräkningen med formeln i cell B10 och den automatiska beräkningen desamma.

:: Funktionsguide

Utöver summeringsfunktionen låter Excel dig bearbeta data med andra funktioner. Vilken som helst av dem kan matas in direkt i formelfältet med hjälp av tangentbordet, men för att förenkla inmatningen och minska antalet fel i Excel finns det en "Funktionsguide" (Fig. 6).

Du kan anropa dialogrutan "Wizards" genom att använda kommandot "Insert ® Function", tangentkombinationen Skift+F3 eller knappen i standardverktygsfältet.

Den första dialogrutan i "Funktionsguiden" är organiserad tematiskt. Efter att ha valt en kategori kommer vi i det nedre fönstret att se en lista över namnen på funktionerna i denna grupp. Till exempel kan du hitta funktionen SUMMA () i gruppen "Matematik", och i gruppen "Datum och tid" finns funktionerna NUMMER (), MÅNAD (), ÅR (), IDAG ().

Dessutom för att påskynda urvalet Excel-funktioner"kommer ihåg" namnen på 10 nyligen använda funktioner i respektive grupp. Observera att i den nedre delen av fönstret visas en kort hjälp om syftet med funktionen och dess argument. Om du klickar på knappen "Hjälp" längst ned i dialogrutan öppnar Excel motsvarande sektion av hjälpsystemet.

Anta att du behöver beräkna värdeminskningen på fastigheten. Ange i så fall ordet "avskrivning" i funktionssökningsområdet. Programmet kommer att välja alla funktioner för avskrivning (Fig. 7).

Efter att ha fyllt i lämpliga fält för funktionen kommer värdeminskningen på fastigheten att beräknas.

Ofta behöver du lägga till siffror som uppfyller något villkor. I det här fallet bör du använda SUMIF-funktionen. Överväga specifikt exempel. Antag att det är nödvändigt att beräkna provisionsbeloppet om värdet på fastigheten överstiger 75 000 rubel. För att göra detta använder vi uppgifterna i tabellen över provisionsberoende på värdet av egendom (Fig. 8).

Våra åtgärder i det här fallet är följande. Vi ställer in markören i cell B6, använd knappen för att starta "Function Wizard", i kategorin "Matematisk" välj SUMIF-funktionen, ställ in parametrarna, som i Fig. 9.

Observera att vi väljer intervallet för cellerna A2:A6 (egenskapsvärde) som intervall för kontroll av villkoret, och B2:B6 (kommission) som summeringsintervall, medan villkoret ser ut som (> 75000). Resultatet av vår beräkning kommer att vara 27 000 rubel.

:: Låt oss namnge cellen

För att underlätta arbetet i Excel är det möjligt att tilldela namn till enskilda celler eller intervall, som sedan kan användas i formler tillsammans med vanliga adresser. För att snabbt namnge en cell, markera den, placera pekaren över namnfältet till vänster i formelfältet, klicka på musknappen och ange ett namn.

När du tilldelar namn, kom ihåg att de kan bestå av bokstäver (inklusive det ryska alfabetet), siffror, punkter och understreck. Det första tecknet i namnet måste vara en bokstav eller ett understreck. Namn kan inte ha samma form som cellreferenser, till exempel Z$100 eller R1C1. Namnet kan innehålla mer än ett ord, men mellanslag är inte tillåtna. Understreck och punkter kan användas som ordavgränsare, till exempel Sales_Tax eller First.Quarter. Namnet kan innehålla upp till 255 tecken. I det här fallet uppfattas stora och små bokstäver lika.

För att infoga ett namn i en formel kan du använda kommandot "Insert ® Name ® Insert" genom att välja önskat namn i listan med namn.

Det är användbart att komma ihåg att namn i Excel används som absoluta referenser, det vill säga de är en sorts absolut adressering, vilket är praktiskt när man kopierar formler.

Namn i Excel kan definieras inte bara för enskilda celler, utan också för intervall (inklusive icke sammanhängande). För att tilldela ett namn, välj helt enkelt intervallet och skriv sedan in ett namn i namnfältet. Dessutom, för att ställa in namnen på intervall som innehåller rubriker, är det bekvämt att använda specialkommandot "Ny" i menyn "Infoga ® Namn".

För att ta bort ett namn, välj det från listan och klicka på knappen "Ta bort".

När du skapar en formel som refererar till data från ett kalkylblad kan du använda rad- och kolumnrubrikerna för att ange data. Till exempel, om du tilldelar kolumnvärdena namnet på kolumnnamnet (bild 10),

sedan för att beräkna det totala beloppet för kolumnen "Kommission" används formeln =SUM(Kommission) (Fig. 11).

:: Ytterligare egenskaper Excel - Mallar

MS Excel innehåller en uppsättning mallar − Excel-tabeller, som är utformade för att analysera företagets ekonomiska verksamhet, upprätta en faktura, order och till och med för redovisning personlig budget. De kan användas för att automatisera lösningen av ofta förekommande uppgifter. Så du kan skapa dokument baserat på mallarna "Förskottsrapport", "Faktura", "Order", som innehåller dokumentformer som används i affärsverksamhet. Dessa former är utseende och när de skrivs ut skiljer de sig inte från de vanliga, och det enda som behöver göras för att få dokumentet är att fylla i dess fält.

För att skapa ett dokument baserat på en mall, kör kommandot "Ny" från "Arkiv"-menyn och välj sedan önskad mall på fliken "Lösningar" (Fig. 12).

Mallar kopieras till disk under en typisk installation av Excel. Om mallarna inte visas i dialogrutan "Skapa dokument", kör programmet Excel-installationer och installera mallar. För detaljerad information om att installera mallar, se "Installera Microsoft Office-komponenter" i Excel Hjälp.

För att till exempel skapa ett antal finansiella dokument, välj mallen "Financial Templates" (Fig. 13).

Denna grupp av mallar innehåller formulär för följande dokument:

resecertifikat;
. förhandsrapport;
. betalningsorder;
. faktura;
. faktura;
. fullmakt;
. inkommande och utgående beställningar;
. telefon- och elräkningar.

Välj det formulär som du vill fylla i och ange sedan alla nödvändiga uppgifter i det och skriv ut det. Om så önskas kan dokumentet sparas som ett vanligt Excel-kalkylblad.

Excel låter användaren skapa dokumentmallar själv, samt redigera befintliga.

Dokumentformulär kan dock ändras med tiden och då blir den befintliga mallen oanvändbar. Dessutom, i mallarna som ingår i leveransen av Excel, skulle det vara trevligt att i förväg ange sådan permanent information som data om din organisation, chef. Slutligen kan det bli nödvändigt att skapa en egen mall: till exempel kommer planeringsavdelningen med största sannolikhet att behöva mallar för att göra uppskattningar och beräkningar, och ekonomiavdelningen kommer att behöva ett fakturaformulär med din organisations logotyp.

För sådana fall i Excel, som i många andra program som fungerar med elektroniska dokument, kan du skapa och redigera mallar för ofta använda dokument. En Excel-mall är en speciell arbetsbok, som kan användas som referens när du skapar andra arbetsböcker av samma typ. Till skillnad från en vanlig Excel-arbetsbok som har tillägget *.xls, har mallfilen tillägget *.xlt.

När du skapar ett dokument baserat på en mall Excel-program skapar automatiskt en arbetskopia av den med tillägget *.xls och lägger till ett serienummer i slutet av dokumentnamnet. Den ursprungliga mallen förblir intakt och kan återanvändas senare.

För att automatiskt ange datum kan du använda följande metod: ange IDAG-funktionen i datumcellen, varefter den kommer att visa aktuell dag i månaden, månad respektive år.

Naturligtvis kan du använda alla övervägda åtgärder på mallar när du arbetar med vanliga Excel-arbetsböcker.