Hur man gör en formel i en xl-tabell. Formler i Excel

För de flesta användare är Excel ett program som kan arbeta med tabeller och där du kan placera relevant information i tabellform. Som regel är det få som känner till alla funktionerna i detta program, och knappast någon har tänkt mycket på det. Och det kan Excel göra Ett stort antal operationer, och en av dem är att räkna siffror.

Enkla operationer i MS Excel

Till programmet Microsoft excel som om en ultramodern miniräknare med stor mängd funktioner och förmågor.
Så det första du behöver veta är att alla beräkningar i Excel kallas formler och de börjar alla med ett likhetstecken (=). Till exempel måste du räkna ut summan 5+5. Om du markerar någon cell och skriver 5+5 inuti den och sedan trycker på Enter-knappen kommer programmet inte att beräkna någonting - cellen kommer helt enkelt att säga "5+5". Men om vi sätter ett likhetstecken framför detta uttryck (=5+5), kommer Excel att ge oss resultatet, det vill säga 10.

Du behöver också kunna grundläggande aritmetiska operatorer för att arbeta i Excel. Dessa är standardfunktionerna: addition, subtraktion, multiplikation och division. Excel erbjuder också exponentiering och procent. Allt är klart med de fyra första funktionerna. Exponentiering skrivs som ^ (Skift+6). Till exempel skulle 5^2 vara fem i kvadrat eller fem i andra potens.
När det gäller procent, om du sätter ett %-tecken efter valfritt tal, kommer det att vara delbart med 100. Om du till exempel skriver 12 % får du 0,12. Denna symbol gör det enkelt att beräkna procentsatser. Om du till exempel behöver beräkna 7 procent av 50, kommer formeln att se ut så här: =50*7%.

En av de populära operationerna som ofta görs i Excel är att beräkna mängden. Låt oss säga att det finns en tabell med fälten "Namn", "Antal", "Pris" och "Belopp". Alla är ifyllda, bara fältet "Belopp" är tomt. För att beräkna beloppet och automatiskt fylla i en ledig kolumn måste du först markera cellen där du vill skriva formeln och sätta ett likhetstecken. Klicka sedan på önskat antal i fältet "Quantity", skriv multiplikationstecknet, klicka sedan på siffran i fältet "Pris" och tryck på Enter. Programmet kommer att beräkna detta uttryck. Om du klickar på beloppscellen kan du se ungefär denna formel: = B2*C2. Det betyder att det inte var några specifika siffror som räknades, utan siffrorna som fanns i dessa celler. Om du skriver andra siffror i samma celler kommer Excel automatiskt att räkna om formeln - och värdet på beloppet ändras.

Om du till exempel behöver beräkna mängden av alla produkter som finns registrerade i tabellen kan detta göras genom att välja autosum-ikonen i verktygsfältet (det ser ut som bokstaven E). Efter detta måste du ange intervallet av celler som behöver räknas (i det här fallet alla siffror i fältet "Quantity"), tryck på Enter - och programmet kommer att visa det resulterande värdet. Du kan också göra detta manuellt, en efter en genom att ange alla celler i fältet "Quantity" och placera ett tilläggstecken mellan dem. (=A1+A2+…A10). Resultatet blir detsamma.

Excel är designat för att arbeta med tabelldata och utföra beräkningar med formler med olika komplexitetsnivåer. Att beräkna summan efter kolumn eller rad, över flera värdeområden samtidigt är en enkel uppgift om du vet hur man gör det korrekt.

Metod 1 – Automatisk summering

Den här åtgärden låter dig snabbt ta reda på totalsumman för en kolumn utan att ha kompetens att skapa formler. Algoritm för åtgärder:

Om du behöver summera flera kolumner eller rader samtidigt:


Om du behöver hitta summan tillsammans med flera ytterligare celler:

Metod 2. Ange formeln manuellt

Det är bekvämt, om nödvändigt, att beräkna summan av tilläggsvärden som är slumpmässigt placerade i förhållande till varandra. Låt oss skapa formeln steg för steg:

Metod 3. Visuell summering

Det speciella med denna metod är att resultatet inte visas i en separat cell, det finns inget behov av att använda formler. Slutresultatet kommer att synas i det nedre högra hörnet av dokumentarket med ett urval av celler markerade. Så fort valet tas bort försvinner beloppet. Steg-för-steg-åtgärder:


Exempel övervägdes på kolumner, en liknande sekvens av åtgärder vid summering av värden i rader. Skillnaden är att intervallet inte markeras vertikalt, utan horisontellt.

Hallå!

Många som inte använder Excel föreställer sig inte ens vilka möjligheter detta program ger! Tänk bara: vik in automatiskt läge värden från en formel till en annan, leta efter de nödvändiga raderna i texten, lägg till enligt ett villkor, etc. - i allmänhet, i huvudsak ett miniprogrammeringsspråk för att lösa "smala" problem (för att vara ärlig, jag själv tillbringade lång tid Excel-tid Jag betraktade det inte som ett program och använde det nästan inte)...

I den här artikeln vill jag visa flera exempel på hur du snabbt kan lösa vardagliga kontorsuppgifter: lägga till något, subtrahera något, beräkna en summa (inklusive med ett villkor), ersätta värden från en tabell till en annan, etc. Det vill säga, den här artikeln kommer att vara ungefär en miniguide för att lära dig vad du behöver för arbetet (mer exakt, att börja använda Excel och känna den fulla kraften i den här produkten!).

Det är möjligt att om jag hade läst en liknande artikel för 15-17 år sedan, skulle jag ha börjat använda Excel mycket snabbare (och skulle ha sparat mycket av min tid på att lösa "enkla" problem) (obs: som jag förstår det nu) uppgifter)...

Obs: Alla skärmdumpar nedan är från Excel 2016 (som den senaste idag).

Många nybörjare, efter att ha lanserat Excel, ställer en konstig fråga: "ja, var är bordet?" Samtidigt är alla celler som du ser efter att ha startat programmet ett enda stort bord!

Nu till huvudsaken: vilken cell som helst kan innehålla text, något tal eller en formel. Till exempel visar skärmdumpen nedan ett illustrativt exempel:

• vänster: cell (A1) innehåller primtalet "6". Observera att när du markerar den här cellen visar formelfältet (Fx) helt enkelt siffran "6".
• till höger: i cell (C1) finns också ett enkelt nummer "6", men om du markerar den här cellen ser du formeln "=3+3" - detta är en viktig funktion i Excel!

Bara ett tal (till vänster) och en beräknad formel (till höger)

Poängen är att Excel kan räkna som en miniräknare om du markerar någon cell och sedan skriver en formel, till exempel "=3+5+8" (utan citattecken). Du behöver inte skriva resultatet - Excel beräknar det själv och visar det i cellen (som i cell C1 i exemplet ovan)!

Men du kan skriva i formler och lägga till inte bara siffror, utan även siffror som redan har beräknats i andra celler. I skärmdumpen nedan, i cellerna A1 och B1 finns nummer 5 respektive 6. I cell D1 vill jag få deras summa - du kan skriva formeln på två sätt:

• först: "=5+6" (inte särskilt bekvämt, föreställ dig att i cell A1 - vårt nummer beräknas också enligt någon annan formel och det ändras. Du kommer inte att ersätta ett nytt tal istället för 5 varje gång?!);
• den andra: "=A1+B1" - men detta är det idealiska alternativet, vi lägger helt enkelt till värdena för cellerna A1 och B1 (trots till och med vilka siffror som finns i dem!)

Lägga till celler som redan innehåller siffror

Spridning av en formel till andra celler

I exemplet ovan har vi lagt till de två talen i kolumn A och B i den första raden. Men vi har 6 rader, och oftast i verkliga problem behöver du lägga till siffror på varje rad! För att göra detta kan du:

1. på rad 2 skriv formeln "=A2+B2", på rad 3 - "=A3+B3", etc. (det här är långt och tråkigt, det här alternativet används aldrig);
2. välj cell D1 (som redan har en formel), flytta sedan muspekaren till cellens högra hörn så att ett svart kryss visas (se skärmdump nedan). Håll sedan ner vänster knapp och sträck ut formeln till hela kolumnen. Bekvämt och snabbt! (Obs: du kan också använda kombinationerna Ctrl+C och Ctrl+V för formler (kopiera respektive klistra in)).

Var förresten uppmärksam på det faktum att Excel själv infogade formler i varje rad. Det vill säga, om du nu väljer en cell, säg D2, kommer du att se formeln "=A2+B2" (dvs Excel ersätter formler automatiskt och ger resultatet omedelbart) .

Hur man ställer in en konstant (en cell som inte ändras när du kopierar formeln)

Ganska ofta krävs det i formler (när man kopierar dem) att något värde inte ändras. Låt oss säga en enkel uppgift: konvertera priser i dollar till rubel. Rubelns värde anges i en cell, i mitt exempel nedan är det G2.

Därefter, i cell E2, skriv formeln "=D2*G2" och få resultatet. Men om vi sträcker formeln, som vi gjorde tidigare, kommer vi inte att se resultatet i andra rader, eftersom Excel kommer att sätta formeln "D3*G3" på rad 3, "D4*G4" på rad 4, etc. Vi behöver G2 förbli G2 överallt...

För att göra detta, ändra helt enkelt cell E2 - formeln kommer att se ut som "=D2*$G$2". De där. dollartecken $ - låter dig ange en cell som inte kommer att ändras när du kopierar formeln (dvs vi får en konstant, exempel nedan)...

Hur man beräknar beloppet (formlerna SUM och SUMIFS)

Du kan naturligtvis komponera formler i manuellt läge, skriv "=A1+B1+C1" osv. Men Excel har snabbare och bekvämare verktyg.

En av de mest enkla sätt att lägga till alla markerade celler är att använda alternativet autosummor (Excel skriver själva formeln och infogar den i cellen).

1. Välj först cellerna (se skärmdump nedan);
2. Öppna sedan avsnittet "Formler";
3. Nästa steg är att klicka på knappen "Autosumma". Resultatet av tillägget kommer att visas under de celler du valde;
4. om du markerar cellen med resultatet (i mitt fall är det cellen E8) - då kommer du att se formeln "=SUMMA(E2:E7)" .
5. alltså att skriva formeln "=SUMMA(xx)", var istället xx sätta (eller markera) vilka celler som helst kan du läsa en mängd olika intervall av celler, kolumner, rader...

Ganska ofta när du arbetar behöver du inte bara summan av hela kolumnen, utan summan av vissa rader (dvs. selektivt). Låt oss anta en enkel uppgift: du måste få mängden vinst från någon arbetare (överdrivet, naturligtvis, men exemplet är mer än verkligt).

Jag kommer att använda endast 7 rader i min tabell (för tydlighetens skull), men en riktig tabell kan vara mycket större. Anta att vi måste beräkna alla vinster som "Sasha" gjorde. Så här kommer formeln att se ut:

1. "=SUMIFS(F2:F7 ;A2:A7 ;"Sasha") " - (notera: var uppmärksam på citattecken för tillståndet - de ska vara som i skärmdumpen nedan, och inte som jag har skrivit på min blogg nu). Observera också att Excel, när du anger början av en formel (till exempel "SUMMA..."), själv föreslår och ersätter möjliga alternativ - och det finns hundratals formler i Excel!;
2. F2:F7 är intervallet över vilket talen från cellerna kommer att läggas till (summa);
3. A2:A7 är kolumnen mot vilken vårt tillstånd kommer att kontrolleras;
4. "Sasha" är ett villkor, de rader där "Sasha" är i kolumn A kommer att läggas till (var uppmärksam på den vägledande skärmdumpen nedan).

Obs: det kan finnas flera villkor och de kan kontrolleras med olika kolumner.

Hur man räknar antalet rader (med ett, två eller flera villkor)

En ganska typisk uppgift: att inte räkna summan i cellerna, utan antalet rader som uppfyller något villkor. Tja, till exempel, hur många gånger namnet "Sasha" visas i tabellen nedan (se skärmdump). Uppenbarligen 2 gånger (men detta beror på att tabellen är för liten och tas som ett illustrativt exempel). Hur räknar man ut detta med en formel? Formel:

"=ANTALOM(A2:A7;A2)" - Var:

• A2:A7- intervallet inom vilket rader kommer att kontrolleras och räknas;
• A2- ett villkor är satt (observera att du kan skriva ett villkor som "Sasha", eller så kan du helt enkelt ange en cell).

Resultatet visas på höger sida av skärmen nedan.

Föreställ dig nu en mer avancerad uppgift: du måste räkna raderna där namnet "Sasha" visas, och där i OCH-kolumnen kommer siffran "6" att visas. Framöver kommer jag att säga att det bara finns en sådan rad (skärmdump med ett exempel nedan).

Formeln kommer att se ut så här:

=COUNTIFS(A2:A7 ;A2 ;B2:B7 ;"6") (obs: var uppmärksam på citattecken - de ska vara som i skärmdumpen nedan och inte som min), Var:

A2:A7;A2- det första intervallet och sökvillkoret (liknande exemplet ovan);

B2:B7 ;"6"- det andra intervallet och sökvillkoret (observera att villkoret kan ställas in på olika sätt: antingen ange en cell eller helt enkelt skriv text/nummer inom citattecken).

Hur man beräknar procentandelen av beloppet

Detta är också en ganska vanlig fråga som jag ofta stöter på. I allmänhet, så vitt jag kan föreställa mig, uppstår det oftast - på grund av det faktum att människor är förvirrade och inte vet vad de letar efter en procentandel av (och i allmänhet förstår de inte ämnet procentsatser bra ( även om jag själv inte är en stor matematiker, och fortfarande ... )).

Det enklaste sättet, på vilket det helt enkelt är omöjligt att bli förvirrad, är att använda den "fyrkantiga" regeln, eller proportioner. Hela poängen visas i skärmdumpen nedan: om du har en total summa, låt oss säga att i mitt exempel är detta nummer 3060 - cell F8 (dvs det är 100% vinst, och en del av det gjordes av "Sasha"). du måste hitta vilken...).

I proportion kommer formeln att se ut så här: =F10*G8/F8(dvs kors för kors: först multiplicerar vi två kända tal diagonalt och dividerar sedan med det återstående tredje talet). Med den här regeln är det i princip nästan omöjligt att bli förvirrad i procent.

Det är faktiskt här jag avslutar den här artikeln. Jag är inte rädd för att säga att efter att ha behärskat allt som skrivs ovan (och bara "fem" formler ges här), kommer du sedan att självständigt kunna lära dig Excel, bläddra igenom hjälpen, titta på, experimentera och analysera. Jag ska säga ännu mer, allt som jag beskrev ovan kommer att täcka många uppgifter och gör att du kan lösa de vanligaste, som du ofta pusslar över (om du inte känner till funktionerna i Excel) och inte vet hur man gör det snabbare...

Microsoft Excel är inte bara ett stort bord, utan också en ultramodern miniräknare med många funktioner och möjligheter. I den här lektionen kommer vi att lära oss hur man använder den för sitt avsedda syfte.

Alla beräkningar i Excel kallas formler, och de börjar alla med ett likhetstecken (=).

Jag vill till exempel räkna ut summan av 3+2. Om jag klickar på någon cell och skriver 3+2 inuti, och sedan trycker på Enter-knappen på tangentbordet, så kommer ingenting att beräknas - 3+2 kommer att skrivas i cellen. Men om jag skriver =3+2 och trycker på Enter så kommer allt att beräknas och resultatet visas.

Kom ihåg två regler:

Alla beräkningar i Excel börjar med tecknet =

Efter att ha angett formeln måste du trycka på Enter-knappen på tangentbordet

Och nu om de tecken med vilka vi kommer att räkna. De kallas också aritmetiska operatorer:

Tillägg

Subtraktion

* multiplikation

/ division. Det finns också en pinne som lutar åt andra hållet. Så det passar oss inte.

^ exponentiering. Till exempel läses 3^2 som tre i kvadrat (till andra potens).

% procent. Om vi ​​sätter detta tecken efter ett tal är det delbart med 100. Till exempel blir 5 % 0,05.
Med hjälp av detta tecken kan du beräkna ränta. Om vi ​​behöver beräkna fem procent av tjugo, så kommer formeln att se ut så här: =20*5%

Alla dessa tecken finns på tangentbordet antingen överst (ovanför bokstäverna, tillsammans med siffrorna) eller till höger (i ett separat knappblock).

För att skriva ut tecken längst upp på tangentbordet måste du hålla ned knappen märkt Shift och tillsammans med den trycka på knappen med önskat tecken.

Nu ska vi försöka räkna. Låt oss säga att vi måste lägga till numret 122596 med numret 14830. För att göra detta, vänsterklicka på valfri cell. Som jag redan sa börjar alla beräkningar i Excel med tecknet "=". Det betyder att du i cellen behöver skriva ut =122596+14830

Och för att få svar måste du trycka på Enter-knappen på tangentbordet. Därefter kommer cellen inte längre att innehålla en formel, utan ett resultat.

Var nu uppmärksam på detta toppfält i Excel:

Detta är "Formula Bar". Vi behöver det för att kontrollera och ändra våra formler.

Klicka till exempel på cellen där vi just beräknat beloppet.

Och titta på formelfältet. Det kommer att visa exakt hur vi fick detta värde.

Det vill säga, i formelfältet ser vi inte själva numret, utan formeln med vilken detta nummer erhölls.

Försök att skriva siffran 5 i någon annan cell och tryck på Enter på tangentbordet. Klicka sedan på den cellen och titta i formelfältet.

Eftersom vi helt enkelt skrev ut det här numret och inte beräknade det med en formel, kommer det bara att finnas i formelfältet.

Hur man räknar rätt

Men som regel används den här metoden att "räkna" inte så ofta. Det finns ett mer avancerat alternativ.

Låt oss säga att vi har en sådan här tabell:

Jag börjar med den första positionen "Ost". Jag klickar i cell D2 och skriver lika.

Sedan klickar jag på cell B2, eftersom jag måste multiplicera dess värde med C2.

Jag skriver multiplikationstecknet *.

Nu klickar jag på cell C2.

Och slutligen trycker jag på Enter-knappen på tangentbordet. Allt! Cell D2 ger önskat resultat.

Genom att klicka på den här cellen (D2) och titta i formelfältet kan du se hur detta värde erhölls.

Jag kommer att förklara med samma tabell som ett exempel. Nu skrivs numret 213 in i cell B2. Jag raderar det, skriver ett annat nummer och trycker på Enter.

Låt oss titta på cellen med mängden D2.

Resultatet har förändrats. Detta hände för att värdet i B2 ändrades. Vår formel är trots allt följande: =B2*C2

Det betyder att Microsoft program Excel multiplicerar innehållet i cell B2 med innehållet i cell C2, vad det än är. Dra dina egna slutsatser :)

Försök att skapa samma tabell och beräkna summan i de återstående cellerna (D3, D4, D5).

Under det senaste decenniet har en dator blivit ett oumbärligt verktyg i bokföringen. Samtidigt är dess tillämpning mångsidig. Först och främst är detta naturligtvis användningen redovisningsprogram. Hittills har ganska mycket utvecklats programvara, både specialiserade ("1C", "Info-Revisor", "BEST", etc.) och universella, som Microsoft Office. På jobbet och i vardagen måste man ofta göra många olika beräkningar, underhålla flerradstabeller med numeriska och textinformation, utföra alla möjliga beräkningar med data, utskriftsalternativ. För att lösa ett antal ekonomiska och finansiella problem är det tillrådligt att använda de många funktionerna i kalkylblad. I detta avseende, låt oss överväga beräkningsfunktionerna i MS Excel.

Vladimir SEROV, Ph.D., Olga TITOVA

Källa: Tidningen "Revisor och dator" nr 4 2004

Precis som alla andra kalkylblad är MS Excel designat främst för att automatisera beräkningar som vanligtvis görs på ett papper eller med hjälp av en miniräknare. I praktiken påträffas ganska komplicerade beräkningar i professionell verksamhet. Det är därför vi kommer att prata mer om hur Excel hjälper oss att automatisera deras exekvering.

För att indikera någon åtgärd, såsom addition, subtraktion, etc., används operatorer i formler.

Alla operatörer är indelade i flera grupper (se tabell).

OPERATÖR	MENANDE	EXEMPEL
ARITMETISKA OPERATORER
+ (plustecken)	Tillägg	=A1+B2
- (minustecken)	Subtraktion Unär minus	=A1-B2 =-B2
/(snedstreck)	Division	=A1/B2
*(stjärna)	Multiplikation	= A1*B2
% (procenttecken)	Procent	=20%
^ (lock)	Exponentiering	= 5^3 (5 till 3:e potensen)
JÄMFÖRELSE OPERATÖRER
=	Lika	=OM(A1=B2,"Ja","Nej")
>	Mer	=OM(A1>B2,A1,B2)
<	Mindre	=OM(AKV2;B2;A1)
>= <=	Större än eller lika med Mindre än eller lika med	=OM(A1>=B2,A1,B2) =OM(AK=B2,B2,A1)
<>	Inte jämnlikt	=OM(A1<>B2;"Inte lika")
TEXT OPERATÖR
&(ampersand)	Kombinera teckensekvenser till en teckensekvens	= "Värdet på cell B2 är: "&B2
ADRESS OPERATÖRER
Range (kolon)	Avser alla celler mellan och inklusive intervallgränserna	=SUMMA(A1:B2)
Sammanfogning (semikolon)	Länk för att slå samman intervallceller	=SUMMA(A1:B2;NW;D4:E5)
Korsning (mellanslag)	Länk till vanliga intervallceller	=CUMM(A1:B2C3D4:E5)

Aritmetiska operatorer används för att representera grundläggande matematiska operationer på tal. Resultatet av avrättningen aritmetisk operationär alltid en siffra. Jämförelseoperatorer används för att indikera operationer som jämför två tal. Resultatet av en jämförelseoperation är det logiska värdet TRUE eller FALSE.

Excel använder formler för att utföra beräkningar. Med hjälp av formler kan du till exempel addera, multiplicera och jämföra tabelldata, det vill säga formler ska användas när du behöver ange (automatiskt beräkna) ett beräknat värde i en bladcell. Att ange en formel börjar med symbolen "=" (lika tecken). Det är detta tecken som skiljer att skriva in formler från att skriva in text eller ett enkelt numeriskt värde.

När du anger formler kan du använda vanliga numeriska och textvärden. Kom ihåg att numeriska värden bara kan innehålla siffrorna 0 till 9 och Specialsymboler: (plus, minus, snedstreck, runda fästen, punkt, kommatecken, procent och dollartecken). Textvärden kan innehålla alla tecken. Det bör noteras att textuttryck som används i formler måste omges av dubbla citattecken, till exempel "konstant1". Dessutom kan du i formler använda cellreferenser (inklusive i form av namn) och många funktioner som är kopplade till varandra av operatorer.

Referenser är celladresser eller cellintervall som ingår i en formel. Cellreferenser specificeras på vanligt sätt, dvs i formen A1, B1, C1. Till exempel, för att få summan av cellerna A1 och A2 i cell A3, räcker det att ange formeln =A1+A2 (Fig. 1).

När du anger en formel kan cellreferenser skrivas in tecken för tecken direkt från det latinska tangentbordet, men det är ofta mycket lättare att ange dem med hjälp av musen. Till exempel, för att ange formeln =A1+B2, måste du göra följande:

Välj cellen där du vill ange formeln;

Börja ange formeln genom att trycka på tangenten "=" (lika med);

Klicka på cell A1;

Ange "+"-symbolen;

Klicka på cell B2;

Avsluta inmatningen av formeln genom att trycka på Enter.

Ett cellintervall representerar ett visst rektangulärt område av kalkylbladet och bestäms unikt av adresserna till celler som finns i motsatta hörn av intervallet. Separerade med ett ":" (kolon) utgör dessa två koordinater intervalladressen. Till exempel, för att få summan av cellerna i intervallet C3:D7, använd formeln =SUMMA(C3:D7).

I det speciella fallet när intervallet helt består av flera kolumner, till exempel från B till D, skrivs dess adress i formen B: D. På liknande sätt, om intervallet helt består av raderna 6 till 15, har det adressen 6:15. Dessutom, när du skriver formler, kan du använda föreningen av flera intervall eller celler, separera dem med ";"-symbolen. (semikolon), till exempel C3:D7; E5;F3:G7.

Redigera en redan inmatad formel kan göras på flera sätt:

Dubbelklicka med vänster musknapp på en cell för att justera formeln direkt i den cellen;

Välj en cell och tryck på F2-tangenten (Fig. 2);

Markera en cell genom att flytta markören till formelfältet och klicka med vänster musknapp.

Som ett resultat kommer programmet att växla till redigeringsläge, under vilket du kan göra nödvändiga ändringar i formeln.

När du fyller i en tabell är det vanligt att endast ställa in beräkningsformler för den "första" (initiala) raden eller "första" (initial) kolumnen och fylla i resten av tabellen med formler med kopierings- eller fyllningslägena. Ett utmärkt resultat erhålls genom att använda autokopieringsformler med autofyll.

Låt oss påminna dig om hur du korrekt implementerar kopieringsläget. Det kan finnas olika alternativ (och problem också).

Det är nödvändigt att komma ihåg att vid kopiering transponeras adresser. När du kopierar en formel från en cell till en annan, reagerar Excel olika på formler med relativa och absoluta referenser. För relativa, transponerar Excel adresser som standard, beroende på positionen för cellen som formeln kopieras till.

Till exempel måste du rad för rad lägga till värdena för kolumn A och B (fig. 8) och placera resultatet i kolumn C. Om du kopierar formeln =A2+B2 från cell C2 till cell C3* (och längre ner i C), så konverterar Excel själv formeladresser till =A3+B3 (etc.). Men om du behöver placera formeln, säg, från C2 i cell D4, kommer formeln redan att se ut som =B4+C4 (istället för den obligatoriska =A4+B4), och följaktligen kommer resultatet av beräkningarna att vara felaktigt! Med andra ord, ägna särskild uppmärksamhet åt kopieringsprocessen och vid behov justera formlerna manuellt. Förresten, själva kopieringen från C2 till C3 görs på följande sätt:

1) välj cell C2 från vilken du behöver kopiera formeln;

2) klicka på knappen "Kopiera" i verktygsfältet, eller tangenterna Ctrl+C, eller välj "Redigera ® Kopiera" från menyn;

3) välj cell C3 som vi ska kopiera formeln till;

4) tryck på knappen "Klistra in" i verktygsfältet, eller tangenterna Ctrl+V, eller genom menyn "Redigera ® Klistra in" och tryck på Enter.

Låt oss titta på autokompletteringsläget. Om du behöver flytta (kopiera) en formel till flera celler (till exempel i C3:C5) ner i en kolumn, är det bekvämare och enklare att göra detta: upprepa föregående sekvens av åtgärder upp till steg 3 för att välja cell C3, flytta sedan muspekaren till intervallets startcell ( C3), tryck på vänster musknapp och, utan att släppa den, dra den ner till den önskade sista cellen i intervallet. I vårt fall är detta cell C5. Släpp sedan vänster musknapp, flytta markören till knappen "Infoga" i verktygsfältet och tryck på den och sedan Enter. Excel konverterar själv formeladresserna i det intervall vi har valt till motsvarande radadresser.

Ibland finns det ett behov av att kopiera endast det numeriska värdet för en cell (cellintervall). För att göra detta måste du göra följande:

1) välj cellen (intervallet) från vilken du vill kopiera data;

2) klicka på knappen "Kopiera" i verktygsfältet eller välj "Redigera ® Kopiera" från menyn;

3) välj cellen (överst till vänster i det nya intervallet) till vilken data ska kopieras;

4) välj "Redigera ®" från menyn Specialinsats” och tryck på Enter.

Vid kopiering av formler utför datorn omedelbart beräkningar på dem, vilket ger ett snabbt och tydligt resultat.

:: Funktioner i Excel

Funktioner i Excel underlättar i hög grad beräkningar och interaktion med kalkylblad. Den vanligaste funktionen är att summera cellvärden. Låt oss komma ihåg att det kallas SUM, och argumenten är intervall av tal som ska summeras.

I en tabell behöver du ofta beräkna summan för en kolumn eller rad. För att göra detta erbjuder Excel en automatisk summafunktion, som utförs genom att klicka på knappen (“Autosumma”) i verktygsfältet.

Om vi ​​anger en serie siffror, placerar markören under dem och dubbelklickar på ikonen för autosumma, siffrorna kommer att läggas till (Fig. 3).

I senaste versionen Programmet har en listknapp till höger om ikonen för autosumma, som låter dig utföra ett antal ofta använda operationer istället för summering (fig. 4).

:: Automatiska beräkningar

Vissa beräkningar kan göras utan att ange formler alls. Låt oss göra en liten lyrisk utvikning, som kan vara användbar för många användare. Som ni vet, ett kalkylblad, på grund av dess bekvämt gränssnitt och beräkningsmöjligheter kan helt ersätta beräkningar med hjälp av en miniräknare. Praxis visar dock att en betydande del av människor som aktivt använder Excel i sina aktiviteter håller en miniräknare på sitt skrivbord för att utföra mellanliggande beräkningar.

För att kunna utföra operationen att summera två eller flera celler i Excel för att få ett tillfälligt resultat, måste du utföra minst två extra operationer - hitta platsen i den aktuella tabellen där summan kommer att finnas och aktivera den automatiska summa operation. Och först efter det kan du välja de celler vars värden behöver summeras.

Det är därför, från och med Excel 7.0, en autoberäkningsfunktion byggdes in i kalkylarket. Excel-kalkylblad har nu möjlighet att snabbt utförande vissa matematiska operationer i automatiskt läge.

För att se resultatet av den mellanliggande summeringen, välj helt enkelt de nödvändiga cellerna. Detta resultat återspeglas också i statusfältet längst ner på skärmen. Om beloppet inte visas där, flytta markören till statusfältet längst ner i ramen, klicka Högerklicka musen och i rullgardinsmenyn bredvid raden Belopp klickar du på vänster musknapp. Dessutom kan du i den här menyn på statusfältet välja olika alternativ för de beräknade resultaten: summa, aritmetiskt medelvärde, antal element eller minimivärdet i det valda intervallet.

Låt oss till exempel använda den här funktionen för att beräkna summan av värden för intervallet B3:B9. Välj siffrorna i cellintervallet B3:B9. Observera att i statusfältet längst ner i arbetsfönstret har inskriptionen Sum=X dykt upp, där X är ett tal lika med summan av de valda siffrorna i intervallet (fig. 5).

Som du kan se är resultaten av den vanliga beräkningen med formeln i cell B10 och den automatiska beräkningen desamma.

:: Funktionsguide

Utöver summafunktionen låter Excel dig bearbeta data med andra funktioner. Vilken som helst av dem kan matas in direkt i formelfältet med hjälp av tangentbordet, men för att förenkla inmatningen och minska antalet fel har Excel en "Funktionsguide" (Fig. 6).

Du kan anropa dialogrutan "Wizards" genom att använda kommandot "Insert ® Function", tangentkombinationen Skift+F3 eller knappen i standardverktygsfältet.

Den första dialogrutan i "Funktionsguiden" är organiserad tematiskt. Efter att ha valt en kategori kommer vi i det nedre fönstret att se en lista över funktionsnamn som ingår i denna grupp. Till exempel kan du hitta SUM()-funktionen i gruppen "Matematisk", och i gruppen "Datum och tid" finns funktionerna DAY(), MONTH(), YEAR(), TODAY().

Dessutom för att påskynda urvalet Excel-funktioner"kommer ihåg" namnen på 10 nyligen använda funktioner i motsvarande grupp. Observera att längst ner i fönstret visas en kort referens om syftet med funktionen och dess argument. Om du klickar på knappen Hjälp längst ner i dialogrutan öppnar Excel avsnittet Hjälp.

Låt oss anta att det är nödvändigt att beräkna värdeminskningen på egendom. I detta fall ska du ange ordet "avskrivning" i funktionssökningsområdet. Programmet kommer att välja alla funktioner för avskrivning (Fig. 7).

Efter att ha fyllt i lämpliga fält för funktionen kommer fastighetsavskrivningen att beräknas.

Ofta behöver du lägga till siffror som uppfyller något villkor. I det här fallet bör du använda SUMIF-funktionen. Låt oss överväga specifikt exempel. Låt oss säga att du måste beräkna provisionsbeloppet om värdet på fastigheten överstiger 75 000 rubel. För att göra detta använder vi data från tabellen över provisionsberoendet på fastighetens värde (fig. 8).

Våra åtgärder i det här fallet är följande. Placera markören i cell B6, använd knappen för att starta "Funktionsguiden", i kategorin "Matematisk" välj SUMIF-funktionen, ställ in parametrarna som i Fig. 9.

Observera att vi väljer intervallet av celler A2:A6 (egenskapsvärde) som intervall för kontroll av villkoret och B2:B6 (provisioner) som summeringsintervall, och villkoret ser ut som (>75000). Resultatet av vår beräkning kommer att vara 27 000 rubel.

:: Låt oss ge cellen ett namn

För att underlätta användningen har Excel möjligheten att tilldela namn till enskilda celler eller intervall, som sedan kan användas i formler precis som vanliga adresser. För att snabbt namnge en cell, markera den, placera pekaren i namnrutan till vänster i formelfältet, klicka och skriv in ett namn.

När du tilldelar namn måste du komma ihåg att de kan bestå av bokstäver (inklusive det ryska alfabetet), siffror, punkter och understreck. Det första tecknet i namnet måste vara en bokstav eller ett understreck. Namn kan inte ha samma utseende som cellreferenser, till exempel Z$100 eller R1C1. Ett namn kan innehålla mer än ett ord, men mellanslag är inte tillåtna. Understreck och punkter kan användas som ordavgränsare, till exempel Sales_Tax eller First.Quarter. Namnet kan innehålla upp till 255 tecken. I det här fallet uppfattas stora och små bokstäver lika.

För att infoga ett namn i en formel kan du använda kommandot "Insert ® Name ® Insert" genom att välja önskat namn i listan med namn.

Det är användbart att komma ihåg att namn i Excel används som absoluta referenser, det vill säga de är en typ av absolut adressering, vilket är praktiskt när man kopierar formler.

Namn i Excel kan definieras inte bara för enskilda celler utan också för intervall (inklusive icke-angränsande). För att tilldela ett namn, markera helt enkelt intervallet och skriv sedan in namnet i namnfältet. Dessutom, för att ange namnen på intervall som innehåller rubriker, är det bekvämt att använda det speciella kommandot "Skapa" i menyn "Infoga ® Namn".

För att ta bort ett namn, välj det i listan och klicka på knappen "Radera".

När du skapar en formel som refererar till data från ett kalkylblad kan du använda rad- och kolumnrubriker för att identifiera data. Till exempel, om du tilldelar kolumnvärdena namnet på kolumnnamnet (bild 10),

För att sedan beräkna det totala beloppet för kolumnen "Kommission", använd formeln =SUM(Kommission) (Fig. 11).

:: Ytterligare egenskaper Excel - Mallar

MS Excel innehåller en uppsättning mallar - Excel-tabeller, som är avsedda för att analysera ett företags ekonomiska verksamhet, upprätta en faktura, arbetsorder och till och med för redovisning personlig budget. De kan användas för att automatisera lösningar på ofta förekommande problem. Således kan du skapa dokument utifrån mallarna "Förskottsrapport", "Faktura", "Order", som innehåller dokumentformer som används i affärsverksamhet. Dessa former är på sitt eget sätt utseende och när de skrivs ut skiljer sig inte från de vanliga, och det enda du behöver göra för att få dokumentet är att fylla i dess fält.

För att skapa ett dokument baserat på en mall, kör kommandot "Skapa" från menyn "Arkiv" och välj sedan önskad mall på fliken "Lösningar" (Fig. 12).

Mallar kopieras till disk under en normal Excel-installation. Om mallar inte visas i dialogrutan "Skapa dokument", kör programmet Excel installation och installera mallarna. För detaljerad information om att installera mallar, se avsnittet "Installera Microsoft Office-komponenter" i Excel Hjälp.

Till exempel, för att skapa ett antal finansiella dokument, välj mallen "Financial Templates" (Fig. 13).

Denna grupp av mallar innehåller formulär för följande dokument:

Resecertifikat;
. förhandsrapport;
. betalningsorder;
. faktura;
. faktura;
. fullmakt;
. inkommande och utgående beställningar;
. betalningar för telefon och el.

Välj formuläret du behöver fylla i, ange sedan alla nödvändiga uppgifter och skriv ut det. Om så önskas kan dokumentet sparas som en vanlig Excel-tabell.

Excel låter användaren skapa dokumentmallar själv, samt redigera befintliga.

Dokumentformulär kan dock ändras med tiden och då blir den befintliga mallen oanvändbar. I de mallar som följer med Excel skulle det dessutom vara en bra idé att i förväg ange sådan permanent information som information om din organisation och chef. Slutligen kan du behöva skapa din egen mall: till exempel kommer planeringsavdelningen med största sannolikhet att behöva mallar för att göra uppskattningar och beräkningar, och ekonomiavdelningen kommer med största sannolikhet att behöva ett fakturaformulär med din organisations logotyp.

För sådana fall i Excel, som i många andra program som fungerar med elektroniska dokument, är det möjligt att skapa och redigera mallar för ofta använda dokument. En Excel-mall är en speciell arbetsbok som du kan använda som mall för att skapa andra arbetsböcker av samma typ. Till skillnad från det vanliga Excel-arbetsböcker, med tillägget *.xls, har mallfilen tillägget *.xlt.

När du skapar ett dokument baserat på en mall skapar Excel automatiskt en arbetskopia av det med filtillägget *.xls och lägger till ett serienummer i slutet av dokumentnamnet. Den ursprungliga mallen förblir intakt och kan sedan återanvändas.

För att automatiskt ange datum kan du använda följande metod: ange IDAG-funktionen i datumcellen, varefter den kommer att visa aktuell dag i månaden, månad respektive år.

Naturligtvis kan du använda alla övervägda åtgärder på mallar när du arbetar med vanliga Excel-arbetsböcker.