Требования предъявляемые к автоматизации доу в организации. Автоматизированные системы доу
Читайте также
Основные понятия автоматизации ДОУ Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Основные понятия автоматизации ДОУ Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Задачи, решаемые в ДОУ Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). Систематизация архива документов.
Простая деловая процедура продажи товара клиенту 1) клиент звонит в компанию для размещения заказа; 2) заказ регистрируется в базе данных клиентов; 3) выписывается счет на товар; 4) счет передается в бухгалтерию; 5) бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе; 6) товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных; 7) выписывается счет-фактура и накладная на товар; 8) товар отгружается клиенту; 9) счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
Категории систем автоматизации ДОУ системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).
Проблемы автоматизации ДОУ в России отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства; отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур; путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.
Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.
Задачи по совершенствованию организации ДОУ Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.
Группы операций ведения кадрового учета при бумажном документообороте учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности.
Положительные эффекты интеграции кадрового учета и СЭД Защита передаваемых данных. Качественно проработанные в САДД механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных приказов по основной деятельности. САДД предоставит кадровику своевременно и в любой удобный момент копии всех необходимых приказов.
Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.
Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.
предлагаются следующие этапы проведения работ по выбору автоматизированной системы ДОУ 1:
Составление перечня предъявляемых основных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота.
Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования для экспертной оценки.
Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов.
Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.
Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов.
Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях данного типа), репутации фирмы-разработчика.
Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота.
14 Цели автоматизации доу. Задачи доу в организации. Охват процесса автомтизации доу.
Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:
Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации , которые условно можно систематизировать по следующим областям:
Подготовка и оформление документов
повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации
унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования
Организация документооборота и исполнения документов
исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)
исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации)
упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация)
повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами
сокращение сроков исполнения и прохождения документов
своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом)
Организация контроля исполнения документов
объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных)
оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа
обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения),
Организация хранения документов, поисковая система.
обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним.
обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу.
обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.
Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.
Под автоматизацией
в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.
Под системой автоматизации документационного обеспечения управления
(ДОУ)
следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.
Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ
) разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;
) инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;
) настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.
Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.
Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.
Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой - она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).
Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).
Создание общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС), автоматизированных отраслевых систем управления (АСУ). Типовая система документационного обеспечения управления (ТСДО). Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по учетной и статистической документации, автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).
Тема 2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в доу. Международные и национальные стандарты.
Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 2000 г. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества от 2003 г. (с изменениями и дополнениями). Международные правовые акты.
Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Кодексы РФ.
Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные и региональные программы, концепции. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (с измен, и дополнен, от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля
2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр - 212).
Совет по информационной безопасности при Президенте РФ.
Нормативно-методические документы и стандарты. ГОСТ 34.03-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения», ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания». Национальные стандарты, разработанные на базе международных стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v. 1.0» и др.
Международные стандарты ИСО и МЭК. (ИСО 26300, ИСО 29500, ИСО 19005, ИСО 16175, ИСО 13008, ИСО 13028, ИСО серии 30300, МЭК 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10, и др.
Введение
Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизации системы делопроизводства и документооборота (АС ДОУ) подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.
По данным журнала “ASAP”, за год в мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации 1 . Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.
Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.
Исходя из вышесказанного, мы сформулировали цель работы – выявить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией.
Объектом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.
Гипотеза исследования: предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией позволят определить их достоинства и недостатки.
В соответствии с целью и гипотезой в работе ставятся задачи:
изучить состояние вопроса в литературе;
обозначить и определить предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией;
обозначить и определить современные условия автоматизированных систем управления документацией;
выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией.
Актуальность темы:
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.
Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:
во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления,
во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;
в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
1. Необходимость автоматизированных систем документооборота
Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.
Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).
К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.
В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).
Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.
Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов 1 . Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.
Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками 2 . При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.
Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:
технология (на основе современных компьютерных комплексов).
корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).
В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.
СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.
Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).
Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.
В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.