A dow automatizálásának követelményei a szervezetben. Dow automatizált rendszerek

Alapfogalmak az óvodai nevelési intézmények automatizálása A dokumentálás a dokumentumok létrehozása, azaz azok összeállítása, végrehajtása, jóváhagyása és elkészítése. Irodai munka: olyan intézkedések összessége, amelyek biztosítják egy vállalkozás vagy szervezet DOW-ját. Néha azt mondják, hogy az óvodai nevelési intézmény az irodai munka fő funkciója. Az iratokkal végzett munka szervezése - iratok mozgatásának, felkutatásának, tárolásának, felhasználásának biztosítása.

A DOW automatizálás alapfogalmai Dokumentumok archív tárolásának rendszerezése - a szervezetben keletkezett információk tárolási szabályainak meghatározása, keresése és felhasználása a vezetői döntéshozatal és az üzleti folyamatok támogatására. Dokumentumáramlás - dokumentumok mozgása a DOW keretein belül. Üzleti eljárás - bizonyos műveletek (munkák, feladatok, eljárások) sorozata, amelyet a szervezetek alkalmazottai végeznek egy vállalkozás vagy szervezet tevékenysége során felmerülő problémák vagy célok megoldása érdekében. Az elektronikus archívum a levéltári tárhelyrendszerezés problémáit oldja meg elektronikus dokumentumokat a DOE-n belül.

A DOW Dokumentációban megoldott feladatok (dokumentumok készítése, lebonyolítása, koordinálása, elkészítése). Iratkezelési folyamatban lévő dokumentumokkal való munka szervezése (mozgatás, a végrehajtás ellenőrzése, tárolása, felhasználása). Irattár szervezése.

Egyszerű üzleti eljárás egy termék vevőnek történő értékesítéséhez 1) Az ügyfél felhívja a céget rendelés leadására; 2) a megrendelés regisztrálva van az ügyfél adatbázisban; 3) az áruról számlát állítanak ki; 4) a számla átadásra kerül a számviteli osztálynak; 5) a számviteli osztály pénzt kap az áruért, amelyet rögzítenek a számviteli rendszerben; 6) az árut a raktárból szállítják, amely fel van jegyezve a raktári adatbázisban; 7) az áruról számlát és számlát állítanak ki; 8) az árut az ügyfélnek szállítják; 9) a számla és a fuvarlevél átadásra kerül a számviteli osztálynak.

Automatizálási rendszerek kategóriái DOW workflow rendszerek (üzleti eljárások automatizálása); csoportmunka rendszerek (csapatmunka); dokumentumkezelő rendszerek (elsősorban dokumentumok nyilvántartását, tárolását és visszakeresését biztosítják); rendszerek Email(dokumentumcserére szolgál).

Az oroszországi óvodai oktatási intézmények automatizálásának problémái az orosz irodai munka automatizálásához szükséges késztermékek hiánya; az üzleti eljárások automatizálása iránti aktív kereslet hiánya; zavar a nyugati gyártók termékeinek pozicionálásában irodaautomatizálási célokra stb.

A vállalati méret növekedésével felmerülő problémák A menedzsment elveszíti a holisztikus képet arról, hogy mi történik. A strukturális osztályok egymás tevékenységéről nem ismerve tevékenységüket összehangoltan nem végzik. Elkerülhetetlenül romlik az ügyfélszolgálat minősége és a szervezet külső kapcsolattartási képessége. Ennek következménye a munka termelékenységének csökkenése; forráshiány érzése van: humán, technikai, kommunikációs stb.

A vállalkozás méretének növekedésével adódó problémák Bővíteni kell a létszámot, be kell fektetnünk új munkahelyek felszerelésébe, helyiségekbe, kommunikációba, dolgozók képzésébe. A feldolgozóipari vállalkozásoknál a létszámbővítés a gyártástechnológia változását vonhatja maga után, ami további beruházást igényel. Indokolatlan létszámnövekedés, csökkenő termelékenység, termelési beruházások szükségessége esetén forgótőke-növelésre van szükség, ami viszont új hitelekhez és a tervezett nyereség csökkenéséhez vezethet.

Feladatok a DOW szervezeti felépítésének javítására A dokumentuminformációk előkészítésével és feldolgozásával kapcsolatos minden munka javítása a vállalkozás dokumentum-támogatási mechanizmusának (DOW) létrehozásával. A megfelelő automatizálási stratégia kiválasztása, beleértve a megfelelő termékek kiválasztását.

Karbantartási műveletcsoportok személyzeti nyilvántartások papír alapú munkafolyamattal, személyes ügyiratba foglalt elsődleges dokumentumok könyvelésével és tárolásával; Személyzeti megbízások formálása, végrehajtása és tárolása; statisztikai és egyéb jelentések elkészítése és benyújtása; a főtevékenységre vonatkozó megrendelések másolatainak tárolása.

A személyzeti nyilvántartások és az EDMS integrációjának pozitív hatásai A továbbított adatok védelme. Minőségileg kifejlesztett beviteli mechanizmusok az SADD-ben Nagy mennyiségű papír dokumentumokat. A személyzeti tiszt jelenlegi munkájához szükséges a főtevékenységre vonatkozó egyedi megrendelések másolatainak időben történő kézhezvétele. Az SADD a személyzeti tisztnek kellő időben és megfelelő időben átadja az összes szükséges parancs másolatát.

Az orosz irodaautomatizálási ipar kilátásai Abszolút minden szervezet és nagyszámú magánszemélyek. Szinte minden szervezet szembesül problémákkal az irodai munka során, még ha nem is automatizálásáról beszélünk: dokumentumok elvesznek, nem ellenőrzik, nem hajtják végre, stb. , amely a modern orosz gazdaság egyik legsürgetőbb feladata.

Az orosz irodaautomatizálási ipar kilátásai A szervezetekben a titkárok és az irodai munkáért felelős személyek képzettsége nem kielégítő, fejlesztésre szorul. Rendkívül magasak a felhasználói igények az irodai automatizálási programok fejlesztésére és számos munkaállomással, információs és alkalmazási rendszerrel való integrációjára.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmények automatizált rendszerei a menedzsment folyamatok automatizálását célzó szoftverrendszerek.

központi link információs technológiák modern körülmények között egy számítógép és a hozzá kapcsolódó technikai eszközök komplexuma. Az információs technológia megvalósítása irányítási rendszerrel, szervezeti és módszertani támogatással valósul meg. Az egyes technológiák, technikai eszközök dokumentumkezelésben történő alkalmazásakor ügyelni kell ezek használatának konkrét következményeire.

az óvodai nevelési intézmény automatizált rendszerének kiválasztására vonatkozó munka következő szakaszait javasoljuk 1:

Az alapvető és rendszertechnikai követelmények listájának összeállítása vállalati rendszer munkafolyamat automatizálás.

Súlyozó tényezők (pontok) rendszerének vagy rangsorának megválasztása a szakértői értékeléshez.

Szoftvertermékek értékelése a főbb funkcionális követelmények, valamint a rendszer- és műszaki jellemzők szempontjából.

A kiválasztott termékek adaptációs képességének értékelése.

Ezen kritériumoknak megfelelő szoftvertermékek kiválasztása.

Szoftvertermékek beszerzésével és bevezetésével kapcsolatos költségek összehasonlító értékelése.

A kiválasztott szoftvertermékek használatának tapasztalatainak értékelése (beleértve a szervezetekben is ebből a típusból), a fejlesztő hírnevét.

Választás szoftver munkafolyamat automatizálási rendszerhez.

14 A dow automatizálás céljai. Dow feladatok a szervezetben. A dow automatizálási folyamat lefedettsége.

Az óvodai nevelési intézmények automatizálásának céljai szervezeti és jogi formájuktól függetlenül az összes szervezet esetében meglehetősen hasonlóak, és véleményünk szerint a következők:

Az irányítás minőségének és hatékonyságának javítása, ennek eredményeként a vállalkozás versenyképességének biztosítása a piacon;

A szervezet összes strukturális részlegének egyetlen irodai munkaciklusban való megszilárdítása, beleértve a területileg távoliakat is;

Gyors, ugyanakkor differenciált hozzáférés biztosítása a szervezet információs (dokumentációs) erőforrásaihoz;

Munka- és időköltségek, általános költségek csökkentése, és ennek eredményeként gazdasági hatás elérése;

Az elektronikus dokumentumkezelésre való fokozatos átállás megalapozása a vállalatnál, a jövőért való munka.

A kitűzött célok elérése a megoldáson keresztül lehetséges a szervezet óvodai nevelési-oktatási intézményeinek automatizálásának feladatai, amely feltételesen rendszerezhető a következő területeken:

Dokumentumok elkészítése, lebonyolítása

a szervezetben keletkezett dokumentumok elkészítésének minőségének és hatékonyságának javítása

a dokumentumokkal való munka folyamatának egységesítése létezésének minden szakaszában

Az iratforgalom szervezése és az iratok lebonyolítása

a dokumentumra vonatkozó információk bevitelével kapcsolatos párhuzamos munka kiküszöbölése a vele való munka különböző szakaszaiban (regisztrációs folyamat)

a dokumentum elvesztésének lehetőségének kizárása (a szervezet dokumentumbázisának létrehozása)

a szervezet munkafolyamatának egyszerűsítése (dokumentumfolyamat minták egyszerűsítése – útválasztás)

a végrehajtók okmányokkal végzett munkájának hatékonyságának és minőségének növelése

a végrehajtási határidők és a dokumentumok áthaladásának csökkentése

az alkalmazottak és a vezetőség időben történő tájékoztatása a kapott ill dokumentumokat hozott létre(az ugyanazon a dokumentumon végzett párhuzamos munka elkerülése érdekében)

A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés szervezése

a szervezet összes részlegének (beleértve a területileg távoliakat is) dokumentációs áramlásának konszolidálása

azonnali tájékoztatás a végrehajtás állapotáról és bármely dokumentum helyéről

a dokumentumok áthaladásának szakaszainak nyomon követésének biztosítása a szervezet osztályain azok beérkezésétől (létrehozásától) a velük végzett munka befejezéséig (végrehajtás),

Dokumentumtárolás szervezése, keresőrendszer.

az elektronikus formában készült dokumentumok szövegeinek, azok grafikai képeinek és anyagainak központosított tárolásának biztosítása.

az azonos témához kapcsolódó dokumentumok gyors keresésének és logikai összekapcsolásának megszervezésének lehetőségének biztosítása.

a dokumentumok (anyagok) gyors keresésének és kiválasztásának biztosítása a tematikus részletkészletnek megfelelően.

A szervezet integrált irányítási rendszerének bevezetésének, belső üzleti folyamatainak optimalizálásának egyik eszköze a menedzsment dokumentációs támogatásának automatizálása, amely lehetővé teszi a versenytársak azonosítását mind operatív, mind stratégiai döntések meghozatalakor. A vezetői dokumentáció támogatásának hatékonysága nagymértékben befolyásolja a vezetési folyamatok sikerét. Ebből kifolyólag javítani kell a dokumentumokkal való munka formáit és módszereit.

Alatt automatizálás

tág értelemben az alkalmazás automata eszközök adott program szerint dolgozni és bármely tevékenységi területen részben vagy teljesen helyettesíteni egy személyt.

Alatt automatizálási rendszer a menedzsment dokumentációs támogatására

(DÁMVADTEHÉN)

Minden olyan automatizált rendszert értünk, amely a dokumentálás, a dokumentumokkal végzett munka és a munkafolyamat megszervezésével kapcsolatos problémákat oldja meg, függetlenül az automatizálás tárgyától, legyen az állami hatóság, kereskedelmi bank, kereskedelmi társaság vagy bármely más szervezet. Fontos, hogy az irányítás ebben a szervezetben a szabályozási és módszertani dokumentumok követelményeinek megfelelően történjen.

Három fő az óvodai nevelési intézmények automatizálási rendszerének megvalósításának módja

) az óvodai nevelési rendszer eredeti automatizálási rendszerének kidolgozása;

) tipikus óvodai automatizálási rendszer telepítése;

) automatizálási eszközök beállítása az óvodai nevelési intézmények számára.

Egy eredeti óvodai automatizálási rendszer kifejlesztése magában foglalja a programozók bevonását és egy automatizált rendszer kifejlesztését a semmiből egy adott szervezet számára. Ugyanakkor ennek a szervezetnek a jellemzőit a lehető legnagyobb mértékben figyelembe veszik, ami azt jelenti új rendszer kényelmesen használható. Igaz, a programozási folyamatnak ebben az esetben számos hátránya van. Hosszú és drága, és hajlamos az irányítás elvesztésére, ami miatt sok idő és pénz ráfordítása után kiderülhet, hogy a kifejlesztett rendszer nem felel meg a támasztott követelményeknek, és mindent elölről kell kezdeni. .

Egy tipikus óvodai automatizálási rendszer telepítése ebben az értelemben teljesen ellentéte az eredeti rendszer fejlesztésének. Vállalatok - az óvodai oktatási intézmények automatizálási rendszereinek gyártói szabványt dolgoznak ki szoftver termékek, amely minimális adaptációval különféle szervezetekben használható. Az ilyen rendszerek bizonyos közös funkciókat valósítanak meg a dokumentumokkal való munkavégzéshez, olcsók és a lehető legrövidebb időn belül megvalósulnak. Nagyon kényelmes megközelítésnek tűnik, de vannak hátrányai is. Az a tény, hogy bár az óvodai oktatási intézmények megszervezésére vonatkozó követelmények a Fehérorosz Köztársaságban azonosak, nagyon kibővültek, és a végrehajtási módszerek jelentősen eltérnek. Ebben a tekintetben szükségessé válik a funkciók körének bővítése, ami egy tipikus rendszerben nem könnyű és sokszor lehetetlen is.

A DOE automatizálási eszközök beállítása köztes lehetőség a két fent említett feladatmegoldási módszer között. Egyrészt e módszer keretein belül néhány tipikus rendszer, amely egy bizonyos funkciókészletet valósít meg (mint a második esetben), másrészt olyan ipari eszközök alapján épül fel, amelyek segítségével az adott szervezet igényeihez igazítható. Az ilyen adaptáció lehetővé teszi egy adott szervezet jellemzőinek figyelembevételét (mint az első esetben).

A dokumentumok feldolgozására, létrehozására, felhasználására és tárolására szolgáló automatizált technológiák bevezetésének szakaszai. E technológiák fejlődése és hatása a dokumentációs folyamatokra. Az új adathordozókon rögzített dokumentumokkal (géppel olvasható dokumentumok, elektronikus dokumentumok) végzett munka jellemzőinek és mintáinak tanulmányozása.

Számviteli, nemzetgazdasági tervezési és irányítási információgyűjtési és -feldolgozási országos rendszer (OGAS), automatizált ágazati irányító rendszerek (ACS) létrehozása. A menedzsment dokumentációs támogatásának szabványos rendszere (TSDO). Számviteli és statisztikai dokumentációs automatizált információkereső rendszerek, bizonylatok lebonyolításának ellenőrzésére automatizált rendszerek (ASKID) létrehozása.

2. téma Nemzetközi és nemzeti szabványok.

Nemzetközi jogi aktusok. A Globális Információs Társadalom 2000. évi Okinavai Chartája. Az információs társadalommal foglalkozó világcsúcs 2003. évi nyilatkozata (módosítva). Nemzetközi jogi aktusok.

Az Orosz Föderáció törvényei és szabályzatai. Az Orosz Föderáció 2011. április 6-i 63-FZ törvénye az elektronikus aláírásról. Az Orosz Föderáció 2006. július 27-i 149-FZ törvénye az információról, információs technológiákról és információvédelemről. Az Orosz Föderáció kódjai.

Az Orosz Föderáció kormányának rendeletei és rendeletei, szövetségi és regionális programok, koncepciók. Az Orosz Föderáció kormányának 2012. szeptember 6-i 890. számú rendelete "Az elektronikus dokumentumkezelés javítására irányuló intézkedésekről a hatóságoknál". kormányrendelet Orosz Föderáció 2009. szeptember 22-i keltezésű 754. számú „A tárcaközi elektronikus dokumentumkezelés rendjéről szóló szabályzat jóváhagyásáról”. Az Orosz Föderáció kormányának 2011. szeptember 7-i 751. számú rendelete "A szövetségi végrehajtó testületekben a papírmunka szabályainak módosításáról". Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete „A szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályainak jóváhagyásáról”. Az Orosz Föderáció kormányának 2007. december 25-i 931. számú rendelete "Az állami szervek és a helyi önkormányzatok közötti információs interakció biztosítására irányuló egyes intézkedésekről a polgárok és szervezetek közszolgáltatásaiban." Az Orosz Föderáció kormányának 2002. január 28-i 65. számú rendelete „Az „Elektronikus Oroszország (2002-2010) szövetségi célprogramról” (módosítva és kiegészítve, 2006. augusztus 15.). Az Orosz Föderáció kormányának 2010. október 20-án kelt 1815. számú rendelete „Az Orosz Föderáció „Információs Társadalom (2011-2020)” állami programjáról. Az Orosz Föderáció kormányának 2010. december 17-i 2299-r számú rendelete "A szövetségi végrehajtó szervek és a szövetségi költségvetési intézmények szabad szoftverek használatára való átállásának tervéről." Az Orosz Föderáció kormányának február 12-i rendelete

2011 No. 176-r "A szövetségi végrehajtó szervek belső tevékenységek szervezésekor a papírmentes dokumentumkezelésre való átállására vonatkozó cselekvési terv jóváhagyásáról." Az Orosz Föderáció kormányának 2008. május 6-i 632-r számú rendelete „Az Orosz Föderációban az elektronikus kormányzat kialakítására vonatkozó koncepció jóváhagyásáról 2010-ig”. Az Orosz Föderáció kormányának 2006. július 17-i 1024-r számú rendelete "A regionális informatizálás koncepciójáról 2010-ig". Az Orosz Föderáció kormányának 2004. szeptember 27-i 1244-r számú rendelete "Az információs technológiáknak a szövetségi kormányzati szervek tevékenységében való felhasználásának koncepciójáról 2010-ig".

Stratégia az információs társadalom fejlesztésére az Orosz Föderációban (Jóváhagyta az Orosz Föderáció elnöke, V. Putyin 2008. február 7-én, Pr - 212. sz.).

Az Információbiztonsági Tanács az Orosz Föderáció elnöke alatt.

Normatív-módszertani dokumentumok és szabványok. GOST 34.03-90. "Információs technológia. Szabványkészlet automatizált rendszerekre: Automatizált rendszerek: Kifejezések és meghatározások”, GOST 34.601-90. "Információs technológia. Szabványkészlet automatizált rendszerekre: Automatizált rendszerek: A létrehozás szakaszai. Nemzetközi ISO szabványok alapján kidolgozott nemzeti szabványok (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Dokumentumkezelés. Általános követelmények"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Dokumentumkezelési folyamatok. A dokumentumok metaadatai. 1. rész . Alapelvek), GOST R ISO/IEC 26300-2010 „Információs technológia. Open Document formátum irodai alkalmazásokhoz (OpenDocument) v. 1.0" és mások.

Nemzetközi ISO és IEC szabványok. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 sorozat, IEC 82045 stb.); MoReq 2, MoReq 10 stb.

Bevezetés

A dokumentumkezelő rendszerek egy nagyszabású formalizált vállalkozás automatizálásának eszközei, amelyek a dokumentumokat papírról elektronikus formára konvertálják. Az irodai munka- és dokumentumkezelő rendszer (AS DOW) automatizálása magában foglalja az adatbázisból származó információk felhasználásának lehetőségét, csökkentve az információk kézi bevitelét, ami időnyereséget és a hibák számának csökkentését eredményezi. Az iratkezelő rendszer adatbázisa az okmánynyomtatványokon kívül számos dokumentumban (szerződések, megrendelések, elvégzett munkákról szóló igazolások stb.) szükségessé váló adatokat (címek, szerződésszámok, szerződéskötés dátumai, összegek stb.) tárolja. .) . A fenti adatok megadása után az adminisztratív struktúrákban szükséges dokumentumokat állíthatja elő.

Az ASAP magazin szerint » évente 6 milliárd dokumentum készül a világon; egy átlagos alkalmazott évente körülbelül 150 órát tölt elveszett információk keresésével 1 . Sürgősen szükség van a szükséges információk „fogyasztásra” alkalmas formában történő megadására, utólagos ajánlatával.

A modern alkalmazásszoftver-piac számos automatizált dokumentumkezelő rendszert kínál. Közöttük DocsVision 3.6, DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. Edwards OneWorld, Robertson és Blums Corporation et al.

A fentiek alapján megfogalmaztuk a munka célját - az automatizált dokumentumkezelő rendszerek fejlesztésének és korszerű feltételeinek azonosítását és tanulmányozását.

A munka tárgya az automatizált dokumentumkezelő rendszerek, valamint az ezt a funkciót tartalmazó rendszerek.

Kutatási hipotézis: az automatizált dokumentumkezelő rendszerek fejlesztésének előfeltételei és korszerű feltételei lehetővé teszik, hogy meghatározzuk azok előnyeit és hátrányait.

A célnak és a hipotézisnek megfelelően a munka a következő feladatokat tűzi ki:

tanulmányozni a kérdés állását a szakirodalomban;

azonosítani és meghatározni az automatizált dokumentumkezelő rendszerek fejlesztésének előfeltételeit;

kijelöli és meghatározza az automatizált dokumentumkezelő rendszerek korszerű feltételeit;

azonosítani az automatizált dokumentumkezelő rendszerekkel végzett munka pozitív és negatív aspektusait.

A téma aktualitása:

A hatékonyan működő képviselői, végrehajtó, igazságügyi intézményekkel, termelő, tudományos és oktatási intézményekkel rendelkező jogállam megteremtését hazánkban nemcsak tevékenységük átfogó és teljes jogi indoklása határozza meg, hanem a racionális jogrendszer kialakítása is. , működésükre vonatkozó sajátos szabályok és eljárások, beleértve a dokumentumokkal végzett munka területét is. Az orosz államiság megerősítése érdekében a dokumentáció racionális kezelése az adminisztratív apparátus megerősítésének egyik fontos hivatkozási pontjaként, stabilitásának alapvető elemeként szolgálhat.

A dokumentált információ a menedzsment alapja, eredményessége nagymértékben az információ-előállításon és -fogyasztáson múlik. A modern társadalomban az információ teljes értékű termelési erőforrássá, a társadalom társadalmi és politikai életének fontos elemévé vált. Az információ minősége meghatározza a menedzsment minőségét, hiszen az információ, mint a keringési rendszer, áthatol minden vezérlőszervre, energiapotenciállal látja el és célirányos mozgásba hozza őket.

Az információkat olyan dokumentumokban rögzítik, amelyek szervezeti formát adnak, és időben és térben mozgatják. Dokumentumok és okirati információk a vezetői döntések alapjául szolgálnak, azok anyagi megtestesítői, jogi erőt biztosítanak, és ezáltal hozzájárulnak azok végrehajtásához.

A szervezetek tevékenységének dokumentálásával és az iratkezeléssel kapcsolatos problémák éppoly ősiek, mint maguk a dokumentumok és a menedzsment. Jelenleg ezt a problémát az új információs technológiák rohamos fejlődése, a társadalom felgyorsult informatizálódása aktualizálja.

A világszerte tapasztalható dokumentációs volumen folyamatos növekedése, az elektronikus számítógépek növekvő információfeldolgozási alkalmazása, a nem papíralapú adathordozók használata és egyéb objektív tényezők arra a következtetésre vezetik a szakembereket, hogy új lehetőségeket kell keresni az elsajátításra és kezelésre. dokumentált információ.

A modern iratkezeléshez fontos a modern információs technológiák lehetőségeinek tanulmányozása a dokumentumkezelésben való felhasználásuk szempontjából. Szükséges a dokumentumkezelés elmélete és gyakorlata terén felhalmozott eredmények elemzése, további fejlődésük irányainak azonosítása és ezek alapján új tudományos eredmények megszerzése.

A munka témájának megválasztása több tényezőnek köszönhető:

először is a dokumentumfilm környezet ésszerűsítésének szükségessége a menedzsment hatékonyságának javítása érdekében,

másodszor, a levéltári szolgálat igénye a dokumentumkezelés és a levéltártudomány egymással összefüggő problémáinak mélyreható tanulmányozására az alkalmazott tudományos fejlesztésekké való átalakulás új feltételei között;

harmadrészt Oroszország növekvő ütemű informatizálódása és a világba lépésének sürgető feladatai információs tér beleértve a dokumentumkezelés területét is.

A dokumentumkezelés problémájának megoldása modern körülmények között lehetővé teszi a szervezetek információforrásainak célirányos kialakítását, hatékony működésének biztosítását, valamint a fogyasztók számára az információs forrásokhoz való nyílt hozzáférést a legkevesebb idő-, munka- és pénzráfordítással.

1. Automatizált munkafolyamat-rendszerek szükségessége

Az információforrás-kezelés minden intézmény tevékenysége szempontjából kiemelt jelentőséggel bír. A modern világban az intézményeknek óriási mennyiségű információ feldolgozásának szükségességével kell szembenézniük. Az intézmények jogállásától vagy szervezeti formáitól függetlenül aktívan együttműködnek a végrehajtó és törvényhozó hatóságokkal, a gazdaság szabályozásában részt vevő struktúrákkal. Mindez pedig egy sajátos munkafolyamatot generál.

Így az intézmények élesen tudatában vannak az információforrások hatékony kezelésének megszervezésének, és aktív lépéseket tesznek a számítógépes technológia alkalmazására a dokumentumkezelés (és a tágabb értelemben vett információ) területén.

Sajnos a számítógépes programok használata a vezetői (szervezeti és adminisztratív) dokumentációval végzett munka során bizonyos esetekben nem jár együtt a dokumentációval végzett munka átstrukturálásával, ami jelentősen csökkenti még a leginkább multifunkcionális speciális (és ennek megfelelően) használatának hatását. , drága) szoftverrendszerek. Gyakran előfordulnak olyan helyzetek, amikor a számítógépes rendszerek bevezetése formális, és nem jár együtt a dokumentációs folyamatok jelentős optimalizálásával, egységesítésével.

A legtöbb összetett felépítésű intézményben fontos az osztályok közötti interakció szervezettségi szintje és az információcsere menete. Az információk többsége papíralapú dokumentumok formájában kerül továbbításra (hivatalos dokumentáció cseréje és jelentés).

Azt is meg kell jegyezni, hogy évek óta meglehetősen egyértelmű tendencia mutatkozik a modern intézményeken áthaladó információáramlás volumenének növekedése felé. Jellemző, hogy nemcsak a hagyományos médián történő iratforgalom, hanem az áthaladó információ is növekszik elektronikus csatornák, valamint a számítógépes rendszerek működésével kapcsolatos dokumentumokat.

Az irodai folyamatok automatizálására irányuló munka Oroszországban az 1990-es évek elején kezdődött 1 . A hivatalos dokumentációval végzett munka egyszerűsítésében jelentős lépés volt a Dokumentumkezelő és Irodai Munkafolyamat Automatizálási Rendszer (SADD) 1997-es bevezetése. Szoftver csomag az Orosz Bank megbízásából fejlesztették ki az egyik, a dokumentumokkal végzett munka automatizálására szakosodott cég tipikus szoftverterméke alapján.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) vagy EDMS (Electronic Document Management Systems) olyan rendszer, amely automatizálja a dokumentumokkal végzett munkát azok teljes életciklusa során (létrehozás, módosítás, tárolás, keresés, osztályozás stb.), valamint a dokumentumok közötti interakciós folyamatokat. alkalmazottak 2. Ebben az esetben a dokumentumok elsősorban a strukturálatlan dokumentumokat ( Word fájlok, Excel stb.). Az EDMS rendszerint tartalmaz egy elektronikus dokumentumtárat és egy rendszert az üzleti folyamatok automatizálására.

Az EDMS-en alapuló hatékony iratkezelés a rendszer három összetevőjén alapul:

technológia (modern számítógépes rendszerekre épül).

létrehozásának és felhasználásának vállalati szabályai információs források(és azok adminisztratív dokumentumokban való egységesítése).

a felhasználók pszichológiája és képzésük (szükség esetén egyéni).

A dokumentumkezelő rendszerekben a szabályozó dokumentumok, adminisztratív dokumentumok (megbízások, utasítások) nyilvántartása, a hatóságokkal, intézményekkel, hitelintézetekkel, más intézményekkel és vállalkozásokkal, valamint állampolgárokkal való levelezés történik. Ezen túlmenően az EDMS belső hivatalos levelezéssel, valamint a strukturális intézmények által készített szervezeti és adminisztratív dokumentumtervezetekkel dolgozik.

Az EDMS ellenőrzést biztosít a dokumentumok mozgása és végrehajtása felett, tartalmaz teljes körű tájékoztatást a vezetőség által adott utasításokról és az előadók cselekedeteiről. Az EDMS fontos eleme a kapcsolódó dokumentumokra és végzésekre vonatkozó formai és szemantikai hivatkozások rendszere. Az EDMS-ben a keresés a hagyományos irodai részleteken túl egy osztályozó rendszeren (beleértve a tematikusokat is) alapul, amely lehetővé teszi a dokumentumok kontextus szerinti kiválasztását.

Az osztályozók karbantartásának eljárása szigorúan szabályozott. A címtárak egy részét regisztráló szakemberek alkotják (például a levelező szervezetek osztályozója). A többi módosítása az adminisztrátor joga, emellett az adminisztrátor folyamatosan figyelemmel kíséri az osztályozók új pozícióit, és szükség esetén javítja azokat. Így kiküszöbölhető a címtárak pozícióinak esetleges megkettőződése, és kiküszöbölhetők a hibák a dokumentumok regisztrálásakor. A rendszer hatékonysága csak akkor biztosítható, ha a felhasználók rendszeres képzésben részesülnek, és „puha” kontrollt kapnak a rendszerben végzett tevékenységeik felett (hibajavítás, a kötelező adatok kitöltésére vonatkozó követelmények betartása stb.).

Az EDMS létrehozása a dokumentációt támogató szolgálat szerepének megváltozásával is jár: egységes technológiai követelményeket határoznak meg az EDMS-t használó munkafolyamatok megszervezéséhez, létrejön a dokumentumokkal való munkavégzés „adminisztratív keretrendszere”, amely a tulajdonképpen módszertani alapja az információval végzett munka megszervezésének.

Általánosságban elmondható, hogy a rendszer használatára vonatkozó egyértelmű eljárás és az információval való munkavégzés szabályainak kialakítása az egyik fő tényező, amely biztosította az EDMS sikeres megvalósítását és teljes körű használatát.