Excel'de açılır listeyle nasıl çalışılır?

Tablolar ve içlerindeki verilerle Excel'de çalışmak, kullanıcının bunları rahatça işleyip analiz edebileceği şekilde oluşturulmuştur. Bunu yapmak için programa çeşitli araçlar yerleştirilmiştir. Kullanımları, kullanıcının biraz bilgi sahibi olmasını gerektirir, ancak bunlarla birlikte Excel güçlü bir analiz aracına dönüşür. Office geliştiricisi, programlarının çoğunu herkesin tam olarak kullanabilmesi için basitleştirmeye çalışır.

Elektronik tablo bir veri analiz aracına dönüştürülebilir

Bazen bir belgenin yazarının girişi kısıtlaması gerekli hale gelir. Örneğin, belirli bir hücrede, yalnızca önceden tanımlanmış bir kümedeki veriler girilmelidir. Excel bunu mümkün kılar.

Açılır liste oluşturmanın en yaygın nedenlerinden biri, bir Excel formülündeki bir hücredeki verileri kullanmaktır. Sınırlı sayıda seçenek sağlamak daha kolaydır, bu nedenle kullanıcının hazır bir kümeden seçim yapabilmesi için birkaç değer seçeneği sunması önerilir. Ek olarak, başka bir neden daha olabilir: önceden tanımlanmış bir belge stili. Örneğin, raporlar veya diğer resmi belgeler için. Aynı departman adı farklı şekillerde yazılabilir. Bu belge daha sonra bir makine tarafından işlenirse, örneğin anahtar sözcüklerle tanıma görevine ayarlamak yerine tek tip bir doldurma stili kullanmak daha doğru olacaktır. Bu, çalışmasına bir yanlışlık unsuru getirebilir.

Sorunun teknik yönü

Excel'de bir açılır liste oluşturmadan önce, sayfada bir hücre aralığında gerekli seçenekleri oluşturun. Bu listede boş satır olmadığından emin olun, aksi takdirde Excel sayfada istenen nesneyi oluşturamayacaktır. Satırlara girilen değerler alfabetik olarak sıralanabilir. Bunu yapmak için, Ayarlar Şeridinde veri sekmesini bulun ve "Sırala"ya tıklayın. Verilerle çalışmayı bitirdiğinizde istediğiniz aralığı seçin. Boş satır içermemelidir, bu önemlidir! Boş dizi seçim verisi olarak kabul edilmeyeceğinden program, içinde boş eleman bulunan bir liste oluşturamayacaktır. Aynı zamanda, yalnızca giriş alanının bulunacağı sayfada değil, başka bir sayfada bir veri listesi oluşturabilirsiniz. Diğer kullanıcılar tarafından düzenlenebilir olmalarını istemediğinizi varsayalım. O zaman onları gizli bir sayfaya yerleştirmek mantıklı.

Bir veri listesi oluşturduktan sonra, açılır listenin oluşturulacağı hücreyi seçin. Excel Ayarları Şeridinde, Veri sekmesinde Doğrula düğmesini bulun. Üzerine tıklamak bir iletişim kutusu açacaktır. İçinde "İzin Ver" öğesini seçmeniz ve değerini "Liste" olarak ayarlamanız gerekir. Böylece bu hücrede, giriş yöntemi mevcut seçeneklerden bir seçim olarak değiştirilecektir. Ancak şu ana kadar bu seçenekler belirlenmedi. Bunları oluşturulan nesneye eklemek için "Kaynak" alanına veri aralığını girin. Manuel olarak yazmamak için, alanın sağ tarafındaki giriş simgesine tıklayın, ardından pencere simge durumuna küçültülecek ve normal fare seçimi ile istediğiniz hücreleri seçebileceksiniz. Sol fare düğmesini bıraktığınız anda, pencere tekrar açılacaktır. Tamam'a tıklamak kalır ve seçilen hücrede bir açılır liste simgesi olan bir üçgen görünür. Üzerine tıklayarak, daha önce girdiğiniz seçeneklerin bir listesini alacaksınız. Bundan sonra, seçenekler ayrı bir sayfada bulunuyorsa, çalışma penceresinin altındaki adına sağ tıklayıp içerik menüsünde aynı adlı öğeyi seçerek gizleyebilirsiniz.

Bu hücreyi seçtiğinizde, yanında birkaç düğme görünecektir. Kullanıcının girişini kolaylaştırmak için hücre adını ayarlamak için bu düğmeyi kullanabilirsiniz. Yukarıda aynısını yapabilirsiniz, formül giriş kutusunun yanında karşılık gelen bir öğe vardır. Böylece liste daha net olacak çünkü kullanıcının burada tam olarak neyin seçilmesi gerektiğini değerlerine göre tahmin etmesi gerekmeyecek. Ek olarak, iletişim kutusuna hücrenin üzerine geldiğinizde görüntülenecek bir ipucu mesajı girebilirsiniz. Hücrenin boş bırakılmaması gerekiyorsa, "Boş değerleri yoksay" seçeneğinin işaretini kaldırın. "Geçerli Değerler Listesi" onay kutusu her durumda işaretlenmelidir.

Liste silme

Açılır listeye artık gerek kalmadığında, belgeden kaldırılabilir. Bunu yapmak için, onu içeren Excel sayfasındaki hücreyi seçin ve "Veri" - "Veri Doğrulama" sekmesindeki Şerit ayarlarına gidin. Orada, ayarlar sekmesinde "Tümünü Temizle" düğmesine tıklayın. Nesne silinecek, ancak veri aralığı değişmeden kalacak, yani değerler silinmeyecek.

Çözüm

Bu tür nesneleri oluşturmak için algoritma basittir. Excel'de bir açılır liste oluşturmadan önce, bir değerler listesi oluşturun, gerekirse istediğiniz gibi biçimlendirin. 2 nüansa dikkat edin. Birincisi: veri aralığının uzunluğu sınırlıdır, eşik değeri 32767 öğedir, ikincisi: açılır pencerenin uzunluğu, listedeki öğelerin uzunluğuna göre belirlenir. Bu nesneyi sayfaya yerleştirerek, diğer kullanıcılardan veri girişini basitleştireceksiniz. Kullanımları, işin hızı ve doğruluğu üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir, belgede çalışan formüllerin basitleştirilmesine yardımcı olur ve metin verilerinin eşit olmayan biçimlendirilmesi sorununu çözer. Ancak Microsoft Share Point'i bir Excel çalışma kitabında kullanırsanız, yayınlama programının çalışmasındaki sınırlamalar nedeniyle bir açılır liste oluşturmak imkansız olacaktır.