Hur man söker efter data med hjälp av ett filter. Bearbeta data i databasen

I den här lektionen kommer vi att prata om ämnet "Filtrera, sortera och söka data i Microsoft Access».

När det finns ganska många poster i en tabell blir möjligheten att se dem selektivt och i en viss ordning väldigt viktig. Du kan använda verktygen på menyflikssidan för att dölja vissa tabellkolumner och poster och för att sortera poster efter ett eller flera fält. För att dölja en vald kolumn eller grupp av kolumner ett tag, expandera avsnittet "band". "Uppgifter".

Klicka på knappen "Avancerat" och välj "Dölj kolumner" från menyn som öppnas.

För att visa dolda kolumner igen, expandera avsnittet "Inlägg" på menyfliksområdet, klicka på knappen "Avancerat" och välj kommandot "Visa kolumner..." från menyn.

I dialogrutan som öppnas måste du markera de kolumner som ska visas i tabelldatavyn. Ändringar som görs i fönstret återspeglas omedelbart i vyn. Markera kryssrutan för den dolda kolumnen och klicka på knappen Stäng.

För att endast visa tabellposter valda med ett visst kriterium kan du använda ett filter, det vill säga en villkorsuppsättning för ett fält. Efter applicering av filtret, poster som inte uppfyller givet tillstånd, kommer att döljas. För att tilldela ett filter, välj en av kolumnerna, till exempel kolumnen "Summa", och klicka på knappen "Filter" i avsnittet "Sortera och filtrera" på menyfliksområdet.

I listan med fältvärden, avmarkera värdena som du inte vill visa genom att avmarkera kryssrutorna bredvid varje värde. För att tillämpa filtret, klicka på OK.

Efter att ha tillämpat det nya filtret uppdateras datavyn. Ett fält med ett filter installerat är markerat med en speciell ikon i rubriken.

För att tillfälligt ta bort ett filter från ett valt fält, klicka på knappen "Ta bort filter".

När du tar bort filtret uppdateras även vyn. Klicka på samma knapp igen för att slå på filtret igen.

För att rensa filtret permanent klickar du på pilen i tabellkolumnrubriken och väljer kommandot "Ta bort filter från summa".

För att ställa in ett villkor för ett filter i formuläret logiskt uttryck, ta fram fönstret för sorterings- och filterinställningar igen.

Listan över tillgängliga logiska operatorer kommer att bero på fältets datatyp. Expandera listan "Numeriska filter". Välj filtret "Mer..." från listan och, efter att ha angett värdet för jämförelse, klicka på knappen "OK".

Nu kommer endast poster som innehåller värden på minst tjugo i "Amount"-fältet att visas på skärmen. Du kan bara använda ett enkelt filter på ett enskilt fält, men du kan definiera ett eget för varje fält. I detta fall kommer endast poster som uppfyller alla villkor samtidigt att visas. Mer komplexa filter, som kan inkludera värden från flera fält samtidigt, ställs in med kommandot Avancerade filteralternativ.

Filterparametrarna är giltiga tills tabellen stängs och går inte förlorade vid byte av visningsläge. Om du sparar tabellen kommer det använda filtret att vara tillgängligt nästa gång du öppnar den. Du kan slå på och av ett sparat filter med hjälp av navigeringsfältets knapp "Utan filter" - "Med filter" etiketten på knappen reflekterar fältets aktuella tillstånd. Klicka på knappen märkt "Med filter" för att stänga av filtret.

Om du vill organisera poster i en tabelldatavy kan du sortera efter text, siffror eller datum. Sortering tillåter användare att hitta den data de behöver utan att behöva sålla igenom allt. Poster kan sorteras efter ett eller flera fält. För att ställa in sorteringsordningen i stigande ordning för fältvärden, klicka på knappen "Stigande".
För att sortera efter fallande värden, klicka på knappen Fallande.

För att avbryta sortering efter alla fält samtidigt, klicka på knappen "Rensa all sortering".

I Microsoft OfficeÅtkomstposter sorteras i stigande eller fallande ordning och är inte skiftlägeskänsliga. Sorteringsordningen för siffror, text och specialtecken beror på de valda språkinställningarna och standarderna för av denna dator. När du sorterar efter flera fält samtidigt, kommer resultatet att bero på i vilken ordning sorteringsläget tillämpas på dessa fält. Om du behöver hitta en eller flera poster baserat på en text som ingår i ett av deras fält, kan du använda standardmedel Microsoft Office Access-sökning. Klicka på knappen Sök på startsidan.

I dialogrutan "Sök och ersätt" måste du ange ett mönster för sökningen och välja önskade sökparametrar, till exempel ställa in området där mönstret matchar någon del av fältet, eller se över alla poster.

För att gå till nästa hittade post, klicka på knappen "Sök nästa".

När du har slutfört sökningen, stäng fönstret.

Använd AutoFilter eller inbyggda jämförelseoperatorer som större än och topp 10 i Excel för att visa de data du vill ha och dölja resten. När du har filtrerat data i ett intervall av celler eller tabeller kan du antingen använda filtret igen för att få de senaste resultaten eller rensa filtret för att visa alla data igen.

Använd filter för att tillfälligt dölja vissa data i en tabell och bara se de data du vill ha.

Filtrera ett dataintervall

Filtrera data i en tabell

Filtrerad data visar bara rader som matchar de angivna kriterierna och döljer rader som du inte vill visa. När du har filtrerat din data kan du kopiera, hitta, redigera, formatera, diagram och skriva ut en delmängd av den filtrerade datan utan att flytta eller ändra den.

Du kan också filtrera efter flera kolumner. Filter är additiva, vilket innebär att varje ytterligare filter bygger på det aktuella filtret och minskar ytterligare en delmängd av data.

Notera: När du använder dialogrutan Sök Filtrerade datasökningar söker endast efter data som visas i listan. Data som inte visas söks inte. Rensa alla filter för att hitta all data.

Mer information om filtrering

Två typer av filter

Med AutoFilter kan du skapa två typer av filter: efter listvärde eller efter kriterium. Var och en av dessa filtertyper är ömsesidigt uteslutande för varje cellområde eller kolumntabell. Du kan till exempel filtrera efter en lista med nummer eller ett villkor, men inte båda; Du kan filtrera efter ikon eller anpassat filter, men inte båda.

Återapplicera ett filter

För att avgöra om ett filter används, titta på ikonen i kolumnrubriken.

Att använda ett filter upprepade gånger ger olika resultat av följande skäl:

Data har lagts till, ändrats eller tagits bort i ett cellområde eller en tabellkolumn.

Värdena som returneras av formeln har ändrats och kalkylbladet har räknats om.

Använd inte blandade datatyper

För prestation bästa resultat Du bör inte blanda datatyper, som text och nummer, eller siffror och datum, i samma kolumn eftersom endast en typ av filterkommando är tillgänglig för varje kolumn. Om en blandning av datatyper används är kommandot som visas den datatyp som anropas oftast. Till exempel, om en kolumn innehåller tre värden lagrade som ett tal och fyra värden lagrade som text, visas kommandot textfilter .

Filtrera data i en tabell

När du anger data i en tabell läggs filtreringskontroller automatiskt till i kolumnrubrikerna.

Filtrera ett dataintervall

Om du inte vill formatera dina data som en tabell kan du också använda filter på ett dataintervall.

Välj den data du vill filtrera. För bästa resultat bör kolumner innehålla rubriker.

På "fliken" data"klicka på knappen" Filtrera".

Filtreringsalternativ för tabeller och intervall

Du kan använda ett allmänt filter genom att välja Filtrera, eller ett anpassat filter beroende på datatypen. Till exempel, när du filtrerar siffror, visas objektet Numeriska filter, för datum visas objektet Filtrerar efter datum, och för text - Textfilter. Genom att använda ett allmänt filter kan du välja att visa önskad data från en lista över befintliga, som visas i figuren:

Genom att välja alternativet Numeriska filter Du kan använda ett av följande anpassade filter.

Filtret är snabbt och enkla vägen söka efter en delmängd av data och arbeta med dem i en lista. Den filtrerade listan visar endast rader som uppfyller kriterierna. Till skillnad från sortering ändrar inte ett filter ordningen på poster i listan. Filtrering döljer tillfälligt rader som du inte vill visa.

Rader valda genom filtrering kan redigeras, formateras, skapas till diagram och skrivas ut utan att ändra radordningen eller flytta dem.

Filtrering väljer endast nödvändig data och döljer återstående data. På så sätt visas bara det du vill se, och det kan göras med ett klick.

Vid filtrering ändras inte data på något sätt. När filtret har tagits bort visas all data igen i samma form som den var innan filtret användes.

Excel har två kommandon för att filtrera listor:

• Autofilter, inklusive ett filter efter urval, för enkla urvalsvillkor.
• Avancerat filter för mer komplexa urvalsförhållanden.

Autofilter

Att möjliggöra Autofilter du måste markera valfri cell i tabellen och sedan på fliken Data i grupp Sortering Och filtrera tryck på den stora knappen :

Efter detta visas en nedåtpil i tabellrubriken till höger om varje kolumnrubrik:

Genom att klicka på en pil öppnas en listmeny för motsvarande kolumn. Listan innehåller alla element i en kolumn i alfabetisk eller numerisk ordning (beroende på datatyp), så att du snabbt kan hitta det element du behöver:

Om vi ​​behöver ett filter för endast en kolumn, behöver vi inte visa pilknappar för de återstående kolumnerna. För att göra detta, innan du trycker på knappen markera flera celler i den önskade kolumnen tillsammans med rubriken.

Filtrera efter exakt värde

Sätta på Autofilter, klicka på pilknappen och välj ett värde från rullgardinsmenyn. För att snabbt markera alla element i en kolumn eller avmarkera alla element, klicka på objektet (Välj alla) :

I det här fallet är alla rader vars fält inte innehåller det valda värdet dolda.

Genom att göra laboratoriearbete, välj filtreringsresultatet, kopiera det till en annan plats på arket och signera det.

Att stänga av Autofilter du måste trycka på knappen igen .

För att avbryta filteråtgärden utan att lämna filtreringsläget, klicka på knappen och välj objektet från rullgardinsmenyn (Välj alla) . I det här fallet visas tabellrader dolda av filtret.

Tecken på datafiltrering

Filter döljer data. Det är precis vad de är designade för. Men om datafiltrering inte är känd kan det verka som om vissa data saknas. Du kan till exempel öppna någon annans filtrerade ark, eller till och med glömma att du själv tidigare har använt ett filter. Så när du har filter på ett ark kan du hitta olika visuella signaler och meddelanden.

(finns längst ner till vänster i fönstret). Det ursprungliga tillståndet:

Omedelbart efter att data har filtrerats visas resultatet av tillämpningen av filtret i det nedre vänstra hörnet av statusfältet. Till exempel, " Poster hittades: 2 av 11”:

Radnummer . Intermittenta radnummer indikerar att vissa rader är dolda, medan synliga radnummer som ändrar färg indikerar att de markerade raderna är resultatet av ett filterval.

Typ av pil . När AutoFilter-pilen i en filtrerad kolumn ändras till, indikerar det att kolumnen är filtrerad.

”

"" är ett annat universellt filter som kan tillämpas på kolumner med siffror eller datum.

"" är ett mycket vanligt namn. Faktum är att kapaciteten hos detta filter är mycket bredare. Med detta filter kan du hitta antingen de första elementen eller de sista elementen (minsta eller största siffror eller datum). Och, i motsats till filtrets namn, är de erhållna resultaten inte begränsade till de första 10 elementen eller de sista 10 elementen. Antalet objekt som visas kan väljas från 1 till 500.

” låter dig också filtrera data efter procent av det totala antalet rader i kolumnen. Om en kolumn innehåller 100 siffror och du vill se de största femton, välj sedan 15 procent.

Du kan använda filtret för att hitta produkter med de högsta eller lägsta priserna, för att bestämma listan över senast anställda anställda eller för att se en lista över elever med de bästa eller sämsta betygen. För att tillämpa filtret "" på en datakolumn ( bara siffror eller datum!!!), klicka på pilen i kolumnen och välj objektet Numeriska filter Ytterligare :

Efter detta öppnas en dialogruta Täcka över betingelser Förbi lista :

Välj i dialogrutan siffra(rader eller procentsatser), största eller minsta, lista element eller % av antalet element.

Skapa dina egna anpassade filter

Till exempel behöver vi bara mata ut rader med positioner som börjar med bokstaven ' D’. För att göra detta, klicka på autofilterpilen i den första kolumnen och välj Textfilter , peka sedan börja med… :

En dialogruta visas (Oavsett vilket objekt till höger du väljer, kommer samma dialogruta fortfarande att visas.):

I fält Jobbtitel välja – börja med , till höger går vi in d:

I fönstret det finns ett tips:

Frågetecken " ? ” betecknar ett tecken.

Skylt " * ” anger en sekvens av alla tecken.

Du kan visa information om en/flera parametrar med hjälp av datafiltrering i Excel.

Det finns två verktyg för detta ändamål: AutoFilter och Advanced Filter. De raderar inte, utan döljer data som inte uppfyller villkoren. Autofilter utför de enklaste operationerna. Det avancerade filtret har mycket fler alternativ.

AutoFilter och Advanced Filter i Excel

Jag har en enkel tabell som inte är formaterad eller deklarerad som en lista. Du kan aktivera det automatiska filtret via huvudmenyn.

Om du formaterar dataområdet som en tabell eller deklarerar det som en lista, kommer det automatiska filtret att läggas till omedelbart.

Att använda autofiltret är enkelt: du måste välja posten med önskat värde. Till exempel visa leveranser till butik nr 4. Placera en bock bredvid motsvarande filtreringsvillkor:

Vi ser direkt resultatet:

Funktioner hos verktyget:

1. Autofiltret fungerar bara i ett oavbrutet område. Olika tabeller på samma ark filtreras inte. Även om de har samma typ av data.
2. Verktyget behandlar den översta raden som kolumnrubriker - dessa värden ingår inte i filtret.
3. Det är tillåtet att tillämpa flera filtreringsvillkor samtidigt. Men varje tidigare resultat kan dölja de poster som behövs för nästa filter.

Det avancerade filtret har mycket fler alternativ:

1. Du kan ställa in så många filtreringsvillkor som behövs.
2. Kriterierna för att välja data är synliga.
3. Med hjälp av det avancerade filtret kan användaren enkelt hitta unika värden i en multi-line array.

Hur man gör ett avancerat filter i Excel

Ett färdigt exempel - hur man använder ett avancerat filter i Excel:

Endast raderna som innehåller värdet "Moskva" fanns kvar i den ursprungliga tabellen. För att avbryta filtreringen måste du klicka på knappen "Rensa" i avsnittet "Sortera och filtrera".

Hur man använder det avancerade filtret i Excel

Låt oss överväga att använda ett avancerat filter i Excel för att välja rader som innehåller orden "Moskva" eller "Ryazan". Filtreringsvillkoren måste finnas i samma kolumn. I vårt exempel - under varandra.

Fyller i den avancerade filtermenyn:

Vi får en tabell med rader valda enligt ett givet kriterium:

Låt oss välja rader som innehåller värdet "Nr 1" i kolumnen "Butik" och ">1 000 000 rubel" i kostnadskolumnen. Kriterierna för filtrering måste finnas i lämpliga kolumner i villkorstabellen. På en rad.

Fyll i filtreringsparametrarna. Klicka på OK.

Låt oss bara lämna i tabellen de rader som innehåller ordet "Ryazan" i kolumnen "Region" eller värdet ">10 000 000 rubel" i kolumnen "Kostnad". Eftersom urvalskriterierna tillhör olika kolumner placerar vi dem på olika rader under motsvarande rubriker.

Låt oss använda verktyget "Avancerat filter":

Detta verktyg kan arbeta med formler, vilket gör att användaren kan lösa nästan alla problem när man väljer värden från arrayer.

Grundläggande regler:

1. Resultatet av formeln är urvalskriteriet.
2. Den skrivna formeln returnerar TRUE eller FALSE.
3. Det initiala intervallet anges med absoluta referenser, och urvalskriteriet (i form av en formel) anges med relativa.
4. Om TRUE returneras kommer raden att visas efter att filtret har tillämpats. FALSK - nej.

Låt oss visa rader som innehåller kvantiteter över genomsnittet. För att göra detta, förutom kriterieplattan (i cell I1), ange namnet " Största kvantiteten" Nedan är formeln. Vi använder funktionen AVERAGE.

Välj valfri cell i originalsortiment och anropa "Avancerat filter". Vi anger I1:I2 som urvalskriterium (relativa länkar!).

Endast de rader där värdena i kolumnen "Quantity" är över genomsnittet finns kvar i tabellen.

För att endast lämna rader som inte upprepas i tabellen, i fönstret "Avancerat filter", markera rutan bredvid "Endast unika poster".

Klicka på OK. Dubbletter kommer att döljas. Endast unika poster kommer att finnas kvar på arket.

I den här lektionen erbjuds ämnet "Söka efter data med hjälp av filter" för studier. Under lektionen kommer du att kunna få en uppfattning om filter och deras typer. Du lär dig hur du söker efter den information du behöver med hjälp av tre typer av filter.

Ämne: Tekniker för att söka och lagra information

Lektion: Hitta data med hjälp av filter. Typer av filter

Filter - ett datahämtningsverktyg som används för att begränsa en lista för att eliminera (tillfälligt) onödiga data.

Filtertyper:

Filtrera efter urval;

vanligt filter;

avancerat filter;

Låt oss titta på ett exempel på hur man skapar och tillämpar ett filter genom urval: det enklaste sättet att filtrera är att använda ett filter efter urval. Låt oss säga att vi bara behöver välja de lägenhetsmuseer som ligger på stranden av Fontanka-floden. Låt oss välja ordet Fontanka. På fliken Hem, i grupp Sortering och filtrering, klicka på filtret Urval och välj Innehåller Fontanka(Figur 1). Som vi ser, i vår tabell finns det bara nödvändiga register. För att återställa alla tabellposter, avbryt bara filtret. För att göra detta, klicka på knappen Ta bort filtret(Fig. 2).

Ris. 1

Ris. 2

Ett vanligt filter kännetecknas av att sökningen utförs utifrån en egenskap i ett fält. Låt oss se hur man skapar och använder ett sådant filter:

Låt oss bara behöva de museilägenheter som ligger på Moika-vallen eller på Fontanka-vallen. Låt oss välja fältet för filtrering och sedan kan vi antingen klicka på knappen Filtrera(Fig. 3), eller klicka på fältnamnet på höger sida och öppna listan. Avmarkera rutan i den här listan Välj alla, markera sedan rutorna bredvid de adresser som intresserar oss och klicka på knappen OK(Fig. 4). Vi ser att bara de poster vi behöver finns kvar i tabellen. För att avbryta filtreringen kan du klicka på knappen Ta bort filtret(Fig. 5), eller längst ner i fönstret (Fig. 6). Efter detta kommer den ursprungliga vyn av tabellen med alla poster att återställas.

Ris. 3

Ris. 4

Ris. 5

Ris. 6

Det avancerade filtret skiljer sig från de tidigare genom att sökningen utförs i flera tabeller, enligt flera kriterier, i flera fält. Ett avancerat filter kan skapas på detta sätt:

Låt oss skapa och tillämpa ett avancerat filter. På fliken Hem, i grupp Sortering och filtrering, klicka på knappen Avancerade filteralternativ och välj mellan innehållsmeny team Avancerat filter(Fig. 7). Ett fönster öppnas där vi kan välja urvalsfält och urvalsvillkor, och det kan finnas ett eller flera villkor. Låt oss behöva de museer vars biljetter kostar 150 eller 100 rubel, och som börjar arbeta 10:30. Det finns kvar nu Använd filter(Fig. 8).

Vi ser att endast en skiva, bara ett museum, uppfyller urvalsvillkoren.

Ris. 7