Skapa länkade rullgardinslistor i Excel - det enklaste sättet!
PRESENTERA SITUATIONEN: Vi vill skapa en liten tabell i Excel där du kan välja ett land och motsvarande stad. Samtidigt, med hjälp av rullgardinslistor, är det nödvändigt att begränsa de tillgängliga alternativen för användare av länder och städer som de kan välja mellan. I den första cellen kommer vi att välja ett land, och i den andra cellen kommer endast städer som tillhör det valda landet att vara tillgängliga. Jag tycker att det är förståeligt?
Så låt oss börja vårt enkla exempel med hur du kan skapa en länkad (eller beroende) rullgardinslista i Excel? I en cell B1 vi kommer att välja ett land, och i cellen B2- staden som tillhör henne, som i exemplet:
Först måste du skapa en databas. På det andra bladet angav jag en lista över länder som jag vill ge användarna ett val i den första rullgardinsmenyn, och i den intilliggande kolumnen angav jag ett numeriskt index som motsvarar en av listorna över städer. Listor över städer finns till höger i kolumner D, F Och H. Så till exempel bredvid Frankrike kostnadsindex 2 , som matchar listan över städer 2 . Senare kommer du att se hur detta index kommer att användas.
Om du arbetar i Excel 2010 kan du skapa ett källblad i en separat arbetsbok. Om du har en version av Excel 2003 och planerar att använda ett namngivet intervall, måste värdena finnas i samma arbetsbok eller på ett annat ark.
Vi kommer att använda namngivna intervall och få dessa länkade rullgardinsmenyer att fungera i alla versioner av Excel. Nästa steg är att skapa namngivna intervall för våra listor. På fliken Formler(Formler) har ett kommando namnchef(namnchef). Om du klickar på den öppnas en dialogruta. namnchef(namnchef).
Klicka på knappen Ny(Ny) för att lägga till ett nytt namngivet intervall. En dialogruta öppnas nytt namn(Skapa ett namn).
I fält namn(Namn) ange ett namn Land för vårt förstnämnda sortiment och i fält Refererar till(Omfång) välj den som lagrar listan över länder:
Blad3!$A$3:$A$5
Områden som innehåller städer kan namnges på exakt samma sätt.
Nu kan vi skapa rullgardinslistor i de celler där vi planerade att välja data. Markera en cell B1(i den väljer vi land), öppna fliken Data(Data), klicka Datavalidering(Datavalidering) och välj sedan från rullgardinsmenyn Datavalidering(Datakontroll).
En dialogruta öppnas Datavalidering(Kontrollerar ingångsvärden).
Vi vill ge användaren en lista med alternativ att välja mellan, så i fältet tillåta(datatyp) välj Lista(Lista). Detta kommer att aktivera fältet Källa(Källa), där du måste ange namnet på intervallet med länder. Ange "=Land" i det här fältet och klicka OK. Nu måste vi göra en andra rullgardinsmeny så att användare kan välja en stad. Vi kommer att placera den här rullgardinsmenyn i en cell B2. Och nu uppmärksamhet - fokus! Vi måste kontrollera innehållet i cellen med namnet på landet (cell B1) för att få indexet som motsvarar stadsdatabasen. Om användaren väljer Portugal, då måste vi hänvisa till basen med indexet 3 , som lagrar namnen på städer i Portugal. Vi kommer att använda funktionen SÖK UPP(VLOOKUP) för att slå upp ett värde från en cell B1 i en tabell med landsnamn. När indexet är känt kommer vi att välja en lista som kommer att vara datakällan för vår andra rullgardinslista. För att göra detta skriver vi följande formel:
VÄLJ(SÖK UPP(B1,Sheet3!$A$3:$B$5,2,FALSE),England,Frankrike,Portugal)
=VÄLJ(SÖK UPP(B1;Sheet3!$A$3:$B$5;2;FALSE);England;Frankrike;Portugal)
Vad gör denna formel? Hon letar efter ett värde från en cell B1 i listan över länder och returnerar motsvarande index, som sedan används av funktionen VÄLJA(VÄLJ) för att välja det 1:a, 2:a eller 3:e namngivna intervallet.
Så här kommer vår andra rullgardinsmeny att se ut:
Som ett resultat kommer vi att få två länkade (eller beroende) rullgardinslistor. Om vi väljer ett land Frankrike, i den länkade listan kommer vi bara att ha städer från Frankrike.
I den här artikeln lärde du dig hur du skapar enkla länkade listor i Microsoft Excel. Du kan ta detta enkla exempel och använda det för att lösa verkliga problem.