Hur man arbetar med rullgardinsmenyn i Excel

Arbete i Excel med tabeller och data i dem är byggt på ett sådant sätt att användaren bekvämt kan bearbeta och analysera dem. För att göra detta finns olika verktyg inbyggda i programmet. Deras användning kräver att användaren har viss kunskap, men med dem förvandlas Excel till ett kraftfullt analysverktyg. Office-utvecklaren försöker förenkla de flesta av sina program så att alla kan använda dem fullt ut.

Kalkylblad kan förvandlas till ett dataanalysverktyg

Ibland blir det nödvändigt för författaren till ett dokument att begränsa inmatningen. Till exempel, i en viss cell ska endast data från en fördefinierad uppsättning anges. Excel gör detta möjligt.

En av de vanligaste anledningarna till att skapa en popup-lista är att använda data från en cell i en Excel-formel. Det är lättare att tillhandahålla ett begränsat antal alternativ, så det är lämpligt att välja mellan flera värden så att användaren kan välja från en färdig uppsättning. Dessutom kan det finnas en annan anledning: en fördefinierad dokumentstil. Till exempel för rapporter eller andra officiella dokument. Samma avdelningsnamn kan skrivas på olika sätt. Om detta dokument senare bearbetas av en maskin, kommer det att vara mer korrekt att använda en enhetlig fyllningsstil och inte ställa in det på uppgiften att känna igen, till exempel genom nyckelord. Detta kan införa ett element av felaktighet i arbetet.

Den tekniska sidan av frågan

Innan du gör en rullgardinslista i Excel, skapa de nödvändiga alternativen på arket i ett antal celler. Se till att det inte finns några tomma rader i den här listan, annars kommer Excel inte att kunna skapa önskat objekt på arket. De angivna värdena i raderna kan sorteras alfabetiskt. För att göra detta, hitta datafliken i Inställningar Ribbon och klicka på "Sortera". När du är klar med att arbeta med data, välj önskat intervall. Den ska inte innehålla tomma rader, detta är viktigt! Programmet kommer inte att kunna skapa en lista med ett tomt element inuti, eftersom den tomma strängen inte kommer att accepteras som urvalsdata. Samtidigt kan du skapa en lista med data på ett annat blad, inte bara på det där inmatningsfältet kommer att finnas. Låt oss säga att du inte vill att de ska kunna redigeras av andra användare. Då är det vettigt att placera dem på ett dolt ark.

När du har skapat en lista med data, välj cellen där rullgardinsmenyn ska skapas. I menyfliksområdet för Excel-inställningar, på fliken Data, hitta knappen Validera. Om du klickar på den öppnas en dialogruta. I den måste du välja "Tillåt" -objektet och ställa in dess värde till "Lista". Så i den här cellen kommer inmatningsmetoden att ändras till ett val från de tillgängliga alternativen. Men än så länge har dessa alternativ inte fastställts. För att lägga till dem i det skapade objektet anger du dataintervallet i fältet "Källa". För att inte skriva dem manuellt, klicka på inmatningsikonen i den högra delen av fältet, då kommer fönstret att minimeras och du kommer att kunna välja önskade celler med det vanliga musvalet. Så fort du släpper vänster musknapp öppnas fönstret igen. Det återstår att klicka på OK, och en triangel, en listikon, kommer att visas i den valda cellen. Genom att klicka på den får du en lista över de alternativ du angett tidigare. Efter det, om alternativen finns på ett separat blad, kan du dölja det genom att högerklicka på dess namn längst ner i arbetsfönstret och välja objektet med samma namn i snabbmenyn.

När du markerar den här cellen visas flera knappar bredvid den. För att göra det enklare för användaren att komma in kan du använda den här knappen för att ställa in cellnamnet. Du kan göra samma sak ovan, bredvid formelinmatningsrutan finns ett motsvarande objekt. Så listan blir tydligare, eftersom användaren inte behöver gissa med sina värden vad som exakt ska väljas här. Dessutom kan du i dialogrutan ange ett tipsmeddelande som kommer att visas när du håller muspekaren över cellen. Om cellen inte ska lämnas tom, avmarkera "Ignorera tomma värden". Kryssrutan "Lista över giltiga värden" måste vara markerad i alla fall.

Ta bort en lista

När rullgardinsmenyn inte längre behövs kan den tas bort från dokumentet. För att göra detta, välj cellen på Excel-arket som innehåller det och gå till menyfliksområdets inställningar på fliken "Data" - "Datavalidering". Där, på fliken Inställningar, klicka på knappen "Rensa allt". Objektet kommer att raderas, men dataområdet kommer att förbli oförändrat, dvs värdena kommer inte att raderas.

Slutsats

Algoritmen för att skapa sådana objekt är enkel. Innan du skapar en rullgardinslista i Excel, skapa en lista med värden, formatera den som du vill om det behövs. Var uppmärksam på 2 nyanser. För det första: längden på dataintervallet är begränsat, tröskelvärdet är 32767 objekt, för det andra: längden på popup-fönstret bestäms av längden på objekten från listan. Genom att placera detta objekt på sidan förenklar du inmatningen av data från andra användare. Deras användning har en positiv effekt på arbetets hastighet och noggrannhet, hjälper till att förenkla formlerna som fungerar i dokumentet och löser problemet med ojämn formatering av textdata. Men om du använder Microsoft Share Point i en Excel-arbetsbok kommer det att vara omöjligt att skapa en rullgardinslista, på grund av begränsningar i publiceringsprogrammets arbete.