Hur man ställer in en rullgardinslista i Excel (Excel add make create)

Hur skapar man en rullgardinslista i Excel? Alla har länge vetat hur bra Excel fungerar med tabeller och olika slags formler, men få vet att man kan göra rullgardinslistor här. Och idag ska vi prata om dem.

Och så det finns flera alternativ för hur man gör rullgardinslistor för att arbeta i Microsoft Office Excel.

Alternativ ett är väldigt enkelt. Om du anger liknande data i samma kolumn från topp till botten, behöver du bara stå på cellen under data och trycka på tangentkombinationen "Alt + nedåtpil". En rullgardinslista kommer att visas framför dig, från vilken du kan välja den data du behöver med ett klick.

Nackdelen med denna metod är att den är designad för en sekventiell metod för datainmatning och om du klickar på någon annan cell i kolumnen kommer rullgardinsmenyn att vara tom.

Alternativ två ger fler möjligheter, det anses fortfarande vara standard. Detta kan göras genom en datakontroll. Först och främst måste vi välja intervallet av data som kommer att gå in i vår lista och ge det ett namn.

Du kan redigera detta intervall via menyfliken "Formler" genom att välja ikonen "Namnhanterare". I den kan du skapa en ny rullgardinslista, redigera en befintlig eller helt enkelt ta bort en onödig.

Nästa steg är att välja cellen där vår rullgardinslista ska placeras och gå till menyfliken "Data", klicka på ikonen "Datakontroll". I fönstret som öppnas måste vi välja vilken typ av data som ska matas in i vår cell. I vårt fall väljer vi "Listor" och nedan, genom likhetstecknet, skriv namnet på vårt sortiment och klicka på OK. För att tillämpa listan på alla celler, välj bara hela kolumnen eller området du behöver innan du aktiverar datavalidering.

Det finns andra mer komplexa alternativ för att skapa en rullgardinslista, till exempel: Infoga via menyfliken Utvecklare, där du kan infoga rullgardinslistor som en del av ett formulärelement eller som en del av en ActiveX-kontroll. Eller skriv lämpliga makron för att skapa och använda rullgardinslistor.

Ange data i cellerna A1:A10, som kommer att fungera som källan för listan. I vårt exempel skrev vi in ​​siffror, de kommer att visas i rullgardinsmenyn. Välj cellen (till exempel E5) som ska innehålla rullgardinsmenyn. Välj menyn Data -> Datavalidering för att öppna dialogrutan Validera indatavärden.

3. På fliken Alternativ väljer du alternativet Lista från rullgardinsmenyn. Se till att rätt rutor är markerade.

4. Klicka sedan på knappen. Följande dialogruta visas.

5. Välj objekten som kommer att visas i rullgardinsmenyn på arket med hjälp av musen, klicka på knappen och gå tillbaka till fönstret "Kontrollera inmatningsvärden" och klicka sedan på knappen "OK".

6. En rullgardinslista i Excel skapas.

Om din lista är kort kan du ange objekt direkt i Källa på fliken Inställningar i dialogrutan Validera inmatning. Separera varje listobjekt med de separatorer som anges i de regionala inställningarna.
Om listan måste finnas på ett annat blad kan du använda alternativet "=List" innan du anger dataintervallet.
Hur man skapar en rullgardinslista i Excel baserat på data från listan

Låt oss föreställa oss att vi har en lista med frukter:
Hur man gör en rullgardinslista i Excel

För att skapa en rullgardinslista måste vi göra följande steg:

Gå till fliken "Data" => "Arbeta med data" i verktygsfältet => välj alternativet "Datavalidering".

I fältet "Källa" anger du intervallet av fruktnamn =$A$2:$A$6 eller placerar helt enkelt muspekaren i värdeinmatningsfältet "Källa" och väljer sedan dataintervallet med musen:

Om du vill skapa rullgardinslistor i flera celler åt gången, välj sedan alla celler där du vill skapa dem och följ sedan stegen ovan. Det är viktigt att se till att cellreferenser är absoluta (till exempel $A$2) och inte relativa (till exempel A2 eller A$2 eller $A2).

Hur man gör en rullgardinslista i Excel med manuell datainmatning

I exemplet ovan skrev vi in ​​en lista med data för en rullgardinslista genom att välja ett cellintervall. Utöver denna metod kan du ange data för att skapa en rullgardinslista manuellt (det är inte nödvändigt att lagra det i några celler).
Föreställ dig till exempel att vi vill visa två ord "Ja" och "Nej" i en rullgardinsmeny.

För detta behöver vi:
Välj cellen där vi vill skapa en rullgardinslista;
Gå till fliken "Data" => "Arbeta med data" i verktygsfältet =>
Validera data i Excel

I popup-fönstret "Kontrollera ingångsvärden", på fliken "Parametrar", välj "Lista" i datatypen:
Validera ingångsvärden i Excel

I fältet "Källa" anger du värdet "Ja; Nej".
Klicka på "OK"
Inte riktigt

Systemet kommer sedan att skapa en rullgardinslista i den valda cellen. Alla element som listas i fältet "Källa", separerade med semikolon, kommer att återspeglas på olika rader i rullgardinsmenyn.

Om du samtidigt vill skapa en rullgardinslista i flera celler, välj önskade celler och följ instruktionerna ovan.
Hur man skapar en rullgardinslista i Excel med OFFSET-funktionen

Tillsammans med metoderna som beskrivs ovan kan du också använda OFFSET-formeln för att skapa rullgardinslistor.

Till exempel har vi en lista med en lista över frukter:

För att göra en rullgardinslista med OFFSET-formeln måste du göra följande:
Välj cellen där vi vill skapa en rullgardinslista;
Gå till fliken "Data" => "Arbeta med data" i verktygsfältet => välj "Datavalidering":
Validera data i Excel

I popup-fönstret "Kontrollera ingångsvärden", på fliken "Parametrar", välj "Lista" i datatypen:
Validera ingångsvärden i Excel

I fältet "Källa" anger du formeln: = OFFSET(A$2$,0,0,5)
Klicka på "OK"

Systemet kommer att skapa en rullgardinslista med en lista över frukter.
Hur fungerar denna formel?

I exemplet ovan använde vi formeln =OFFSET(länk,offset_by_rows,offset_by_columns,[höjd],[bredd]).
Denna funktion innehåller fem argument. Argumentet "länk" (i exemplet $A$2) indikerar vilken cell som ska starta offset från. I argumenten “offset_by_rows” och “offset_by_columns” (i exemplet anges värdet “0”) – hur många rader/kolumner behöver flyttas för att visa data.

Argumentet "[höjd]" anger värdet "5", som representerar höjden på cellintervallet. Vi anger inte argumentet "[width]", eftersom intervallet i vårt exempel består av en kolumn.
Med den här formeln returnerar systemet till dig som data för rullgardinsmenyn ett cellintervall som börjar med cellen $A$2, bestående av 5 celler.

Hur man gör en rullgardinslista i Excel med datasubstitution (med OFFSET-funktionen)

Om du använder OFFSET-formeln i exemplet ovan för att skapa en lista, skapar du en lista med data som fångas i ett specifikt cellområde. Om du vill lägga till något värde som ett listobjekt måste du justera formeln manuellt.

Nedan får du lära dig hur du skapar en dynamisk rullgardinslista som automatiskt laddar ny data för visning.
För att skapa en lista behöver du:
Välj cellen där vi vill skapa en rullgardinslista;

Gå till fliken "Data" => "Arbeta med data" i verktygsfältet => välj "Datavalidering";
I popup-fönstret "Kontrollera ingångsvärden", på fliken "Parametrar", välj "Lista" i datatypen;
I fältet "Källa" anger du formeln: = OFFSET(A$2$,0,0,COUNTIF($A$2:$A$100;"<>”))
Klicka på "OK"

I den här formeln, i "[höjd]"-argumentet, indikerar vi som ett argument som anger höjden på listan med data - COUNTIF-formeln, som beräknar antalet icke-tomma celler i det givna intervallet A2:A100.

Obs: för att formeln ska fungera korrekt är det viktigt att det inte finns några tomma rader i listan över data som ska visas i rullgardinsmenyn.

Hur man skapar en rullgardinslista i Excel med automatisk dataersättning

För att nya data ska laddas automatiskt i rullgardinsmenyn du skapade måste du göra följande:
Vi skapar en lista med data som ska visas i rullgardinsmenyn. I vårt fall är detta en lista över färger. Välj listan med vänster musknapp:
rullgardinsmeny med automatisk substitution i Excel

Klicka på "Formatera som tabell" i verktygsfältet:

Välj en tabelldesignstil från rullgardinsmenyn

Genom att klicka på knappen "OK" i popup-fönstret bekräftar vi det valda cellområdet:

Tilldela ett namn till tabellen i den övre högra cellen ovanför kolumn "A":

Tabellen med data är klar, nu kan vi skapa en rullgardinslista. För att göra detta behöver du:
Välj cellen där vi vill skapa en lista;

Gå till fliken "Data" => "Arbeta med data" i verktygsfältet => välj "Datavalidering":

I popup-fönstret "Kontrollera ingångsvärden", på fliken "Parametrar", välj "Lista" i datatypen:

I källfältet anger vi = "namnet på din tabell". I vårt fall kallade vi det "lista":
Källfältets automatiska dataersättning i rullgardinsmenyn i Excel

Redo! En rullgardinslista har skapats, den visar alla data från den angivna tabellen:

För att lägga till ett nytt värde i rullgardinsmenyn, lägg helt enkelt till information i cellen nästa efter tabellen med data:

Tabellen utökar automatiskt sitt dataområde. Rullgardinslistan kommer att fyllas på med ett nytt värde från tabellen:
Infogar automatiskt data i en rullgardinslista i Excel

Hur man kopierar en rullgardinslista i Excel

Excel har möjlighet att kopiera skapade rullgardinslistor. Till exempel, i cell A1 har vi en rullgardinslista som vi vill kopiera till cellområdet A2:A6.

Så här kopierar du en rullgardinslista med aktuell formatering:
vänsterklicka på cellen med rullgardinsmenyn som du vill kopiera;

välj cellerna i intervallet A2:A6 som du vill infoga rullgardinsmenyn i;

Tryck på kortkommandot CTRL+V.
Så du kommer att kopiera rullgardinsmenyn och behålla det ursprungliga listformatet (färg, teckensnitt, etc.). Om du vill kopiera/klistra in en rullgardinslista utan att spara formatet:
vänsterklicka på cellen med rullgardinsmenyn som du vill kopiera;

tryck på kortkommandot CTRL+C;
välj cellen där du vill infoga rullgardinsmenyn;
högerklicka => ring upp rullgardinsmenyn och klicka på "Klistra in special";
rullgardinsmenyn i excel

I fönstret som visas, i avsnittet "Infoga", välj "villkor för värden":

Klicka på "OK"
Efter detta kommer Excel endast att kopiera data från rullgardinsmenyn, utan att bevara formateringen av den ursprungliga cellen.
Hur man markerar alla celler som innehåller en rullgardinslista i Excel

Ibland är det svårt att förstå hur många celler i en Excel-fil som innehåller rullgardinslistor. Det finns ett enkelt sätt att visa dem. För detta:

Klicka på fliken "Hem" i verktygsfältet;
Klicka på "Sök och välj" och välj "Välj grupp av celler":

Välj "Datavalidering" i dialogrutan. I det här fältet kan du välja objekten "Alla" och "Samma". "Alla" låter dig välja alla rullgardinslistor på arket. "Samma" objekt kommer att visa rullgardinslistor med liknande datainnehåll i rullgardinsmenyn. I vårt fall väljer vi "alla":
Dropdown-lista i Excel. Hur man hittar alla listor

Klicka på "OK"
Genom att klicka på "OK" kommer Excel att markera alla celler med en rullgardinslista på arket. På så sätt kan du få alla listor till ett gemensamt format på en gång, markera gränser osv.

Hur man gör beroende listor i Excel

Ibland behöver vi skapa flera rullgardinslistor, och på ett sådant sätt att, genom att välja värden från den första listan, bestämmer Excel vilka data som ska visas i den andra rullgardinslistan.
Låt oss anta att vi har listor över städer i två länder, Ryssland och USA:

För att skapa en beroende dropdown-lista behöver vi:
Skapa två namngivna intervall för cellerna "A2:A5" med namnet "Russia" och för cellerna "B2:B5" med namnet "USA". För att göra detta måste vi välja hela dataintervallet för rullgardinslistorna:
rullgardinsmeny i Excel

Gå till fliken "Formler" => klicka i avsnittet "Definierade namn" på objektet "Skapa från urval":
Beroende rullgardinslistor i Excel

I popup-fönstret "Skapa namn från ett valt intervall" markerar du rutan "på raden ovanför". Efter att ha gjort detta kommer Excel att skapa två namngivna intervall "Ryssland" och "USA" med listor över städer:
beroende-rullgardinslista-i-excel

Klicka på "OK"
I cell "D2" skapa en rullgardinslista för att välja länderna "Ryssland" eller "USA". Så vi kommer att skapa den första rullgardinsmenyn där användaren kan välja ett av två länder.

Nu, för att skapa en beroende rullgardinslista:
Välj cell E2 (eller någon annan cell där du vill göra en beroende dropdown-lista);
Klicka på fliken "Data" => "Datakontroll";
I popup-fönstret "Validera ingångsvärden", på fliken "Parametrar", i datatypen, välj "Lista":
Validera ingångsvärden i Excel

Klicka på "OK"

Nu, om du väljer landet "Ryssland" i den första rullgardinsmenyn, kommer bara de städer som tillhör detta land att visas i den andra rullgardinsmenyn. Detta är också fallet när du väljer "USA" från den första rullgardinsmenyn.