Hogyan kell dolgozni a legördülő listával az Excelben

A táblázatokkal és adatokkal az Excelben végzett munka úgy épül fel, hogy a felhasználó kényelmesen tudja feldolgozni és elemezni azokat. Ehhez különféle eszközöket építenek be a programba. Használatuk megköveteli a felhasználótól némi tudást, de velük együtt az Excel hatékony elemző eszközzé válik. Az Office fejlesztője a legtöbb programját igyekszik leegyszerűsíteni, hogy bárki teljes mértékben használhassa azokat.

A táblázatkezelő adatelemző eszközzé alakítható

Néha szükségessé válik, hogy a dokumentum szerzője korlátozza a bevitelt. Például egy bizonyos cellában csak egy előre meghatározott halmaz adatait kell megadni. Az Excel ezt lehetővé teszi.

Az előugró lista létrehozásának egyik leggyakoribb oka az, hogy egy Excel-képlet cellájából származó adatokat használunk. Könnyebb véges számú opció megadása, ezért célszerű több érték közül választani, hogy a felhasználó egy kész készletből tudjon választani. Ezen kívül lehet még egy ok: egy előre meghatározott dokumentumstílus. Például jelentésekhez vagy más hivatalos dokumentumokhoz. Ugyanaz a részlegnév különböző módon írható. Ha ezt a dokumentumot később egy gép feldolgozza, akkor helyesebb lesz egységes kitöltési módot alkalmazni, nem pedig például kulcsszavak alapján történő felismerés feladatává tenni. Ez pontatlanságot okozhat a munkájában.

A probléma technikai oldala

Mielőtt létrehozna egy legördülő listát az Excelben, alakítsa ki a szükséges beállításokat a lapon egy cellatartományban. Ügyeljen arra, hogy a listában ne legyenek üres sorok, különben az Excel nem tudja létrehozni a kívánt objektumot a lapon. A sorokba beírt értékek ábécé sorrendben rendezhetők. Ehhez keresse meg az adatok fület a Beállítások szalagon, és kattintson a "Rendezés" gombra. Ha végzett az adatokkal, válassza ki a kívánt tartományt. Ne tartalmazzon üres sorokat, ez fontos! A program nem tud olyan listát készíteni, amelyben üres elem van, mert az üres karakterláncot nem fogadja el kiválasztási adatként. Ugyanakkor egy másik lapon is készíthet adatlistát, nem csak azon, ahol a beviteli mező lesz. Tegyük fel, hogy nem szeretné, hogy más felhasználók szerkeszthessék őket. Akkor célszerű egy rejtett lapra helyezni őket.

Miután elkészítette az adatok listáját, válassza ki azt a cellát, amelyben létre kívánja hozni a legördülő listát. Az Excel Beállítások menüjének Adatok lapján keresse meg az Ellenőrzés gombot. Ha rákattint, megnyílik egy párbeszédpanel. Ebben ki kell választania az „Engedélyezés” elemet, és be kell állítania az értékét „Lista”-ra. Tehát ebben a cellában a beviteli mód a rendelkezésre álló lehetőségek közül egy választásra módosul. De ez idáig nem határozták meg ezeket a lehetőségeket. Ha hozzá szeretné adni őket a létrehozott objektumhoz, adja meg az adattartományt a "Forrás" mezőben. Hogy ne gépeljük be őket kézzel, kattintsunk a mező jobb oldalán található beviteli ikonra, ekkor az ablak lekicsinyül, és a szokásos egérkijelöléssel ki tudjuk jelölni a kívánt cellákat. Amint felengedi a bal egérgombot, az ablak újra megnyílik. Továbbra is kattintson az OK gombra, és egy háromszög, egy legördülő lista ikonja jelenik meg a kiválasztott cellában. Ha rákattint, megjelenik a korábban megadott opciók listája. Ezt követően, ha az opciók külön lapon találhatók, akkor azt elrejtheti, ha a munkaablak alján jobb gombbal a nevére kattint, és a helyi menüben kiválasztja az azonos nevű elemet.

Ha ezt a cellát választja, több gomb jelenik meg mellette. Hogy a felhasználó könnyebben tudjon belépni, ezzel a gombbal beállíthatja a cella nevét. Ugyanezt megteheti fent, a képlet beviteli mezője mellett van egy megfelelő elem. Így a lista világosabb lesz, mert a felhasználónak nem kell az értékei alapján kitalálnia, hogy pontosan mit kell itt kiválasztani. Ezenkívül a párbeszédpanelen megadhat egy tipp üzenetet, amely akkor jelenik meg, amikor az egérmutatót a cella fölé viszi. Ha a cellát nem szabad üresen hagyni, törölje az „Üres értékek figyelmen kívül hagyása” jelölőnégyzetet. Az "Érvényes értékek listája" jelölőnégyzetet minden esetben be kell jelölni.

Lista törlése

Ha a legördülő listára már nincs szükség, eltávolítható a dokumentumból. Ehhez válassza ki az azt tartalmazó Excel-lap celláját, és lépjen a Szalagbeállításokhoz az "Adatok" - "Adatellenőrzés" lapon. Ott a beállítások lapon kattintson az "Összes törlése" gombra. Az objektum törlődik, de az adattartomány változatlan marad, azaz az értékek nem törlődnek.

Következtetés

Az ilyen objektumok létrehozásának algoritmusa egyszerű. Mielőtt létrehozna egy legördülő listát az Excelben, hozzon létre egy értéklistát, ha szükséges, formázza tetszés szerint. Ügyeljen 2 árnyalatra. Először is: az adattartomány hossza korlátozott, a küszöbérték 32767 elem, másodszor: a felugró ablak hosszát a lista elemeinek hossza határozza meg. Ha ezt az objektumot az oldalon helyezi el, akkor leegyszerűsíti a többi felhasználótól származó adatok bevitelét. Használatuk pozitív hatással van a munkavégzés gyorsaságára és pontosságára, segít leegyszerűsíteni a dokumentumban működő képleteket, és megoldja a szöveges adatok egyenlőtlen formázásának problémáját. De ha a Microsoft Share Pointot egy Excel-munkafüzetben használja, a kiadóprogram működésének korlátai miatt lehetetlen lesz legördülő listát létrehozni.