Как да работите с падащ списък в Excel

Работата в Excel с таблици и данни в тях е изградена по такъв начин, че потребителят да може удобно да ги обработва и анализира. За да направите това, в програмата са вградени различни инструменти. Използването им изисква от потребителя известни познания, но с тях Excel се превръща в мощен инструмент за анализ. Разработчикът на Office се опитва да опрости повечето си програми, така че всеки да може да ги използва напълно.

Електронната таблица може да се превърне в инструмент за анализ на данни

Понякога се налага авторът на документ да ограничи въвеждането. Например в определена клетка трябва да се въвеждат само данни от предварително дефиниран набор. Excel прави това възможно.

Една от най-честите причини за създаване на изскачащ списък е използването на данни от клетка във формула на Excel. По-лесно е да се предостави краен брой опции, така че е препоръчително да се даде избор от няколко стойности, така че потребителят да може да избира от готов набор. Освен това може да има друга причина: предварително зададен стил на документ. Например за доклади или други официални документи. Едно и също име на отдел може да бъде написано по различни начини. Ако този документ по-късно бъде обработен от машина, ще бъде по-правилно да се използва единен стил на попълване, а не да се задава задачата за разпознаване, например по ключови думи. Това може да внесе елемент на неточност в работата му.

Техническата страна на въпроса

Преди да направите падащ списък в Excel, оформете необходимите опции на листа в диапазон от клетки. Уверете се, че в този списък няма празни редове, в противен случай Excel няма да може да създаде желания обект на листа. Въведените стойности в редовете могат да бъдат сортирани по азбучен ред. За да направите това, намерете раздела с данни в лентата с настройки и щракнете върху „Сортиране“. Когато приключите с работата с данни, изберете желания диапазон. Не трябва да съдържа празни редове, това е важно! Програмата няма да може да създаде списък с празен елемент в него, тъй като празният низ няма да бъде приет като данни за избор. В същото време можете да формирате списък с данни на друг лист, а не само на този, където ще се намира полето за въвеждане. Да приемем, че не искате те да могат да се редактират от други потребители. Тогава има смисъл да ги поставите на скрит лист.

След като сте формирали списък с данни, изберете клетката, в която да бъде създаден падащият списък. В лентата с настройки на Excel, в раздела Данни, намерете бутона Валидиране. Щракването върху него ще отвори диалогов прозорец. В него трябва да изберете елемента „Разрешаване“ и да зададете стойността му на „Списък“. Така че в тази клетка методът на въвеждане ще бъде променен на избор от наличните опции. Но досега тези опции не са определени. За да ги добавите към създадения обект, въведете диапазона от данни в полето "Източник". За да не ги въвеждате ръчно, щракнете върху иконата за въвеждане в дясната част на полето, след което прозорецът ще бъде минимизиран и ще можете да изберете желаните клетки с обичайния избор на мишката. Веднага щом отпуснете левия бутон на мишката, прозорецът ще се отвори отново. Остава да щракнете върху OK и в избраната клетка ще се появи триъгълник, икона на падащ списък. Щраквайки върху него, ще получите списък с опциите, които сте въвели по-рано. След това, ако опциите са разположени на отделен лист, можете да го скриете, като щракнете с десния бутон върху името му в долната част на работния прозорец и изберете елемента със същото име в контекстното меню.

Когато изберете тази клетка, до нея ще се появят няколко бутона. За да улесните влизането на потребителя, можете да използвате този бутон, за да зададете името на клетката. Можете да направите същото по-горе, до полето за въвеждане на формула има съответен елемент. Така списъкът ще бъде по-ясен, защото потребителят няма да трябва да гадае по стойностите му какво точно трябва да бъде избрано тук. Освен това в диалоговия прозорец можете да въведете подсказка, която ще се показва, когато задържите курсора на мишката над клетката. Ако клетката не трябва да се оставя празна, премахнете отметката от „Игнориране на празни стойности“. Във всеки случай трябва да има отметка в квадратчето „Списък с валидни стойности“.

Изтриване на списък

Когато падащият списък вече не е необходим, той може да бъде премахнат от документа. За да направите това, изберете клетката в листа на Excel, която я съдържа, и отидете на настройките на лентата в раздела „Данни“ - „Проверка на данни“. Там, в раздела с настройки, щракнете върху бутона „Изчистване на всички“. Обектът ще бъде изтрит, но диапазонът от данни ще остане непроменен, т.е. стойностите няма да бъдат изтрити.

Заключение

Алгоритъмът за създаване на такива обекти е прост. Преди да създадете падащ списък в Excel, създайте списък със стойности, ако е необходимо, форматирайте го както искате. Обърнете внимание на 2 нюанса. Първо: дължината на диапазона от данни е ограничена, праговата стойност е 32767 елемента, второ: дължината на изскачащия прозорец ще се определя от дължината на елементите от списъка. Поставяйки този обект на страницата, ще опростите въвеждането на данни от други потребители. Използването им има положителен ефект върху скоростта и точността на работа, помага за опростяване на формулите, които работят в документа, и решава проблема с неравномерното форматиране на текстови данни. Но ако използвате Microsoft Share Point в работна книга на Excel, ще бъде невъзможно да създадете падащ списък поради ограничения в работата на програмата за публикуване.