Cum să căutați date folosind un filtru. Prelucrarea datelor din baza de date

În această lecție vom vorbi despre subiectul „Filtrarea, sortarea și căutarea datelor în Microsoft Access».

Când există destul de multe înregistrări într-un tabel, abilitatea de a le vizualiza selectiv și într-o anumită ordine devine foarte importantă. Folosind instrumentele paginii de pornire, puteți ascunde unele coloane și înregistrări din tabel și puteți sorta înregistrările după unul sau mai multe câmpuri. Pentru a ascunde o coloană sau un grup de coloane selectat pentru o perioadă, extindeți secțiunea „panglici”. „Înregistrări”.

Faceți clic pe butonul „Avansat” și selectați „Ascunde coloanele” din meniul care se deschide.

Pentru a afișa din nou coloanele ascunse, extindeți secțiunea „Postări” a panglicii, faceți clic pe butonul „Avansat” și selectați comanda „Afișați coloanele...” din meniu.

În caseta de dialog care se deschide, trebuie să bifați coloanele care ar trebui să fie afișate în vizualizarea datelor tabelului. Modificările făcute în fereastră se reflectă imediat în vizualizare. Bifați caseta de selectare a coloanei ascunse și faceți clic pe butonul Închidere.

Pentru a afișa numai înregistrările de tabel selectate după o anumită caracteristică, puteți utiliza un filtru, adică o condiție setată pentru un câmp. După aplicarea filtrului, înregistrările care nu satisfac condiție dată, va fi ascuns. Pentru a atribui un filtru, selectați una dintre coloane, de exemplu, coloana „Suma”, și faceți clic pe butonul „Filtrați” din secțiunea „Sortați și filtrați” a panglicii.

În lista de valori de câmp, ștergeți valorile pe care nu doriți să le afișați debifând casetele de selectare de lângă fiecare valoare. Pentru a aplica filtrul, faceți clic pe OK.

După aplicarea noului filtru, vizualizarea datelor este actualizată. Un câmp cu un filtru instalat este marcat cu o pictogramă specială în antet.

Pentru a elimina temporar un filtru dintr-un câmp selectat, faceți clic pe butonul „Eliminați filtrul”.

Când eliminați filtrul, vizualizarea este, de asemenea, actualizată. Faceți clic din nou pe același buton pentru a activa din nou filtrul.

Pentru a șterge definitiv filtrul, faceți clic pe săgeata din antetul coloanei tabelului și selectați comanda „Eliminați filtrul din Sumă”.

Pentru a seta o condiție pentru un filtru în formular expresie logică, apelați din nou fereastra setărilor de sortare și filtrare.

Lista operatorilor logici disponibili va depinde de tipul de date al câmpului. Extindeți lista „Filtre numerice”. Selectați filtrul „Mai mult...” din listă și, după ce ați specificat valoarea pentru comparație, faceți clic pe butonul „OK”.

Acum vor fi afișate pe ecran doar înregistrările care conțin valori de cel puțin douăzeci în câmpul „Sumă”. Puteți aplica un singur filtru simplu unui câmp individual, dar vă puteți defini propriul filtru pentru fiecare câmp. În acest caz, vor fi afișate numai înregistrările care îndeplinesc toate condițiile simultan. Filtrele mai complexe, care pot include valori din mai multe câmpuri simultan, sunt setate folosind comanda Advanced Filter Options.

Parametrii filtrului sunt validi până când tabelul este închis și nu se pierd la comutarea modului de afișare. Dacă salvați tabelul, filtrul aplicat va fi disponibil data viitoare când îl deschideți. Puteți activa și dezactiva un filtru salvat folosind butonul din bara de navigare „Fără filtru” - „Cu filtru” eticheta de pe buton reflectă starea curentă a câmpului. Faceți clic pe butonul etichetat „Cu filtru” pentru a dezactiva filtrul.

Pentru a organiza înregistrările într-o vizualizare de date de tabel, puteți sorta după text, numeric sau dată. Sortarea permite utilizatorilor să găsească datele de care au nevoie fără a fi nevoiți să cerceteze totul. Înregistrările pot fi sortate după unul sau mai multe câmpuri. Pentru a seta ordinea de sortare în ordine crescătoare a valorilor câmpurilor, faceți clic pe butonul „Ascendent”.
Pentru a sorta în ordine descrescătoare a valorilor, faceți clic pe butonul Descendent.

Pentru a anula sortarea după toate câmpurile simultan, faceți clic pe butonul „Ștergeți toate sortările”.

ÎN Microsoft OfficeÎnregistrările de acces sunt sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare și nu fac distincție între majuscule și minuscule. Ordinea de sortare a numerelor, textului și caracterelor speciale depinde de setările și standardele de limbă selectate a acestui calculator. Când sortați după mai multe câmpuri simultan, rezultatul va depinde de ordinea în care modul de sortare este aplicat acestor câmpuri. În cazurile în care trebuie să găsiți una sau mai multe înregistrări bazate pe o bucată de text inclusă într-unul dintre câmpurile acestora, puteți utiliza mijloace standard Căutare Microsoft Office Access. Faceți clic pe butonul Găsiți din pagina principală a fluxului.

În caseta de dialog „Căutare și înlocuire”, trebuie să specificați un model pentru căutare și să selectați parametrii de căutare doriti, de exemplu, să setați zona în care modelul se potrivește cu orice parte a câmpului sau să vizualizați toate înregistrările.

Pentru a trece la următoarea înregistrare găsită, faceți clic pe butonul „Găsiți următorul”.

După finalizarea căutării, închideți fereastra.

Utilizați AutoFilter sau operatori de comparație încorporați, cum ar fi mai mare decât și top 10 în Excel, pentru a afișa datele dorite și a ascunde restul. După ce filtrați datele într-un interval de celule sau tabel, puteți fie să aplicați din nou filtrul pentru a obține cele mai recente rezultate, fie să ștergeți filtrul pentru a reafișa toate datele.

Utilizați filtre pentru a ascunde temporar unele date dintr-un tabel și pentru a vedea numai datele dorite.

Filtrarea unui interval de date

Filtrarea datelor într-un tabel

Datele filtrate afișează numai rândurile care corespund criteriilor specificate și ascund rândurile pe care nu doriți să le afișați. După ce ați filtrat datele, puteți copia, găsi, edita, formata, diagramă și tipări un subset al datelor filtrate fără a le muta sau modifica.

De asemenea, puteți filtra după mai multe coloane. Filtrele sunt aditive, ceea ce înseamnă că fiecare filtru suplimentar se bazează pe filtrul curent și reduce și mai mult un subset de date.

Nota: Când utilizați caseta de dialog Căutare Căutările de date filtrate caută numai datele care apar în listă. Datele care nu sunt afișate nu sunt căutate. Pentru a găsi toate datele, ștergeți toate filtrele.

Mai multe informații despre filtrare

Două tipuri de filtre

Cu AutoFilter, puteți crea două tipuri de filtre: după valoarea listei sau după criteriu. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre se exclude reciproc pentru fiecare interval de celule sau tabel de coloană. De exemplu, puteți filtra după o listă de numere sau o condiție, dar nu după ambele; Puteți filtra după pictogramă sau filtru personalizat, dar nu ambele.

Reaplicarea unui filtru

Pentru a determina dacă este aplicat un filtru, priviți pictograma din antetul coloanei.

Aplicarea în mod repetat a unui filtru produce rezultate diferite din următoarele motive:

Datele au fost adăugate, modificate sau șterse într-un interval de celule sau într-o coloană de tabel.

Valorile returnate de formulă s-au schimbat și foaia de lucru a fost recalculată.

Nu utilizați tipuri de date mixte

Pentru a realiza cele mai bune rezultate Nu ar trebui să amestecați tipuri de date, cum ar fi text și număr, sau numere și date în aceeași coloană, deoarece este disponibil un singur tip de comandă de filtrare pentru fiecare coloană. Dacă se utilizează un amestec de tipuri de date, comanda afișată este tipul de date care este cel mai des invocat. De exemplu, dacă o coloană conține trei valori stocate ca număr și patru valori stocate ca text, comanda este afișată filtre de text .

Filtrarea datelor într-un tabel

Pe măsură ce introduceți date într-un tabel, controalele de filtrare sunt adăugate automat la antetele coloanei.

Filtrarea unui interval de date

Dacă nu doriți să formatați datele ca tabel, puteți aplica și filtre pentru o serie de date.

Selectați datele pe care doriți să le filtrați. Pentru rezultate optime, coloanele trebuie să conțină titluri.

Pe „fila” date"faceți clic pe butonul" Filtra".

Opțiuni de filtrare pentru tabele și intervale

Puteți aplica un filtru general selectând Filtra, sau un filtru personalizat, în funcție de tipul de date. De exemplu, la filtrarea numerelor, apare elementul Filtre numerice, pentru datele este afișat articolul Filtrează după dată, iar pentru text - Filtre de text. Aplicând un filtru general, puteți selecta să afișați datele dorite din lista celor existente, așa cum se arată în figură:

Prin selectarea opțiunii Filtre numerice Puteți aplica unul dintre următoarele filtre personalizate.

Filtrul este rapid si cale usoara căutarea unui subset de date și lucrul cu ele într-o listă. Lista filtrată afișează numai rândurile care îndeplinesc criteriile. Spre deosebire de sortare, un filtru nu modifică ordinea intrărilor din listă. Filtrarea ascunde temporar rândurile pe care nu doriți să le afișați.

Rândurile selectate prin filtrare pot fi editate, formatate, create în diagrame și imprimate fără a modifica ordinea rândurilor sau a le muta.

Filtrarea selectează numai datele necesare și ascunde datele rămase. În acest fel, este afișat doar ceea ce doriți să vedeți și se poate face cu un singur clic.

La filtrare, datele nu se modifică în niciun fel. Odată ce filtrul este eliminat, toate datele apar din nou în aceeași formă ca înainte de aplicarea filtrului.

Există două comenzi disponibile în Excel pentru filtrarea listelor:

• Filtru automat, inclusiv un filtru după selecție, pentru condiții simple de selecție.
• Filtru avansat pentru condiții de selecție mai complexe.

Filtru automat

Pentru a activa Filtru automat trebuie să selectați orice celulă din tabel, apoi pe filă Date în grup Triere Şi filtra apăsați butonul mare :

După aceasta, un buton săgeată în jos va apărea în antetul tabelului din dreapta fiecărui titlu de coloană:

Făcând clic pe o săgeată, se deschide un meniu cu listă pentru coloana corespunzătoare. Lista conține toate elementele unei coloane în ordine alfabetică sau numerică (în funcție de tipul de date), astfel încât să puteți găsi rapid elementul de care aveți nevoie:

Dacă avem nevoie de un filtru pentru o singură coloană, atunci nu trebuie să afișăm butoanele săgeți pentru coloanele rămase. Pentru a face acest lucru, înainte de a apăsa butonul selectați mai multe celule din coloana dorită împreună cu titlul.

Filtrați după valoarea exactă

Porniți Filtru automat, faceți clic pe butonul săgeată și selectați o valoare din lista verticală. Pentru a selecta rapid toate elementele unei coloane sau a deselecta toate elementele, faceți clic pe element (Selectați tot) :

În acest caz, toate rândurile al căror câmp nu conține valoarea selectată sunt ascunse.

La executare munca de laborator, selectați rezultatul de filtrare, copiați-l în alt loc de pe foaie și semnați-l.

Pentru a opri Filtru automat trebuie să apăsați din nou butonul .

Pentru a anula acțiunea de filtrare fără a părăsi modul de filtrare, faceți clic pe butonul și selectați elementul din lista derulantă (Selectați tot) . În acest caz, apar rânduri de tabel ascunse de filtru.

Semne de filtrare a datelor

Filtrele ascund datele. Exact pentru asta sunt concepute. Cu toate acestea, dacă filtrarea datelor nu este cunoscută, poate părea că unele date lipsesc. Ați putea, de exemplu, să deschideți foaia filtrată a altcuiva sau chiar să uitați că ați aplicat anterior un filtru. Deci, atunci când aveți filtre pe o foaie, puteți găsi diferite indici vizuale și mesaje.

(situat în partea stângă jos a ferestrei). Stare initiala:

Imediat după filtrarea datelor, rezultatul aplicării filtrului este afișat în colțul din stânga jos al barei de stare. De exemplu, " Înregistrări găsite: 2 din 11”:

Numerele liniilor . Numerele de linii intermitente indică faptul că unele linii sunt ascunse, în timp ce numerele de linii vizibile care își schimbă culoarea indică faptul că liniile evidențiate sunt rezultatul unei selecții de filtru.

Tip săgeată . Când săgeata AutoFilter dintr-o coloană filtrată se schimbă în, aceasta indică faptul că coloana este filtrată.

”

„” este un alt filtru universal care poate fi aplicat coloanelor cu numere sau date.

„” este un nume foarte convențional. De fapt, capacitățile acestui filtru sunt mult mai largi. Folosind acest filtru, puteți găsi fie primele elemente, fie ultimele elemente (cele mai mici sau mai mari numere sau date). Și, spre deosebire de numele filtrului, rezultatele obținute nu se limitează la primele 10 elemente sau ultimele 10 elemente. Numărul de elemente afișate poate fi selectat de la 1 la 500.

” vă permite de asemenea să filtrați datele în funcție de procent din numărul total de rânduri dintr-o coloană. Dacă o coloană conține 100 de numere și doriți să vizualizați cele mai mari cincisprezece, atunci selectați 15 la sută.

Puteți folosi filtrul pentru a găsi produse cu cele mai mari sau mai mici prețuri, pentru a determina lista angajaților cei mai recent angajați sau pentru a vizualiza o listă a studenților cu cele mai bune sau mai proaste note. Pentru a aplica filtrul „” unei coloane de date ( doar numere sau date!!!), faceți clic pe săgeata din coloană și selectați elementul Filtre numerice mai departe :

După aceasta, se va deschide o casetă de dialog Suprapunere conditii De listă :

În caseta de dialog selectați număr(rânduri sau procente), cea mai mare sau cel mai mic, lista elementelor sau % din numărul de elemente.

Creează-ți propriile filtre personalizate

De exemplu, trebuie să scoatem numai rânduri cu poziții care încep cu litera „ D’. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe săgeata de filtru automat din prima coloană și selectați Filtre de text , apoi element incepe cu... :

Va apărea o casetă de dialog (Orice element din dreapta selectați, aceeași casetă de dialog va apărea în continuare.):

În câmp Denumirea funcției alege - începe cu , in dreapta intram d:

În fereastră există un indiciu:

Semnul întrebării „ ? ” denotă orice caracter.

semnează " * ” denotă o succesiune de caractere.

Puteți afișa informații despre unul/mai mulți parametri utilizând filtrarea datelor în Excel.

Există două instrumente în acest scop: AutoFilter și Advanced Filter. Ele nu șterg, ci ascund datele care nu îndeplinesc condițiile. Filtrul automat efectuează cele mai simple operații. Filtrul avansat are mult mai multe opțiuni.

Filtru automat și filtru avansat în Excel

Am un tabel simplu care nu este formatat sau declarat ca o listă. Puteți activa filtrul automat prin meniul principal.

Dacă formatați intervalul de date ca tabel sau îl declarați ca listă, filtrul automat va fi adăugat imediat.

Utilizarea filtrului automat este simplă: trebuie să selectați intrarea cu valoarea dorită. De exemplu, afișați livrările către magazinul nr. 4. Puneți o bifă lângă condiția de filtrare corespunzătoare:

Vedem imediat rezultatul:

Caracteristicile instrumentului:

1. Autofiltrul funcționează numai într-un interval de neîncărcare. Diferitele tabele de pe aceeași foaie nu sunt filtrate. Chiar dacă au același tip de date.
2. Instrumentul tratează linia de sus ca titluri de coloană - aceste valori nu sunt incluse în filtru.
3. Este permisă aplicarea mai multor condiții de filtrare simultan. Dar fiecare rezultat anterior poate ascunde înregistrările necesare pentru următorul filtru.

Filtrul avansat are mult mai multe opțiuni:

1. Puteți seta oricâte condiții de filtrare este necesar.
2. Criteriile de selectare a datelor sunt vizibile.
3. Folosind filtrul avansat, utilizatorul poate găsi cu ușurință valori uniceîntr-o matrice cu mai multe linii.

Cum să faci un filtru avansat în Excel

Un exemplu gata făcut - cum să utilizați un filtru avansat în Excel:

Doar rândurile care conțin valoarea „Moscova” au rămas în tabelul original. Pentru a anula filtrarea, trebuie să faceți clic pe butonul „Șterge” din secțiunea „Sortare și filtrare”.

Cum se utilizează filtrul avansat în Excel

Să luăm în considerare utilizarea unui filtru avansat în Excel pentru a selecta rândurile care conțin cuvintele „Moscova” sau „Ryazan”. Condițiile de filtrare trebuie să fie în aceeași coloană. În exemplul nostru - unul sub celălalt.

Completarea meniului de filtru avansat:

Obținem un tabel cu rânduri selectate după un criteriu dat:

Să selectăm rândurile care conțin valoarea „Nr 1” în coloana „Magazin” și „>1.000.000 de ruble” în coloana de cost. Criteriile de filtrare trebuie să fie în coloanele corespunzătoare din tabelul de condiții. Pe o linie.

Completați parametrii de filtrare. Faceți clic pe OK.

Să lăsăm în tabel doar acele rânduri care conțin cuvântul „Ryazan” în coloana „Regiune” sau valoarea „>10.000.000 de ruble” în coloana „Cost”. Deoarece criteriile de selecție aparțin unor coloane diferite, le plasăm pe linii diferite sub titlurile corespunzătoare.

Să folosim instrumentul „Filtru avansat”:

Acest instrument poate lucra cu formule, ceea ce permite utilizatorului să rezolve aproape orice problemă atunci când selectează valori din matrice.

Reguli de bază:

1. Rezultatul formulei este criteriul de selecție.
2. Formula scrisă returnează TRUE sau FALSE.
3. Intervalul inițial este specificat folosind referințe absolute, iar criteriul de selecție (sub formă de formulă) este specificat folosind referințe relative.
4. Dacă se returnează TRUE, rândul va fi afișat după aplicarea filtrului. FALS - nu.

Să afișăm rânduri care conțin cantități peste medie. Pentru a face acest lucru, în afară de plăcuța cu criterii (în celula I1), introduceți numele „ Cea mai mare cantitate" Mai jos este formula. Folosim funcția MEDIE.

Selectați orice celulă din gama originalăși apelați „Filtru avansat”. Indicăm I1:I2 drept criteriu de selecție (legături relative!).

Tabelul conține doar acele rânduri în care valorile din coloana „Cantitate” sunt peste medie.

Pentru a lăsa în tabel numai rânduri care nu se repetă, în fereastra „Filtru avansat”, bifați caseta de lângă „Numai înregistrări unice”.

Faceți clic pe OK. Liniile duplicate vor fi ascunse. Doar intrările unice vor rămâne pe foaie.

În această lecție, subiectul „Căutarea datelor folosind filtre” este oferit spre studiu. În timpul lecției vă veți putea face o idee despre filtre și tipurile acestora. Veți învăța cum să căutați informațiile de care aveți nevoie folosind trei tipuri de filtre.

Subiect: Tehnologii pentru căutarea și stocarea informațiilor

Lecție: Găsirea datelor folosind filtre. Tipuri de filtre

Filtre - un instrument de recuperare a datelor care este utilizat pentru a restrânge o listă pentru a elimina (temporar) datele inutile.

Tipuri de filtre:

Filtrați după selecție;

filtru obișnuit;

filtru avansat;

Să ne uităm la un exemplu despre cum să creați și să aplicați un filtru după selecție: cel mai simplu mod de a filtra este să utilizați un filtru după selecție. Să presupunem că trebuie să selectăm doar acele muzee de apartamente care sunt situate pe terasamentul râului Fontanka. Să selectăm cuvântul Fontanka. Pe fila Acasă, în grup Sortare și filtrare, faceți clic pe filtru Selecţieși alegeți Conține Fontanka(Fig. 1). După cum vedem, în tabelul nostru există doar înregistrările necesare. Pentru a restabili toate înregistrările din tabel, trebuie doar să anulați filtrul. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Scoateți filtrul(Fig. 2).

Orez. 1

Orez. 2

Un filtru obișnuit se distinge prin faptul că căutarea este efectuată pe baza unei caracteristici dintr-un câmp. Să vedem cum să creăm și să aplici un astfel de filtru:

Să avem nevoie doar de acele apartamente-muzeu care sunt situate pe terasamentul Moika sau pe terasamentul Fontanka. Să selectăm câmpul pentru filtrare și apoi putem fie să facem clic pe butonul Filtra(Fig. 3), sau faceți clic pe numele câmpului din partea dreaptă și deschideți lista. În această listă, debifați caseta Selectați toate, apoi bifați casetele de lângă acele adrese care ne interesează și faceți clic pe butonul Bine(Fig. 4). Vedem că în tabel rămân doar înregistrările de care avem nevoie. Pentru a anula filtrarea, puteți face clic pe butonul Scoateți filtrul(Fig. 5), sau în partea de jos a ferestrei (Fig. 6). După aceasta, vizualizarea originală a tabelului cu toate înregistrările va fi restaurată.

Orez. 3

Orez. 4

Orez. 5

Orez. 6

Filtrul avansat se deosebește de precedentul prin aceea că căutarea se realizează în mai multe tabele, după mai multe criterii, în mai multe câmpuri. Un filtru avansat poate fi creat în acest fel:

Să creăm și să aplicăm un filtru avansat. Pe fila Acasă, în grup Sortare și filtrare, faceți clic pe butonul Opțiuni avansate de filtrare si alege din meniul contextual echipă Filtru avansat(Fig. 7). Se va deschide o fereastră în care putem selecta câmpuri de selecție și condiții de selecție și pot exista una sau mai multe condiții. Să avem nevoie de acele muzee ale căror bilete costă 150 sau 100 de ruble și care încep să funcționeze la 10:30. Rămâne acum Aplicați filtrul(Fig. 8).

Vedem că o singură înregistrare, un singur muzeu, îndeplinește condițiile de selecție.

Orez. 7