Cuvântul indică intervalul de înlocuire. Wildcards

Dacă doriți să găsiți un anumit articol, dar nu vă amintiți ortografia exactă, utilizați metacaractere în șirul de interogare.

Wildcards sunt caractere speciale care pot înlocui caractere necunoscute într-o valoare de text și sunt utile pentru găsirea mai multor elemente cu date similare, dar nu aceleași. Ele pot fi utile și pentru preluarea datelor care se potrivesc cu un model specificat. De exemplu, căutarea tuturor persoanelor cu numele Andrey care locuiesc pe strada Tyulpanova.

Pentru mai multe informații despre interogări, consultați articolul Introducere în interogări.

Iată câteva exemple de metacaractere pentru crearea de interogări în Access.

Exemple de utilizare a metacaracterelor pentru a potrivi un model

Wildcardurile sunt folosite în model după cum urmează.

Deschideți cererea în designer.

În linie Condiție de selecție câmpul de care aveți nevoie, introduceți operatorul înainte de condiția de selecție Ca.

Înlocuiți unul sau mai multe caractere din condiție cu un caracter joker. De exemplu, cerere Ca R?308021 returnează rezultatele RA308021, RB308021 etc.

Pe fila Constructor faceți clic pe butonul Executa.

Să ne uităm la câteva exemple de modele wildcard pe care le puteți folosi în expresii.

Pentru a potrivi caractere speciale, cum ar fi semnul întrebării (?), semnul lire sterlină (#) și asteriscul (*), includeți-le între paranteze.

Funcția CHARLIST returnează potriviri pentru unul sau mai multe caractere și vă permite să utilizați aproape orice caracter din setul de caractere ANSI, inclusiv cifre. Funcția CHARLIST este inclusă între paranteze drepte () și poate fi utilizată împreună cu metacaracterele pentru a oferi potriviri mai precise.

Pentru a specifica un interval de caractere, utilizați o cratimă (-) în funcția CHARLIST pentru a separa limitele superioare și inferioare ale intervalului.

Pentru a potrivi caracterul cratimă (-), plasați-l la începutul sau la sfârșitul funcției CHARLIST (după semnul exclamării, dacă este folosit). În altă parte, o cratimă indică un interval de caractere ANSI.

Microsoft Word oferă un instrument de căutare și înlocuire incredibil de puternic. A ști cum să-l folosești corect simplifică foarte mult editarea și editarea documentelor. Această secțiune acoperă în detaliu utilizarea caracterelor speciale în operațiunile de căutare și înlocuire; sunt date o serie de exemple.

Luați în considerare cazul simplu de căutare și înlocuire. Este necesară înlocuirea numelui de familie Ivanov cu Petrov pe tot parcursul documentului. Acest lucru se face cu ușurință folosind o procedură standard de căutare și înlocuire. Cu toate acestea, deoarece numele de familie al lui Ivanov în document poate fi în cazuri și numere diferite, atunci va trebui să efectuați multe înlocuiri succesive.

Utilizare caractere speciale vă permite să finalizați sarcina dintr-o dată într-un singur pas.

Un alt exemplu. Există o mulțime de zecimale în document. Unele fracții sunt tastate printr-un punct, altele - prin virgulă. Este necesar să se facă o astfel de înlocuire pentru a uniformiza ortografia tuturor fracțiilor.

Se pare că pentru a face acest lucru trebuie să efectuați o singură operație de căutare și înlocuire folosind caractere speciale.

Mai mult exemplu complex modificări ale textului. Având în vedere un document mare care conține textul unui dicționar de termeni informatici de următoarea formă:

Document fără titlu

Nu există evidențieri de text în text. Numărul total de intrări din dicționar este, de exemplu, de aproximativ 30.000.

Necesar:

1. Găsiți toți termenii traduși în engleză și evidențiați-i cu caractere aldine. În același timp, lăsați intacte toate celelalte cuvinte englezești.

2. Înlocuiți cratima dintre termenul englezesc și traducerea acestuia cu o liniuță. Cu toate acestea, lăsați toate celelalte cratime intacte.

3. Paragrafe cu termen englezesc mutați-l cu 2 puncte de cel precedent și asigurați-vă că aceste paragrafe ies cu 0,25 cm.

Pentru a finaliza sarcina, trebuie să găsiți toate cele 30.000 de fragmente de text care îndeplinesc condițiile de mai sus, să faceți 30.000 de selecții îngroșate și 30.000 de înlocuiri de cratime cu liniuțe și, de asemenea, să mutați paragrafele.

Se poate face acest lucru în mai puțin de 1 minut?

Da, poți. Pentru a face acest lucru, trebuie să efectuați o operație de căutare și înlocuire folosind caractere speciale.

Soluția acestor probleme este dată la sfârșitul secțiunii.

Există două tipuri de caractere speciale în Microsoft Word - caractere specialeŞi wildcards. Ambele pot fi introduse convenabil în liniile de căutare și înlocuire folosind butonul „Special” din dialogul de căutare și înlocuire.

Personaje speciale nume de caractere care nu se află pe tastatură și/sau care nu pot fi introduse direct în linia de căutare sau înlocuire. De exemplu, întrerupere forțată de linie, cratima moale, spatiu de nerupere etc.

Wildcards sunt folosite pentru a forma condiții complexe de căutare și înlocuire în conformitate cu anumite reguli. Cu ajutorul lor, puteți specifica intervale de caractere și expresii care îndeplinesc o serie de condiții. Pentru a putea folosi metacaracterele, trebuie să activați opțiunea Wildcards din caseta de dialog Găsiți și înlocuiți.

Să dăm lista completa simboluri și semne și exemple de utilizare a acestora.

Document fără titlu

Document fără titlu

Document fără titlu

Document fără titlu

Document fără titlu

Punctul și virgulă din operatorii (n;) și (n;m) nu este doar un punct și virgulă, ci un așa-numit separator Listă. În SUA este virgulă, în Rusia este punct și virgulă. Pentru a afla exact ce caracter acționează ca un separator de listă în configurația dvs., căutați în Panou de control\Limbă și standarde\Numere\Separator de liste.

Pentru a căuta caractere dintr-un document care sunt folosite ca caractere speciale în șirul de căutare, trebuie să tastați o bară oblică inversă (\) în fața lor. De exemplu, dacă opțiunea Wildcards este activată, atunci pentru a căuta semnul exclamării, trebuie să tastați o bară oblică inversă în bara de căutare, urmată de un semn de exclamare (\!).

Opțiunea Wildcards trebuie activatîn caseta de dialog Găsiți și înlocuiți. Această condiție trebuie îndeplinită pentru toate exemplele de mai jos.

Document fără titlu

[!^0013]^0013[!^0013]

Document fără titlu

^0032

Document fără titlu

<[А-ЯЁ][а-яё]@>

Document fără titlu

Pentru a lucra cu expresii, activați opțiunea Wildcards.

În șirul de căutare, expresia este tot ceea ce este cuprins între paranteze, care în acest caz acționează ca caractere speciale. O expresie poate consta din anumite caractere sau poate conține caractere metalice sau caractere speciale. Ordinea în care apar expresiile determină numerotarea acestora.

În linia de înlocuire, expresiile sunt prezentate sub forma: \n, unde n este numărul expresiei din linia de căutare.

Vom edita propoziția: Nastya eats mere.

Document fără titlu

Document fără titlu

1. Înlocuirea numelui de familie Ivanov în document cu numele de familie Petrov în toate cazurile simultan:

Document fără titlu

Desigur, o astfel de înlocuire este posibilă numai cu nume de familie care au aceleași terminații de caz.

2. Este necesar să se facă o astfel de înlocuire pentru a uniformiza scrierea tuturor fracțiilor, când unele fracții sunt tastate prin punct, iar altele prin virgulă.

Iată două opțiuni pentru această înlocuire:

Document fără titlu

3. Prelucrarea textului unui dicționar de termeni informatici.

Iată cum să o rezolvi într-un minut:

În primul rând, tot textul este formatat după cum urmează: Format->Paragraf->Indentație din stânga 0,25 cm Pentru linia de înlocuire folosind butonul „Format”, trebuie mai întâi să setați: stilul „Font” Bold, „Paragraf” Indentație din stânga 0 cm, „Paragraf” Spațiere înainte de 2 Vin.

Apoi, instalarea se efectuează în liniile de căutare și înlocuire:

Document fără titlu

După aceasta, faceți clic pe butonul „Înlocuiește tot”. Ca urmare:

Toți termenii traduși în engleză sunt evidențiați cu caractere aldine. Cu toate acestea, toate celelalte cuvinte în limba engleză rămân intacte.

Cratima dintre termenul englez și traducerea acestuia este înlocuită cu o liniuță. Cu toate acestea, toate celelalte cratime rămân intacte.

Paragrafele cu termeni englezi sunt mutate în jos de la paragrafele anterioare cu o explicație a termenului și mutate la stânga.

Adică, în total, de exemplu, 30.000 de fragmente de text care îndeplinesc condițiile de mai sus, se fac 30.000 de modificări necesare și se obține următoarele:

Document fără titlu

Modalități de a afla un cod de simbol fără programare

1. Puteți căuta pe Internet tabelul „ASCII”, „ANSI” sau „Unicode”.
2. Folosind „Insert” - „Simbol”.

Spectacol

Pentru unele simboluri, puteți încerca această metodă: selectați simbolul pentru care doriți să aflați codul - fila „Inserare” - grupul „Simboluri” - Alte simboluri... - va apărea un dialog - dacă este selectat același simbol în acest dialog pe care l-ați selectat în Word, apoi în colțul din dreapta jos, în câmpul „Cod caracter”, va apărea un cod simbol.

În câmpul „Cod caracter”, codul caracterului poate fi zecimal și sistem hexazecimal Socoteala. Pentru a afla în ce sistem de numere se află codul din câmpul „Cod caracter”, priviți câmpul „de la” din dreapta și ce este scris la sfârșit între paranteze. Poate exista fie „(dec.)”, fie „(hex.)”.

Dacă „des”, atunci pur și simplu înlocuiți codul caracterului așa cum este în câmpul „Găsiți”, adăugând un simbol „^” în față. Dacă „hex”, apoi convertiți mai întâi numărul în sistemul numeric zecimal (încercați să găsiți traducători online pe Internet), apoi înlocuiți-l în câmpul „Găsiți”, adăugând „^” în față. Dacă acest caracter este doar în tabelul Unicode, adăugați „^u” în față.

Dacă un alt simbol este evidențiat în dialog, înseamnă că nu există informații despre acest simbol în acest dialog. Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, cu caractere speciale, de exemplu, cu simbolul „marca de paragraf” - cod Ansi 13; în acest dialog codurile încep cu un cod mai mare.

Acest dialog folosește trei tabele de caractere:
1) ASCII
2) ANSI. Pentru limba rusă, tabelul „ANSI” din acest dialog se numește „chirilic”.
3) Unicode

Modalități de a afla un cod de caracter folosind programare

1. În ajutorul VBA încorporat există o secțiune: referință la limbajul VBA > Visual Basic referință la limbă > Seturi de caractere.

2. Puteți selecta simbolul dorit în programul „Word”, apoi trebuie să mergeți la VBA și în „Fereastra imediată” trebuie să utilizați următoarele coduri:
Print Asc(Selection.Text)
sau
Print AscW(Selection.Text)
Pentru codul obținut prin prima metodă, trebuie să introduceți „^” în față, iar în al doilea caz „^u”.

3. Dacă a doua metodă dă codul greșit (acest lucru se poate întâmpla uneori din motive necunoscute), atunci această metodă. Copiați simbolul pentru care doriți să aflați codul - afișați fereastra Găsiți și înlocuiți - lipiți simbolul copiat în câmpul Găsiți - activați înregistrarea macro - faceți clic pe Găsire - dezactivați înregistrarea macro - mergeți la VBA și luați codul simbolului din fișierul înregistrat macro .

În unele cazuri, este posibil să nu puteți lipi un caracter copiat în caseta Găsiți. Nu pot să explic de ce se întâmplă asta.

Note

În Word, atunci când căutați și înlocuiți, trebuie să adăugați zerouri în fața codului caracterului, astfel încât să existe patru cifre, de exemplu: ^0013. Aceasta este sintaxa. Dacă specificați pur și simplu „^13”, nu va funcționa dacă există alt text după „^13”.

Reveniți la locul unde munca a fost întreruptă

Word își amintește și stochează ultimele patru locuri din document în care textul a fost introdus sau editat. Pentru a reveni la una dintre aceste patru poziții, apăsați combinația de taste Shift+F5 de numărul corespunzător de ori. A patra apăsare va muta cursorul în poziția inițială. Ca urmare, la deschiderea unui document existent, pentru a reveni la locul în care munca a fost întreruptă, trebuie doar să apăsați Shift+F5.

Cum să scapi de spațiile suplimentare

Uneori trebuie să lucrați cu text unde alinierea a fost făcută cu un set de spații. Este foarte dificil să formatați un astfel de text și, de regulă, trebuie să îl eliminați manual spatii suplimentare. În acest caz, este mai bine să recurgeți la operația de căutare și înlocuire (Editare → Înlocuire). Pentru a face acest lucru, introduceți două spații în linia de căutare și unul în linia de înlocuire și faceți clic pe butonul „Înlocuiește toate” până când sunt găsite toate spațiile suplimentare.

Caractere speciale și caractere metalice în operațiunile de căutare și înlocuire

Word oferă capabilități convenabile de căutare și înlocuire care fac editarea documentelor mult mai ușoară, mai ales atunci când se utilizează caractere speciale. Există două tipuri de caractere speciale - caractere speciale și metacaractere. Este convenabil să le introduceți pe ambele în liniile de căutare și înlocuire folosind butonul „Special” din dialogul de căutare și înlocuire (Editare → Înlocuire).

Caracterele speciale sunt cele care nu se află pe tastatură și (sau) care nu pot fi introduse direct în șirul de căutare sau de înlocuire, de exemplu, întrerupere forțată de linie, cratima moale, spațiu neîntrerupt etc. (Fig. 1).

În plus, activând opțiunea „Wildcards”, puteți crea condiții complexe de căutare și înlocuire prin specificarea intervalelor de caractere și expresii care îndeplinesc un număr de condiții (Fig. 2).

Există o mulțime de personaje speciale, iar codurile lor pot fi găsite în ajutor. Ne vom concentra asupra unora exemple concrete utilizarea lor atunci când opțiunea „Wildcards” este activată.

De exemplu, există o mulțime de fracții zecimale într-un document: unele dintre ele sunt tastate cu un punct, iar unele dintre ele sunt tastate cu virgulă. Trebuie să faceți o modificare, astfel încât toate fracțiile să se termine cu o virgulă. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să introduceți combinația (<@).(@>) (înseamnă că înainte și după punct există mai multe cifre din intervalul de la 0 la 9), iar în linia de înlocuire \1,\2 (înseamnă că se ia prima expresie din șirul de căutare, câmpul său este inserat cu o virgulă și apoi a doua expresie din șirul de căutare).

Un alt exemplu: există spații înaintea semnelor de punctuație în document și trebuie eliminate. În acest caz, ar trebui să introduceți ^0032([.,:;\!\?]) în linia de căutare (înseamnă un spațiu urmat de un semn de punctuație) și în linia de înlocuire \1 (înseamnă că prima expresie din linia de căutare rămâne ).

Sau imaginați-vă această situație: documentul conține termeni englezi și inițial nu există evidențieri de text. Toate cuvintele în engleză trebuie să fie scrise cu italice. În acest caz, ar trebui să introduceți () în linia de căutare (înseamnă un cuvânt englezesc urmat de un spațiu) și să lăsați linia de înlocuire goală. În același timp, trebuie să setați formatul adecvat pentru șirul de înlocuire folosind butonul „Format”.

În plus, există denumiri cu majuscule în rusă între ghilimele sub forma „Format”. Este necesar să eliminați ghilimele și să evidențiați denumirile în sine cu caractere aldine. Pentru a face acest lucru, introduceți o expresie precum ([А-яа-я]@) în bara de căutare (adică un cuvânt rusesc cu o literă majusculă între ghilimele) și în linia de înlocuire \1 și setați formatul corespunzător.

Abilitatea de a lucra cu mai multe clipboard-uri

Acum este foarte convenabil să lucrați cu clipboard-ul, în care puteți copia până la 24 de fragmente (pasaje de text, imagini, diagrame etc.) în același timp. Pentru a facilita accesul la panoul clipboard, mai întâi afișați-l pe ecran făcând dublu clic pe combinația de taste Ctrl+C. Apoi ștergeți clipboard-ul făcând clic pe butonul „Șterge clipboard” și copiați obiectele dorite în el, selectându-le unul câte unul și apăsând Ctrl+C de fiecare dată. Puteți copia din diferite aplicații Office.

După aceasta, plasați cursorul în punctul de inserare și lipiți simultan toate informațiile din clipboard (butonul „Lipiți toate”) sau fragmentele necesare unul câte unul, făcând dublu clic pe fiecare dintre ele.

Despre salvarea în Word

Dacă, la salvarea unui fișier, observați că dimensiunea acestuia este clar exagerată, iar la ștergerea fragmentelor individuale nu scade, ci chiar crește, atunci merită să verificați dacă opțiunea „permite salvarea rapidă” este activată.

Faptul este că programul are trei moduri de salvare: salvare rapidă, salvare normală și salvare normală cu creare copie de rezervă. La salvarea normală, fișierul este scris din nou de fiecare dată în conformitate cu modificările efectuate. Când salvați cu o copie de rezervă fișier sursă nu este șters, ci este redenumit, primind un nume care începe cu cuvântul „copiere”. În mod implicit, este setat modul de salvare rapidă, în care toate modificările aduse documentului sunt atașate la sfârșitul fișierului și, pe măsură ce se fac modificări, dimensiunea fișierului crește constant și chiar ștergerea completă a conținutului nu face fișierul mai mic. - fragmentele șterse (inclusiv imaginile) continuă să existe în interiorul fișierului.

Pentru a dezactiva modul de salvare rapidă, rulați comanda Instrumente → Opțiuni → Salvare și debifați caseta de selectare „permite salvare rapidă”. După aceasta, dimensiunea fișierului va corespunde întotdeauna realității.

Imprimarea formulelor

Imprimarea formulelor în Word nu este o sarcină foarte plină de satisfacții (mai ales că există aplicații specializate în acest scop), dar de multe ori este absolut necesară. În acest caz, pentru a vă face sarcina cât mai ușoară posibil, este mai bine să plasați toate butoanele pe care va trebui să le utilizați pe bara de instrumente folosind comanda Instrumente→Setări→Comenzi. Aceasta se referă la editorul de formule pentru introducerea directă a formulelor matematice (Fig. 3) și la comanda „Simbol”, care vă va permite să introduceți rapid litere grecești și

simboluri matematice

din fontul Symbol (categoria Inserare), comenzile Superscript și Subscript și comanda Symbol Font, care este convenabil de utilizat pentru a converti caracterele latine selectate în limba greacă corespunzătoare (categoria Format). În acest caz, imprimarea propriu-zisă a formulei se face în întregime manual.

Puteți merge invers, recurgând la inserarea câmpurilor de tip Eq prin Insert→Field.

În partea de sus a ferestrei care se deschide, selectați categoria „Formulă”, iar în partea de jos câmpul Eq, apoi faceți clic succesiv pe butoanele „Coduri de câmp” și „Parametri” și definiți cheia pentru câmp (Fig. 4). ).

Despre lățimile coloanelor

După cum arată practica, este necesar să se schimbe lățimea coloanelor din tabele mult mai des decât înălțimea rândurilor. De exemplu, lățimea este ajustată la conținutul celulelor și, uneori, este necesar ca coloanele să aibă aceeași lățime. Dacă sunt puține coloane, atunci ambele operații sunt efectuate foarte rapid manual. Este o altă chestiune când sunt mulți.

Setați opțiunile de imprimare pentru mai multe coli

La imprimare cantitate mare Foile de tabel necesită mult timp pentru a seta parametrii de imprimare. Cu toate acestea, timpul poate fi economisit semnificativ dacă setările de imprimare sunt aceleași pentru coli diferite.

Selectați toate foile de interes ținând apăsată tasta Ctrl și făcând clic succesiv pe filele lor și utilizați comanda Fișier → Configurare pagină, făcând toate modificările necesare setărilor (Fig. 6). Ca rezultat, toți parametrii setați vor fi validi pentru toate foile selectate.

Formatați celulele cu condiția

Se întâmplă ca dintr-o listă întreagă de valori (de exemplu, cele calculate), este de dorit să se evidențieze automat în font pe acelea care îndeplinesc o anumită condiție numerică, de exemplu, cele care se află într-un anumit interval. În acest caz, formatarea condiționată poate ajuta.

Selectați celulele pe care doriți să aplicați un format condiționat, utilizați comanda Format→Formattare condiționată, definiți condiția și specificați opțiunea de formatare (Fig. 7).

Formatarea condiționată poate fi utilă în identificarea celulelor goale dintr-un tabel. Selectați intervalul care poate conține celule libere, apoi utilizați comanda Format → Formatare condiționată, selectând „valoare” și „egal” pentru condiția 1. În câmpul Valoare, introduceți „="" și apoi faceți clic pe butonul Format și selectați culoarea dorită din fila Aspect. După finalizarea operațiunii, Excel va afișa automat toate celulele libere din intervalul selectat, colorându-le în culoarea selectată, iar dacă introduceți valori în aceste celule culoarea de fundal va fi la fel ca celelalte celule de pe această pagină.

Forme automate pentru a evidenția valorile cheie

Dacă aveți nevoie de un cuvânt, o expresie sau o valoare calculată separată pentru a fi evidențiate pe ecran și (sau) în tipărire, o puteți plasa într-o formă automată, iar valoarea din acesta, precum și în celulele tabelului, se va schimba automat când se modifică datele sursă.

Pentru a face acest lucru, creați o celulă cu datele necesare imprimate. Apoi desenați o formă automată adecvată, selectați-o, faceți clic în „Bara de formule” și introduceți un link către celula cu datele necesare (Fig. 8).

Puteți îmbunătăți aspectul formei automate a datelor în mod obișnuit, făcând clic butonul din dreapta mouse-ul și apelând caseta de dialog Format AutoShape.

Singurul inconvenient este că în bara de formule autoshape puteți specifica doar un link către o anumită celulă (de exemplu, =A1) și nu puteți introduce mai mult de formula complexa(de ex. =A1*10) Va apărea un mesaj de eroare. Prin urmare, mai întâi trebuie să creați o celulă cu formula dorită și apoi să introduceți un link către această celulă în AutoShape.

Creați și utilizați șabloane de documente

Destul de des trebuie să creați forme similare de documente - accelerați acest proces poate crea un șablon de document care va fi folosit ulterior ca bază.

Pentru a face acest lucru, trebuie să pregătiți o carte de bază și să o salvați ca șablon selectând comanda Fișier → Salvare ca și specificând opțiunea „Șablon” din lista „Tip de fișier”. În acest caz, ca folder pentru șablon, ar trebui să selectați folderul XLStart, unde se află programul Excel în sine (de obicei C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart), dacă trebuie să descărcați șablonul implicit ( acesta va fi un șablon standard) sau orice alt folder atunci când se creează un șablon obișnuit, care va fi disponibil folosind comanda Fișier→Nou.

Importă date

Dacă datele necesare există în formă electronică, atunci este mult mai plăcut să folosiți capacitățile de import decât să introduceți informațiile manual. Trebuie doar să știți ce tip de date importate sunt: ​​dacă sunt separate sau nu și ce caracter este folosit ca delimitator (de obicei tabulator, spațiu, virgulă sau punct și virgulă) dacă sunt separate (Fig. 9).

Dacă datele nu sunt separate, atunci acestea sunt prezentate într-un format cu lățimi fixe de coloane. În acest caz, vrăjitorul însuși determină limitele coloanelor.

Pentru a deschide datele importate, selectați Fișier → Deschide din meniu și specificați fișierul. În continuare, determinați tipul de date (delimitate sau cu lungime fixă), iar în cazul datelor delimitate, specificați tipul delimitatorului, iar dacă utilizați date cu lungime fixă, verificați dacă expertul a setat corect liniile de delimitare dintre coloane . Apoi, dacă este necesar, setați formatul datelor și faceți clic pe butonul „Terminare”.

MS Outlook

Crearea unui buton pentru adresarea automată a mesajelor

Se întâmplă adesea ca corespondența cu mai mulți corespondenți să fie mult mai activă decât cu toți ceilalți. În acest caz, este logic să creați butoane pentru a crea scrisori direct cu adresele acestor corespondenți și să le afișați pe bara de instrumente standard (puteți folosi oricare altul, dar cel standard este mai convenabil, deoarece este de obicei deschis întotdeauna) .

Mai întâi trebuie să adăugați numărul necesar de butoane la panou. Utilizați comanda Instrumente → Setări, accesați fila „Comenzi”, selectați „Fișier” în câmpul „Categorii” și trageți comanda „Mesaj” în bara de instrumente. Nu închideți caseta de dialog Setări până nu finalizați toți pașii următori.

Apoi ar trebui să semnați butoanele pentru aceasta, fără a închide fereastra „Setări”, va trebui să faceți clic secvențial pe fiecare dintre butoanele create cu butonul drept al mouse-ului și să intrați meniul contextual numele butonului și stilul de afișare ( varianta mai comoda„Numai text (întotdeauna)”) – fig. 10.

Acum nu mai rămâne decât să asociați butoanele cu adresele de e-mail ale corespondenților. Pentru a face acest lucru, cu fereastra Setări deschisă, faceți clic dreapta din nou pentru a afișa meniul contextual al butonului care este legat și selectați comanda Editare hyperlink→Deschidere. În panoul Link către, faceți clic pe butonul de e-mail și introduceți o adresă în câmpul Adresă de e-mail. mail." De asemenea, puteți specifica subiectul mesajului (câmpul „Subiect”), dacă subiectul se repetă destul de des. Acum, făcând clic pe acest buton, va fi creat un nou mesaj cu adresa (și subiectul) deja specificată, ceea ce este destul de convenabil pentru corespondența intensivă cu un număr mic de corespondenți.

Cum se introduce o carte de vizită într-o semnătură automată

Semnătura vă permite să inserați automat orice text în mesajele trimise. Cele mai frecvent utilizate semnături sunt numele expeditorului, poziția și numărul de telefon. Vă puteți completa semnătura cu cartea de vizită, care este creată pe baza listei de contacte.

Selectați Instrumente → Opțiuni, apoi pe fila Mesaj, faceți clic pe butonul Selectare semnătură. Faceți clic pe butonul „Creați”, setați parametrii necesari și faceți clic pe butonul „Următorul”. După aceea, faceți clic pe butonul „Creați o carte de vizită din lista de contacte” și selectați un contact (în acest caz, desigur, alegeți propriile date) - Fig. 11 și .

Formulare pentru scrisori recurente

Dacă trimiteți adesea aceleași mesaje, cum ar fi rapoartele de stare care sunt construite pe o bază standard, atunci este mai ușor să începeți să creați astfel de rapoarte dintr-un formular pregătit în prealabil, decât de la zero sau căutând un raport anterior în Sent. Dosarul articole.

Pentru a crea un astfel de formular de bază, creați un mesaj standard cu text care va fi întotdeauna prezent în aceste rapoarte. Indicați adresa corespondentului și completați câmpul subiect. Apoi utilizați comanda Tools → Forms → Public form (Fig. 13), specificând numele formularului (de exemplu, „raport_pentru_ultima_lună”) și selectând folderul „Inbox” (sau orice alt folder din care urmează să creați similar). rapoarte).

Ieșiți din formular după ce l-ați salvat și navigați la folderul în care a fost salvat formularul (în exemplul nostru, Inbox). Rulați comanda Actions→Create report_for_last_month, iar pe ecran va apărea un mesaj de bază cu informațiile inițiale, gata pentru modificări și trimitere.

Redirecționarea automată a mesajelor către un folder separat

Având în vedere fluxul mare de corespondență de intrare (ieșire) și faptul că un număr considerabil de scrisori trebuie să fie adresat după ceva timp, este rezonabil să plasați scrisorile nu în folderele „Inbox” („Trimite”), ci în dosare special desemnate pentru fiecare grup de litere din interiorul lor.

Este mai convenabil dacă literele sunt mutate automat. Organizați redirecționarea automată a mesajelor către foldere separate foarte simplu. Selectați unul dintre mesajele utilizatorului ale cărui e-mailuri doriți să le trimiteți automat într-un anumit folder. Faceți clic pe butonul „Organizare”, selectați butonul radio „După foldere”, în al doilea element lista cu marcatori specificați despre ce mesaje este vorba

despre care vorbim

: primit sau adresat, specificați folderul pentru redirecționarea scrisorilor și faceți clic pe butonul „Creare” (Fig. 14).

Configurarea unui robot telefonic

În fereastra Rules Wizard care apare în continuare, setați ce trebuie făcut cu mesajul (în cazul nostru, „răspunde folosind șablonul specificat”) și selectează fișierul cu șablonul creat mai sus pentru a fi folosit ca răspuns. Apoi, identificați scrisorile de excepție la care nu ar trebui să li se răspundă. De regulă, excepțiile includ toate tipurile de corespondență; Mesajele de la anumiți utilizatori pot fi, de asemenea, listate aici (Fig. 16).

Acum, dacă un mesaj primit îndeplinește condițiile specificate, Outlook va răspunde automat cu o scrisoare șablon creată în același mod ca un răspuns automat.

Este de remarcat faptul că nu veți putea salva fișierul „Șablon Outlook” dacă utilizați MS Word ca editor de e-mail. În acest caz, în momentul creării șablonului, va trebui să încetați să utilizați MS Word ca editor Instrumente→Opțiuni→fila Mesaj. După salvarea șablonului, totul poate fi returnat înapoi.

Configurarea notificărilor pentru primirea de e-mailuri importante

Există momente în care este extrem de important să observați și să citiți cu promptitudine orice mesaje specifice primite. Dacă nu există prea multe e-mailuri, este suficient să răspundeți imediat la semnalul sonor și la apariția pictogramei literei din colțul din dreapta jos al ecranului. În caz contrar, trecerea periodică la citirea mesajelor, care nu sunt întotdeauna urgente, poate interfera semnificativ cu munca. În această situație, este mai convenabil să configurați o notificare suplimentară despre primirea celor mai importante scrisori, iar regulile obișnuite vă vor ajuta aici.

Să presupunem că sunteți interesat de toate informațiile despre un anumit proiect1 la care lucrați. În acest caz, trebuie să configurați regulile astfel încât sistemul să reacționeze la textul „Proiect1” sau „Proiect 1” (puteți adăuga alte variante ale acestui text, de exemplu „la proiect1”, etc.), care pot apărea atât în ​​subiect cât și și în corpul scrisorii. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Tools→Rule Wizard și creați o nouă regulă goală făcând clic pe butonul „Creare”. Selectați reguli de tipul „Scanați mesajele după primire”, în fereastra următoare bifați „Conține<текст>în text sau în câmpul Subiect” și introduceți textul „Proiect1” și „Proiect 1” (Fig. 17).

În următoarea fereastră a expertului pentru reguli, setați ce să faceți cu mesajul - „anunțați-mă folosind notificarea<текст>", introduceți textul de notificare în sine (Fig. 18) și faceți clic pe butonul „Terminare” pentru a finaliza expertul pentru reguli.

Acum, când primiți o scrisoare care conține textul „Proiect1” sau „Proiect 1”, această regulă va funcționa și, ca urmare, va apărea pe ecran o fereastră de notificare pop-up cu un mesaj corespunzător făcând clic pe „Deschidere”; butonul în care veți fi dus imediat la scrisoarea primită.

Crearea de scrisori personale pentru un număr mare de corespondenți

De regulă, atunci când trimiteți scrisori identice către mulți destinatari prin e-mail Este obișnuit să se creeze un grup de distribuție. Este foarte rapid și convenabil. Dar există un „dar” aici: în acest caz, nu este posibil să creați scrisori personale, adică scrisori de apel. O problemă similară apare atunci când este necesară trimiterea unor astfel de scrisori prin poștă obișnuită, când, împreună cu contestația, este necesară indicarea adreselor poștale pe scrisori și plicuri. Soluția la problemă poate fi utilizarea informațiilor din folderul „Contacte” cu posibilitatea de a îmbina e-mailurile. În plus, dacă este necesar să efectuați în mod regulat astfel de trimiteri prin corespondență, ar trebui să salvați rezultatele fuziunii într-un fișier, care va fi apoi folosit ca bază pentru pregătirea următoarei serii de scrisori.

În primul rând, va trebui să determinați rapid lista de contacte care sunt necesare pentru trimitere prin corespondență. Cea mai ușoară cale de ieșire este să folosiți categorii (puteți folosi categorii existente în Outlook sau puteți crea propriile categorii).

Pentru a face acest lucru, accesați folderul Contacte și utilizați comanda View→Current View→By Category. Dacă nu ați mai folosit categorii până acum, toate contactele dvs. vor fi în grupul „niciunul”. Extindeți acest grup și selectați toate contactele pe care doriți să le includeți în listă. Faceți clic dreapta pe oricare dintre ele și selectați „Categorii” din meniul contextual. În meniul care se deschide, marcați una dintre categoriile existente sau creați-vă propria.

Când vă pregătiți următoarea corespondență în masă, accesați folderul „Contacte”, comutați la modul de vizualizare „După categorie” și selectați toate contactele care aparțin categoriei dorite. Apoi utilizați comanda Instrumente → Îmbinare → Numai contactele selectate. Acest lucru va încărca Word cu o bară de instrumente de îmbinare prin corespondență suplimentară. Scrieți textul general (neschimbat) al scrisorii și, în loc de o solicitare specifică, introduceți un câmp de îmbinare adecvat folosind butonul „Adăugați câmp de îmbinare”. Veți primi o scrisoare aproximativ ca cea din Fig. 19

Importă și exportă informații de contact

Se întâmplă ca, din anumite motive, datele cu informații de contact să nu fie introduse în folderul „Contacte” din Outlook, ci în altele. pachete software, de exemplu în MS Excel sau MS Word. În acest caz, contactele pot fi importate în Outlook fără probleme. Cu toate acestea, în Excel, va trebui mai întâi să selectați datele pe care doriți să le plasați în Outlook, să atribuiți un nume intervalului selectat (Inserare → Nume → Atribuire), apoi să salvați și să închideți tabelul. Și în Word, deschideți lista persoanelor de contact (datele despre persoane de contact individuale, cum ar fi numele, adresa, orașul etc., trebuie separate prin file sau virgule), salvați, selectând „numai text (*.txt)” ca tipul de fișier și închideți documentul.

Abia atunci poți importa informații de contact. Pentru a face acest lucru în Outlook, utilizați comanda File→Import and Export, selectați „Importați dintr-un alt program sau fișier” ca acțiune, specificați „ Microsoft Excel» (când se importă din tabele Excel), sau „Valori separate prin tabulatori (Windows)” sau „Valori separate prin virgulă (Windows)” (dacă se importă din Word) și identificați fișierul cu informațiile de importat (Figura 22). Aici, decideți ce să faceți cu înregistrările duplicate: nu importați duplicate, nu înlocuiți duplicatele sau nu faceți copii.

După aceasta, selectați folderul „Contacte” și setați câmpurile să se potrivească (Fig. 23).

Situația opusă se întâmplă și atunci când informațiile de contact trebuie exportate în alte aplicații MS Office, de exemplu Excel sau Access. În acest caz, utilizați din nou comanda File→Import and Export, selectați opțiunea „Exportați în fișier”, specificați tipul fișierului: Excel, Access etc., selectați „Contacts” ca folder de export și specificați numele fișierului exportat. fişier. În ultima etapă, setați câmpurile să se potrivească ca regulă, doar faceți clic pe butonul „Implicit”.

Schimbarea mai multor contacte simultan

Nu durează mult pentru a schimba un contact, dar efectuarea unor modificări identice la un număr mare de contacte poate dura o perioadă considerabilă de timp. Cu toate acestea, există o cale de ieșire: puteți distribui o modificare mai multor contacte simultan.

Să presupunem că organizația și-a schimbat adresa, ca urmare, toți angajații companiei care se află în folderul „Contacte” vor trebui să o schimbe. Indiferent de numărul de contacte, această modificare poate fi făcută în câteva secunde prin schimbarea manuală a adresei unui contact și apoi propagarea modificărilor către toate celelalte.

Pentru a face acest lucru, deschideți folderul care conține contactele pe care doriți să le modificați. Apoi setați cea mai informativă vizualizare prin Vizualizare → Vizualizare curentă în în acest exemplu Opțiunea „De către organizații” este potrivită. După aceasta, selectați gruparea corespunzătoare folosind comanda Vizualizare→Vizualizare curentă→Modificare vizualizare curentă→Grupare, în acest caz „adresă de e-mail” (Fig. 24). În acest caz, trebuie să grupați după câmpul în care doriți să faceți modificări. În aceeași fereastră, din lista derulantă „Expand/Collapse Groups”, selectați opțiunea „Toate restrânse” și faceți clic pe Ok de două ori.

Extindeți grupul care vă interesează, apoi deschideți una dintre contactele din acesta și faceți modificarea dorită (în acest exemplu, schimbați adresa); apoi salvați și închideți contactul. Această persoană de contact va apărea acum într-un alt grup.

Închideți grupul în care doriți să faceți modificări, dosarul Contacte va arăta cam ca în Fig. 25. Acum, pentru a propaga modificarea, trageți rândul cu grupul de contacte care nu s-au schimbat încă pe rândul pentru gruparea contactelor modificate. Ca urmare a acestei manipulări simple, Outlook va face automat modificări pentru alte contacte.

Programarea apelurilor telefonice Outlook ajută destul de bine cu problemele de planificare, în special, afișează mementouri că trebuie să faceți asta sau asta apel telefonic

. De regulă, în acest scop sunt create sarcini corespunzătoare sau, mai rar, întâlniri. Dar ambele opțiuni nu sunt în întregime convenabile în acest caz, deoarece după ce primiți un memento, va trebui să căutați persoana de contact pe care trebuie să o sunați pentru a vedea numărul de telefon. Este mai convenabil să mergeți în altă direcție: puteți bifa caseta de selectare „Marcați pentru execuție” pentru contact și să specificați ora exacta

apel. Pentru a face acest lucru, selectați contactul dorit, faceți clic dreapta, selectați „Marcați pentru execuție” în meniu și setați data și ora exactă (Fig. 26). La sosirea termenului limită, veți primi un memento să sunați. În acest caz, puteți deschide contactul direct din memento și puteți vizualiza numărul de telefon. Să luăm în considerare aplicația wildcards în Excel(caracterele asterisc „*”, tilde „~” și semnul întrebării.

„?”) și utilizarea lor în căutare și înlocuire
Wildcard-urile sunt caractere speciale care pot lua forma oricărui număr arbitrar de caractere, cu alte cuvinte, sunt măști specifice de combinații de caractere;
Există 3 tipuri de astfel de semne în Excel:

• * (asterisc); Desemnează orice număr arbitrar de caractere.
  De exemplu, o căutare pentru „*nick” va găsi cuvinte precum „luni”, „călăreț”, „sursă”, etc.
• ? (semnul de întrebare); Indică un caracter arbitrar.
  De exemplu, o căutare a expresiei „masă” va găsi „masă”, „scaun” etc.
• ~ (tilde) urmat de *, ? sau ~. Indică un caracter specific *, ? sau ~.
  De exemplu, o căutare a expresiei „cor*” va găsi toate expresiile care încep cu „cor” (“dans rotund”, „bun”, etc.). Prin urmare, pentru a căuta cu precizie „cor*” trebuie să utilizați simbolul „~” și să căutați expresia „cor ~*”. Prezența lui „~” asigură că Excel citește următorul caracter ca text și nu ca un caracter joker.

Utilizarea unor astfel de caractere speciale poate fi utilă la filtrarea datelor, la compararea textului și la căutarea și înlocuirea valorilor textului. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre principalele cazuri de utilizare.

Să ne uităm la un exemplu. Să presupunem că avem o listă de angajați ai unei companii și dorim să filtram doar acei angajați ale căror nume de familie încep cu o anumită literă (de exemplu, litera "p"):

Mai întâi, adăugați un filtru la tabel (selectați fila Acasă -> Editare -> Sortare și filtrare sau apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl + Shift + L).
Pentru a filtra lista, vom folosi simbolul asterisc, și anume, introduceți în câmpul de căutare "n*"(adică, numele de familie începe cu litera „p”, urmată de text arbitrar):

Filtrul a identificat 3 nume de familie care îndeplinesc criteriul (începând cu litera „p”), faceți clic pe OK și obțineți lista finală a numelor de familie potrivite:

În general, la filtrarea datelor, putem folosi absolut orice criteriu, fără a ne limita în niciun fel în alegerea unei măști de căutare (text liber, diverse forme de cuvinte, numere etc.).
De exemplu, pentru a afișa toate variantele de nume de familie care încep cu litera "La"și conține scrisoarea "V", apoi aplicați filtrul "k*v*"(adică expresia începe cu „k”, apoi există text liber, apoi „v”, iar apoi text liber).
Sau caută după "p?t*" va găsi nume de familie cu prima literă „p” și a treia literă „t” (adică expresia începe cu „p”, apoi există un caracter arbitrar, apoi „t”, iar la sfârșit din nou text arbitrar).

Aplicare în funcții

După cum am menționat mai sus, metacaracterele în Excel pot fi folosite ca criteriu atunci când se compară text în diferite Funcții Excel(De exemplu, GPR, CĂUTARE Vși altele).

Să repetăm ​​problema din exemplul anterior și să numărăm numărul de angajați ai companiei ale căror nume de familie încep cu litera „p”.
Să folosim funcția COUNTIF, care vă permite să numărați numărul de celule care îndeplinesc criteriul specificat.
Ca interval de date, vom indica intervalul cu angajați (A2:A20), iar ca criteriu vom indica intrarea „p*” (adică orice expresie care începe cu litera „p”):

Ca și în primul exemplu, ca urmare am primit exact 3 nume de familie.

Cu toate acestea, nu toate funcțiile acceptă utilizarea metacaracterilor. Unele dintre ele (de exemplu, funcția GĂSI) orice caracter este perceput ca text, chiar dacă poate fi un caracter de serviciu.
Folosind funcția GĂSI Să găsim poziția semnului de întrebare și a asteriscului în text:

Exemplul opus este o funcție similară CĂUTARE, în care trebuie să indicăm clar că căutăm un simbol de serviciu:

După cum puteți vedea, rezultatele funcțiilor sunt aceleași, dar accesul la wildcards este diferit.

Găsiți și înlocuiți instrumentul

Wildcardurile din Excel pot fi, de asemenea, folosite pentru a găsi și înlocui valorile textului în instrumentul Găsiți și înlocuiți ( Ctrl+F a căuta și Ctrl+H pentru înlocuire).

Să ne uităm la un exemplu. Există o listă de produse din magazin în care trebuie să găsim produsul „lapte”.
Să presupunem că s-au făcut erori la introducerea datelor, ca urmare a cărora produsele „m” au apărut în listă O loko.”

Pentru a nu căuta date de mai multe ori folosind cuvintele „lapte” sau „putin”, la căutare vom folosi criteriul „lapte” (adică a doua literă este arbitrară):

În același timp, nu trebuie uitat asta cu ajutorul a acestui instrument Puteți nu numai să căutați text, ci și să îl înlocuiți (de exemplu, înlocuiți „lapte” cu „lapte”).

Cum se înlocuiește asteriscul „*” în Excel?

Aproape sigur toată lumea s-a confruntat cu următoarea situație - există un caracter asterisc în text care trebuie șters sau înlocuit cu alt text.
Cu toate acestea, atunci când se încearcă înlocuirea unui asterisc, apar dificultăți - la înlocuire, se schimbă absolut întregul text, ceea ce este natural și logic, deoarece Excel percepe simbolul „*” ca orice text arbitrar.
Dar acum știm deja cum să ne descurcăm cu asta, deci pe teren Găsi indica textul «~*» (care arată în mod explicit că asteriscul este caracter special), și în teren Înlocuiește cu indicați cu ce înlocuim asteriscul sau lăsați câmpul gol dacă vrem să eliminăm asteriscul:

Situația este similară la înlocuirea sau eliminarea unui semn de întrebare și tilde.
Efectuarea unui înlocuitor «~?» (pentru tilde - «~~» ) putem, de asemenea, înlocui sau elimina caracterul special fără probleme.