Dongeng kirimkan salinan pesan tersebut ke email Anda. Cara mengirim satu email ke banyak penerima sekaligus

26.04.2020

Cara mengirim dokumen melalui email

Meskipun banyak layanan berbeda yang menyediakan kemampuan mengirim surat secara elektronik melalui Internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler, dan lainnya), semuanya bekerja berdasarkan algoritma yang sama.

Hanya melampirkan file pada layanan tersebut mungkin sedikit berbeda. Namun secara umum untuk mengirim email dengan lampiran, Anda dapat mengikuti prosedur berikut ini:

Pertama, Anda harus masuk ke akun Anda di layanan dan klik "Tulis" atau tombol lain yang disediakan oleh layanan surat untuk menulis surat secara elektronik.
Kemudian tunjukkan di baris “Kepada”. alamat email surat penerima.
Jika perlu, Anda dapat menentukan subjek surat Anda di kolom “Subjek”.
Selanjutnya, selain teks biasa, jika Anda perlu mengirim dokumen atau file lain dari komputer Anda, Anda perlu mencari alat yang bertanggung jawab untuk ini pada layanan yang Anda gunakan dan mengkliknya. Misalnya, jika Anda menggunakan Yandex.Mail, Gmail atau Yahoo untuk tujuan ini, maka Anda perlu mengklik ikon dalam bentuk klip kertas, dan di Mail.ru dan Rambler ada tombol “Lampirkan file”.
Setelah Anda menemukan dokumen yang ingin Anda kirim, klik dengan mouse untuk memilihnya dan klik tombol “Buka”.
Setelah mengunggah file ke layanan surat, periksa apakah surat tersebut diformat dengan benar (kepada siapa Anda mengirimkannya dan apa sebenarnya). Jika ada lebih banyak dokumen dari yang dibutuhkan atau Anda memilih yang salah, biasanya di sebelahnya adalah dengan sisi kanan ikon tempat sampah muncul, mengkliknya akan menghapusnya berkas yang tidak perlu. Untuk menambahkan dokumen, klik lagi pada penjepit kertas atau “Lampirkan file”.
Untuk mengirim email ke penerima, klik tombol “Kirim”.

Perlu juga diperhatikan saat menggunakan versi seluler kotak surat, algoritme tindakannya mirip dengan yang diperluas. Artinya, jika Anda sedang dalam perjalanan, dan dokumen yang diperlukan ada di ponsel atau tablet Anda, maka jika Anda punya aplikasi seluler, bisa juga dikirim melalui email.

Dalam hal ini, isi juga semua bidang yang diperlukan, lalu klik pada penjepit kertas atau “Lampirkan file”, sehingga menambahkan dokumen dan mengirimkannya. Seperti yang Anda lihat, semuanya cukup sederhana dan nyaman.

Kirim tautan

Jika dokumen Anda disimpan di layanan cloud seperti Google Drive, Yandex Drive, dan lainnya, atau Anda membuat dokumen di Google Doc, maka Anda dapat mengirimkan link ke dokumen tersebut.

Untuk melakukan ini, buka dokumen, klik pengaturan akses dan salin tautannya, yang dapat dikirim melalui email. Jika ini adalah dokumen yang disimpan di Drive, maka Anda dapat mendownloadnya ke komputer Anda; jika ini adalah dokumen di Google Docs, maka Anda dapat bersama-sama mengeditnya, membuat perubahan, memberi komentar, dan sebagainya.

Kata

Jika Anda menggunakan program Word untuk membuat dan mengedit dokumen, Anda dapat mengatur fungsi pengiriman email satu kali dan kemudian menggunakannya.

Petunjuk:

Perhatikan panel paling atas yaitu tab – mailings. Ikon baru akan muncul di sana, dengan nama yang Anda berikan.

Sekarang, setelah membuat atau mengedit dokumen, klik ikon ini. Anda hanya perlu menunjukkan email penerima, dan dokumen akan dikirim ke alamat yang ditentukan.

Cara mengirim dokumen melalui email, ringkasan

Saya menunjukkan kepada Anda tiga cara mengirim dokumen melalui email, pilih salah satu yang paling nyaman bagi Anda. Setelah Anda mengirim surat, Anda akan memahami bahwa tidak ada yang rumit dalam proses ini.

Hal utama yang harus dipahami adalah Anda tidak mengirim dokumen kertas, itu tetap pada Anda. Anda mengirimkan salinan elektroniknya, dan penerima akan mencetaknya sendiri jika perlu.

Namun untuk mengirimkan dokumen asli dalam bentuk kertas, Anda harus menggunakan surat biasa kami dan mengirimkan dokumen tersebut melalui pos tercatat.

Artikel bermanfaat:

P.S. Saya melampirkan tangkapan layar penghasilan saya di program afiliasi. Dan saya ingatkan Anda bahwa siapa pun bisa mendapatkan uang dengan cara ini, bahkan seorang pemula! Yang penting melakukannya dengan benar, artinya belajar dari mereka yang sudah menghasilkan uang, yaitu dari para profesional bisnis internet.

Dapatkan daftar Program Afiliasi yang terbukti di tahun 2018 yang menghasilkan uang!

Unduh daftar periksa dan bonus berharga secara gratis
=>> “Program afiliasi terbaik tahun 2018”

Anehnya, banyak orang, ketika ingin mengirim email ke beberapa orang sekaligus, cukup mencantumkan alamatnya di kolom "Kepada", hal ini wajar jika email ini ditujukan kepada kolega atau teman Anda, tetapi saat mengirim surat ke grup klien, dengan demikian Anda menunjukkan alamat penerima lain kepada semua orang, yang pada dasarnya mengungkapkan basis alamat Anda.

Yang perlu dilakukan klien Anda hanyalah meneruskan surat ini ke pesaing Anda dan kontak Anda akan segera bocor.

Anehnya, tetapi banyak orang yang jauh dari kata bodoh terkejut mengetahui bahwa jika Anda perlu mengirim surat ke banyak penerima sehingga mereka tidak saling mengenal, maka ada kolom “Bcc” untuk ini.

Misalnya, untuk mail.ru akan terlihat seperti ini:

Dan sekali lagi secara singkat:menunjukkan alamat di "ke" - semua orang dapat melihat kepada siapa Anda mengirim surat, ditunjukkan dalam "blind carbon copy" - semua orang mengira surat itu hanya untuk dia.

Dan setiap penerima akan menerima surat yang di kolom “kepada” akan ada hanya alamatnya . Untuk program lain, jika Anda tidak dapat menemukan lokasi BCC, mintalah seseorang untuk menunjukkannya kepada Anda. Hal kecil lainnya, Anda harus menentukan satu alamat di bidang "ke", sebagian besar program atau server email Anda tidak akan diperbolehkan mengirim surat tanpa parameter ini.

Dan kapan yang sedang kita bicarakan tentang mengirimkan penawaran, berita ke sekelompok klien Anda - di sini praktik menggunakan salinan buta tidak ambigu, Anda harus menyembunyikan basis alamat Anda. Hal yang menarik tentang mengirim surat kepada rekan-rekan Anda, disini disarankan untuk bertindak sesuai situasi, misalnya mengirim surat dengan permintaan untuk mengirimkan saran (misalnya untuk meningkatkan layanan pelanggan) dan jika masing-masing rekan melihat bahwa yang lain orang telah menerima surat yang sama, kemungkinan besar mereka tidak akan menjawab - mereka akan bergantung pada orang lain, yang berarti Anda perlu menggunakan salinan tersembunyi. Jika perintah ini dilaksanakan, maka, misalnya, menunjukkan atasan rekan kerja Anda akan menghasilkan keajaiban, dan perintah Anda akan dilaksanakan.

Masalah terpisah dengan pemasok. Di satu sisi, menunjukkan semua penerima dalam salinan harus menunjukkan kepada pemasok bahwa Anda punya pilihan dan dia harus menawarkan Anda harga bagus. Di sisi lain, manajer yang menerima surat Anda, melihat bahwa surat itu dikirimkan tidak hanya kepadanya, kemungkinan besar akan memperlakukan permintaan Anda dengan “dingin”. Secara pribadi, menurut pendapat saya, dalam kasus pemasok, salinan tersembunyi perlu digunakan, setidaknya untuk melindungi rahasia dagang, tetapi lebih mungkin untuk hubungan baik dengan manajer pemasok.

Anda dapat membaca kasus kesalahan spesialis baru-baru ini, ketika semua penerima melihat penerima lainnya: Menampar semua orang di obrolan ini, ada orang-orang yang sangat terhormat di sana - direktur, tetapi masih banyak yang menerima spam sebagai tanggapan.

Seperti biasa, diskusi di komentar dipersilakan.

Dalam realitas modern, mayoritas pengguna Internet menggunakan email, tanpa memandang kategori usia. Oleh karena itu, penanganan surat yang tepat diperlukan bagi siapa saja yang memiliki kebutuhan jelas akan Internet dan komunikasi.

Proses menulis dan kemudian mengirim pesan menggunakan layanan email apa pun adalah hal pertama yang perlu diketahui oleh setiap pengguna. Selanjutnya dalam artikel ini kami akan membahas topik pengiriman surat melalui email dengan beberapa klarifikasi rinci.

Selain hal di atas, perlu dicatat bahwa hampir setiap layanan email, meskipun memiliki fitur unik, fungsi dasarnya tetap tidak berubah. Hal ini, pada gilirannya, akan memungkinkan Anda, sebagai pengguna, untuk dengan mudah mengatasi kesulitan saat mengirim email.

Ingatlah bahwa setiap pesan yang dikirim mencapai alamatnya hampir seketika. Dengan demikian, tidak mungkin untuk mengedit atau menghapus surat setelah dikirim.

Surat Yandex

Layanan surat dari Yandex telah menunjukkan stabilitas yang sangat baik dalam pengoperasian sistem penerusan surat selama bertahun-tahun. Hasilnya, E-Mail ini adalah yang paling direkomendasikan setidaknya di antara sumber daya berbahasa Rusia jenis ini.

Kami telah menyentuh topik membuat dan mengirim pesan lebih lanjut di artikel terkait di situs.

Membuka halaman rumah kotak email dari Yandex dan masuk.

Di sebelah kanan sudut atas layar temukan tombolnya "Menulis".

Di kolom "Dari siapa" Anda dapat mengubah nama Anda sebagai pengirim secara manual, dan juga mengubah gaya tampilan domain resmi Yandex.Mail.

Isi kolomnya "Kepada siapa" sesuai dengan alamat email orang yang diinginkan.

Sistem otomatis dari layanan ini akan membantu Anda memasukkan E-Mail lengkap.

Jika diperlukan, Anda dapat mengisi kolom sesuai kebijaksanaan Anda sendiri "Tema".

Wajib memasukkan pesan yang Anda kirim di kolom teks utama.

Ukuran huruf maksimum, serta batasan desain, sangat tidak jelas.

Untuk memudahkan komunikasi selanjutnya, disarankan untuk mengaktifkan sistem notifikasi internal.

Ketika Anda telah menyelesaikan pesan Anda, klik tombol "Mengirim".

Harap dicatat bahwa Yandex.Mail, seperti layanan serupa lainnya, menyediakan kemampuan untuk mengirim surat secara otomatis setelah jangka waktu yang telah ditentukan. Dalam hal ini, kerangka kerja dapat diatur sepenuhnya sesuai dengan semua kemungkinan preferensi pengirim.

Dalam proses pengeditan untuk kasus pekerjaan yang tidak stabil Saat menulis huruf besar, layanan secara otomatis menyimpan draf. Anda dapat menemukannya dan melanjutkan pengirimannya nanti di bagian yang sesuai melalui menu navigasi kotak surat.

Itu saja peluang yang ada Yandex.Mail mengenai tata cara menulis dan mengirim surat berakhir.

Mail.ru

Jika kita membandingkan layanan email Mail.ru dalam hal kemampuan yang disediakannya dengan sumber daya serupa lainnya, satu-satunya detail yang perlu diperhatikan adalah kenyataan bahwa terdapat tingkat keamanan data yang cukup tinggi. Kalau tidak, semua tindakan, khususnya menulis surat, tidak menonjol sebagai sesuatu yang istimewa.

Setelah menyelesaikan prosedur otorisasi, buka kotak surat Anda.

Di sudut kiri atas layar, di bawah logo situs utama, klik tombol "Tulis surat".

Kolom teks "Kepada siapa" harus diisi sesuai dengan alamat E-Mail lengkap penerima.

Jenis email yang digunakan penerima tidak menjadi masalah, karena layanan email apa pun berinteraksi dengan sempurna satu sama lain.

Dimungkinkan juga untuk menambahkan penerima lain menggunakan fungsionalitas tersebut pembuatan otomatis salinan pesan tersebut.
Di kolom selanjutnya disediakan "Tema" menambahkan deskripsi singkat alasan untuk mengajukan banding.

Jika perlu, Anda dapat mengunggah dokumen tambahan menggunakan penyimpanan data lokal, [email protected], atau pesan teks tersimpan lainnya yang berisi file yang diterima sebelumnya.

Blok teks utama pada halaman, yang terletak di bawah toolbar, harus diisi dengan teks banding.

Bidang ini dapat dibiarkan kosong, tetapi dalam situasi ini arti pengiriman surat menjadi hilang.

Di sini sekali lagi Anda dapat mengatur sistem notifikasi, pengingat, serta pengiriman surat dalam jangka waktu tertentu.

Setelah selesai mengisi balok-balok yang dibutuhkan, pada pojok kiri atas di atas lapangan "Kepada siapa" klik pada tombol tersebut "Mengirim".

Setelah dikirim, penerima akan langsung menerima surat jika kotak suratnya memungkinkan untuk diterima dengan benar.

Seperti yang Anda lihat, kotak surat dari perusahaan Mail.ru tidak jauh berbeda dengan Yandex dan tidak dapat menyebabkan kesulitan tertentu selama pengoperasian.

Gmail

Layanan email Google, tidak seperti sumber daya yang disebutkan sebelumnya, memiliki struktur antarmuka yang unik, itulah sebabnya pemula sering kali mengalami kesulitan dalam menguasai kemampuan dasar. Namun, dalam hal ini, Anda hanya perlu membaca dengan cermat setiap detail di layar, termasuk tooltips.

Selain hal di atas, penting untuk menarik perhatian Anda pada fakta bahwa Gmail seringkali menjadi satu-satunya layanan email yang berfungsi. Hal ini berlaku terutama untuk pendaftaran akun di berbagai situs, karena sistem pemrosesan surat yang diterapkan di sini secara aktif berinteraksi dengan E-Mail lain.

Buka situs resminya layanan pos dari Google dan masuk.

Di sisi kiri jendela browser Internet di atas blok utama dengan menu navigasi, temukan dan gunakan tombol "Menulis".

Sekarang di kanan bawah halaman Anda akan disuguhkan formulir dasar untuk membuat surat, yang dapat diperluas ke layar penuh.

Masukkan di bidang teks "Kepada siapa" Alamat email orang kepada siapa surat ini harus dikirimkan.

Untuk meneruskan pesan beberapa kali, gunakan spasi di antara setiap tujuan yang ditentukan.

Menghitung "Tema", seperti sebelumnya, diisi bila memang diperlukan untuk memperjelas alasan pengiriman surat.

Isi kolom teks utama sesuai dengan ide Anda, jangan lupa gunakan kemampuan layanan terkait desain surat terkirim.

Harap dicatat bahwa pesan tersebut secara otomatis disimpan saat diedit dan memberi tahu Anda tentang hal ini.

Untuk meneruskan email, klik tombol "Mengirim" di sudut kiri bawah jendela aktif.

Anda akan diberitahu setelah email terkirim.

Gmail, seperti yang Anda ketahui, lebih ditujukan untuk digunakan di tempat kerja daripada berkomunikasi dengan orang lain melalui surat.

Pengembara

Kotak surat elektronik Rambler memiliki gaya desain yang sangat mirip dengan Mail.ru, tetapi dalam hal ini antarmukanya tidak menyediakan beberapa fitur. Dalam hal ini, email ini lebih cocok untuk berkomunikasi dengan pengguna, daripada mengatur ruang kerja atau milis.

Pertama-tama, login ke situs resminya Surat Rambler dan menyelesaikan pendaftaran diikuti dengan otorisasi.

Tepat di bawah panel navigasi atas untuk layanan situs web Rambler, temukan tombolnya "Tulis surat" dan klik di atasnya.

Tambahkan ke bidang teks "Kepada siapa" Alamat email semua penerima, apa pun nama domainnya.

Untuk memblokir "Tema" Masukkan deskripsi singkat tentang alasan permintaan Anda.

Sesuai kebijaksanaan Anda, sesuai keinginan Anda, isi bagian utama antarmuka pembuatan pesan, gunakan toolbar jika perlu.

Jika perlu, tambahkan lampiran apa pun menggunakan tombol "Lampirkan berkas".

Setelah Anda selesai membuat permintaan, klik tombol tanda tangan "Kirim surat" di kiri bawah jendela browser web Anda.

Dengan pendekatan yang tepat untuk membuat pesan, pesan itu akan berhasil dikirim.

Seperti yang Anda lihat, kesulitan selama pengoperasian layanan dapat dihindari dengan mengikuti rekomendasi dasar.

Sebagai kesimpulan dari semua yang telah dikatakan dalam artikel ini, penting untuk disebutkan bahwa setiap email memiliki fungsi yang tidak jauh berbeda untuk menanggapi pesan yang dikirim sebelumnya. Dalam hal ini tanggapan dibuat dalam redaksi yang ditunjuk khusus, yang antara lain memuat surat pengirim sebelumnya.

Kami harap Anda dapat memahami kemungkinan membuat dan mengirim surat melalui layanan email umum.

Semua aturan dasar yang diuraikan di bawah ini terutama berkaitan dengan korespondensi bisnis dengan mitra, kolega, pelanggan, dan pelaku Anda. Menggunakannya dalam korespondensi pribadi adalah masalah pribadi setiap orang. Namun, mengikuti aturan ini dalam korespondensi pribadi hanya akan menciptakan kesan yang baik tentang Anda.

Etika dalam email bisnis

Jika Anda tiba-tiba tidak ingin membaca lebih lanjut, batasi diri Anda setidaknya pada aturan dasar berikut:

Saat menjawab, gunakan tombol “Balas Semua”. Ini akan meng-cc penerima email awal sehingga balasan Anda tidak lolos dari mereka. Saya sangat menyarankan untuk menyembunyikan tombol “Balas” di pengaturan antarmuka. Jika perlu, Anda dapat menghapus penerima yang tidak diinginkan secara manual.
Jangan biarkan kolom Subjek kosong. Orang yang berkorespondensi dengan Anda mungkin menerima ratusan email setiap hari, dan mereka menggunakan bidang ini untuk menilai dengan cepat pentingnya dan isi email.
Surat kutipan. Jangan memulai balasan Anda dengan email baru, klik "Balas Semua" pada email yang diterima, dan jangan nonaktifkan fitur penawaran saat membalas dan meneruskan di pengaturan klien email Anda.
Dengan kutipan lengkap(jika jawaban anda seluruh surat) tulislah teks jawaban di AWAL surat, dan bukan di akhir, di bawah.

APAKAH KITA LANJUTKAN?

Menerima surat

Surat yang diterima harus dibaca. Jika Anda menerima surat, berarti ada yang mengirimkannya karena alasan tertentu (tentu saja spam tidak dipertimbangkan di sini). Jika seseorang memiliki surat yang ditandai sebagai belum dibaca, dan umurnya lebih dari satu hari, dia tidak tahu cara bekerja dengan surat. Namun hal ini dapat dimaafkan jika:
- orang tersebut meninggal atau tiba-tiba jatuh sakit;
- bekerja dengan surat bukan bagian dari tanggung jawab pekerjaannya (maka dia tidak memerlukan layanan email).
Jika Anda bukan seorang manajer, periksa email Anda minimal 2 kali sehari: pagi dan sore hari. Tidak menjawab pertanyaan produksi dari Anda dapat menghambat pekerjaan orang lain dan menunda penyelesaian masalah.
Jika Anda seorang manajer, hari kerja Anda harus dimulai dengan meluncurkan klien email yang aktif sepanjang hari dan secara otomatis memeriksa email Anda. Atur pengiriman/penerimaan surat otomatis setidaknya setiap 10 menit (sebaiknya 1-3 menit).
Anda telah menerima surat. Jika Anda sangat sibuk, segera nilai dari siapa surat itu, subjeknya, dan lihat sekilas - ini akan membantu Anda dengan cepat memutuskan apakah surat tersebut memerlukan tanggapan segera atau dapat menunggu sebentar.
Jika bisa, harap segera ditanggapi. Ini adalah yang paling sederhana dan cara yang efektif pindahkan barang-barang dan hindari mengumpulkan surat.
Jika Anda memahami bahwa Anda tidak dapat menjawab dalam waktu 24 jam, lebih baik segera menulis “Saya akan menjawab dalam beberapa hari” atau setidaknya “Saya akan menjawab nanti”.

Bidang “Kepada”, “Cc”, “Bcc”

Ingatlah bahwa ada kolom Kepada, CC, dan BCC. Tindakan Anda selanjutnya (dan tindakan mitra korespondensi Anda) setelah menerima surat bergantung pada mereka:
- “Kepada” (“Kepada”) - surat dan informasi atau pertanyaan yang terkandung di dalamnya ditujukan langsung kepada penerima. Jika Anda mengirimkan pertanyaan, Anda mengharapkan tanggapan dari penerima yang ditentukan di kolom “Kepada”. Jika Anda adalah penerimanya, maka Andalah yang seharusnya merespons.
- “CC” (“Salinan”) - penerima yang muncul dalam salinan menerima surat “untuk informasi Anda”, untuk informasi atau “diundang untuk menyaksikan”. Penerima salinan umumnya tidak menanggapi surat tersebut; Selain itu, dianggap sopan jika, jika diperlukan, Anda memulai dengan kalimat “Maaf mengganggu.”
- “BCC” (“Blind Copy”) adalah bidang “intrik istana.” Dengan menunjukkan penerima di bidang ini, Anda “secara diam-diam” mengirimkan surat ini kepadanya: fakta bahwa surat itu dikirimkan kepada orang ini tidak akan diketahui oleh penerima utama atau orang-orang yang ada dalam salinannya. Juga digunakan untuk pengiriman massal sehingga Anda buku alamat semua penerima tidak mengetahuinya.
Saat menjawab, gunakan tombol “Balas Semua”. Ini akan menyimpan salinan ke penerima email awal sehingga tanggapan Anda tidak akan dilewatkan begitu saja.
JANGAN menghapus orang yang ditambahkan oleh koresponden Anda dari salinan surat tersebut. Jika Anda ingin menjawab sesuatu yang bersifat pribadi sehingga koresponden lain tidak menerima jawaban Anda, maka hapus semua orang dari salinannya kecuali orang yang menulis surat tersebut (ya, kami tidak pernah menggunakan tombol “Balas”).
Jika ada lebih dari dua penerima pada kolom “Kepada” dalam surat yang diterima, berarti kedua koresponden tersebut atau salah satu dari mereka harus menjawab. Anggaplah KEDUA harus menjawab - jika surat itu ditujukan kepada Anda dan orang lain, jawablah juga (walaupun jawabannya seperti “Pertanyaan ini jelas bukan untuk saya, biarlah si anu yang menjawab”).
Pada gilirannya, sangat disarankan untuk TIDAK menyertakan lebih dari satu penerima di bidang “Kepada”. Untuk surat yang dikirimkan kepada dua orang, Anda tidak akan menerima jawaban dari keduanya, karena masing-masing akan berpikir bahwa yang lain akan menjawab. Tidak semua orang membaca artikel ini.
Meneruskan korespondensi pribadi ke milis tanpa persetujuan peserta korespondensi adalah tidak etis!

Bidang subjek

Jangan biarkan kosong.
Baris subjek surat harus singkat, namun mencerminkan isi utama dan topik surat. Judul seperti “Pertanyaan”, “Halo!” atau judul kosong mengungkapkan bahwa Anda adalah seorang pemula yang tidak memiliki keterampilan dasar menulis bisnis.
Saat Anda membalas salah satu dari beberapa email dengan baris subjek berbeda, balaslah dengan baris subjek yang benar. Membalas surat dengan subyek “Rapat Selasa tanggal 18 April” tentang pertemuan dan surat “Bahan Percetakan” tentang bahan cetakan. Ini melibatkan mengutip korespondensi sebelumnya (lihat bagian Penulisan Surat di bawah).
Jika Anda perlu mengirim email secara berkala seperti laporan mingguan, usahakan agar header tetap konstan, atau setidaknya sebagian darinya harus konstan, sehingga penerima dapat mengatur aturan otomatis untuk menyortir email tersebut.

Pentingnya menulis

Jika surat tersebut berisi informasi tentang perubahan mendesak, teks kontrak atau informasi lain yang perlu Anda perhatikan terlebih dahulu, gunakan tingkat kepentingan “tinggi”, ini akan menyorot surat tersebut di kotak masuk.
Jangan gunakan kepentingan "tinggi" dengan sia-sia - orang yang "berisik" itu menjengkelkan, jadilah lebih rendah hati.
Surat pribadi kepada koresponden bisnis atau surat dari gambar lucu atau tandai tautan dengan tingkat kepentingan “rendah”.

Menulis surat (tanggapan)

Mulailah dengan salam, sopan. "Halo, Griya!" menandakan kamu terlalu malas untuk menuliskan nama orang tersebut. Bahkan hanya “Andrey!” atau “Selamat siang!” cukup sopan dan cukup.
Bicaralah dalam bahasa yang sama dengan orang tersebut. Hal ini berlaku tidak hanya untuk bahasa Rusia/Inggris, tetapi juga untuk bentuk teksnya. Jika Anda menerima surat resmi, tanggapan informal terhadap surat tersebut akan menunjukkan rasa tidak hormat kepada responden dan menunjukkan budaya rendah Anda sendiri. Tanggapan formal terhadap permohonan informal dapat berupa seruan untuk mematuhi peraturan, atau hal ini hanya diwajibkan oleh peraturan perusahaan.
Usahakan untuk selalu membalas huruf terakhir dalam rantai korespondensi, dan bukan huruf perantara.
Ne ispolzuyte menerjemahkan kecuali untuk kasus pengiriman surat dari kondisi di mana sulit untuk mengetik teks secara berbeda (misalnya, dari ponsel atau dari komputer tanpa tata letak keyboard Rusia).
Jika Anda klien email tidak mendukung bahasa Rusia atau merusak pengkodean, maka lampirkan teks jawaban sebagai lampiran.
Surat bisnis harus tepat, ringkas dan spesifik:
- Akurasi - pastikan untuk menyertakan detail persis yang Anda maksud (tanggal dan subjek email lain, tanggal rapat, item agenda rapat, nama file, tautan ke dokumen online, dll.).
- Ringkasnya - beberapa menyajikan dalam tiga halaman apa yang bisa ditulis dalam tiga kalimat. Dia yang berpikir jernih, berbicara dengan jernih, dan koresponden Anda melihatnya.
- Kekhususan - dari surat itu harus jelas APA YANG Sebenarnya diminta dari penerima, tindakan apa yang mereka inginkan darinya.
Korespondensi bisnis bukanlah tempat untuk latihan bergenre epistolary dan bukan tempat untuk mengekspresikan emosi. Untuk tujuan ini, terdapat forum, obrolan, dan sarana komunikasi interpersonal elektronik lainnya. Teks bisnis yang singkat bukanlah kekeringan, tetapi penghematan waktu dan ketepatan pemikiran.
Jika surat berisi beberapa pertanyaan, topik atau tugas, susunlah dan pisahkan menjadi paragraf dengan atau tanpa penomoran. “Aliran pemikiran” yang terus menerus sulit untuk dibaca, dan mudah untuk melewatkan inti suratnya. Selain itu, beberapa orang cenderung langsung membuang surat yang tidak terstruktur dengan baik ke tempat sampah (walaupun ini mungkin merupakan ekstremisme).
Ingatlah bahwa jawaban atas permintaan atau tugas adalah “Ayo kita lakukan!” tidak lengkap “Kami akan melakukannya pada tanggal ini dan itu”, “dalam beberapa hari”, “setelah peristiwa ini dan itu” adalah jawaban yang lebih pasti dan akurat.
Jika surat tersebut disusun sedemikian rupa sehingga dapat dijawab dengan “ok” yang sederhana, maka kemungkinan besar jawabannya akan diterima lebih cepat. Misalnya, jika ada beberapa opsi mengenai apa yang harus dilakukan, tawarkan beberapa opsi default.
Teks tidak boleh mengandung kesalahan. Ochepyatki tidak menakutkan, tetapi jika Anda salah menulis dan mengeja kata di setiap huruf, hal itu akan terlihat dengan sangat cepat, dan “C” Anda dengan minus dalam bahasa Rusia menjadi jelas (serta kesimpulan spekulatif lebih lanjut tentang tingkat pendidikan dan budaya Anda secara umum ).
Usahakan untuk tidak menggunakan format html pada surat tersebut. Sayangnya format penulisan surat ini merupakan default di Outlook, namun saat menggunakannya, terutama saat mengutip (membalas dan meneruskan), banyak pertanyaan yang muncul.
Jika Anda menerima surat dalam format html, JANGAN mengubahnya menjadi teks biasa, ini merusak persepsi pengirim terhadap informasi saat menerima tanggapan Anda. Semakin penting koresponden Anda bagi Anda, semakin penting pula menjaga persepsinya yang memadai. Anda dapat menggunakan warna untuk menyorot jawaban Anda dalam kutipan html, atau Anda dapat menggunakan tombol “Kurangi indentasi” pada panel pemformatan html(walaupun ada nuansa yang berubah-ubah di sana).
Kutip teks surat aslinya. Menurut Anda apa artinya ini? Saya juga tidak tahu: Kepada: AIST adalah burung yang kreatif Perihal: Re: Re: Re: Pertanyaan Oke! Vasya
Jangan pernah mengedit teks orang lain saat mengutipnya! Ini semacam pemalsuan surat.
Saat mengutip secara lengkap (jika tanggapan Anda adalah keseluruhan surat), tulislah teks tanggapan di AWAL surat, bukan di akhir.
Jika Anda menjawab poin demi poin menggunakan kutipan, pisahkan kutipannya garis kosong ATAS DAN BAWAH serta menggunakan Huruf Kapital di awal kalimat. Coba temukan jawabannya di sini: > kami sarankan untuk mengganti logo dengan yang disertakan, > karena latar belakang yang sangat berwarna ini tidak menemukan logo di lampiran > perbaiki tulisannya - alih-alih “ikan” Anda harus menulis “budak”! > kalau tidak kita akan salah paham, tulisannya sudah diperbaiki, maaf > dan yang terakhir... pesulap_roman dalam Konsep “blind copy”, belajar untuk tidak melakukan hal-hal bodoh
Anehnya, banyak orang, ketika ingin mengirim email ke beberapa orang sekaligus, cukup mencantumkan alamatnya di kolom "Kepada", hal ini wajar jika email ini ditujukan kepada kolega atau teman Anda, tetapi saat mengirim surat ke grup klien, dengan demikian Anda menunjukkan alamat penerima lain kepada semua orang, yang pada dasarnya mengungkapkan basis alamat Anda.
Yang perlu dilakukan klien Anda hanyalah meneruskan surat ini ke pesaing Anda dan kontak Anda akan segera bocor.
Anehnya, tetapi banyak orang yang jauh dari kata bodoh terkejut mengetahui bahwa jika Anda perlu mengirim surat ke banyak penerima sehingga mereka tidak saling mengenal, maka ada kolom “Bcc” untuk ini.
Misalnya, untuk mail.ru akan terlihat seperti ini:
Dan sekali lagi secara singkat:menunjukkan alamat di "ke" - semua orang dapat melihat kepada siapa Anda mengirim surat, ditunjukkan dalam "blind carbon copy" - semua orang mengira surat itu hanya untuk dia.
Dan setiap penerima akan menerima surat yang di kolom “kepada” akan ada hanya alamatnya . Untuk program lain, jika Anda tidak dapat menemukan lokasi BCC, mintalah seseorang untuk menunjukkannya kepada Anda. Poin kecil lainnya, Anda harus menentukan satu alamat di bidang "kepada"; sebagian besar program atau server email tidak mengizinkan Anda mengirim surat tanpa parameter ini.
Jadi, ketika mengirimkan penawaran, berita ke sekelompok klien Anda - di sini praktik menggunakan salinan buta jelas, Anda harus menyembunyikan basis alamat Anda. Hal yang menarik tentang mengirim surat kepada rekan-rekan Anda, disini disarankan untuk bertindak sesuai situasi, misalnya mengirim surat dengan permintaan untuk mengirimkan saran (misalnya untuk meningkatkan layanan pelanggan) dan jika masing-masing rekan melihat bahwa yang lain orang telah menerima surat yang sama, kemungkinan besar mereka tidak akan menjawab - mereka akan bergantung pada orang lain, yang berarti Anda perlu menggunakan salinan tersembunyi. Jika perintah ini dilaksanakan, maka, misalnya, menunjukkan atasan rekan kerja Anda akan menghasilkan keajaiban, dan perintah Anda akan dilaksanakan.
Masalah terpisah dengan pemasok. Di satu sisi, menunjukkan semua penerima dalam salinan harus menunjukkan kepada pemasok bahwa Anda punya pilihan dan dia harus menawarkan harga yang bagus. Di sisi lain, manajer yang menerima surat Anda, melihat bahwa surat itu dikirimkan tidak hanya kepadanya, kemungkinan besar akan memperlakukan permintaan Anda dengan “dingin”. Secara pribadi, menurut pendapat saya, dalam kasus pemasok, salinan tersembunyi perlu digunakan, setidaknya untuk melindungi rahasia dagang, tetapi lebih mungkin untuk hubungan baik dengan manajer pemasok.
Anda dapat membaca kasus kesalahan spesialis baru-baru ini, ketika semua penerima melihat penerima lainnya: Menampar semua orang di obrolan ini, ada orang-orang yang sangat terhormat di sana - direktur, tetapi masih banyak yang menerima spam sebagai tanggapan.
Seperti biasa, diskusi di komentar dipersilakan.